缺乏檔案信息化建設(shè)

檔案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴(yán)重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結(jié)合基層檔案工作中存在的問題，進(jìn)行有效的分析，制定合理的對策，有利于促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開展。

基層檔案工作中的問題，由于檔案工作內(nèi)外因素的影響，工作中可能會出現(xiàn)以下問題。

檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊，無論是業(yè)務(wù)熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

檔案意識相當(dāng)薄弱?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟上，對與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)甚少，一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。

檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認(rèn)真落實，管理松懈，檔案工作沒有形成制度化。

主要有以下四點問題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，等等因素。

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，信息化建設(shè)

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項工作的重要性，就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復(fù)雜工程，為此，我們需要采取相應(yīng)措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用相應(yīng)的對策措施做好應(yīng)對，以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末，目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護(hù)不夠嚴(yán)密
網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進(jìn)行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設(shè)，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
檔案信息利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯(lián)系，這對部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現(xiàn)檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上，才能對各部門的電子檔案進(jìn)行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進(jìn)行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進(jìn)程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個重要手段。因此，企業(yè)要加強檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎(chǔ)和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護(hù)
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時就應(yīng)實行物理隔離，保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。實行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級別確認(rèn)，按不同的級別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外，要重視和加強員工的安全防護(hù)意識教育，嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進(jìn)，必須加強與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。
在新的歷史時代要求下，企業(yè)檔案部門在推進(jìn)檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程中，要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進(jìn)、加強協(xié)調(diào)，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務(wù)，切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務(wù)活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，為了適應(yīng)時代的發(fā)展需求，檔案管理應(yīng)該逐步實現(xiàn)信息化建設(shè)，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測，對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進(jìn)和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設(shè)之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術(shù)來實施，所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應(yīng)的過程，在前期的進(jìn)展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段，各方面的體系建設(shè)還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應(yīng)用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全，檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強基礎(chǔ)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺，推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設(shè)備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進(jìn)行，以約束機制的建立促進(jìn)動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，應(yīng)該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其思想意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學(xué)習(xí)中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結(jié)束語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進(jìn)和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓(xùn)，配置齊全的硬件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r，選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn):

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[2]段春雁.論新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)之我見[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,2,5.

[3]秦偉強.知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商業(yè),2013,1,18.

高職院校檔案信息化建設(shè)

高職院校檔案信息化建設(shè)

高職檔案信息化管理所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學(xué)校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。

摘要：

高職院校檔案信息化建設(shè)，能夠有效促進(jìn)高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進(jìn)性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。在實際工作中，我們要從觀念上轉(zhuǎn)變對檔案信息化的重視程度，加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入，增強檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：

高職院校;檔案;信息化建設(shè)

隨著國家對技術(shù)人才的重視，高職院校迎來了前所未有的發(fā)展環(huán)境，無論從國家政策的傾斜，還是企業(yè)對高職人才的追捧，畢業(yè)生的就業(yè)形勢越來越好，相應(yīng)的報考高職院校的學(xué)生越來越多，學(xué)生的大規(guī)模增加以及院校自身建設(shè)規(guī)模的擴大，都給高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，然而隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，高職院?？梢猿浞掷眠@些先進(jìn)信息化資源，有效促進(jìn)高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進(jìn)性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。本文著重從高職院校的檔案管理現(xiàn)狀以及未來信息化在檔案管理應(yīng)用上做出一點見解。

一、高職院校檔案信息化管理的`現(xiàn)狀

目前，信息化管理是開展檔案管理的主要發(fā)展方向，高職院校的檔案管理工作也有了更多的進(jìn)步，但依然存在一定的不足之處，具體表現(xiàn)在：

1、高職院校檔案信息化管理意識淡漠?，F(xiàn)在的高職院校在檔案信息化管理上還存在重視程度不足，意識淡漠的現(xiàn)象。有的高職院校因為種種原因，在信息化管理的道路上行動緩慢，原先的老舊檔案管理模式已經(jīng)跟不上形式的發(fā)展，而新的信息化檔案管理模式?jīng)]有跟上，檔案管理主管部門還是以傳統(tǒng)的認(rèn)識看高職檔案的管理和作用，這種管理意識上的落后，對學(xué)生人才的管理，學(xué)校的各項事務(wù)性管理造成了不小的影響，已經(jīng)不能跟上檔案管理的前進(jìn)腳步。

2、檔案管理專業(yè)職業(yè)吸引力不足留不住專業(yè)人才。檔案管理專業(yè)人才可以有效提升整個院校的檔案管理的檔次和水平。由于檔案管理人員的工資待遇沒有較強的吸引力，同時由于在職位升遷，職稱評定中和院校的專業(yè)教師沒有競爭優(yōu)勢，所以在檔案管理人才的引進(jìn)上和專業(yè)人才的使用方面還存在著“引不進(jìn)來，留不住”的尷尬境地?，F(xiàn)在從事檔案管理的人員大多以臨近退休人員或者不具備信息化管理能力的人員擔(dān)任，人才的缺乏阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

3、現(xiàn)有的信息化檔案存在信息準(zhǔn)確性不足和開發(fā)利用上的缺失。信息采集和錄入工作是整個檔案信息工作的基礎(chǔ)，也是整個信息能否順利開展延伸服務(wù)的重點，在檔案輸入的初期有存在檔案輸入不嚴(yán)謹(jǐn)，反映在檔案上就出現(xiàn)了需要用時調(diào)不出真實信息的現(xiàn)象。在現(xiàn)有的已經(jīng)開發(fā)檔案信息處理軟件的使用上，還存在檔案管理人員不了解軟件其它附屬功能的現(xiàn)象，還有的開發(fā)軟件的開發(fā)商對實際使用調(diào)研不足，出現(xiàn)了實際使用中信息使用不匹配的現(xiàn)象，這些細(xì)節(jié)問題與高效實用的軟件開發(fā)要求不相符。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的思考

推進(jìn)高職檔案管理的信息化進(jìn)程，能很好的解決當(dāng)前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學(xué)，可以從以下幾個角度入手：

1、觀念上的轉(zhuǎn)變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關(guān)人員的細(xì)想一時的轉(zhuǎn)變，在高職院校比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，檔案管理已經(jīng)與學(xué)校的管理創(chuàng)新相結(jié)合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關(guān)院?？梢越M織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗和管理模式，將相關(guān)經(jīng)驗結(jié)合本院校的實際情況進(jìn)行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學(xué)校發(fā)展的重要技術(shù)指標(biāo)來納入考核，督促學(xué)校加緊建設(shè)信息化檔案管理平臺。

2、加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學(xué)校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設(shè)施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金，利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校的工資基數(shù)和職稱評定分?jǐn)?shù)進(jìn)行調(diào)整，制定公平的人員管理機制，提高檔案管理人員的工作動力。

3、增強檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。專業(yè)的培訓(xùn)可以有效提高信息化準(zhǔn)確性不足的問題，輸入信息不準(zhǔn)確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發(fā)者與學(xué)校的管理人員進(jìn)行一對一的或者是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點和細(xì)節(jié)了解清楚。加強軟件開發(fā)與未來學(xué)校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來，使檔案管理跟上學(xué)校發(fā)展的節(jié)奏。

三、結(jié)束語

總之，縱觀國際工業(yè)強國的立國之本，就是以高職畢業(yè)生為主的人才，我國在高職人才的使用上還存在人才的信息不透明，企業(yè)對信息的真實性存在質(zhì)疑等問題。這些問題需要管理部門提高認(rèn)識，深化檔案管理部門的服務(wù)理念，加強檔案管理信息化制度化的建設(shè)來解決。

參考文獻(xiàn)：

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[2]郭玲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式與策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2016(08)

建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀研究？

建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀的研究方法有哪些？具體步驟是什么？情況
我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展，帶動了建筑安裝工程行業(yè)的繁榮。在此過程當(dāng)中，工程檔案管理方面的存在的問題日益暴露出來。本文簡要介紹工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀，然后在此基礎(chǔ)上探討優(yōu)化控制的措施。
檔案信息化管理可以說是工程管理的重要內(nèi)容。當(dāng)前情況下，建筑安裝企業(yè)對于業(yè)績資料、證明資料的要求日益嚴(yán)格。因此建筑工程檔案在管理過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)采取相關(guān)措施，不斷改進(jìn)信息化管理的能力。
1建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀
第一，信息化能力滯后。建筑安裝工程的項目數(shù)量越來越多，管理檔案也越來越復(fù)雜。工程檔案的管理一方面需要完整儲存，另一方面需要提高檔案保存整理的效率，當(dāng)前信息化系統(tǒng)無法有效滿足檔案管理的要求。比如大量檔案要求大容量的數(shù)據(jù)庫，已有的數(shù)據(jù)庫容量不足，在工程后期容易發(fā)生數(shù)據(jù)庫溢出問題。部分情況下還會發(fā)生數(shù)據(jù)矛盾，影響到檔案的準(zhǔn)確性以及真實性。
第二，信息化制度欠缺。信息化檔案管理屬于新興的管理模式，制度還不夠系統(tǒng)完善，無法有效貫徹執(zhí)行。工作人員往往根據(jù)自身經(jīng)驗來負(fù)責(zé)檔案收集與管理，因此往往不夠系統(tǒng)科學(xué)。建筑安裝工程過程當(dāng)中通常側(cè)重于施工進(jìn)度的管理，但是忽視檔案管理工作，導(dǎo)致工期以及檔案資料不夠同步。受物力資源以及人力資源的影響，同時考慮到建筑安裝工程的施工周期比較長這一特點，設(shè)計檔案的環(huán)節(jié)就應(yīng)當(dāng)考慮檔案管理工作，確保檔案覆蓋工程的各個步驟。
第三，信息化意識落后。庫房壓力可以說是建筑安裝工程在檔案管理環(huán)節(jié)的重要問題，一方面需要解決方案減輕庫房壓力，另一方面需要增加信息存儲的途徑。傳統(tǒng)上使用紙質(zhì)材料存儲檔案，容易出現(xiàn)破損或者是老化問題，同時檔案保護(hù)的措施比較有限，檔案丟失問題屢見不鮮。在此過程當(dāng)中，檔案管理工作人員的重視程度也不夠強。檔案管理的自動檢索效率較低，檔案工程缺乏共享性以及系統(tǒng)性，信息化手段單一。與此同時管理人員往往各自為政，資源無法有效共享，部分原始檔案仍然停留在工作人員進(jìn)行手工檢索階段。
2建筑安裝工程檔案信息化管理的優(yōu)化控制措施
第一，加強檔案信息化建設(shè)。對建筑企業(yè)的檔案庫房而言，雖然都安裝密集架，不過還未能實現(xiàn)真正的自動化控制。通過應(yīng)用自動化控制系統(tǒng)，在檔案信息化系統(tǒng)當(dāng)中明確檔案的存放位置。借助于這一途徑，檔案管理工作人員就可以使用計算機來對工程檔案進(jìn)行控制與操作，同時提高檔案利用的效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)嘗試應(yīng)用新型管理軟件，從而及時實現(xiàn)檔案共享，降低資金以及人力方面的投入，從而深層次處理檔案管理過程當(dāng)中發(fā)生的問題，集中匯編加工庫房當(dāng)中的資料。除此之外，企業(yè)還需要進(jìn)一步擴大檔案管理的內(nèi)涵，從而實現(xiàn)不同部門之間的資源交流，為企業(yè)的各種決策提供信息服務(wù)。除了技術(shù)方面的改進(jìn)之外，建筑按照企業(yè)需要轉(zhuǎn)變意識。在嚴(yán)格把關(guān)建筑安裝工程的同時，施工單位也應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，通過集中管理以及完善檔案制度等途徑來構(gòu)建起完善系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在此過程當(dāng)中需要做好檔案材料形成以及整理的監(jiān)控工作，確保收集得到的檔案材料完整真實，從而為信息化管理提供前提條件。
第二，改進(jìn)信息化管理系統(tǒng)。建筑安裝企業(yè)應(yīng)當(dāng)升級完善已有的檔案信息化系統(tǒng)。當(dāng)前情況下，很多檔案管理軟件的應(yīng)用范圍都比較廣泛，泛著這些軟件的通用性不夠理想。一方面這些軟件的數(shù)據(jù)存儲格式以及存儲形式有著非常大的不同，另一方面在存儲數(shù)據(jù)過程當(dāng)中應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫類型往往也各不相同。當(dāng)前建筑安裝企業(yè)應(yīng)用的軟件通常都可以完成系統(tǒng)登陸還有檔案信息的刪除、增加、修改以及查詢等功能，不過仍然未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換這一關(guān)鍵問題。這樣一來就導(dǎo)致系統(tǒng)無法將來源不同的信息數(shù)據(jù)以統(tǒng)一方式來儲存到數(shù)據(jù)平臺當(dāng)中從而實現(xiàn)檔案的共享。這就要求建筑安裝企業(yè)在分析自身檔案管理特點的前提下，開發(fā)獨立專門的信息化檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用實現(xiàn)不同檔案數(shù)據(jù)之間的交流與互動，同時在充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理。
第三，提高工作人員能力。檔案管理工作的專業(yè)性、復(fù)雜性以及準(zhǔn)確性要求都比較高，因此工作人員一方面需要掌握檔案管理專業(yè)知識，另一方面還需要熟悉相關(guān)學(xué)科知識。只有檔案管理工作人員不斷優(yōu)化自身的業(yè)務(wù)能力、知識結(jié)構(gòu)以及綜合素質(zhì)，改進(jìn)算機設(shè)備的操作技能和應(yīng)用水平，才可以不斷提高檔案管理的信息化水平。這就需要建筑按照企業(yè)通過不定期或者是定期方式來進(jìn)行培訓(xùn)，通過專家講解或者是專項講座的方式，讓工作人員通過培訓(xùn)不斷改進(jìn)自身綜合能力。在此過程當(dāng)中，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)建立配套的考核方式，同時在考核標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中對檔案收集時間、質(zhì)量以及技術(shù)等做出明確的規(guī)定，從而確保工作人員可以用優(yōu)質(zhì)合理的方式來完成檔案管理?？偠灾ㄖ惭b工程的檔案對于施工管理有重要價值，檔案管理需要綜合考慮各個方面的因素，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理的系統(tǒng)化以及現(xiàn)代化水平，從而為工程管理提供可靠的依據(jù)。

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