加快檔案信息化建設(shè)步伐

檔案信息化工作總結(jié)范文

檔案信息化建設(shè)是檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是檔案部門落實科學發(fā)展觀的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，結(jié)合我館的實際，始終把加強檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)中的一項重要工作來抓，適時規(guī)劃，突出重點、有序推進，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及人才隊伍建設(shè)等方面取得了一定的成績，現(xiàn)將一年來的工作情況匯報如下：

一、加強領(lǐng)導，提高認識。

為進一步加強我縣檔案信息化工作的領(lǐng)導，縣檔案局成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設(shè)實施意見》，積極開展檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，將檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。同時積極與縣委、縣政府及相關(guān)部門溝通，加強協(xié)作，及時將檔案信息化工作納入全縣信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全縣檔案信息化建設(shè)工作。

二、加大投入，夯實基礎(chǔ)。

xxxx年，我局在經(jīng)費比較困難的情況下，通過各種途徑，增加對信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網(wǎng))今年我局在原有的基礎(chǔ)上，投入近20萬元，添置服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)版軟件、計算機、數(shù)碼照相機、復印機等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的信息化硬件設(shè)施，促進了我局檔案信息化工作的發(fā)展。在全縣各鎮(zhèn)區(qū)(街道)及縣直各部門的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我局針對各單位財力條件的不同，提出財力許可的單位一次性投入到位，財力條件有限的單位，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計算機普及率達到98%以上，鎮(zhèn)區(qū)檔案室達90%，其它基礎(chǔ)設(shè)施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設(shè)工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、分步實施，檔案數(shù)字化建設(shè)初具規(guī)模

檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的先行基礎(chǔ)工作，也是數(shù)字化檔案館(室)建設(shè)的必備條件。我們優(yōu)先突出服務(wù)重點，為了使老百姓能及時享受到黨和國家出臺的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項工作的出發(fā)點和落腳點，重點把館藏的民生檔案目錄先行數(shù)字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級52536條、文件級812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)。同時，今年我局投入16萬元資金，通過招投標的方式，對館藏部分利用率較高的紙質(zhì)檔案及珍貴檔案進行數(shù)字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁，為建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫打下了基礎(chǔ)。為了實現(xiàn)檔案館、檔案室在業(yè)務(wù)上相互銜接，便于機讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財政局等檔案工作硬件設(shè)施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統(tǒng)，并取得了良好的效果。

四、加快步伐，推進檔案信息網(wǎng)站及政府公開信息查閱場所建設(shè)

xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，結(jié)合實際情況，及時對網(wǎng)站版面內(nèi)容進行增加，目前我局檔案信息網(wǎng)站分別整合了政府公開信息查詢、現(xiàn)行文件查詢及檔案館館藏檔案查詢?nèi)齻€利用版塊，這樣我們就可以通過檔案信息網(wǎng)將檔案信息資源集聚和整合起來，實現(xiàn)檔案資源社會共享，更好地為各級領(lǐng)導和機關(guān)服務(wù)，為社會各界服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。

五、加強培訓，提升檔案人員綜合素質(zhì)

我局歷來重視對檔案業(yè)務(wù)人員的的培訓工作。xxxx年我局積極開展省、市、縣電子政務(wù)和檔案信息化知識培訓共3次，定期對各單位專(兼)職檔案人員進行計算機應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法等方面的培訓，努力提高其掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的能力。并針對新形勢、提出新要求，要求各單位的專(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書》和《江蘇省計算機能力二級證書》)上崗，努力把我縣檔案隊伍建設(shè)成既會檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才隊伍。

回顧xxxx年我局檔案信息化建設(shè)工作，雖取得了一定成績，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：思想觀念、管理水平、服務(wù)手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應(yīng)，開發(fā)利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)的能力還有待不斷增強。今后，我局將不斷加快館藏檔案數(shù)字化進程，加強開放檔案政府信息公開服務(wù)體系建設(shè)，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過網(wǎng)上快速查詢，更好服務(wù)社會大眾。

20xx年，棲霞區(qū)檔案局適應(yīng)國家檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求，依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實施意見》和《關(guān)于進一步加強南京市檔案信息化建設(shè)若干意見》等相關(guān)文件要求，以“三個代表”重要思想為指導、以全面貫徹落實科學發(fā)展觀為統(tǒng)攬、以為構(gòu)建和諧社會服務(wù)為主線、以省市要求為目標，搶抓機遇、開拓創(chuàng)新，在全區(qū)電子政務(wù)建設(shè)的總體框架內(nèi)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以檔案信息資源建設(shè)為核心、以加強電子文件管理為重點，逐步實現(xiàn)重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、檔案信息工作法制化，努力構(gòu)建棲霞特色的檔案信息服務(wù)多元體系。

一、領(lǐng)導重視、部門支持，完善檔案信息化建設(shè)制度保障

棲霞區(qū)檔案信息化建設(shè)從啟動開始，便得到各級領(lǐng)導的重視。2002年新館建設(shè)工程中，區(qū)委、區(qū)政府審時度勢，同步開展了數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計，為檔案信息化建設(shè)配備設(shè)施、預留條件。近年來，區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財力等多方面給予支持，投入資金160余萬元，用于區(qū)檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。同時，區(qū)政府信息中心辟出專門IP地址，用于區(qū)檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)敷設(shè)。成立了棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，區(qū)委副書記親自擔任中心主任，區(qū)委常委、宣傳部長以及分管副區(qū)長擔任中心副主任，足見區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導對這項工作的認識。面向全區(qū)各街道、部門及企事業(yè)單位轉(zhuǎn)發(fā)了區(qū)檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實施意見》，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了制度保障。與此同時，全區(qū)70多家機關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位，也積極響應(yīng)區(qū)委、區(qū)政府檔案信息化建設(shè)的號召，做到資金到位、人員到位、設(shè)備到位、場所到位,實現(xiàn)自身檔案室與區(qū)檔案館信息化建設(shè)同步設(shè)計、同步實施、同步達標。

二、購置設(shè)施、搭建網(wǎng)絡(luò)，推進檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，棲霞區(qū)檔案局著重從硬件與軟件建設(shè)兩個方面著手。

1、加大硬件設(shè)施投入，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化。目前共購置服務(wù)器3臺、計算機43臺、投影儀1臺、交換機1臺、顯示屏1臺、觸摸屏1臺、刻錄機3臺、掃描儀2臺、打印機4臺、復印機2臺、計算機自動控制溫濕度記錄設(shè)備1套，以及攝像機、照相機、電視機、錄音機等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。全區(qū)70多家機關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購置計算機100余臺，棲霞區(qū)應(yīng)用計算機管理檔案的普及率達100%。

2、強化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺。棲霞區(qū)檔案局借創(chuàng)建江蘇省特二級國家綜合檔案館和國家二級館的有利契機，先后投入經(jīng)費160多萬元，為檔案局(館)設(shè)立獨立門戶網(wǎng)站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構(gòu)建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)。全區(qū)各街道、部門、企事業(yè)單位也同步建立檔案管理系統(tǒng)，并通過專有網(wǎng)絡(luò)與區(qū)檔案館通聯(lián)，實現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。

三、需求出發(fā)、穩(wěn)步前進，注重檔案信息資源建設(shè)

棲霞區(qū)檔案館建館以來，已累計入藏各類檔案103個全宗97萬條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點。為適應(yīng)新形勢所帶來的新變化，棲霞區(qū)檔案局打破舊有的條塊結(jié)合體系，一切從需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的.基礎(chǔ)上嘗試構(gòu)建檔案信息資源復合動態(tài)模式。

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的先導，完備的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將為未來的檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供優(yōu)良的元知識元與元網(wǎng)絡(luò)節(jié)點，是優(yōu)良檔案全文數(shù)據(jù)庫的必備條件?；诖?，棲霞區(qū)檔案館完成館藏的103個全宗的97萬條案卷目錄和文件級目錄的數(shù)據(jù)錄入，實現(xiàn)全館文件目錄100%數(shù)字化。同時，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進館、目錄實時入庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫動態(tài)管理，基本完成文件級目錄庫建設(shè)。

2、推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局長期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺、服務(wù)器3臺、計算機43臺以及相應(yīng)的存儲設(shè)備，組建檔案數(shù)字化加工線，專門負責館藏檔案以及全區(qū)照片、錄音、錄像等多媒體資料的數(shù)字化工作。本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開展對查檔利用率最高的、關(guān)系民生的檔案資源全文數(shù)字化工作。2009年，完成區(qū)委辦、區(qū)政府辦等26個全宗的文書檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計97萬頁紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，并通過全區(qū)電子政務(wù)平臺，實現(xiàn)檢索與查閱的網(wǎng)絡(luò)化。

四、依托平臺、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對檔案信息資源進行整合，努力開創(chuàng)檔案資源的全社會共享之路。從宏觀上，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對管理理念的變革，樹立前端控制、知識化管理與集成管理的理念;在具體實踐中，致力于構(gòu)建一個基于計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的立體檔案資源管理系統(tǒng)。目前，棲霞區(qū)檔案局(館)的主要是依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財政支持，并將檔案資源建設(shè)納入全區(qū)電子政務(wù)發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務(wù)平臺，實現(xiàn)主動溝通，促進協(xié)調(diào)發(fā)展。

1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局(館)開通網(wǎng)上“現(xiàn)行文件利用中心”，通過定期收集區(qū)機關(guān)各部門可公開的政務(wù)文件，建成動態(tài)文件數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)絡(luò)上嘗試提供現(xiàn)行文件分類檢索查詢服務(wù)。與軟件合作開發(fā)“棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)”，利用自動采集與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)區(qū)電子公文網(wǎng)入網(wǎng)單位網(wǎng)內(nèi)收文、發(fā)文自動記錄、自動分類、自動歸檔，初步建構(gòu)起基于棲霞區(qū)電子政務(wù)平臺的電子文件中心。

2、建立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，創(chuàng)新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內(nèi)的聲像檔案的收集、儲存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，對聲像檔案的利用越來越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區(qū)有線電視臺、《棲霞簡報》在內(nèi)的區(qū)內(nèi)新聞媒體及各街道、部門產(chǎn)生的數(shù)量愈發(fā)龐大的聲像檔案資源，使其發(fā)揮更大社會效用，成為棲霞區(qū)檔案局(館)在檔案信息化建設(shè)中又一個工作的重點。在棲霞區(qū)檔案局(館)的積極推動下，棲霞區(qū)委、區(qū)政府成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區(qū)委、區(qū)政府牽頭，區(qū)四大辦公室、區(qū)委宣傳部、區(qū)級機關(guān)工委、區(qū)文化局等部門以及區(qū)屬各街道工委參與，區(qū)檔案局具體負責。管理中心成立以來，共收集、整理、數(shù)字化黨和國家領(lǐng)導人來區(qū)視察、考察的各類照片以及反映全區(qū)政治、經(jīng)濟、文化、教育、衛(wèi)生、工業(yè)、農(nóng)業(yè)和社會事業(yè)等方面的照片1萬余張，以及從區(qū)有線電視臺收集歷年節(jié)目影像資料，并在此基礎(chǔ)上建立“數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)”與“音頻、視頻檔案管理系統(tǒng)”兩個子系統(tǒng)。

3、開通棲霞區(qū)檔案門戶網(wǎng)，拓展檔案信息化服務(wù)新渠道。棲霞區(qū)檔案局開通自己的門戶網(wǎng)站──棲霞檔案網(wǎng).網(wǎng)站基于JS技術(shù)搭建，使用智能化后臺管理系統(tǒng)，做到操作簡便、權(quán)責明確、內(nèi)容豐富，既適應(yīng)政府機關(guān)工作又符合群眾瀏覽查詢需要。網(wǎng)站設(shè)置14大板塊，內(nèi)容囊括局(館)介紹、政務(wù)公開、檔案查詢、現(xiàn)行文件查詢、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)指導、工作動態(tài)、網(wǎng)上展廳、棲霞區(qū)大事記、政府信息公開等內(nèi)容。網(wǎng)站充分利用網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、開放性、動態(tài)性和非線性等特點，在網(wǎng)上公布館藏指南和檢索目錄，定期進行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯(lián)網(wǎng)上開辟了一個為社會各界服務(wù)的新渠道。目前網(wǎng)站上載開放檔案目錄4000多條，訪問人數(shù)與日俱增，初步顯現(xiàn)檔案門戶網(wǎng)站社會效益。

五、踐行標準、制定規(guī)范，嘗試檔案信息化標準規(guī)范建設(shè)

沒有規(guī)矩不成方圓。棲霞區(qū)自檔案信息化建設(shè)啟動伊始，棲霞區(qū)檔案局(館)便十分注重標準化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。一方面認真學習、領(lǐng)悟我國已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標準，并努力踐行這些標準;另一方面依據(jù)具體實踐經(jīng)驗，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展趨勢，評價并修訂現(xiàn)有的標準，逐步建立適應(yīng)棲霞區(qū)自身特點的標準體系。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理條例》、《南京市檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合棲霞區(qū)的實際情況，經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府同意，棲霞區(qū)檔案局(館)制定了《棲霞區(qū)電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對電子文件的操作進行嚴格的控制，提出具體要求。依據(jù)“辦法”，全區(qū)近70家單位的檔案室實現(xiàn)現(xiàn)行文件實施入庫，每個季度向區(qū)檔案館報送一次聲像檔案，進一步規(guī)范了全區(qū)檔案信息化建設(shè)工作。

六、加強培訓、提高能力，重視檔案信息化人才隊伍建設(shè)

信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng),提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能,是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)。棲霞區(qū)檔案局在全區(qū)檔案人員計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)整體水平不高的情況下，加大了對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準備。一是積極參加各級舉辦的計算機應(yīng)用技能培訓班和檔案信息化培訓班，經(jīng)培訓絕大多數(shù)人都通過了公務(wù)員計算機應(yīng)用技能考試，掌握了檔案信息化基礎(chǔ)知識，大部分檔案人員都能夠獨立開展文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和基本維護工作;二是積極組織部分從事計算機應(yīng)用的人員參加政府信息化領(lǐng)導小組舉辦的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓、協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓及信息安全培訓等;三是定期對本區(qū)檔案人員開展培訓，培訓內(nèi)容包括計算機基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運行等方面的知識與技能。在工作中，棲霞區(qū)檔案局還安排人員定期到各個部門進行信息化指導，遇到有關(guān)信息化方面的疑問，始終做到有求必應(yīng)、不厭其煩、耐心指導。經(jīng)過努力，全區(qū)檔案人員信息化技能水平大大提高。

七、嚴格紀律、落實規(guī)定，確保檔案信息安全保障體系建設(shè)

信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案信息安全問題成為檔案信息化建設(shè)成敗與否的關(guān)鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩(wěn)定性、檔案信息內(nèi)容服務(wù)安全、檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、知識產(chǎn)權(quán)以及涉密檔案安全保密等方面內(nèi)容。棲霞區(qū)檔案局(館)切實落實國家及省、市相關(guān)部門對加強信息安全保障工作的各項規(guī)定和要求，構(gòu)建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環(huán)境，確保檔案信息安全。

1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，實現(xiàn)局(館)24小時實時監(jiān)控;加強對檔案館計算機管理系統(tǒng)的監(jiān)管，每臺計算機實行定人定崗制度，其他人員未經(jīng)同意不得隨意使用，微機房工作人員不得將與工作無關(guān)的光盤、磁盤上機使用，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全;加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效;檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)實行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別運行在兩臺服務(wù)器上，并在外網(wǎng)上加了硬件防火墻，外網(wǎng)主要運行檔案門戶網(wǎng)站，內(nèi)網(wǎng)主要運行館內(nèi)的0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)軟件，并與政務(wù)網(wǎng)相連;加強身份認證和密鑰等管理，使用網(wǎng)絡(luò)行為控制系統(tǒng)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》，嚴格執(zhí)行保密制度。在“棲霞區(qū)檔案管理系統(tǒng)”軟件制作及檔案全文數(shù)字化過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，杜絕檔案資料外泄情況的發(fā)生。建成后的“棲霞檔案管理系統(tǒng)”設(shè)置嚴格的身份鑒別、訪問控制和加密存儲等安全保密措施。同時，棲霞區(qū)檔案局還制定《棲霞區(qū)檔案局保密制度》、《棲霞區(qū)檔案局微機房管理制度》等一系列規(guī)章制度，要求全局人員提高保密意識，嚴格按照保密制度執(zhí)行，切實加強信息化條件下的保密工作，提高防范高技術(shù)竊密的能力。外網(wǎng)信息發(fā)布方面，實行定人定責，嚴格遵守相關(guān)的安全保密制度，非開放的檔案信息一律不上外網(wǎng)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息要經(jīng)過嚴格的劃控和鑒定，確保所有上網(wǎng)信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。

八、檔案信息化建設(shè)中面臨的困難和問題

1、檔案信息化建設(shè)的持續(xù)快速發(fā)展急需專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫維護人員和專業(yè)計算機操作人員,目前檔案局人員結(jié)構(gòu)老化，專業(yè)人才嚴重缺乏，急需專業(yè)人員來加強檔案信息化建設(shè)與管理。

2、檔案工作人員對檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標還不十分明確，資源共建與共享意識不強，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，局限于檔案庫收藏資料、貯存檔案的一般性水平。

3、檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)還處在低層次的起步階段。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案網(wǎng)站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內(nèi)容還不能體現(xiàn)檔案工作的特色，無法滿足社會各方面利用檔案網(wǎng)站查閱利用檔案信息的需要。

2xxx年棲霞區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關(guān)心指導下，取得了一定成績，發(fā)揮了較好服務(wù)功能，產(chǎn)生了一定社會效應(yīng)，但同時也深刻體悟到信息技術(shù)的日新月異與廣大檔案利用者對數(shù)字檔案需求的多元化、復雜化、個性化。在新的起點上，棲霞區(qū)檔案局檔案信息化建設(shè)將從所肩負的社會責任出發(fā)，通過有效履行服務(wù)職責來完善自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境,并從社會中獲取自身發(fā)展的不竭動力。同時，本著求真務(wù)實的工作態(tài)度，加大檔案信息化建設(shè)資金投入，加強檔案信息化資源建設(shè)，完善檔案信息化標準規(guī)范，強化檔案信息化人才隊伍建設(shè)，保障檔案信息化數(shù)據(jù)的安全，進一步整體推進檔案管理信息化和現(xiàn)代化進程。我們堅信，唯有充分認識檔案信息化建設(shè)與社會發(fā)展的關(guān)系,努力構(gòu)建全新的多元檔案信息服務(wù)體系，才是檔案信息化建設(shè)的最終目的，才能真正推動棲霞檔案工作更好更快發(fā)展。

請結(jié)合文秘工作，談?wù)剻n案管理的重要性以及對未來檔案管理的發(fā)展的思考

　　論做好文秘工作促進檔案管理工作
　　一、提高對文秘工作重要性的認識

　　文秘工作是以領(lǐng)導機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
　　一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導者的決策提供輔助性工作。
　　二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?br>　　三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
　　二、加強檔案管理勢在必行
　　文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
　　首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導部門的精神；為設(shè)計人員提供學習進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
　　其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
　　三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)
　　文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
　　一要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導決策提供信息的方向性和準確性。
　　二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
　　三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導工作和決策服務(wù)的科學性和安全性。
　　四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
　　五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴格把關(guān)。
　　其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負起責任。

　　四、結(jié)束語

　　作為一名文檔工作人員必須嚴把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

風險管理工作建議和一些意見

凡事都存在著風險，無論是金融投資還是技術(shù)操作都存在著方方面面的風險。加油站也是一樣存在著風險的。我們沒辦法不承擔風險，但我們可以用科學的方法盡量的去避免。加油站就存在著如下幾種風險：

1加錯油

由于加油站銷售的油品一般有三種也就是93#汽油、97#汽油還有0#柴油。現(xiàn)在市場上的汽油車跟柴油車也沒有很明顯的感官區(qū)別。造成加油員加錯油的風險大大的增加。加錯油又分好幾種情況：

a 兩種汽油互相加錯，這種情況還是比較好處理的，對車不會有實質(zhì)性的損傷。只要跟客戶協(xié)商著處理就可以啦。

b 就是柴油跟汽油互相加錯，這種情況就非常的嚴重。去過還沒啟動發(fā)動機，送去洗車就可以啦，如果是啟動了，就要維修引擎了。賠款就是避免不了了。

所以加錯油加油站工作最大的忌諱。怎樣才能更好的去避免這種重大錯誤呢?

首先我們要保持最清醒的頭腦，加油之前要確認清楚司機或客戶要加油的品號，是不是加滿等。但是我們做好自己還是不夠的，也要確認跟司機溝通的沒有存在誤解的情況。例如，經(jīng)常遇到的就是“我們問‘先生93加滿嗎?！緳C‘嗯’我們拿槍要加油的時候他說出一句‘柴油加100’”。所以我們做好自己的同時也要跟司機溝通好;正確的問法就是“先生你好，你加什么油，加滿嗎?”給客戶一個反應(yīng)的時間，讓客戶也保持好清醒頭腦。同時我們打開郵箱蓋的同時要注意去查看標識。正常情況下都會貼個警告。做進一步確認。提示清零的時候也可以提示“先生你好，93#汽油，油表清零了請看一下?！?。

2刷錯卡

經(jīng)常遇到一種情況就是，拿著中國石化或者中化的卡到中國石油的加油站加油刷卡。那是刷不了的，如果是私家車的話還好，他可以付現(xiàn)金或者刷信用卡，或者信用卡。如果是公用車的話，就麻煩了，因為很多公車是定點加油的，也就是固定在一個站或者一個的加油站加油的，用其他的方式付款報不了帳，處理起來相當?shù)穆闊?。所以我們加油的時候要盡量去詢問是刷卡還是現(xiàn)金，刷卡時刷加油卡還是銀聯(lián)卡。刷加油卡的話我們這邊只能刷中國石油的卡。有的客戶會拿卡問我們能不能刷，我們要確認是不是這邊的中國石油的油卡。 3短款

做零售的，總是跟錢打交道的，每天都是收錢找錢的，少錢那是經(jīng)常的事。多的話每天少個幾百塊，少的一兩塊都是很經(jīng)常的。短款是少在那個環(huán)節(jié)呢，怎樣才能更好的去避免呢? 想一下有幾個可能，a 錢忘收或者找錯。b 刷卡沒進去便利店里面刷也就是跑單了。c 加柴油的時候太忙了沒住意司機自己偷偷二次清零了。d 員工把錢私吞了，這種情況比較少。 所以我們要管理好自己手上的錢，收錢找錢的事后要看清楚，想清楚了在找。這種事急不得，一急就容易犯錯誤了。刷卡的時候要喊大聲一點，讓里面的聽得清楚，不是很忙的時候要跟緊一點，不過跟的話要最好是走在客戶前面，讓客戶以為我們是在引導帶路。加油時最好是加完這一臺再加下一臺，人盡量要在現(xiàn)場。車多的話，柴油車油加得多，時間較長，經(jīng)常會掛槍，但槍掛著也要經(jīng)?；厝タ匆幌麓a數(shù)表，及時發(fā)現(xiàn)異常情況。

1.把握三個基本原則：一是堅持全面推進、突出重點。要主動把廉政風險防范管理融入新農(nóng)村建設(shè)，抓住重點對象、重點部位、重點領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，查找廉政風險，不斷完善業(yè)務(wù)流程、審批程序和民主實踐，規(guī)范和制約權(quán)力運行。二是堅持邊查邊改、注重實效。要善于抓住重點與共性的廉政風險，有針對性的制定防范措施，加強制度建設(shè)，強化監(jiān)督檢查，確保廉政風險防范管理工作不斷取得實效。三是堅持學習實踐、探索創(chuàng)新。要不斷總結(jié)成功經(jīng)驗，加強廉政風險防范管理工作的宣傳、教育和培訓，指導實踐創(chuàng)新。要以廉政風險防范管理為平臺，把現(xiàn)代管理理念融入村級事務(wù)管理，著力提高村級干部的科學管理能力，推動農(nóng)村預防腐-敗工作長效機制建設(shè)。

2.抓好四個關(guān)鍵步驟。一是查找廉政風險。查找廉政風險是做好廉政風險防范管理工作的基矗要明確查找依據(jù)，結(jié)合農(nóng)村工作實際，采取順推法或逆推法，認真查找思想道德、崗位職責、業(yè)務(wù)流程、制度機制、外部環(huán)境等方面的廉政風險。二是制定防控措施。制定防控措施是做好廉政風險防范管理工作的重要保證。針對查找確定的各類風險，按照風險發(fā)生幾率和危害程度，確定風險等級和采取工作措施的力度，有效防范廉政風險。三是加強檢查考核。加強檢查考核是確保廉政風險防范管理工作取得實效的重要手段。要建立和完善廉政風險防范管理考核制度，堅持定性分析與定量分析相結(jié)合，加強對風險防范各項措施落實情況的考核評估。四是完善操作規(guī)程。完善操作規(guī)程是廉政風險防范管理工作深入推進的客觀要求。要緊緊圍繞制定方案、貫徹執(zhí)行、檢查考核、調(diào)整修正四個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，根據(jù)自身考核評估結(jié)果，及時糾正存在的問題，完善工作程序。要結(jié)合城鄉(xiāng)經(jīng)濟社會發(fā)展一體化新格局的要求，及時調(diào)整風險內(nèi)容和防控措施，逐步建立健全監(jiān)督檢查、考核評估、糾錯整改和責任追究機制，在此基礎(chǔ)上，推進新的工作循環(huán)。

3.處理好四方面關(guān)系。一要處理好點、線、面的關(guān)系。既要重視查找崗位風險，也要認真查找流程、程序和制度機制等方面的廉政風險，著力形成以崗位為點、以程序為線、以制度為面的廉政風險防控機制。二要處理好數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系。既要重視查找廉政風險的數(shù)量，體現(xiàn)全面性，更要注重查找到的風險質(zhì)量，體現(xiàn)準確性。三要處理好形式和效果的關(guān)系。要立足實際，創(chuàng)新形式，堅持用好的形式推動工作落實。四要處理好整體與局部的關(guān)系。各鎮(zhèn)要按照《關(guān)于在全區(qū)推進廉政風險防范管理工作的意見(試行)》，整體推進廉政風險防范管理工作，做到有計劃、有執(zhí)行、有考核、有修正，循環(huán)推進。要督促機關(guān)各科室主動與上級主管部門聯(lián)系溝通，把上級主管部門對業(yè)務(wù)工作的具體要求落實到工作實踐之中;要結(jié)合各村特點，進行有針對性的指導，幫助村級查找廉政風險，制定防范措施，通過局部工作的落實，推進整體工作的深入開展。

4.做到三個同步推進。一是與深入開展學習實踐科學發(fā)展觀活動和領(lǐng)導干部作風建設(shè)年活動同步推進。將影響和制約科學發(fā)展的`突出問題和領(lǐng)導干部黨性黨風黨紀方面存在的突出問題，納入廉政風險防范管理。二是與農(nóng)村“三級聯(lián)創(chuàng)”同步推進。不斷豐富廉政風險防范管理工作的內(nèi)容與形式，把查找確定的廉政風險納入農(nóng)村“兩委”任期承諾制，公開風險內(nèi)容和防范措施，主動接受群眾監(jiān)督。三是與落實市紀委加強農(nóng)村黨風廉政基本制度建設(shè)的意見同步推進，探索農(nóng)村重大項目廉政風險防范管理，針對查找確定的廉政風險，健全完善農(nóng)村集體資金、資產(chǎn)、資源管理等基本制度，為新農(nóng)村建設(shè)提供制度保障。

風險管理是一門新興的管理科學，起源于上世紀30年代的美國，70年代后世界各主要發(fā)達國家都開始進行風險管理研究，并逐漸形成了風險管理標準。隨著我國加入WTO，企業(yè)管理標準逐步與國際接軌，風險管理越來越受到企業(yè)的重視。今年，我局進一步加大了風險管理工作力度，編發(fā)了《全面風險管理暫行辦法》，還專門聘請專家講課，組織培訓學習，在全局范圍內(nèi)開展了風險初始信息收集和風險辨識工作，為后續(xù)的全面風險管理工作的深入進行奠定了良好基礎(chǔ)?？梢哉f，20xx年是我局的“風險管理年”。

辦公室作為一個單位的神經(jīng)中樞，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。辦公室工作的好壞直接關(guān)系到一個單位工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣，直接影響到單位的對外形象。由于辦公室業(yè)務(wù)獨有的復雜性、多樣性和靈活性的特點，也是風險易發(fā)區(qū)和多發(fā)區(qū)，一旦發(fā)生辦公風險事故，將對整個企業(yè)的工作和形象造成嚴重影響。因此如何做好辦公室風險源點的辨識工作，制定防范措施，加強風險管理，實現(xiàn)辦公風險從事中、事后彌補轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A控的閉環(huán)管理，是一個非常值得探討的問題。

辦公室工作職能由文秘工作、文檔工作、保密工作、信訪工作、公關(guān)接待、辦公信息化、新聞工作等多個方面組成，其中風險因素主要集中于文件管理、印章管理、檔案管理、保密工作四個方面。

一、文件管理風險。文件管理是指公文的擬制、辦理、整理、歸檔、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件管理中存在的風險主要集中在文件的審批、轉(zhuǎn)發(fā)、辦結(jié)等環(huán)節(jié)，包括文件未及時報送領(lǐng)導審批、未及時轉(zhuǎn)發(fā)給承辦科室、未督促科室按時辦結(jié)和重要文件多環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)后丟失等風險。

對于未及時將文件報送領(lǐng)導審批的風險，文件管理人員在收到文件時首先要快速瀏覽文件，根據(jù)文件時限要求，區(qū)別處理。對符合規(guī)定的公文，辦公室應(yīng)先進行登記，并提出擬辦意見送負責人批示，根據(jù)領(lǐng)導的批閱意見交有關(guān)科室辦理或閱知。對于緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限，若主管領(lǐng)導不在，可先交有關(guān)部室閱知，再報有關(guān)領(lǐng)導審批，以免貽誤工作。

對于未及時將文件轉(zhuǎn)發(fā)承辦科室的風險，要建立科室文件管理制度，落實文件運轉(zhuǎn)、管理責任。在領(lǐng)導批示后，按照批示意見，及時發(fā)送相關(guān)科室承辦，不得延誤。負責公文運轉(zhuǎn)的人員在文件送出合理時限內(nèi)要與承辦科室聯(lián)系，掌握文件運轉(zhuǎn)情況。對需要由有關(guān)科室辦理的特急件，在報送領(lǐng)導批辦的同時，應(yīng)與有關(guān)承辦科室提前溝通，請其先行做好相關(guān)準備工作，并做好后續(xù)督促工作。

對于未督促科室按時辦結(jié)的風險，要嚴格遵照單位對于辦文時限的規(guī)定。辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。建立階段性重點工作督辦提醒臺賬，跟蹤公文辦理進度。

對于重要文件多環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)后丟失的風險，文件管理人員在領(lǐng)取文件時，要與文件收發(fā)清單仔細核對，從源頭上防止文件缺失。在文件運轉(zhuǎn)過程中嚴格執(zhí)行文件簽收制度，跟蹤文件辦理流程，做到當日文件當日清。平時工作中要加強文件跟蹤管理，密切關(guān)注文件去向。

二、印章管理風險。印章管理是指印章的刻制、發(fā)放和回收、保管和使用。近年來，隨著電子印章的使用，也給印章管理帶來了新的風險源點。印章管理的風險點最主要體現(xiàn)在印章違規(guī)使用和丟失風險。

印章使用風險防范措施。建立嚴格的用印審批程序，單位及各部室對外提交的各種文本需加蓋單位印章的，要視用印文本形式不同采取不同的審批程序。

印章管理人員用印前要做到確切了解用印內(nèi)容是否在規(guī)定范圍內(nèi)，對文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況認真核對，審核是否符合用印手續(xù)，確認無誤后方可蓋印，不允許不看內(nèi)容盲目蓋印，不允許在空白信箋上蓋印。重要材料底稿應(yīng)在辦公室留存一份。

各部室要建立印章使用登記簿，專門記錄印章的使用情況，以備存查。用印后，印章使用登記簿和印章使用審批單作為用印憑據(jù)由印章管理人員留存，定期歸檔。 印章丟失風險防范措施。為防止印章丟失，應(yīng)明確印章管理的相關(guān)規(guī)定，原則上使用正式印章要在辦公室內(nèi)，不許帶出單位。確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫印章使用單，載明事項，經(jīng)辦公室主管領(lǐng)導批準后，由印章保管人同經(jīng)辦人共同攜帶使用。平時印章保管必須存放在保險柜內(nèi)，不得隨意放置。

三、檔案管理風險。檔案是企業(yè)在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價值在于其內(nèi)容中所蘊含的知識。一位業(yè)高管曾經(jīng)說過：一個的管理水平取決于這個的檔案管理水平。

檔案管理中的風險最主要體現(xiàn)在檔案的保管上，包括：沒有按照管理制度要求保管，造成檔案的損壞或丟失;沒有按照期限保管，導致不夠保管年限的檔案提前銷毀;沒有建立相關(guān)借閱手續(xù)將原始檔案借出，或沒有按時歸還借閱檔案，導致檔案的丟失;對銷毀檔案沒有進行造冊登記;銷毀檔案時未經(jīng)審批鑒定隨意銷毀檔案等。防范檔案管理工作中的風險。

要做好以下五個方面：

要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障。

要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

要及時做好檔案歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子信息系統(tǒng)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。

要嚴把檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好檔案管理的關(guān)鍵。

高質(zhì)量、低風險的檔案管理來源于領(lǐng)導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。

四、保密工作風險管理。保密工作，是指為達到“保密”目的所采取的手段和措施。保密工作的主要風險包括：對保密文件的保密范圍、級別、期限的確定、變更和解密沒有按規(guī)定執(zhí)行;對保密文件的制作、收發(fā)、傳遞、保管沒有按規(guī)定執(zhí)行;對密碼設(shè)備沒有妥善保管、

使用;沒有按規(guī)定保守客戶秘密等。

對于保密工作風險源點的管理措施，一是要嚴格保密制度，健全組織機構(gòu)，明確崗位職責，加強宣傳教育，使干部員工具備保密意識，做到不該問的不問，不該說的不說，不該看的不看，不該記錄的不記錄。二是加強對保密環(huán)節(jié)的管理，對于涉密文件、檔案、傳真件、影音資料、會議記錄等內(nèi)容要妥善保管，不得隨意打印、復印、發(fā)送、借閱等。三是發(fā)現(xiàn)秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時應(yīng)立即采取補救措施并及時報告，立即做出相應(yīng)處理。

辦公室工作職能范圍廣、工作頭緒雜、敏感問題多、協(xié)調(diào)任務(wù)重，風險源點無處不在，要想達到防范、化解，最終杜絕風險的目的，方法只有一個，那就是要在日常工作中熟知風險點，將按制度辦事、按規(guī)范操作培養(yǎng)成良好的工作習慣，這樣才能防止由于不良的操作習慣引發(fā)的各類風險事件。辦公室工作風險管理，要秉承高標準、嚴要求的理念，對辦公業(yè)務(wù)風險點實現(xiàn)常態(tài)化管理，從源頭上進行梳理，從制度上進行規(guī)范，從流程上進行固化，從執(zhí)行上進行管控，從根本上避免或杜絕風險點演變?yōu)轱L險事故，為將辦公室建設(shè)成服務(wù)好、管理好、形象好的規(guī)范化部門奠定基礎(chǔ)，為的全面風險管理做出貢獻。

如何提高檔案管理水平和檔案利用率

如何提高檔案管理水平和檔案利用率
建立完善的檔案管理體制
　　對于檔案管理工作來說，它主要是建立在運行機制的基礎(chǔ)之上的。從管理方面來剖析，進行檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定進行，重視管理的宏觀把握，加強檔案管理的科學化管理，從而有效的提高工作效率。在此過程中，應(yīng)該加強各個部門積極配合，將檔案管理工作認真落實下去，同時，還要對檔案管理工作進行探究，構(gòu)建健全的管理機制，重視采用工作的責任制，將責任落實到每一個人頭上，認真落實專人專崗制度，從而構(gòu)建一個健全合理的審核制度。通過這樣進行檔案管理工作能夠有效的調(diào)動工作人員的工作積極性，鼓舞工作人員的工作士氣，從而使檔案管理工作變得更加標準化和規(guī)范化，避免工作中出現(xiàn)玩忽職守的現(xiàn)象。除此之外，一些上級領(lǐng)導應(yīng)該重視檔案管理工作的重要性，加大對各個部門檔案管理工作的管理和監(jiān)督力度，提高工作審核的質(zhì)量，從而使檔案管理工作順利的進行，構(gòu)建一個科學化的管理機制。
加快檔案管理信息化建設(shè)
　　所謂的信息化檔案管理，就是利用比較現(xiàn)代化的信息技術(shù)將一些檔案管理資料和信息進行統(tǒng)一化的管理、歸類、處理和保存，是國家檔案管理總局進行統(tǒng)一制定和規(guī)劃的一種形式，通過檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，從而為社會提供更加便捷和優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，從而實現(xiàn)科學化的檔案管理，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效的提高工作效率，還能夠有效的落實科學化的管理工作，使檔案管理工作跟上時代的步伐，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理進程以滿足現(xiàn)代化社會飛速發(fā)展的需要。同時，單位應(yīng)該加大對檔案管理工作的投資，不斷增添新的硬件設(shè)施，從而擁有現(xiàn)代化多樣化的檔案載體。除此之外，在管理過程中應(yīng)該構(gòu)建一個完善的管理機制，構(gòu)建一個信息關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)一個專門的檔案管理室，逐漸建立電子檔案，并利用現(xiàn)代化的電子通訊技術(shù)進行信息之間的交流和傳遞，從而在構(gòu)建檔案管理工作中進行科學化、自動化的管理。
促進檔案管理標準化建設(shè)
　　在檔案管理過程中，為了實現(xiàn)科學的檔案管理工作，就應(yīng)該將檔案管理資料進行標準化的管理，改善檔案管理和保存的環(huán)境和條件，加強檔案管理設(shè)施的保養(yǎng)和維修。在此過程中，單位應(yīng)該建立一個專門的檔案保存室，并招聘專門的保管工作人員將這些檔案資料進行妥善的保管，從而有效的提高管理的工作效率。所以，在檔案管理中應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，改變過去陳舊的管理思想觀念，不斷提升檔案的監(jiān)督力度，同時，在監(jiān)督過程中應(yīng)該在第一時間將檔案的開發(fā)與管理工作進行有針對性的審核，在保證正確進行檔案管理工作的同時努力做到最好。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該相應(yīng)的構(gòu)建一個健全的檔案評估機制，積極引用比較先進的檔案管理硬件設(shè)施，采用現(xiàn)代化的管理模式，從而實現(xiàn)檔案管理的科學化，保證今后檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
　　檔案管理工作事實上屬于一種持續(xù)性非常強的一項工作，這就要求管理工作人員具備較強的專業(yè)素質(zhì)。隨著社會的飛速發(fā)展，人才市場對人才的要求也越來越高，各個檔案管理單位要求人才不僅要具備一般的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該使上崗人員具備現(xiàn)代化的管理能力，從而為現(xiàn)代化的科學化檔案管理奠定基礎(chǔ)。在進行科學化的檔案管理的時候，就應(yīng)該要求工作人員具備較強的工作能力和較高的素質(zhì)，具備現(xiàn)代化的管理思想，這對于檔案管理工作的未來發(fā)展意義深遠。