全國(guó)檔案信息化建設(shè)綱要

2002年11月發(fā)布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》
2003年《電子公文歸檔管理暫行辦法》
2005年《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的意見(jiàn)》
2005年《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》
2005年《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》
2005年《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)》

再早就不知道了

國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)有哪些？？

《中華人民共和國(guó)電子簽名法》
《保密條例》
《中華人民共和國(guó)檔案法》
各行業(yè)、各地《電子檔案管理辦法》、《電子檔案管理規(guī)范》

地質(zhì)檔案的信息化管理

閆巧玲

（山西省煤炭地質(zhì) 115 勘查院）

摘 要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體。伴隨著信息技術(shù)的更新和發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化高速發(fā)展對(duì)于地質(zhì)檔案的全新需求。目前，地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴(yán)重?fù)p失。雖然地質(zhì)檔案信息化管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)，但同時(shí)，也和機(jī)遇并存，特別是信息技術(shù)的快速發(fā)展給地質(zhì)檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展模式和成長(zhǎng)動(dòng)力。只要充分發(fā)揮地質(zhì)檔案管理人員的積極性，努力開(kāi)發(fā)新的地質(zhì)檔案信息管理系統(tǒng)，完善地質(zhì)檔案的管理方式，地質(zhì)檔案管理將揭開(kāi)新的篇章。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，一個(gè)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代來(lái)到了。在新的歷史時(shí)期，地質(zhì)資料檔案事業(yè)作為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地為社會(huì)各行各業(yè)提供地質(zhì)資料檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)資料檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)事業(yè)中的作用。因此，如何在紙質(zhì)地質(zhì)資料檔案與電子地質(zhì)資料檔案的變革中，建立起與之相適應(yīng)的管理與服務(wù)模式，是每一位地質(zhì)資料檔案工作者必須考慮的問(wèn)題。

1 地質(zhì)檔案部門實(shí)施管理信息化的重要性

地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與檔案是密不可分的。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。它既是野外勘測(cè)過(guò)程的真實(shí)反映和記錄、地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項(xiàng)目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性要求。而一個(gè)完整的地質(zhì)項(xiàng)目，要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，要經(jīng)過(guò)上級(jí)部門的審批和驗(yàn)收，因此收集整理符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)文件顯得尤為重要。

1.1 檔案信息化是發(fā)展的趨勢(shì)

檔案信息化是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，是一個(gè)信息數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過(guò)程。它給地質(zhì)部門傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展和研究課題?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫(kù)建設(shè)，開(kāi)展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)。因此，檔案信息化建設(shè)是地質(zhì)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2 檔案信息化拓展了檔案工作更大的服務(wù)空間

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開(kāi)發(fā)利用，開(kāi)發(fā)利用的效果取決于開(kāi)發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息，更便于利用和開(kāi)發(fā)，也能產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。

2 科學(xué)認(rèn)識(shí)地質(zhì)檔案信息化的內(nèi)涵

資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對(duì)信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地勘單位與其他企業(yè)一樣面臨市場(chǎng)化和國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì)，推動(dòng)地勘單位的改革與發(fā)展，充分利用好信息化這個(gè)武器，走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。

2.1 地質(zhì)檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體實(shí)現(xiàn)

國(guó)家信息化戰(zhàn)略是一項(xiàng)規(guī)模浩大的系統(tǒng)工程，涉及農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科技、國(guó)防等各行各業(yè)和社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面。信息資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息化人才、信息化法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)家信息化體系的基本要素，地區(qū)信息化、行業(yè)信息化則是國(guó)家信息化全局的有機(jī)組成部分。地質(zhì)檔案信息化作為國(guó)家信息化在檔案領(lǐng)域的具體實(shí)現(xiàn)，服從國(guó)家信息化全局，在整個(gè)戰(zhàn)略規(guī)劃框架下系統(tǒng)、有序地展開(kāi)。地質(zhì)檔案信息化的目標(biāo)、任務(wù)、內(nèi)容取決于國(guó)家信息化全局的發(fā)展需要，具有明顯的時(shí)代性和社會(huì)性特征。

2.2 檔案信息化的實(shí)質(zhì)是檔案工作目標(biāo)與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合

地質(zhì)檔案工作的根本目標(biāo)是滿足社會(huì)對(duì)地質(zhì)檔案的管理、利用需求。傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)模式是在原有檔案工作手段的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，其合理性基于使用已有手段最大限度地滿足社會(huì)檔案需求。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段的引入，極大地改變了檔案業(yè)務(wù)的程序和模式，但并未因此改變檔案工作的社會(huì)使命。信息化只是手段的變化，而非目標(biāo)方向的革命。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標(biāo)，依然是最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作的根本目標(biāo)。從這個(gè)意義上說(shuō)，檔案信息化的實(shí)質(zhì)是檔案工作目標(biāo)與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合，是傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移。

2.3 檔案信息化是一個(gè)不斷發(fā)展的動(dòng)態(tài)過(guò)程

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)手段和技術(shù)環(huán)境不斷變化，不同時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和要求是不同的。但在某一時(shí)期特定的社會(huì)環(huán)境下，受制于技術(shù)、經(jīng)濟(jì)條件和人文基礎(chǔ)，我們?cè)O(shè)定的檔案信息化目標(biāo)，確立的檔案信息化建設(shè)任務(wù)卻是現(xiàn)實(shí)的、具體的，并相對(duì)穩(wěn)定的。在動(dòng)態(tài)變化的背景下，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)不可能一步到位。

2.4 檔案信息化涉及信息技術(shù)和人文環(huán)境兩個(gè)層面，具有十分豐富的內(nèi)涵

如前所述，檔案信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)管理目標(biāo)的支持，因此，技術(shù)、管理以及作為其社會(huì)基礎(chǔ)的人文環(huán)境在檔案信息化過(guò)程中始終交織在一起，使檔案信息化建設(shè)具有了不同于傳統(tǒng)檔案工作的新的內(nèi)涵，這從上述對(duì)檔案信息化的種種界定中可見(jiàn)一斑。

地質(zhì)科技檔案信息包含了礦產(chǎn)資料的重要信息，也是人們對(duì)礦產(chǎn)分布以及地殼運(yùn)動(dòng)的探索研究成果。它是重要的信息資源，具有重要的戰(zhàn)略地位。當(dāng)今社會(huì)，誰(shuí)擁有了更多的信息，誰(shuí)就掌握了主動(dòng)權(quán)。地質(zhì)科技檔案信息作為一項(xiàng)囊括了豐富的礦產(chǎn)能源信息的載體，是世界的關(guān)注焦點(diǎn)。

信息社會(huì)把地質(zhì)部門檔案管理推進(jìn)到一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。而對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案管理應(yīng)真正實(shí)現(xiàn)信息化?？傊?，只要樹(shù)立牢固的服務(wù)意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就能為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

3 對(duì)信息化地質(zhì)檔案部門的要求

地質(zhì)檔案資料是前輩在不斷地探索與汗水中取得的重要成果。每個(gè)地勘單位對(duì)檔案室投入成本情況不一，多數(shù)勘查部門的檔案室連一臺(tái)電腦都沒(méi)有，更不要說(shuō)進(jìn)行數(shù)字化檢索和管理了。這與當(dāng)前電腦飛速發(fā)展的時(shí)代是不相適應(yīng)的?，F(xiàn)今地質(zhì)報(bào)告，包括測(cè)量、物探、水文、工程、地質(zhì)礦產(chǎn)等各專業(yè)地質(zhì)報(bào)告，按上級(jí)規(guī)定均以數(shù)字化形式上交評(píng)審，否則不予受理。但評(píng)審備案證明獲得后，地勘單位并未將有關(guān)報(bào)告的電子文檔部分歸檔管理，只是將復(fù)制的數(shù)字化報(bào)告和原始地質(zhì)資料存檔。這是不正常和不應(yīng)出現(xiàn)的脫節(jié)現(xiàn)象，也是當(dāng)前檔案管理的漏洞。

3.1 加強(qiáng)管理，加大資金投入

由于有關(guān)部門以及管理工作者對(duì)于地質(zhì)科技檔案的認(rèn)識(shí)不足，未能充分認(rèn)識(shí)到資料的重要性，也沒(méi)有將其納入日常工作的流程范圍內(nèi)，這就使得地質(zhì)檔案資料的管理工作發(fā)展滯后。相對(duì)而言，管理資金也投入不足，嚴(yán)重影響了現(xiàn)代化管理工作的順利實(shí)施。在加強(qiáng)管理的同時(shí)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，制定切實(shí)的條例規(guī)范來(lái)保證管理工作的順利進(jìn)行。要加大資金投入，配備現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，根據(jù)檔案室人員配制一定比例的電腦，并進(jìn)行培訓(xùn)，使他們緊跟時(shí)代步伐，將實(shí)現(xiàn)本單位地質(zhì)檔案電子化落到實(shí)處。

3.2 提高地質(zhì)資料檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

地質(zhì)資料檔案工作人員的自身素質(zhì)高低，直接決定了其業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱。要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)道德，要求他們具有較高的法律、政策的理念，專業(yè)的知識(shí)以及良好的職業(yè)道德。提高地質(zhì)資料檔案工作者素質(zhì)，是加速地質(zhì)資料檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)地質(zhì)資料檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在信息時(shí)代，地質(zhì)資料檔案工作人員在思想意識(shí)上要更新服務(wù)理念，跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用地質(zhì)資料檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)，指導(dǎo)和改進(jìn)地質(zhì)資料檔案工作，努力培養(yǎng)適合地質(zhì)資料檔案館數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才，既科學(xué)地鉆研理論與知識(shí)，又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等專業(yè)技能。

3.3 建立檢索系統(tǒng)

對(duì)于浩如煙海的地質(zhì)資料，建立檢索系統(tǒng)更為快捷、方便。檢索內(nèi)容包括：資料的專業(yè)門類、工作方法分類、礦種不同分類、勘查時(shí)限分類、地區(qū)分類以及歸檔時(shí)間分類等。

3.4 建立電子資料庫(kù)

無(wú)論新、舊資料都要?dú)w入總電子資料庫(kù)，這是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。包括所有專業(yè)報(bào)告的原始資料和報(bào)告審批文、圖、表，以及備案證明等附件。原始資料可以掃描件形式一并存檔，每一份資料必須刻制完整光盤，以防電腦病毒造成資料丟失和損毀。

3.5 電子文檔的保密

勘查單位的地質(zhì)資料包括電子文檔均需要保密。因而電子資料庫(kù)的保密工作必須加強(qiáng)。配制電腦須由專人負(fù)責(zé)，其他人按指令存取檔案，不得進(jìn)入主電腦。主電腦資料庫(kù)編制“雙密鑰碼”，做到人到開(kāi)機(jī)，人走關(guān)機(jī)，保密到位。

4 實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理的途徑

4.1 創(chuàng)新工作方式

4.1.1 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)越來(lái)越離不開(kāi)地質(zhì)資料信息服務(wù)?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，使地質(zhì)資料檔案信息檢索在手段、途徑、范圍和檢索的效率上都發(fā)生著根本的變化，這就要求我們地質(zhì)資料檔案工作者樹(shù)立為社會(huì)廣大利用者服務(wù)的思想，加強(qiáng)服務(wù)宣傳，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，改善服務(wù)場(chǎng)所環(huán)境。建立地質(zhì)資料檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，這是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的基本條件。

4.1.2 建立地質(zhì)資料檔案服務(wù)網(wǎng)站，開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)

這將成為地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)的一種重要形式。地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

4.2 拓展服務(wù)領(lǐng)域

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)都越來(lái)越離不開(kāi)地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)。積極開(kāi)展地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)的社會(huì)化，由主要為地勘內(nèi)部的服務(wù)轉(zhuǎn)化為向社會(huì)全方位服務(wù)。

積極主動(dòng)服務(wù)，嚴(yán)格規(guī)范管理，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高辦事效率，加強(qiáng)對(duì)拉動(dòng)內(nèi)需項(xiàng)目，更加及時(shí)主動(dòng)地提供服務(wù)。主動(dòng)到有關(guān)項(xiàng)目主管單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位上門調(diào)查研究、了解用戶需求，有針對(duì)性地提供服務(wù)。主動(dòng)與有關(guān)部門和項(xiàng)目承擔(dān)單位溝通聯(lián)系，積極為各類環(huán)境保護(hù)工程建設(shè)項(xiàng)目提供地質(zhì)資料服務(wù)。

4.3 檔案信息電子化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化

所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文件數(shù)據(jù)提供利用的過(guò)程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于存儲(chǔ)查找和利用，既是地質(zhì)工作的現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然走向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動(dòng)其他各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

檔案信息化工作總結(jié)

檔案信息化工作總結(jié)范文

檔案信息化建設(shè)是檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是檔案部門落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，結(jié)合我館的實(shí)際，始終把加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)中的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，適時(shí)規(guī)劃，突出重點(diǎn)、有序推進(jìn)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面取得了一定的成績(jī)，現(xiàn)將一年來(lái)的工作情況匯報(bào)如下：

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。

為進(jìn)一步加強(qiáng)我縣檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)，縣檔案局成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》，積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，將檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)積極與縣委、縣政府及相關(guān)部門溝通，加強(qiáng)協(xié)作，及時(shí)將檔案信息化工作納入全縣信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全縣檔案信息化建設(shè)工作。

二、加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)。

xxxx年，我局在經(jīng)費(fèi)比較困難的情況下，通過(guò)各種途徑，增加對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網(wǎng))今年我局在原有的基礎(chǔ)上，投入近20萬(wàn)元，添置服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)版軟件、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、復(fù)印機(jī)等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的信息化硬件設(shè)施，促進(jìn)了我局檔案信息化工作的發(fā)展。在全縣各鎮(zhèn)區(qū)(街道)及縣直各部門的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我局針對(duì)各單位財(cái)力條件的不同，提出財(cái)力許可的單位一次性投入到位，財(cái)力條件有限的單位，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計(jì)算機(jī)普及率達(dá)到98%以上，鎮(zhèn)區(qū)檔案室達(dá)90%，其它基礎(chǔ)設(shè)施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設(shè)工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、分步實(shí)施，檔案數(shù)字化建設(shè)初具規(guī)模

檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的先行基礎(chǔ)工作，也是數(shù)字化檔案館(室)建設(shè)的必備條件。我們優(yōu)先突出服務(wù)重點(diǎn)，為了使老百姓能及時(shí)享受到黨和國(guó)家出臺(tái)的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項(xiàng)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，重點(diǎn)把館藏的民生檔案目錄先行數(shù)字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級(jí)52536條、文件級(jí)812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，今年我局投入16萬(wàn)元資金，通過(guò)招投標(biāo)的方式，對(duì)館藏部分利用率較高的紙質(zhì)檔案及珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁(yè)，為建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)打下了基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)檔案館、檔案室在業(yè)務(wù)上相互銜接，便于機(jī)讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財(cái)政局等檔案工作硬件設(shè)施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統(tǒng)，并取得了良好的效果。

四、加快步伐，推進(jìn)檔案信息網(wǎng)站及政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所建設(shè)

xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)網(wǎng)站版面內(nèi)容進(jìn)行增加，目前我局檔案信息網(wǎng)站分別整合了政府公開(kāi)信息查詢、現(xiàn)行文件查詢及檔案館館藏檔案查詢?nèi)齻€(gè)利用版塊，這樣我們就可以通過(guò)檔案信息網(wǎng)將檔案信息資源集聚和整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。

五、加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)

我局歷來(lái)重視對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的的培訓(xùn)工作。xxxx年我局積極開(kāi)展省、市、縣電子政務(wù)和檔案信息化知識(shí)培訓(xùn)共3次，定期對(duì)各單位專(兼)職檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法等方面的培訓(xùn)，努力提高其掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力。并針對(duì)新形勢(shì)、提出新要求，要求各單位的專(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書》和《江蘇省計(jì)算機(jī)能力二級(jí)證書》)上崗，努力把我縣檔案隊(duì)伍建設(shè)成既會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

回顧xxxx年我局檔案信息化建設(shè)工作，雖取得了一定成績(jī)，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：思想觀念、管理水平、服務(wù)手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應(yīng)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的能力還有待不斷增強(qiáng)。今后，我局將不斷加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)開(kāi)放檔案政府信息公開(kāi)服務(wù)體系建設(shè)，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過(guò)網(wǎng)上快速查詢，更好服務(wù)社會(huì)大眾。

20xx年，棲霞區(qū)檔案局適應(yīng)國(guó)家檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求，依據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)》和《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)南京市檔案信息化建設(shè)若干意見(jiàn)》等相關(guān)文件要求，以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)、以全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)攬、以為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)為主線、以省市要求為目標(biāo)，搶抓機(jī)遇、開(kāi)拓創(chuàng)新，在全區(qū)電子政務(wù)建設(shè)的總體框架內(nèi)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以檔案信息資源建設(shè)為核心、以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、檔案信息工作法制化，努力構(gòu)建棲霞特色的檔案信息服務(wù)多元體系。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、部門支持，完善檔案信息化建設(shè)制度保障

棲霞區(qū)檔案信息化建設(shè)從啟動(dòng)開(kāi)始，便得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。2002年新館建設(shè)工程中，區(qū)委、區(qū)政府審時(shí)度勢(shì)，同步開(kāi)展了數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，為檔案信息化建設(shè)配備設(shè)施、預(yù)留條件。近年來(lái)，區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財(cái)力等多方面給予支持，投入資金160余萬(wàn)元，用于區(qū)檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級(jí)，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，區(qū)政府信息中心辟出專門IP地址，用于區(qū)檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)敷設(shè)。成立了棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，區(qū)委副書記親自擔(dān)任中心主任，區(qū)委常委、宣傳部長(zhǎng)以及分管副區(qū)長(zhǎng)擔(dān)任中心副主任，足見(jiàn)區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。面向全區(qū)各街道、部門及企事業(yè)單位轉(zhuǎn)發(fā)了區(qū)檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)》，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了制度保障。與此同時(shí)，全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位，也積極響應(yīng)區(qū)委、區(qū)政府檔案信息化建設(shè)的號(hào)召，做到資金到位、人員到位、設(shè)備到位、場(chǎng)所到位,實(shí)現(xiàn)自身檔案室與區(qū)檔案館信息化建設(shè)同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施、同步達(dá)標(biāo)。

二、購(gòu)置設(shè)施、搭建網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，棲霞區(qū)檔案局著重從硬件與軟件建設(shè)兩個(gè)方面著手。

1、加大硬件設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化。目前共購(gòu)置服務(wù)器3臺(tái)、計(jì)算機(jī)43臺(tái)、投影儀1臺(tái)、交換機(jī)1臺(tái)、顯示屏1臺(tái)、觸摸屏1臺(tái)、刻錄機(jī)3臺(tái)、掃描儀2臺(tái)、打印機(jī)4臺(tái)、復(fù)印機(jī)2臺(tái)、計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制溫濕度記錄設(shè)備1套，以及攝像機(jī)、照相機(jī)、電視機(jī)、錄音機(jī)等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購(gòu)置計(jì)算機(jī)100余臺(tái)，棲霞區(qū)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率達(dá)100%。

2、強(qiáng)化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。棲霞區(qū)檔案局借創(chuàng)建江蘇省特二級(jí)國(guó)家綜合檔案館和國(guó)家二級(jí)館的有利契機(jī)，先后投入經(jīng)費(fèi)160多萬(wàn)元，為檔案局(館)設(shè)立獨(dú)立門戶網(wǎng)站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構(gòu)建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)。全區(qū)各街道、部門、企事業(yè)單位也同步建立檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)專有網(wǎng)絡(luò)與區(qū)檔案館通聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。

三、需求出發(fā)、穩(wěn)步前進(jìn)，注重檔案信息資源建設(shè)

棲霞區(qū)檔案館建館以來(lái)，已累計(jì)入藏各類檔案103個(gè)全宗97萬(wàn)條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會(huì)檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點(diǎn)。為適應(yīng)新形勢(shì)所帶來(lái)的新變化，棲霞區(qū)檔案局打破舊有的條塊結(jié)合體系，一切從需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的.基礎(chǔ)上嘗試構(gòu)建檔案信息資源復(fù)合動(dòng)態(tài)模式。

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的先導(dǎo)，完備的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將為未來(lái)的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供優(yōu)良的元知識(shí)元與元網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，是優(yōu)良檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的必備條件。基于此，棲霞區(qū)檔案館完成館藏的103個(gè)全宗的97萬(wàn)條案卷目錄和文件級(jí)目錄的數(shù)據(jù)錄入，實(shí)現(xiàn)全館文件目錄100%數(shù)字化。同時(shí)，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進(jìn)館、目錄實(shí)時(shí)入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)管理，基本完成文件級(jí)目錄庫(kù)建設(shè)。

2、推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局長(zhǎng)期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺(tái)、服務(wù)器3臺(tái)、計(jì)算機(jī)43臺(tái)以及相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，組建檔案數(shù)字化加工線，專門負(fù)責(zé)館藏檔案以及全區(qū)照片、錄音、錄像等多媒體資料的數(shù)字化工作。本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開(kāi)展對(duì)查檔利用率最高的、關(guān)系民生的檔案資源全文數(shù)字化工作。2009年，完成區(qū)委辦、區(qū)政府辦等26個(gè)全宗的文書檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計(jì)97萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，并通過(guò)全區(qū)電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檢索與查閱的網(wǎng)絡(luò)化。

四、依托平臺(tái)、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，努力開(kāi)創(chuàng)檔案資源的全社會(huì)共享之路。從宏觀上，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對(duì)管理理念的變革，樹(shù)立前端控制、知識(shí)化管理與集成管理的理念;在具體實(shí)踐中，致力于構(gòu)建一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的立體檔案資源管理系統(tǒng)。目前，棲霞區(qū)檔案局(館)的主要是依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機(jī)構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，并將檔案資源建設(shè)納入全區(qū)電子政務(wù)發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)溝通，促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局(館)開(kāi)通網(wǎng)上“現(xiàn)行文件利用中心”，通過(guò)定期收集區(qū)機(jī)關(guān)各部門可公開(kāi)的政務(wù)文件，建成動(dòng)態(tài)文件數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)絡(luò)上嘗試提供現(xiàn)行文件分類檢索查詢服務(wù)。與軟件合作開(kāi)發(fā)“棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)”，利用自動(dòng)采集與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過(guò)與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)區(qū)電子公文網(wǎng)入網(wǎng)單位網(wǎng)內(nèi)收文、發(fā)文自動(dòng)記錄、自動(dòng)分類、自動(dòng)歸檔，初步建構(gòu)起基于棲霞區(qū)電子政務(wù)平臺(tái)的電子文件中心。

2、建立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，創(chuàng)新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內(nèi)的聲像檔案的收集、儲(chǔ)存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)聲像檔案的利用越來(lái)越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區(qū)有線電視臺(tái)、《棲霞簡(jiǎn)報(bào)》在內(nèi)的區(qū)內(nèi)新聞媒體及各街道、部門產(chǎn)生的數(shù)量愈發(fā)龐大的聲像檔案資源，使其發(fā)揮更大社會(huì)效用，成為棲霞區(qū)檔案局(館)在檔案信息化建設(shè)中又一個(gè)工作的重點(diǎn)。在棲霞區(qū)檔案局(館)的積極推動(dòng)下，棲霞區(qū)委、區(qū)政府成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區(qū)委、區(qū)政府牽頭，區(qū)四大辦公室、區(qū)委宣傳部、區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)工委、區(qū)文化局等部門以及區(qū)屬各街道工委參與，區(qū)檔案局具體負(fù)責(zé)。管理中心成立以來(lái)，共收集、整理、數(shù)字化黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)區(qū)視察、考察的各類照片以及反映全區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、衛(wèi)生、工業(yè)、農(nóng)業(yè)和社會(huì)事業(yè)等方面的照片1萬(wàn)余張，以及從區(qū)有線電視臺(tái)收集歷年節(jié)目影像資料，并在此基礎(chǔ)上建立“數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)”與“音頻、視頻檔案管理系統(tǒng)”兩個(gè)子系統(tǒng)。

3、開(kāi)通棲霞區(qū)檔案門戶網(wǎng)，拓展檔案信息化服務(wù)新渠道。棲霞區(qū)檔案局開(kāi)通自己的門戶網(wǎng)站──棲霞檔案網(wǎng).網(wǎng)站基于JS技術(shù)搭建，使用智能化后臺(tái)管理系統(tǒng)，做到操作簡(jiǎn)便、權(quán)責(zé)明確、內(nèi)容豐富，既適應(yīng)政府機(jī)關(guān)工作又符合群眾瀏覽查詢需要。網(wǎng)站設(shè)置14大板塊，內(nèi)容囊括局(館)介紹、政務(wù)公開(kāi)、檔案查詢、現(xiàn)行文件查詢、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作動(dòng)態(tài)、網(wǎng)上展廳、棲霞區(qū)大事記、政府信息公開(kāi)等內(nèi)容。網(wǎng)站充分利用網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、開(kāi)放性、動(dòng)態(tài)性和非線性等特點(diǎn)，在網(wǎng)上公布館藏指南和檢索目錄，定期進(jìn)行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯(lián)網(wǎng)上開(kāi)辟了一個(gè)為社會(huì)各界服務(wù)的新渠道。目前網(wǎng)站上載開(kāi)放檔案目錄4000多條，訪問(wèn)人數(shù)與日俱增，初步顯現(xiàn)檔案門戶網(wǎng)站社會(huì)效益。

五、踐行標(biāo)準(zhǔn)、制定規(guī)范，嘗試檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。棲霞區(qū)自檔案信息化建設(shè)啟動(dòng)伊始，棲霞區(qū)檔案局(館)便十分注重標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。一方面認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟我國(guó)已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并努力踐行這些標(biāo)準(zhǔn);另一方面依據(jù)具體實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，評(píng)價(jià)并修訂現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立適應(yīng)棲霞區(qū)自身特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、《南京市檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合棲霞區(qū)的實(shí)際情況，經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府同意，棲霞區(qū)檔案局(館)制定了《棲霞區(qū)電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的操作進(jìn)行嚴(yán)格的控制，提出具體要求。依據(jù)“辦法”，全區(qū)近70家單位的檔案室實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件實(shí)施入庫(kù)，每個(gè)季度向區(qū)檔案館報(bào)送一次聲像檔案，進(jìn)一步規(guī)范了全區(qū)檔案信息化建設(shè)工作。

六、加強(qiáng)培訓(xùn)、提高能力，重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化人才是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的動(dòng)力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng),提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能,是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)。棲霞區(qū)檔案局在全區(qū)檔案人員計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)整體水平不高的情況下，加大了對(duì)檔案人員計(jì)算機(jī)技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準(zhǔn)備。一是積極參加各級(jí)舉辦的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，經(jīng)培訓(xùn)絕大多數(shù)人都通過(guò)了公務(wù)員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能考試，掌握了檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)，大部分檔案人員都能夠獨(dú)立開(kāi)展文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和基本維護(hù)工作;二是積極組織部分從事計(jì)算機(jī)應(yīng)用的人員參加政府信息化領(lǐng)導(dǎo)小組舉辦的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)、協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓(xùn)及信息安全培訓(xùn)等;三是定期對(duì)本區(qū)檔案人員開(kāi)展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運(yùn)行等方面的知識(shí)與技能。在工作中，棲霞區(qū)檔案局還安排人員定期到各個(gè)部門進(jìn)行信息化指導(dǎo)，遇到有關(guān)信息化方面的疑問(wèn)，始終做到有求必應(yīng)、不厭其煩、耐心指導(dǎo)。經(jīng)過(guò)努力，全區(qū)檔案人員信息化技能水平大大提高。

七、嚴(yán)格紀(jì)律、落實(shí)規(guī)定，確保檔案信息安全保障體系建設(shè)

信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案信息安全問(wèn)題成為檔案信息化建設(shè)成敗與否的關(guān)鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩(wěn)定性、檔案信息內(nèi)容服務(wù)安全、檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及涉密檔案安全保密等方面內(nèi)容。棲霞區(qū)檔案局(館)切實(shí)落實(shí)國(guó)家及省、市相關(guān)部門對(duì)加強(qiáng)信息安全保障工作的各項(xiàng)規(guī)定和要求，構(gòu)建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環(huán)境，確保檔案信息安全。

1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)局(館)24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控;加強(qiáng)對(duì)檔案館計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的監(jiān)管，每臺(tái)計(jì)算機(jī)實(shí)行定人定崗制度，其他人員未經(jīng)同意不得隨意使用，微機(jī)房工作人員不得將與工作無(wú)關(guān)的光盤、磁盤上機(jī)使用，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全;加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整和有效;檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別運(yùn)行在兩臺(tái)服務(wù)器上，并在外網(wǎng)上加了硬件防火墻，外網(wǎng)主要運(yùn)行檔案門戶網(wǎng)站，內(nèi)網(wǎng)主要運(yùn)行館內(nèi)的0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)軟件，并與政務(wù)網(wǎng)相連;加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰等管理，使用網(wǎng)絡(luò)行為控制系統(tǒng)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。在“棲霞區(qū)檔案管理系統(tǒng)”軟件制作及檔案全文數(shù)字化過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，杜絕檔案資料外泄情況的發(fā)生。建成后的“棲霞檔案管理系統(tǒng)”設(shè)置嚴(yán)格的身份鑒別、訪問(wèn)控制和加密存儲(chǔ)等安全保密措施。同時(shí)，棲霞區(qū)檔案局還制定《棲霞區(qū)檔案局保密制度》、《棲霞區(qū)檔案局微機(jī)房管理制度》等一系列規(guī)章制度，要求全局人員提高保密意識(shí)，嚴(yán)格按照保密制度執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)信息化條件下的保密工作，提高防范高技術(shù)竊密的能力。外網(wǎng)信息發(fā)布方面，實(shí)行定人定責(zé)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，非開(kāi)放的檔案信息一律不上外網(wǎng)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的劃控和鑒定，確保所有上網(wǎng)信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。

八、檔案信息化建設(shè)中面臨的困難和問(wèn)題

1、檔案信息化建設(shè)的持續(xù)快速發(fā)展急需專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)人員和專業(yè)計(jì)算機(jī)操作人員,目前檔案局人員結(jié)構(gòu)老化，專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，急需專業(yè)人員來(lái)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理。

2、檔案工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標(biāo)還不十分明確，資源共建與共享意識(shí)不強(qiáng)，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，局限于檔案庫(kù)收藏資料、貯存檔案的一般性水平。

3、檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)還處在低層次的起步階段。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案網(wǎng)站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內(nèi)容還不能體現(xiàn)檔案工作的特色，無(wú)法滿足社會(huì)各方面利用檔案網(wǎng)站查閱利用檔案信息的需要。

2xxx年棲霞區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，取得了一定成績(jī)，發(fā)揮了較好服務(wù)功能，產(chǎn)生了一定社會(huì)效應(yīng)，但同時(shí)也深刻體悟到信息技術(shù)的日新月異與廣大檔案利用者對(duì)數(shù)字檔案需求的多元化、復(fù)雜化、個(gè)性化。在新的起點(diǎn)上，棲霞區(qū)檔案局檔案信息化建設(shè)將從所肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任出發(fā)，通過(guò)有效履行服務(wù)職責(zé)來(lái)完善自身發(fā)展所需的外部社會(huì)環(huán)境,并從社會(huì)中獲取自身發(fā)展的不竭動(dòng)力。同時(shí)，本著求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，加大檔案信息化建設(shè)資金投入，加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)，完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，強(qiáng)化檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，保障檔案信息化數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)一步整體推進(jìn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程。我們堅(jiān)信，唯有充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的關(guān)系,努力構(gòu)建全新的多元檔案信息服務(wù)體系，才是檔案信息化建設(shè)的最終目的，才能真正推動(dòng)棲霞檔案工作更好更快發(fā)展。

檔案學(xué)有哪些數(shù)據(jù)庫(kù)

【編者按】：檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。精品學(xué)習(xí)網(wǎng)檔案學(xué)欄目為您提供檔案學(xué)范文參考，以及檔案學(xué)寫作指導(dǎo)和格式排版要求，解決您在寫作中的難題。
淺談數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用
[摘要]本文分析了數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足,討論了利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用,提出了有建設(shè)性的對(duì)策和建議,提出了自己的思考。
[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)庫(kù) 檔案管理 應(yīng)用
信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì),是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和變革的重要力量。隨著我國(guó)各單位業(yè)務(wù)的急速發(fā)展,單純的手工記錄方式已無(wú)法及時(shí)有效地對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計(jì)算機(jī)技術(shù)在近十年來(lái)的迅猛發(fā)展,使得各單位利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、管理和提供利用等服務(wù),主要包括檔案資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。
《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》規(guī)定了我國(guó)近期檔案工作發(fā)展目標(biāo),《國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略(2006年—2020年)》的審議通過(guò),為檔案信息化提供了有力保障。計(jì)算機(jī)的介入打破了傳統(tǒng)的管理模式,使得原本松散、龐雜的檔案管理邁入了集中統(tǒng)一、信息自動(dòng)化的新領(lǐng)域。雖然,利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案能大量減輕管理工作的強(qiáng)度、提高管理工作的效率,并能減少管理工作的失誤,但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù),尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展是一個(gè)逐步開(kāi)發(fā)、完善的過(guò)程,同時(shí)使用該技術(shù)的工作人員也有逐步學(xué)習(xí)、應(yīng)用的階段,因此計(jì)算機(jī)輔助管理各單位檔案中也存在著不少需要解決的問(wèn)題。
一、數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足
隨著各單位業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大,傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法,已經(jīng)不能適應(yīng)成倍膨脹的檔案數(shù)量,也無(wú)法滿足社會(huì)對(duì)檔案的巨大利用需求,利用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理是提高各單位檔案服務(wù)水平的必由之路。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài),檔案信息與載體分離,在這個(gè)意義上說(shuō)網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是檔案信息,用戶得到的僅是復(fù)制品,而非檔案原件。使用數(shù)據(jù)庫(kù)計(jì)算機(jī)輔助管理檔案不同于以往對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作,管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外,還需要對(duì)計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用具備一定的認(rèn)識(shí)。有相當(dāng)多的檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí),不能準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入基本信息,導(dǎo)致基本信息錯(cuò)誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時(shí),由于一些檔案管理軟件在建立時(shí)僅考慮當(dāng)時(shí)的數(shù)據(jù)量和用戶需求,數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)中只有比較有限的幾個(gè)數(shù)據(jù)字段,數(shù)據(jù)庫(kù)容量較小,不能導(dǎo)出通用格式的數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)量成倍增加,數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的速度就相應(yīng)減慢,使工作效率被迫降低。
二、數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用建議
要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全水平是個(gè)艱難的過(guò)程,涉及方面很多,需要管理部門投入人量的人力物力。有些方面,例如,設(shè)備的可靠性,火災(zāi)預(yù)防等方面,主要涉及投入力度的問(wèn)題:防止人為的有意識(shí)破壞方面,如泄密監(jiān)取密碼口令、計(jì)算機(jī)病毒、黑客等,主要依靠管理制度和計(jì)算機(jī)安全專項(xiàng)技術(shù)。但在數(shù)據(jù)庫(kù)的一致性、完整性問(wèn)題上,檔案管理部門自身起著決定性作用。主要應(yīng)關(guān)注以下幾點(diǎn):
1.采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)方式
早期使用結(jié)構(gòu)化方法開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件,其穩(wěn)定性、可修改性和可重用性都比較差,用戶需求的變化往往造成系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的較大變化,并且需要花費(fèi)很大代價(jià)才能實(shí)現(xiàn)這種變化。新的檔案管理軟件可采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法,商定一種或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式,以便數(shù)據(jù)能夠在不同軟件之間實(shí)現(xiàn)信息共享。考慮到信息網(wǎng)絡(luò)化的需要,檔案管理軟件可具備通過(guò)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、交換的功能。同時(shí)還應(yīng)考慮數(shù)據(jù)量增加的速度和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì),以便今后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行升級(jí)或更新?lián)Q代。對(duì)于管理?xiàng)l例的各種文件可采用數(shù)碼照相或者文本方式進(jìn)行保存整理,通過(guò)公文類程序或網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行交換及查詢。
2.確保檔案的保密性和安全性
單位檔案的保密性和安全性是十分令人關(guān)注的問(wèn)題。檔案一旦進(jìn)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),網(wǎng)絡(luò)的安全將直接關(guān)系到檔案的保密性。對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與電子文件所存在的技術(shù)上的弱點(diǎn)只能靠技術(shù)上的發(fā)展去解決。作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責(zé)任關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展,也有責(zé)任采用諸如防火墻、密碼技術(shù)、網(wǎng)關(guān)、虛擬保險(xiǎn)箱、電子印章、電子水印等最先進(jìn)信息技術(shù)解決上述問(wèn)題。同時(shí)通過(guò)建立符合科研檔案技術(shù)發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來(lái)保障電子文件的安全。只要工作規(guī)范,技術(shù)到位,這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。
加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控,及時(shí)備份數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)中存在的安全性問(wèn)題是對(duì)檔案管理系統(tǒng)安全性最大的威脅。目前有多種網(wǎng)絡(luò)安全策略,各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護(hù)作用,其中網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)控制可以說(shuō)是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略,它的主要任務(wù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和訪問(wèn),它也是維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、保護(hù)網(wǎng)絡(luò)資源的重要手段。另外,要注意建立計(jì)算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息的主要服務(wù)方式,為使用者提供網(wǎng)狀信息組織結(jié)構(gòu),使用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽,而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢檔案信息。
3.關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化
當(dāng)檔案信息系統(tǒng)擴(kuò)展到局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)時(shí),計(jì)算機(jī)病毒成為不可回避的危害,而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新特征,例如,病毒傳播主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑擴(kuò)散,病毒與計(jì)算機(jī)入侵關(guān)系密切,Windows操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能是常見(jiàn)的攻擊點(diǎn),等等,檔案工作者應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注意新的技術(shù)變化,制定針對(duì)性策略,并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護(hù)、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。
4.加強(qiáng)法制建設(shè)
保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的,還需要有相關(guān)法律、規(guī)章制度的約束。因此,檔案信息安全與其它社會(huì)問(wèn)題一樣,是一個(gè)復(fù)雜的綜合性較強(qiáng)的問(wèn)題,各個(gè)環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的,缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國(guó)已將信息安全列入國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略,遼寧省早在1998年就通過(guò)了《遼寧省計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全管理?xiàng)l例)),這些都將在檔案信息安全保障中發(fā)揮重要作用,但隨著新問(wèn)題的出現(xiàn)還需要更完善的、更專業(yè)的法律、法規(guī)出臺(tái)。
參考文獻(xiàn):
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[2]劉淑芬.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與學(xué)校檔案管理[J].學(xué)校檔案,1999,(1):23-25.
[3]徐志敏.計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案工作的影響[J].辦公室業(yè)務(wù),2000,(3):32-33.

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中存在的問(wèn)題及解決思路

錢毅
　　摘要:檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源管理的核心工具，目前我國(guó)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和利用狀況還存在不少問(wèn)題。作者首先解析了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的概念，指出應(yīng)當(dāng)從檔案業(yè)務(wù)需求的角度去考察數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，并分析了檔案實(shí)踐的發(fā)展導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容變化的幾大因素。在檔案建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題包括缺乏有效統(tǒng)籌規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫(kù)定位不準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等。要解決這些問(wèn)題，作者提出應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)劃管理、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、建立健全質(zhì)量控制體系、培養(yǎng)人才隊(duì)伍等措施。
　　關(guān)鍵詞:檔案數(shù)據(jù)庫(kù) 概念 問(wèn)題 思路
　　數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是20世紀(jì)60年代末發(fā)展起來(lái)的一門信息管理技術(shù)，是公認(rèn)的信息資源開(kāi)發(fā)、管理和服務(wù)的核心手段。目前數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)規(guī)模、信息量大小和使用頻率已經(jīng)成為衡量一個(gè)國(guó)家信息化水平和綜合國(guó)力的重要尺度。在我國(guó)國(guó)家和地方各級(jí)的檔案信息化規(guī)劃中，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息資源管理的核心工具也都得到了廣泛的重視。但檔案界一直存在著如何盤活檔案資源、提高利用效率等問(wèn)題。應(yīng)該說(shuō)，擁有先進(jìn)的數(shù)據(jù)組織技術(shù)和靈活可靠管理手段的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)理論上可以從容面對(duì)這些挑戰(zhàn)，為檔案信息化搭建一個(gè)堅(jiān)實(shí)的平臺(tái)。事實(shí)上幾乎所有的檔案信息管理系統(tǒng)的中心都由檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，無(wú)論其形式是檔案輔助管理系統(tǒng)還是所謂的數(shù)字檔案館。但檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和利用狀況仍然不容樂(lè)觀，還存在著數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)封閉、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，檔案信息資源尚未完全走出信息孤島的狀態(tài)。筆者擬從對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的概念、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用現(xiàn)狀及建設(shè)思路幾個(gè)方面來(lái)分析這些問(wèn)題。
　　一、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)概念解析
　　檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)在我國(guó)已經(jīng)有20余年的歷史，但其理論發(fā)展卻并不充分。筆者通過(guò)期刊網(wǎng)（）進(jìn)行查閱，在1994~2005年間查詢到篇名中包含“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”的文章僅有28篇①，內(nèi)容多局限在實(shí)際工作總結(jié)的層次上，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的概念描述和理論挖掘相對(duì)較少。
　　通過(guò)文獻(xiàn)調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn)早在1987年孫淑揚(yáng)就指出“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案自動(dòng)化的重要內(nèi)容，它是經(jīng)過(guò)整理組織以機(jī)讀形式出現(xiàn)的檔案信息集合。②”洪漪編著的《檔案信息組織與檢索》中認(rèn)為“機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，簡(jiǎn)稱檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，是以一定的組織方式存儲(chǔ)在一起的機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)的集合。這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、來(lái)源、頁(yè)碼、分類號(hào)、主題詞、摘要等，少數(shù)包含檔案全文。③”楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)》一書認(rèn)為“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從廣義的角度講，就是以特定方式組織起來(lái)的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為了滿足多個(gè)用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計(jì)算機(jī)中以備使用的數(shù)據(jù)形式。④”
　　筆者無(wú)意為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)給出一個(gè)確切的定義，因?yàn)樽鳛橹吸c(diǎn)的“檔案”與“數(shù)據(jù)庫(kù)”在實(shí)際應(yīng)用中本身就是發(fā)散性很強(qiáng)的概念，而且還在不斷發(fā)展變化之中，上述定義都符合其各自特定的信息背景，以致檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在不同階段的發(fā)展中出現(xiàn)了許多稱謂，如機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、索引數(shù)據(jù)庫(kù)，照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等等。因此研究檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，需要綜合把握數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案實(shí)踐的發(fā)展，獲得對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的相對(duì)完整的認(rèn)識(shí)。
　　在研究數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，除了掌握其先進(jìn)的管理手段和操作方法外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點(diǎn)，按照需求引導(dǎo)的原則關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)中可以“為我所用”的部分，而不能片面追求數(shù)據(jù)庫(kù)功能而忽視基本的檔案需求。比如為了描述日益豐富的檔案數(shù)據(jù)類型，我們要求數(shù)據(jù)庫(kù)具有完備的數(shù)據(jù)類型能夠表達(dá)音頻、視頻、全文等信息類型；為了加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，需要重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性管理機(jī)制；為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，需要靈活應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)的視圖功能、權(quán)限管理以及加密機(jī)制等。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)提供的共享交換、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等核心功能可以為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提升管理水平和管理層次都提供技術(shù)保障。
　　同時(shí)，我們還要關(guān)注檔案實(shí)踐活動(dòng)的變化，關(guān)注這些變化可能對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)帶來(lái)的影響。筆者認(rèn)為影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的主要因素有如下三個(gè)方面。
　　1．檔案實(shí)體管理。在近年的檔案管理活動(dòng)中出現(xiàn)了許多新情況，比如2000年出臺(tái)的《歸檔文件整理規(guī)則》允許在文書檔案實(shí)體管理活動(dòng)中取消“卷”的概念，這直接影響到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是否還需要“卷”這一級(jí)邏輯層次，從而影響相關(guān)表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。信息記錄技術(shù)的發(fā)展引進(jìn)了許多新型載體，目前紙張、照片、膠片、縮微膠片、硬盤、軟盤、磁帶、各類光盤、圖紙等共存一室并不鮮見(jiàn)，不同類型的載體需要有不同的數(shù)據(jù)表來(lái)進(jìn)行管理，檔案信息化規(guī)劃中還要求將這些載體的信息通過(guò)各種方式數(shù)字化后進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這也極大地豐富了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容。此外，在檔案信息利用環(huán)節(jié)，用戶全文和多媒體信息檢索需求也會(huì)促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)類型的拓展。
　　2．檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)活動(dòng)。在多數(shù)情況下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)并不只是純粹檔案數(shù)據(jù)的集合，還包括檔案管理活動(dòng)中的其他信息，這些信息可以在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過(guò)程中被納入管理。比如，在使用數(shù)據(jù)流圖等工具進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)需求分析的時(shí)候，可以將許多業(yè)務(wù)流程方面的管理信息納入數(shù)據(jù)字典；數(shù)據(jù)庫(kù)的概念設(shè)計(jì)階段經(jīng)常使用的ER模型（Entity-Relation Model）要求仔細(xì)分析檔案管理域中各實(shí)體及其之間的聯(lián)系，并據(jù)此建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)模式，通過(guò)這種設(shè)計(jì)方法得到的數(shù)據(jù)庫(kù)通常還包括一些管理實(shí)體，比如包括各類人員庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)、組織機(jī)構(gòu)表、保管期限表、人員權(quán)限表、庫(kù)房信息等，甚至包括檔案借閱者信息，而其中相當(dāng)一部分不屬于檔案本體數(shù)據(jù)所包含的范圍。
　　3．應(yīng)用環(huán)境。不同的機(jī)構(gòu)具有不同的應(yīng)用環(huán)境，像檔案館與一般業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用環(huán)境就有很大差別，它們對(duì)于檔案數(shù)據(jù)具有不同的管理要求。比如在信息集中管理應(yīng)用環(huán)境中，為了管理方便，往往將檔案與資料、期刊、報(bào)紙、圖書等大量的非檔案成分進(jìn)行集中管理；文檔一體化環(huán)境則將文件與檔案數(shù)據(jù)共存一庫(kù)，彼此依存，或者干脆就是合而為一；電子文件管理應(yīng)用環(huán)境則根據(jù)前端控制原則，要求電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不能采用事后建庫(kù)的方式，而必須深入到文件形成階段，收集電子文件生命周期的完整信息。因此可以看出，不同應(yīng)用環(huán)境下建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容范圍存在較大的差異。
　　通過(guò)簡(jiǎn)要分析檔案數(shù)據(jù)庫(kù)概念的內(nèi)涵及其變化，筆者認(rèn)為對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的理解不能一刀切，而應(yīng)該立足檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)單位的實(shí)際環(huán)境和系統(tǒng)需求，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合，并以此為據(jù)來(lái)考察目前我國(guó)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存在的一些問(wèn)題。
　　二、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中存在的問(wèn)題
　　在檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，軟硬件設(shè)施可以通過(guò)購(gòu)買、引進(jìn)而獲得，但一個(gè)行業(yè)或者部門的信息資源是買不來(lái)的，只能依靠自己建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息資源采集、處理、存儲(chǔ)和傳輸中心，在檔案信息資源中占有舉足輕重的作用。因而從宏觀上講，如何規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，是關(guān)系檔案信息化進(jìn)程是否能夠順利進(jìn)行的關(guān)鍵因素。應(yīng)該說(shuō)，我們?cè)谶@方面取得了很大的進(jìn)步，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)數(shù)量、分布的范圍、發(fā)展的勢(shì)頭都是可喜的，初步消除了檔案部門會(huì)淪為“信息孤島”的疑慮。但同時(shí)，許多檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中的問(wèn)題也浮上臺(tái)面，能否解決好這些問(wèn)題是關(guān)系檔案數(shù)據(jù)庫(kù)未來(lái)發(fā)展的關(guān)鍵。
　　1．檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃
　　檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息資源開(kāi)發(fā)的核心工作，但目前我國(guó)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。在國(guó)家檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)層面上，除了明清、民國(guó)、革命歷史檔案資料三個(gè)目錄中心的建設(shè)已經(jīng)啟動(dòng)外，尚未有國(guó)家級(jí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)劃安排，各地檔案部門在實(shí)際建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)基本上是各自為政，在檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系尚不完善的情況下，這種局面將會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)共享困難。雖然我國(guó)就檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)也提出過(guò)總體指導(dǎo)意見(jiàn)，比如《全國(guó)檔案信息化綱要》一文中多次提到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)問(wèn)題，提出“加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”、“進(jìn)一步加強(qiáng)檔案目錄中心建設(shè)”、“積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”等，但這些意見(jiàn)缺乏可操作性。此外，如何將電子文件以及數(shù)字化檔案的信息納入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行管理，也需要在宏觀層面上進(jìn)行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。
　　2．把握好數(shù)據(jù)庫(kù)定位
　　也就是要回答好“建設(shè)什么樣的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”的問(wèn)題，回答這個(gè)問(wèn)題需要充分了解檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)涵，明確建庫(kù)的需求和目的，確定數(shù)據(jù)庫(kù)定位，有的放矢。數(shù)據(jù)庫(kù)定位將直接影響到數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)成本、規(guī)模、效能等，是進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及信息系統(tǒng)建設(shè)的一個(gè)基本出發(fā)點(diǎn)。比如，是建立存儲(chǔ)檔案著錄信息為主的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，還是建立存儲(chǔ)檔案全文的全文數(shù)據(jù)庫(kù)；是根據(jù)館藏的特點(diǎn)建立具有特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，還是基于館藏圖片、音像等資料建立綜合
　　性多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；是建立檔案信息管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)還是電子文檔管理系統(tǒng)；是獨(dú)立建庫(kù)還是若干機(jī)構(gòu)建立聯(lián)合目錄中心，或者是為未來(lái)的數(shù)字檔案館做數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。這些問(wèn)題都需要提前論證，做好決策。而我們目前的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在定位方面做的工作還不充分，許多數(shù)據(jù)庫(kù)千篇一律，缺乏特色；或者數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)相似卻不能聯(lián)合，各自為戰(zhàn)，造成資源分散，工作量重復(fù)。
　　3．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)盲目性大，存在不科學(xué)的成分
　　數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)性很強(qiáng)的一項(xiàng)工程，從可行性分析開(kāi)始，逐次進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，繪制數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)字典，然后運(yùn)用各種工具進(jìn)行概念模型設(shè)計(jì)、外模式設(shè)計(jì)和物理設(shè)計(jì)，最后才能裝載數(shù)據(jù)庫(kù)。其中的各個(gè)步驟都必須認(rèn)真對(duì)待，偏廢不得，前一階段的設(shè)計(jì)是下一階段工作的基礎(chǔ)，不適合跨越設(shè)計(jì)階段開(kāi)展工作。
　　但在實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過(guò)程中，還存在著許多不科學(xué)的問(wèn)題。特別在數(shù)據(jù)庫(kù)可行性分析和數(shù)據(jù)分析階段存在的隨意現(xiàn)象比較突出。許多設(shè)計(jì)者對(duì)繁瑣的數(shù)據(jù)分析不太重視，往往一上來(lái)就開(kāi)始設(shè)計(jì)庫(kù)表結(jié)構(gòu)，這種脫離詳細(xì)分析的設(shè)計(jì)方法雖然表面上速度較快，但其質(zhì)量經(jīng)不起推敲。對(duì)任何一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)而言，庫(kù)表結(jié)構(gòu)是其基石所在，基石不牢，大廈則有將傾之虞。
　　4．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu)缺乏規(guī)范
　　在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失是造成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)工作流于隨意的主要原因，而檔案數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu)不規(guī)范的情況會(huì)引起數(shù)據(jù)庫(kù)之間轉(zhuǎn)換困難、難以共享等問(wèn)題。目前正在許多單位開(kāi)展的數(shù)字化工作所形成的圖像文件、視音頻文件如何建庫(kù)管理，目前尚未有相關(guān)規(guī)范出臺(tái)。電子文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范的滯后使得電子文件歸檔數(shù)據(jù)難以收集齊全，還有不少電子文件仍在進(jìn)行人工著錄登記，長(zhǎng)此以往，前端控制原則難以在應(yīng)用系統(tǒng)中得到應(yīng)用。而在字段結(jié)構(gòu)層面上，不規(guī)范的情況則更為突出。像在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中通常作為主鍵的“檔號(hào)”字段的表示方法就五花八門，根據(jù)浙江省綜合檔案館信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)調(diào)查報(bào)告的調(diào)查結(jié)果，在這浙江省通用的6種檔案軟件中，有的用4個(gè)字段來(lái)表示檔號(hào)；有的定義成數(shù)字形式；有的定義為字符型，甚至同一個(gè)檔案館在不同時(shí)期錄入的數(shù)據(jù)，表示形式也不統(tǒng)一。這將對(duì)日后數(shù)據(jù)庫(kù)遷移、目錄中心數(shù)據(jù)合并等工作帶來(lái)極大的困難。
　　5．?dāng)?shù)據(jù)質(zhì)量
　　檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)必須保證良好的數(shù)據(jù)質(zhì)量，“問(wèn)水哪得清如許，為有源頭活水來(lái)”這句古詩(shī)啟示我們，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫(kù)信息、良好的數(shù)據(jù)管理是營(yíng)造檔案數(shù)據(jù)庫(kù)“一池清水”的先決條件。作為重要的社會(huì)信息資源單位，檔案部門必須高度重視檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，在追求數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量增長(zhǎng)的同時(shí)，還要加強(qiáng)“污染防治”工作，防止臟數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。而根據(jù)浙江數(shù)據(jù)庫(kù)現(xiàn)狀調(diào)查報(bào)告，隨機(jī)檢查結(jié)果表明檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量較好的數(shù)據(jù)誤差也在12%左右，總平均差錯(cuò)率達(dá)29%，造成這種狀況的原因主要在錄入階段，同時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量檢查制度不完善也是重要原因。
　　三、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展中存在問(wèn)題的解決思路
　　1．加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)規(guī)劃管理
　　數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)投入非常巨大、周期很長(zhǎng)、事關(guān)信息化成敗的基礎(chǔ)工程，應(yīng)當(dāng)由檔案事業(yè)管理部門提供宏觀的指導(dǎo)方針，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，提供本地區(qū)或本行業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的藍(lán)圖，并會(huì)同有關(guān)部門對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)劃的可行性進(jìn)行論證，提出檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的具體意見(jiàn)。地方檔案部門則根據(jù)宏觀規(guī)劃的要求進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)全局共享為基礎(chǔ)，突出特色數(shù)據(jù)?；谶@樣的總體思路，可以建立大范圍內(nèi)協(xié)調(diào)一致的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫(kù)框架設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)內(nèi)容都能得到很高的共享度，將會(huì)改善目前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)自行一套、質(zhì)量參差不齊的總體狀況。
　　2．加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)
　　檔案信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)體系是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的重要保障，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的確立和逐步完善有助于各級(jí)各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需要保持必要的協(xié)調(diào)，共同為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定要本著“確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享”的原則進(jìn)行。在實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)積極采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)；一般性的信息處理標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，如《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》、《全國(guó)行政區(qū)劃代碼》等標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)直接采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，不必另行一套；對(duì)檔案領(lǐng)域內(nèi)特有的資源制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《壽險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》。此外為了保證國(guó)家文獻(xiàn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)之間的一致性，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)盡量與圖書、情報(bào)的國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)相一致。
　　3．建立標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)庫(kù)
　　目前數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)比較混亂，雖然從各數(shù)據(jù)庫(kù)個(gè)體角度觀察，并沒(méi)有太大的差錯(cuò)，但結(jié)構(gòu)的不一致、不兼容會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的共享和相互轉(zhuǎn)換帶來(lái)很大的困難，甚至難以進(jìn)行。筆者認(rèn)為，這個(gè)問(wèn)題的最終解決，依賴于以著錄標(biāo)準(zhǔn)化為依托的元數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
　　目前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的主要記錄對(duì)象是檔案文件的二次文獻(xiàn)信息，即文件的著錄信息。許多檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的確定其實(shí)就是將著錄卡上的項(xiàng)目轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)表上的字段信息。從原理上講，這個(gè)過(guò)程應(yīng)該很容易，但由于我國(guó)的《檔案著錄規(guī)則》，雖然規(guī)范了著錄項(xiàng)目，但并沒(méi)有規(guī)定相應(yīng)的量化指標(biāo)，離數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所要求的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的要求還有相當(dāng)距離。由于著錄標(biāo)準(zhǔn)并不是確定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)，各檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)時(shí)都可以根據(jù)自己的理解靈活應(yīng)用，著錄項(xiàng)目可以自行增刪，字段類型、字段長(zhǎng)度可以自由選擇，這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行互聯(lián)互通的難度就可想而知了。因此筆者建議以著錄標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，建立一定范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，此處的元數(shù)據(jù)就是關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)中各數(shù)據(jù)字段的信息，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)成元數(shù)據(jù)字典。該字典提供數(shù)據(jù)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)化信息，包括數(shù)據(jù)字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、長(zhǎng)度、默認(rèn)格式等規(guī)范，并說(shuō)明字段之間的聯(lián)系。需要指出的是，這樣一個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)的元數(shù)據(jù)字典，實(shí)質(zhì)上是為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提供通信格式，并不要求完全遵循，如果有特殊要求，只需要在此基礎(chǔ)上提供轉(zhuǎn)換功能即可。隨著檔案信息化的深入，元數(shù)據(jù)字典的建設(shè)還應(yīng)當(dāng)包括全文和電子文件的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，為電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)提供相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文檔的前端控制，從而在根本上解決電子文檔接口規(guī)范問(wèn)題。
　　4．建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量控制體系
　　針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)視作檔案部門的信息產(chǎn)品，并依照生產(chǎn)產(chǎn)品的管理方式，通過(guò)質(zhì)量控制體系進(jìn)行監(jiān)管。該體系以可操作的方式提供對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的全面質(zhì)量管理，包括數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理活動(dòng)中主要環(huán)節(jié)的控制，并制定數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量考核指標(biāo)體系。該體系要求將數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過(guò)程作為單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，通過(guò)項(xiàng)目文檔能夠?qū)彶閿?shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過(guò)程是否科學(xué)、合理；能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中的人、財(cái)、物進(jìn)行審計(jì)；對(duì)數(shù)據(jù)收集、錄入、備份等各環(huán)節(jié)提供質(zhì)檢措施，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整；通過(guò)質(zhì)量指標(biāo)體系對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)容量、響應(yīng)時(shí)間、查全率、查準(zhǔn)率、錯(cuò)誤率等進(jìn)行核查。依照質(zhì)量控制體系進(jìn)行管理，能夠優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)管理活動(dòng)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)人員的責(zé)任感。
　　5．加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)隊(duì)伍建設(shè)
　　隨著檔案事業(yè)的不斷推進(jìn)，對(duì)檔案信息管理人員的要求越來(lái)越高。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息化建設(shè)的中樞工程，其規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、管理、維護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等都需要相關(guān)人員具有較高的綜合素質(zhì)，不僅要熟悉館藏，了解基本檔案理論、業(yè)務(wù)流程、未來(lái)發(fā)展，還要掌握數(shù)據(jù)庫(kù)管理的基本技能，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理員，還需要具備一定的規(guī)劃能力和標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)，而目前這方面的人才是比較缺乏的，需要檔案部門和教育機(jī)構(gòu)通力合作，培養(yǎng)通曉檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的全面人才，全面推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)進(jìn)程。
　　注釋：
　?、俨樵儠r(shí)間：2005年9月16日，檢索形式為“篇名”，檢索模式為“精確檢索”，數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源為“電子技術(shù)及信息科學(xué)輯目錄”，特此說(shuō)明。
　?、趯O淑揚(yáng)編著：《檔案管理與計(jì)算機(jī)》，第176頁(yè)，檔案出版社1987年3月。
　?、酆殇艟幹稒n案信息組織與檢索》，第146頁(yè)，武漢大學(xué)出版社，1998年1月。
　?、軛罟骶帲骸稒n案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)》，中國(guó)檔案出版社，2003年，第103頁(yè)。
　?。ㄔ妮d于《檔案學(xué)通訊》2006年第4期）

全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要的“十二五”規(guī)劃提出的“三大戰(zhàn)略”

實(shí)施“三大戰(zhàn)略”是實(shí)現(xiàn)“十二五”時(shí)期我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展主要目標(biāo)和任務(wù)的根本保障。實(shí)施“安全第一”戰(zhàn)略，重點(diǎn)在安全保障能力建設(shè)上有根本提高，全面完善確保檔案安全保密的檔案安全體系；實(shí)施“以人為本”的戰(zhàn)略，重點(diǎn)在檔案資源建設(shè)上有普遍改進(jìn)，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系；實(shí)施“服務(wù)為先”戰(zhàn)略，重點(diǎn)在檔案公共服務(wù)能力建設(shè)上有實(shí)質(zhì)加強(qiáng)，全面完善方便人民群眾的檔案利用體系。