人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準對檔案材料進行技術(shù)加工，嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實地、責(zé)任心強，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強的工作責(zé)任意識，把當(dāng)前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責(zé)，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

如何推進干部人事檔案信息化建設(shè)

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準。標(biāo)準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準化包括：檔案整理標(biāo)準、統(tǒng)計標(biāo)準、服務(wù)標(biāo)準、各項技術(shù)標(biāo)準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

人事檔案管理信息化建設(shè)的前提是什么?

領(lǐng)導(dǎo)有信息化建設(shè)的需求，能夠快速找到所需要的人、事、物；作為建設(shè)者應(yīng)該有全部人員的具體信息，身份證號、近期照片、畢業(yè)學(xué)校專業(yè)、興趣愛好、信仰、民族、工作經(jīng)歷、婚姻情況、子女情況、家庭住址、電話、QQ、微信、工作崗位、技術(shù)職稱、職務(wù)、語言能力、計算機水平等等；再有就是招聘流程、工資標(biāo)準、調(diào)動流程、審批流程、統(tǒng)計報表等。

怎樣實現(xiàn)人事管理信息化建設(shè)

泛微的人事管理系統(tǒng)為企業(yè)提供了全面的人事管理應(yīng)用，幫助企業(yè)實現(xiàn)人員的選、用、育、留的全流程管理。同時，面向組織全員提供了員工自助平臺，結(jié)合智能化組件、電子簽章等功能，實現(xiàn)人事的全模塊管理、全程數(shù)字化。

泛微人事管理平臺圍繞著崗位需求庫、人才庫兩大數(shù)據(jù)中心，構(gòu)建了提供全流程管理的招聘模塊，包括從用工需求的提報匯總，到崗位的內(nèi)外部發(fā)布、簡歷的獲取、人才的跟進、面試到入職一整套招聘體系。

1、統(tǒng)一崗位需求庫

人事部門可匯總各個部門的用工需求，與外部網(wǎng)站進行對接，內(nèi)部的崗位需求實現(xiàn)一鍵發(fā)布到外網(wǎng)，并可對崗位的需求狀態(tài)持續(xù)跟進。

2、統(tǒng)一人才庫

泛微人事管理平臺的人才庫支持從多渠道獲取人才簡歷，不論是外部投遞、內(nèi)部員工或離職員工，都可通過統(tǒng)一的人才庫進行管理。

形成內(nèi)部在職、離職、應(yīng)聘的人才庫，能夠智能匹配崗位需求，支持一鍵推送簡歷到用工部門，一鍵發(fā)起面試

泛微將崗位需求庫、人才庫兩大數(shù)據(jù)中心串聯(lián)起來，將招聘過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行協(xié)同。

通過崗位需求庫，將與崗位相關(guān)的簡歷情況、投遞人員、面試情況、入職情況進行串聯(lián)，為招聘人員提供漏斗化管理，從而提高人才到職員的轉(zhuǎn)化。

通過人才庫，記錄人才與發(fā)生的所有信息，從而對人才進行全面的評估與分析。

1、人員檔案數(shù)字化

泛微的人事管理平臺，通過人員卡片將員工所有工作內(nèi)容集中管理與展現(xiàn)，與工作場景全面協(xié)同。

包括人員的基本信息、考勤信息、工資情況、待辦工作、培訓(xùn)、績效等信息，形成員工的全周期管理。

不僅可以從人員卡片看到員工所有的工作情況，而且可以通過人員卡片，進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的追溯。

2、人事管理全程數(shù)字化

泛微遠程辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了人事模塊與其他業(yè)務(wù)模塊的協(xié)同。

通過流程驅(qū)動人員狀態(tài)和數(shù)據(jù)的變化與更新，員工信息從人才庫智能抓取，實現(xiàn)入職、合同簽署、系統(tǒng)賬號開通、培訓(xùn)、考核、轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)崗、離職的全程數(shù)字化。

通過智能審批助手、協(xié)同知識管理、人員管理、制度管理等模塊，將入職崗位需要關(guān)注的制度、培訓(xùn)材料、對接負責(zé)人進行智能化展示和推送，幫助員工更好的融入和學(xué)習(xí)。

通過流程可將分散的業(yè)務(wù)進行串連，實現(xiàn)人事管理與流程、會議、日程、知識、印控等模塊的全面協(xié)同。

結(jié)合印控中心，泛微的人事管理平臺具備全程數(shù)字化的能力。

借助電子簽章，一條流程快速完成實現(xiàn)合同、勞務(wù)協(xié)議、工資表、考勤、證明等文件協(xié)議的在線發(fā)起、內(nèi)容審批與修訂、協(xié)議簽署、文件歸檔、防止篡改，既提高了辦理效率，又降低了用印風(fēng)險。

3、員工人事自助平臺

泛微的人事管理為每位員工提供了員工的自助門戶，員工可以自助查詢信息、發(fā)起申請與辦理業(yè)務(wù)，完成與個人相關(guān)的所有人事業(yè)務(wù)。

比如，快速發(fā)起各類人事自助業(yè)務(wù)，包括在職證明、收入證明等；或者發(fā)起相關(guān)申請，包括請假、加班、調(diào)休等；也可以查詢個人的考勤、排班、的制度、培訓(xùn)安排等。

并且，系統(tǒng)智能化地推送與“我”相關(guān)的知識和培訓(xùn)信息，可供員工進行學(xué)習(xí)。

同時，所有需要蓋章的事務(wù)，均可在系統(tǒng)中一鍵發(fā)起，避免了線下蓋章的麻煩。

此外，泛微人事管理平臺PC端的應(yīng)用都可以直接延展至移動端，只要通過手機就可以完成人事相關(guān)的所有工作，包括：移動端的員工信息自助查詢、業(yè)務(wù)辦理、人事印章的使用與授權(quán)、相關(guān)流程的處理與審批等。

通過泛微云橋平臺，又可支持多終端移動入口，包括釘釘、企業(yè)微信、微信等。

4、智能考勤排班

泛微人事管理平臺支持多種靈活的排班方式，如多班次、彈性考勤等，并可根據(jù)不同組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)需求進行班次維護。

例如班次管理中，除標(biāo)準的班次考勤設(shè)定外，還支持人性化的班次設(shè)置，如彈性考勤，早到早走，晚走晚到等。

支持多種考勤方式，可與釘釘、企業(yè)微信、APP等移動端集成，實現(xiàn)外勤簽到；也支持與第三方打卡機對接。所有集成均通過可視化配置平臺，無需開發(fā)。

1、知識推送

泛微的人事管理平臺具備智能化的育人能力，將員工的培養(yǎng)融入工作過程。

根據(jù)員工的業(yè)務(wù)崗位和工作情況，定制符合員工工作崗位的知識地圖、知識門戶或各類培訓(xùn)活動，并根據(jù)業(yè)務(wù)場景、流程進行智能化的知識推送，讓知識來源于工作并應(yīng)用于工作。

2、培訓(xùn)管理

泛微將繁瑣的培訓(xùn)工作流程化、數(shù)字化，以更高效的方式促進學(xué)習(xí)型組織的建立，強化企業(yè)DNA。

將龐大而縝密的培訓(xùn)計劃通過項目管理功能實現(xiàn)逐一分解，形成不同層次不同級別的任務(wù)。

通過流程引擎的支撐，將培訓(xùn)任務(wù)落實到具體的人，在信息透明、報名自主、管理有序的環(huán)境下，化解組織培訓(xùn)困境，實現(xiàn)組織培訓(xùn)全程管理。

1、績效考核

泛微人事績效模塊通過集成引擎與協(xié)同平臺、業(yè)務(wù)系統(tǒng)或其他系統(tǒng)進行打通，對定量指標(biāo)的考核數(shù)據(jù)自動采集，并根據(jù)績效規(guī)則自動評分，實現(xiàn)績效考核的全面自動化。

保證績效核算的準確與及時、人員考核的公正和客觀。

2、薪資管理

泛微通過標(biāo)準化的電子流程，為企業(yè)搭建起一套人性化、高效率的薪資管理平臺。

薪酬管理用OA：人事出錯少，員工更滿意

3、員工異動與提醒

泛微的人事管理平臺可以結(jié)合智能的風(fēng)控模型，對接風(fēng)險管理模塊，自動從系統(tǒng)內(nèi)部或其他異構(gòu)系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)，如考勤情況、工作狀態(tài)等，智能識別出人員的異動風(fēng)險，形成人員的風(fēng)險識別庫。自動推送至管理層的門戶上，進行提醒與預(yù)警。

泛微人事管理平臺提供了大量的分析報表供管理層、人事部門進行多維度統(tǒng)計分析，所有報表均可實現(xiàn)數(shù)據(jù)穿透，可追溯至最底層數(shù)據(jù)，并且可自定義報表構(gòu)建。

泛微全程數(shù)字化人事管理價值

① 統(tǒng)一平臺：泛微能夠提供豐富的人事管理應(yīng)用，讓用戶能夠在一個平臺上完成人事各項服務(wù)。

②?智能助手：結(jié)合智能語音助手、審批助手、智能人才匹配、智能印控等智能化組件，幫助企業(yè)實現(xiàn)效率提升、風(fēng)險管控。

③?全程數(shù)字化能力：泛微結(jié)合印控中心，實現(xiàn)人事合同與協(xié)議的在線發(fā)起、簽署和歸檔，實現(xiàn)真正的全程數(shù)字化。

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人事檔案管理工作的核心是什么啊？

管理的核心：價值鏈管理。
　　人事檔案管理包括三個方面的內(nèi)容：
　　一是企業(yè)中哪些要素參與了價值的創(chuàng)造，這涉及到人力資源管理中價值分析問題。過去農(nóng)業(yè)經(jīng)濟社會是勞動力和土地，現(xiàn)代經(jīng)濟社會是企業(yè)家、知識、資本和勞動。對這個問題的認識是人力資源價值鏈管理的基礎(chǔ)
　　二是企業(yè)中這些要素創(chuàng)造了多少價值，這涉及到人力資源管理中價值評價的問題。采用什么樣的價值評價標(biāo)準和怎樣進行價值評價是人力資源管理中一個最困難的問題。
　　三是如何進行價值分配，包括分配的方式、分配的標(biāo)準等。