房屋檔案信息化建設

檔案信息化建設要做好，需要解決下列幾個問題：
1、要有電腦室建設，將電腦維護好；
2、要有專門的電腦操作人員；
3、要有一款好用、適用的檔案管理軟件，如果找不到對口的，就選萬能檔案，在百度上搜“萬能檔案”就可以下載到；
4、根據(jù)單位的檔案特點，建立相應的檔案管理模板，然后將檔案轉為電子文件保存到軟件里就可以了。

對高校房產(chǎn)檔案信息化管理及探討？

摘要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢下的房產(chǎn)檔案管理也需做出相應的調(diào)整。而計算機在高校管理中的普遍應用正為高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設準備了條件，利用信息化管理手段來管理房產(chǎn)檔案，是提高高校房產(chǎn)管理水平的一個重要途徑。本文從高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難入手，探討了房產(chǎn)檔案管理的信息化建設的具體措施。
高校房產(chǎn)管理是高等學校的房管部門對學校房屋財產(chǎn)、教職工住房以及與之相關一系列事務進行的管理工作，是高校管理機構的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產(chǎn)檔案，是學校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權轉移、房屋變更等房產(chǎn)權屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。隨著計算機在高校管理中的普遍應用，如何將現(xiàn)代信息處理技術與房產(chǎn)檔案管理相結合，提高房產(chǎn)檔案的利用價值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難
1.1領導重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡辦公的方法，依然習慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1.2技術手段落后目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認知度、參與度等都遠低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經(jīng)有運用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發(fā)揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設
2.1提高對檔案管理信息化建設的認識要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設的重要意義?？茖W技術的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會進步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應社會發(fā)展的要求。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2.2推進房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進程實現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務和經(jīng)營功能。
2.3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)為了全面、準確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復制等功能建立起完整準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務的特點不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權狀況等房屋產(chǎn)權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。
2.4建立準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權人產(chǎn)權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調(diào)控提供科學的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍數(shù)據(jù)進行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調(diào)控手段，使學校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
2.5提高管理人員的綜合素質(zhì)檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應正視自己的業(yè)務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業(yè)務文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務功能。
3．小結
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入。降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

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如何加強房地產(chǎn)信息化建設

房地產(chǎn)企業(yè)在進行信息化建設的初期，其外部信息化程度不高是制約產(chǎn)業(yè)推進信息化建設的瓶頸問題，主要表現(xiàn)在企業(yè)間的信息集成和共享、與外部聯(lián)系的標準化技術等方面。
隨著世界經(jīng)濟一體化、知識經(jīng)濟、網(wǎng)絡經(jīng)濟、信息社會的到來，房地產(chǎn)企業(yè)要想在世界競爭的大環(huán)境中取勝，必須加速信息化建設的進程。只有熟悉到信息化建設的重要性和發(fā)展趨勢，才能夠“促進治理創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)升級，增加經(jīng)濟效益，提高企業(yè)的市場競爭能力和生存能力”。

一、房地產(chǎn)企業(yè)信息化的現(xiàn)狀及特點
房地產(chǎn)是典型的資金密集型行業(yè)，具有投資大、周期長、風險高、項目地域性強與政策性強等特點。隨著國家宏觀經(jīng)濟的調(diào)控和住房商品化的改革，房地產(chǎn)企業(yè)和房地產(chǎn)市場向有序化、規(guī)?；?、品牌化、規(guī)范運作方向轉型。
房地產(chǎn)開發(fā)商是建設鏈的龍頭，管理貫穿項目全生命周期：投資可研、項目立項、前期預備、招投標、項目施工、竣工驗收、項目銷售、物業(yè)治理等。但開發(fā)企業(yè)并不是直接生產(chǎn)企業(yè)，需要在開發(fā)過程中聯(lián)合本行業(yè)中其他優(yōu)秀的上下游企業(yè)，建立業(yè)務關系緊密、經(jīng)濟利益相連的資源聯(lián)盟，從而實現(xiàn)優(yōu)勢互補，適應社會化大生產(chǎn)的競爭環(huán)境，共同增強市場競爭實力，達到多贏的目標。
所以協(xié)同建設是房地產(chǎn)開發(fā)的行業(yè)特征。房地產(chǎn)項目治理也不是狹義的企業(yè)內(nèi)部業(yè)務流程，而是擴展為廣義的企業(yè)間業(yè)務協(xié)作。這種經(jīng)濟資源聯(lián)盟體是具有社會協(xié)作關系的企業(yè)群體形態(tài)，由規(guī)劃、設計、施工等過程形成房地產(chǎn)產(chǎn)品，隨后由社會部門再按業(yè)務關系構成經(jīng)濟信息和經(jīng)濟交易網(wǎng)絡提供服務。
二、房地產(chǎn)企業(yè)信息化的解決方案
從房地產(chǎn)的企業(yè)的特點和應用體系結構方面來分，信息化解決方案可以規(guī)劃為：協(xié)同建設管理解決方案、企業(yè)經(jīng)營管理解決方案、電子商務解決方案、決策支持解決方案。面向各大中小型房地產(chǎn)主要包括：投資型房地產(chǎn)、房地產(chǎn)項目管理、集團級房地產(chǎn)、售樓、地產(chǎn)、物業(yè)管理、房地產(chǎn)中介等。
1、企業(yè)協(xié)同辦公
主要包括：辦公自動化、人力資源管理、檔案管理、知識中心、財務管理等，是企業(yè)管理的系統(tǒng)組成，其中辦公自動化系統(tǒng)主要針對企業(yè)在日常辦公、協(xié)同工作等的信息化應用，在整個信息系統(tǒng)建設規(guī)劃中既是相對獨立的應用之一，同時又為其他信息系統(tǒng)的建立提供平臺上的支持。其他信息系統(tǒng)的建立也有對交流、協(xié)作、協(xié)同方面的需求，可以利用辦公自動化信息系統(tǒng)的協(xié)作平臺，建立新型的、面向網(wǎng)絡的新型應用，提高信息傳遞與共享，對辦公和日常事務（行政、業(yè)務）信息的廣泛集成和充分運用；按個人、部門、事項進行自動分類管理，對日常工作及各項事務進行詳細地記錄與統(tǒng)計，從而提高管理水平，為決策提出信息支持。
2、生命周期項目管理
項目管理系統(tǒng)基于進度計劃為主線、合同為約束、成本控制為目標的項目管理思想，采用項目管理循環(huán)體系為管理控制模型，以解決房地產(chǎn)開發(fā)過程中項目管理的目標不明、職責不分、核算不清、監(jiān)管不力等問題，加強對項目的事前控制和分析決策能力。
系統(tǒng)立足于項目管理的有三大要素：專業(yè)（功能、質(zhì)量、生產(chǎn)能力等）目標、工期目標和投資（成本、投資）目標。三者共同構成項目管理的目標體系。
項目前期所做的工作決定了項目目標，主要包括投資目標、進度目標和質(zhì)量目標，這三個目標是工程管理的核心內(nèi)容。
投資管理包括投資目標的確定、投資計劃的編制以及投資控制。 進度管理包括進度目標的確定、進度計劃的編制以及進度控制。 質(zhì)量管理包括質(zhì)量目標的確定、質(zhì)量計劃的編制以及質(zhì)量控制。 根據(jù)項目的實際情況，首先確定項目進度計劃，然后確定質(zhì)量管理計劃和投資計劃；在項目實施過程中需要進度管理、投資管理、質(zhì)量管理、招投標管理、合同管理、組織協(xié)調(diào)、安全管理、環(huán)保管理、文檔管理等工程要素貫穿其中，并相互配合，以保證項目順利實施。
建設項目的投資、進度和質(zhì)量目標密不可分，它們之間相互制約、相互影響，各個工程要素之間也是相互聯(lián)系的。從全過程集成化管理的角度看，既要保證管理要素的相對獨立性，又要加強要素之間的關聯(lián)，這樣才能既有利于專業(yè)化管理的需求，又有利于項目目標的總體控制。
系統(tǒng)面向建設過程全生命周期，包括的主要業(yè)務系統(tǒng)有：投資可研分析、項目立項、開發(fā)報建、招投標管理、合同管理、資金管理、進度管理、成本管理、物資管理、工程管理、設計管理、預結算管理以及企業(yè)資源庫、文檔管理等。
3、營銷管理
由于房地產(chǎn)行業(yè)客戶獲取成本昂貴，客戶的購買行為日趨理性化，二次購買率低，重復購買周期漫長，這就必然導致房地產(chǎn)企業(yè)難以維系客戶資源，使得客戶忠誠度不高。但也正因為產(chǎn)品的高價值性，決定了客戶資源對房地產(chǎn)企業(yè)的重要性?？蛻絷P系管理系統(tǒng)的實施將幫助房地產(chǎn)企業(yè)維護客戶資源，提升客戶忠誠度，挖掘客戶價值，在日趨激烈的競爭環(huán)境中形成自身的核心競爭力。
4、決策支持和報表管理
主要面向決策層和有需要的管理層。對項目和管理過程中的動態(tài)情況進行跟蹤和報表統(tǒng)計。從各個緯度和角度進行數(shù)據(jù)的挖掘，使領導層能對項目的進度、招投標情況、進度、成本、合同、資金的情況進行跟蹤和查詢。
三、房地產(chǎn)企業(yè)信息化建設的發(fā)展趨勢
未來房地產(chǎn)企業(yè)信息化建設的發(fā)展趨勢，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1、對于信息化的理解趨于理性
房地產(chǎn)企業(yè)信息化建設需要從企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略目標出發(fā)，綜合考慮企業(yè)中人、技術和治理的作用，綜合運用現(xiàn)代治理技術、信息技術；需要實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營全過程中的信息流、物流、資金流的有機集成和優(yōu)化運行，并在質(zhì)量、成本、進度等方面達到總體最優(yōu)，提高企業(yè)的應變能力和綜合競爭能力。因此，未來房地產(chǎn)業(yè)對于信息化建設的理解將趨于理性化。
2、對服務投資將持續(xù)增長而對硬件投資呈下降趨勢
相關調(diào)查表明，未來幾年房地產(chǎn)企業(yè)對IT投入的增加主要集中在服務方面，其對服務的投入在IT總投入中的比例將以年均5%-6%的速度增長，對硬件的投入則呈持續(xù)下降趨勢，其在IT總投入中所占的比例基本以年3%左右的速度遞減。
3、組織結構優(yōu)化推動業(yè)務流程重組
房地產(chǎn)企業(yè)原有的高聳型結構將逐漸被扁平化“動態(tài)網(wǎng)絡”結構所取代。信息化建設將使企業(yè)內(nèi)部外部的整合加速，整合周期縮短，從而促進企業(yè)組織結構的優(yōu)化，并最終推動企業(yè)流程的重組。房地產(chǎn)企業(yè)信息化建設將實現(xiàn)企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營活動的運營自動化、治理網(wǎng)絡化、決策智能化，其中協(xié)同辦公是基礎，決策智能化是頂峰。
4、房地產(chǎn)企業(yè)文化與信息化建設關聯(lián)日趨緊密
企業(yè)文化本質(zhì)屬于“軟文化”治理的范疇。房地產(chǎn)企業(yè)獨特的企業(yè)文化將通過其自我內(nèi)聚、自我改造、自我調(diào)控、自我完善和自我延續(xù)等功能，持續(xù)地推進企業(yè)信息化建設的進程。一方面，信息化建設需要企業(yè)文化強有力的支撐，未來房地產(chǎn)企業(yè)信息化的全面實施，依靠于先進企業(yè)文化營造的良好的企業(yè)環(huán)境和氛圍；另一方面，由信息化帶來的企業(yè)內(nèi)外部整合，將為企業(yè)文化的塑造提供便利。因此，房地產(chǎn)企業(yè)信息化與房地產(chǎn)企業(yè)文化建設將互為關聯(lián)、相互作用和影響。
5、企業(yè)信息化建設加速標準化的進程
房地產(chǎn)企業(yè)在進行信息化建設的初期，其外部信息化程度不高是制約產(chǎn)業(yè)推進信息化建設的瓶頸問題，主要表現(xiàn)在企業(yè)間的信息集成和共享、與外部聯(lián)系的標準化技術等方面。
隨著世界經(jīng)濟一體化、知識經(jīng)濟、網(wǎng)絡經(jīng)濟、信息社會的到來，房地產(chǎn)企業(yè)要想在世界競爭的大環(huán)境中取勝，必須加速信息化建設的進程。只有熟悉到信息化建設的重要性和發(fā)展趨勢，才能夠“促進治理創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)升級，增加經(jīng)濟效益，提高企業(yè)的市場競爭能力和生存能力”。

檔案信息化建設和檔案數(shù)字化建設有什么區(qū)別

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。