人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

信息化建設(shè)是企業(yè)為提高自己綜合實力，通過借助現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建企業(yè)整體形象而推行的管理理念。經(jīng)濟全球化的迅速普及，市場經(jīng)濟開始蓬勃發(fā)展，企業(yè)傳統(tǒng)管理已經(jīng)遠遠無法滿足市場發(fā)展的需求。信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)建立品牌、提升服務(wù)、樹立形象的核心思想，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和提高市場競爭力的重要保障。

信息化建設(shè)涵蓋的內(nèi)容非常廣泛，著重的是企業(yè)綜合實力的比拼。隨著信息技術(shù)在企業(yè)管理中應(yīng)用的不斷深入，信息化建設(shè)的重要性也日益凸顯。人事管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)人才培養(yǎng)與挖潛潛能的后勤基地，人事管理體制的健全與否，直接影響到企業(yè)在未來發(fā)展中的市場地位。因此，企業(yè)的信息化建設(shè)，人事管理是關(guān)鍵。

人事管理，簡單來說，就是通過一定的科學(xué)手段，調(diào)節(jié)人與事之間的關(guān)系及矛盾，充分挖潛人的潛能，使得使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現(xiàn)企業(yè)管理目標的過程。綜觀企業(yè)人事管理的全過程，我們可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的人事管理大致經(jīng)歷了3個階段。

第一階段，也是企業(yè)人事管理的最原始階段，這一階段的人事管理基本以手工紙張管理為主。由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的局限，企業(yè)人事部只能把員工的相關(guān)信息都記錄到紙質(zhì)文檔上，然后依次劃分區(qū)域進行存儲。通過描述可以看出來，這一階段的人事管理都是以人為主體，人事管理的效果完全取決人的辦事效率，任何細微的人為失誤都可能導(dǎo)致企業(yè)人事管理的癱瘓，充分體現(xiàn)了人事管理方式落后的時代性。

第二階段，信息技術(shù)的發(fā)展給企業(yè)的管理帶來無限的遐想空間，計算機的慢慢普及使得信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越多的參與到企業(yè)的日常辦公行為中去，這也使得企業(yè)的人事管理上升到了一個新的階段。不再是單純的依靠人工紙質(zhì)來管理，更多的是開始借助電子表格等網(wǎng)絡(luò)行為來存儲企業(yè)的人事檔案?？梢钥闯觯@一階段的人事管理在數(shù)據(jù)存儲的安全性及數(shù)據(jù)傳輸?shù)男噬隙嫉玫搅嗣黠@的提升，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的優(yōu)勢也隨之得到無限的放大。

第三階段，也是目前眾多企業(yè)正在實施或者已經(jīng)實施的軟件管理模式，不同于第二階段的人事管理，這一階段的人事管理都是全程的電子化管理模式，所有的人事信息數(shù)據(jù)都是通過虛擬的網(wǎng)絡(luò)云端進行存儲、傳輸，進一步增強了數(shù)據(jù)的傳輸能力，這就是現(xiàn)代化的人事管理軟件強大管理能力。相比之下，人事管理軟件最大的優(yōu)勢就在于它有特定的數(shù)據(jù)庫來統(tǒng)一管理所有經(jīng)由軟件的數(shù)據(jù)信息，然后形成一個統(tǒng)一的資料庫，進而輸出相應(yīng)的報表供企業(yè)查詢統(tǒng)計，所有的這些過程，都是軟件自動進行的。而且更難能可貴的是，人事管理軟件在查詢數(shù)據(jù)上也提供了較為方便的操作模式，可以經(jīng)過簡單的設(shè)置進行準確的定位。

通過企業(yè)人事管理所經(jīng)歷的三個階段，我們可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的人事管理是一個逐步向前遞進的過程，由最初的人工管理模式逐步向現(xiàn)代化的軟件管理模式轉(zhuǎn)變，很大程度上體現(xiàn)了人事管理現(xiàn)代化的趨勢。人事管理軟件的出現(xiàn)及普及，改變了企業(yè)傳統(tǒng)意義上人事管理理念，在改變企業(yè)管理模式的同時最大化的促進了企業(yè)人事管理效率的提升。也正因為如此，企業(yè)推行信息化建設(shè)是非常符合歷史趨勢的，也證明了采用軟件輔助企業(yè)管理的優(yōu)勢所在。當然了，人事管理軟件只是其中的一個典例，企業(yè)信息化是一個系統(tǒng)的、全方位的企業(yè)管理升級，需要企業(yè)再接再厲，再創(chuàng)新高。

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

一、節(jié)省存儲空間，改善辦公環(huán)境

以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜，大量的文件夾。當你需求時還得一一進行尋找，不僅費勁，還會污染辦公環(huán)境，特別是對紙質(zhì)盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？

而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間，對資源有保存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔，這樣將大大提高工作的時效性，并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是，可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間！

二、隨時查找和檢索任何文件

使用電子檔案管理解決方案，只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動設(shè)備以及每個不同辦公地點的文檔。同時，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數(shù)百萬個文件，只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

三、使用權(quán)限將始終可用

電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會因為員工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。

而利用電子檔案，不管員工如何變動，都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?，他們負責的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。

四、實現(xiàn)信息共享，集中管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島，無法進行統(tǒng)一管理，有時候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。

而通過電子檔案，可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，實現(xiàn)信息共享。

綜上所述，以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng)，雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會的發(fā)展，企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個新趨勢才好。

檔案管理有什么優(yōu)點

以下內(nèi)容為網(wǎng)上摘抄，如有侵權(quán)請聯(lián)系刪除：

1、準確反映企業(yè)的成長歷程

檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、法人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

3、決策制訂的參謀和幫手

企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

4、企業(yè)文化的活標本

很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。

5、企業(yè)宣傳的資料庫

檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

6、員工成長的斷代史

很多企業(yè)員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內(nèi)容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

檔案管理的作用和意義

綜上所述，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。而實現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。也能為企業(yè)變革管理,配合組織、流程、信息一體化的整合,集團檔案知識管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價值為導(dǎo)向的檔案知識管理模式,以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標的價值管理模式,達到集團檔案知識管理模式的進一步創(chuàng)新。

為什么企業(yè)需要人力資源管理系統(tǒng)信息化的建設(shè)

一、

人力資源管理信息化建設(shè)的必要性

1、有利于企業(yè)整合管理資源，提高管理效率，降低管理成本 信息化的首要作用是提高工作效率，表現(xiàn)在人力節(jié)約、人力資源業(yè)務(wù)辦理速 度提高、差錯率下降、人力資源方面的決策速度加快、決策質(zhì)量提高等方面。 傳統(tǒng)的手工管理時期， 人力資源部門不管是設(shè)計工作、 組織培訓(xùn)、 招聘人員， 還是工資發(fā)放、檔案管理等瑣碎的具體工作都必須依靠手工操作，效率低并且容 易出錯。信息系統(tǒng)的投入，減輕了手工作業(yè)造成的查詢、統(tǒng)計等方面繁重的計算 工作， 縮短了各職能工作的時間， 大大提高了人力資源管理的運作效率。 同時，信息化可以減少人力資源管理工作的操作成本、降低員工流動率、減

少通訊費用等，從而降低組織的管理成本。另一方面通過對人力資源管理流程的 優(yōu)化、完善、固化等過程，可以從相應(yīng)部門獲得更多有價值的信息，為企業(yè)的戰(zhàn) 略性決策提供數(shù)據(jù)支持。在這種轉(zhuǎn)變后，企業(yè)人力資源部門才可能實現(xiàn)從“成本 部門”向“價值部門”的轉(zhuǎn)換，真正成為企業(yè)戰(zhàn)略的業(yè)務(wù)合作伙伴。 2、有利于有效貫徹落實人力資源解決方案 我們知道，企業(yè)在發(fā)展的各個階段都會遇到人力資源管理上的各種問題，當 各種問題出現(xiàn)時，企業(yè)管理者首先就是從人力資源管理措施上尋求解決方案，當 方案出臺并著手實施時，人力資源部門發(fā)現(xiàn)很難將這個方案真正落實下去，在執(zhí) 行過程中也會遇到很多難以預(yù)料的問題。 執(zhí)行不力的結(jié)果要么方案被鎖在文件柜 里束之高閣，要么實施質(zhì)量和收益大打折扣。執(zhí)行不力的主要原因不是方案本身 不好，而是缺乏方案實施的平臺和工具。從深層次看，傳統(tǒng)手工作業(yè)方式與以精 細化、量化管理為特點的現(xiàn)代人力資源管理模式產(chǎn)生了不適應(yīng)性。企業(yè)必須實現(xiàn) 人力資源管理方式的轉(zhuǎn)變，其主要途徑是實施人力資源管理信息化。讓人力資源 管理可以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的要求。 3、有利于改善人力資源部門的服務(wù)，推進全面人力資源管理。 在現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理工作人員已經(jīng)不僅僅局限于人力資源部門，而 是擴展到了整個各個層面。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，e-HR 軟件從 C/S 模式向 B/S 模式的轉(zhuǎn)變，基于互聯(lián)網(wǎng)操作的 e-HR 軟件通過對用戶權(quán)限的劃分， 把 HR 管理人員和非 HR 管理人員整合在一起。通過面向全員的信息化工具，延伸 人力資源管理范圍，提高各級人員參與人力資源管理的程度，有效地改善人力資 源部門的服務(wù)范圍和服務(wù)質(zhì)量。在員工充分參與的基礎(chǔ)上，推進人力資源管理工 作不斷創(chuàng)新和全方位提高。 4、有利于推動管理方式人性化 信息系統(tǒng)的投入，使員工與企業(yè)之間在根本利益方面的互動成為可能，體現(xiàn) 了實時管理的優(yōu)越性。 信息化人力資源管理是管理技術(shù)與信息技術(shù)之間的完美融 合，在消化吸收先進的人力資源管理理念的基礎(chǔ)上，可以在系統(tǒng)中體現(xiàn)人力資源 管理的全部內(nèi)容與業(yè)務(wù)流程， 從而使得人力資源管理系統(tǒng)可以被用來定義專業(yè)部 門的工作內(nèi)容，優(yōu)化和規(guī)范其業(yè)務(wù)流程，從而成為企業(yè)人力資源部門信息化、職 業(yè)化、個性化的管理平臺，真正實現(xiàn)管理方式的人性化。 隨著人力資源管理信息化不斷的實踐、發(fā)展、提升，人力資源管理信息化給 企業(yè)帶來的價值會越來越清晰。同時，我們要清醒的認識到 e-HR 軟件作為一種 信息化落地工具，與其服務(wù)對象——人力資源管理要有機結(jié)合起來，以有效地提

升企業(yè)人力資源管理水平，使 e-HR 軟件能夠真正地為企業(yè)所用，發(fā)揮其應(yīng)有的 價值。 二、推進人力資源管理信息化的措施 1、從觀念層著手，建設(shè)新型企業(yè)文化。 人力資源信息化并非只是單純購置一套 e-HR 系統(tǒng)，其深層次意義在于管理 理念的信息化，是企業(yè)管理者和全體員工對信息化的認識、認可，故而信息化引 出的企業(yè)再造不僅僅是組織流程的再造，更是企業(yè)文化的再造。 因此，只有當企業(yè)在觀念層上完成這一新型企業(yè)文化建設(shè)以后再引進 e-HR 系統(tǒng)，員工才能充分領(lǐng)會 e—HR 對于組織和自身的重大意義。從而主動積極地學(xué) 習新技術(shù)，適應(yīng) e-HR 帶來的變革，為 e—HR 實施消除了一大障礙。同時管理層 及時有效地與全體員工溝通。讓他們認識到 e-HR 不是要損害員工的利益，反而 能從長遠角度上提升組織的核心競爭能力，進而為員工創(chuàng)造理想的職業(yè)生涯，這 樣，全體員工參與 e—HR 實施的積極性會大大提高，為人力資源部門獻計獻策， 提供廣泛的支持。任何—種新生的、先進的管理理念，一旦得到全員支持，必將 發(fā)揮其巨大的功能。 2、加強人力資源管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 可以說，企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵就是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，即配備適 宜的計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)，建立一定規(guī)模、結(jié)構(gòu)合理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為企業(yè) 全面推進人力資源管理信息化奠定基礎(chǔ)。 要切實做好以下幾點：首先，實現(xiàn)辦公自動化。因為利用人工手段進行龐大 的人力資源信息的收集、處理及科學(xué)決策已不能適應(yīng)時代發(fā)展的要求。因此，改 變辦公模式，是人力資源管理信息化的基礎(chǔ)任務(wù)。 其次，開展軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為了實現(xiàn)信息化，投入必要的軟硬件設(shè)備 算是最基本的環(huán)節(jié)。 最后，開展網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。要利用現(xiàn)代信息技術(shù)來改善管理模式，架構(gòu)一個共享 資源的平臺，提高計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用程度，逐步提高人 力資源管理信息化水平。 3、建立專業(yè)化、信息化的人才隊伍 可以說，人才隊伍建設(shè)是人力資源管理信息化成功的根本。企業(yè)人力資源信 息化管理需要綜合性的高素質(zhì)人才，要求他們在具備現(xiàn)代管理知識的基礎(chǔ)上，熟 練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)手段。 首先，人力資源管理者必須精通人力資源管理技能、精通經(jīng)營知識，應(yīng)該具

有專業(yè)化的工作態(tài)度， 以及一定的軟件應(yīng)用水平。 人力資源管理人員是推進 e-HR 的關(guān)鍵力量， 因此一定要對他們進行專業(yè)培訓(xùn)， 提供他們的操作能力和綜合素質(zhì)。 其次是企業(yè)的全部員工，e-HR 系統(tǒng)對員工素質(zhì)要求較高，實施 e-HR 前應(yīng)該對所 有員工進行不同程度的技術(shù)培訓(xùn)和人力資源管理理念培訓(xùn)。 4、注重人力資源管理信息化的長期發(fā)展規(guī)劃 有些企業(yè)往往只注重眼前的發(fā)展狀況， 對信息化的管理沒有一個長期的戰(zhàn)略 規(guī)劃，從而導(dǎo)致企業(yè)的人力資源管理信息化有了好勢頭，卻夭折在搖籃中。任何 一種信息化管理都需要長期的發(fā)展，尤其是像人力資源管理這種龐大、復(fù)雜、及 其重要的管理領(lǐng)域的信息化，迫切需要企業(yè)給予長期的關(guān)注和合理的發(fā)展規(guī)劃。 只有不斷地發(fā)展改進才能充分發(fā)揮信息化人力資源管理的優(yōu)勢。

人力資源管理信息化不只是一個管理手段，更是一種適應(yīng)時代，適應(yīng)經(jīng)濟發(fā) 展的管理思想。它可以給企業(yè)創(chuàng)造出巨大的價值，包括有形的和無形的價值。但 是，這種管理思想的變革必須建立在企業(yè)戰(zhàn)略和實際情況的基礎(chǔ)上，企業(yè)不能一 味的因循守舊，但也不可以盲目求變。人力資源管理的信息化過程是一個長期而 復(fù)雜的過程，企業(yè)要通過合理的措施和手段，在長期規(guī)劃發(fā)展下，利用其提高企 業(yè)的競爭力。