檔案信息化建設中存在問題

有關檔案管理存在的問題及對策

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一、當前檔案管理存在的問題

目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

(一)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

(二)檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。

(三)檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的`工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質(zhì)量越高。

(四)在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

二、提高檔案管理效率的對策

改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要有：

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

(二)調(diào)動檔案管理人員工作積極性檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業(yè)，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

1.增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2.更新觀念，實現(xiàn)自我價值。有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結自己對社會的影響。這要求相關領導人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認識。使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應的調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。

(三)檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業(yè)信息化建設過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結合，同步發(fā)展。

企業(yè)在制定信息建設規(guī)劃當中將檔案工作納入進去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設備、專門的部門負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應檔案自身的發(fā)展，另外也要適應企業(yè)信息化建設的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務、科研、外事等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設，為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

淺談縣級公安機關檔案信息化管理

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摘 要： 加強檔案信息化管理是目前縣級公安機關的緊迫任務,根據(jù)縣級公安機關檔案信息化管理工作現(xiàn)狀，本文作者從轉變觀念、加強培訓、科學建設、完善機制四個方面，對公安機關檔案信息化管理提出對策和建議。

關鍵詞： 公安機關　檔案管理 信息化

縣級公安機關檔案管理是一項非常重要的管理性工作，如何使其在打擊犯罪、保護人民和維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮重要作用，加強信息化管理是必由之路，它突破了傳統(tǒng)的思維理念，轉變了傳統(tǒng)的工作模式，整合了警務資源，提高了工作效率和質(zhì)量。因此，加強檔案信息化管理成了目前縣級公安機關的緊迫任務。經(jīng)過近幾年的努力，目前很多縣級公安機關檔案信息化管理平臺基本搭建完成，大規(guī)模的信息采集錄入也基本完成，但是少數(shù)單位的檔案管理員仍然存在著不會用、不能用、不愿用的問題，檔案信息化管理還處于低級階段。筆者現(xiàn)就如何加強縣級公安機關檔案信息化管理進行一些思考和研究，以期拋磚引玉。

一、檔案信息化管理存在的問題

目前，縣級公安機關檔案信息化管理還存在著許多問題，有個人主觀上的原因，也有信息化建設中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。

(一)存在“不愿用”的問題。這是制約信息化管理提升的第一大“難題”。其表現(xiàn)主要有三：一是思想保守“不愿用”。少數(shù)檔案管理員思想觀念守舊，總是習慣于傳統(tǒng)的工作模式，片面認為信息化管理既難學又不可靠，只會加重檔案管理員的工作負擔，對信息化應用存在著排斥心理和抵觸情緒，還停留在看門守攤、被動服務的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于簡單地整理文件歸檔、等待利用者上門查閱、應付上級機關檢查等等。二是工作受限“不愿用”。檔案信息化管理，要求檔案管理員嚴格遵循各類檔案規(guī)定，認真按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等工作必須嚴格按照規(guī)定的流程進行，從時間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核機制不健全，有些基層派出所對檔案管理系統(tǒng)往往是誰會用、誰用得好，誰就多干事，一旦出錯還會受到埋怨;不會用、不愿用的就在一邊看，不受累，還不承擔任何責任，這樣嚴重挫傷了大家參與檔案信息化管理的積極性，也不利于檔案信息化應用的普遍提高。

(二)存在“不會用”的問題。近年來，檔案管理員的計算機操作水平雖然有了普遍提高，但相當一部份人信息化應用還比較低，難以適應信息化管理的需要。一是素質(zhì)不高“不會用”。多數(shù)縣級公安機檔案管理員專業(yè)不對口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學會立卷歸檔等基本知識，就被調(diào)整崗位，知識結構趨于單一化，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、我 檢索、利用等工作的實用的“復合型”人才不多，這就影響了公安機關檔案信息化管理水平的整體提升。二是培訓不力“不會用”。近幾年來，有的單位主要采取“大呼隆”的集中培訓方式，計算機操作基本技能培訓的多，專業(yè)應用技能培訓的少;檔案信息采集錄入講的多，學習信息化檔案管理知識少;警綜平臺使用培訓多，檔案管理平臺應用培訓少。由此導致大部分檔案管理員應用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研成果幾乎沒有。

(三)存在“不能用”的問題。雖然近幾年各級對基層信息化建設的投入都很大，但對檔案信息化投入比較少，目前多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設備仍相對匱乏和落后。一是設備落后“不能用”。部分檔案管理員電腦性能差，沒有裝備掃描儀、刻錄機、防磁柜，在網(wǎng)上流轉一個檔案需要很長時間，很難滿足日常工作應用需求;有的單位缺乏對檔案管理工作必要的硬件投入，基層單位的文書、業(yè)務檔案還沒有按要求實行微機管理，文書檔案文件數(shù)據(jù)、電子文件和紙質(zhì)載體還不能做到同步歸檔。二是互不兼容“不能用”。檔案管理系統(tǒng)與各個偵查辦案應用系統(tǒng)之間的共享性差，數(shù)據(jù)庫不能對接，大量的檔案信息只能在各自的業(yè)務系統(tǒng)內(nèi)流轉，難于通過關聯(lián)、對接和共享實現(xiàn)質(zhì)飛躍。三是權限不夠“不能用”。許多系統(tǒng)大都是采用數(shù)字證書登錄，由于證書的應用權限是按照職務、職級設置的，這就造成在實際工作中，最需要應用信息資源的檔案管理員應用權限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。

(四)存在“用不好”的問題。由于缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得縣級公安機關檔案信息化管理不能收到應有的或最佳的實戰(zhàn)效能。一是投入少。一些單位的檔案信息化管理是為了應付上級的檢查，沒有認識到公安檔案管理在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入大量人力、物力、財力都出不了政績，是得不償失的徒勞，是“賠錢的買賣”，存在“說起來重要，做起來次要，真干起來不要”的現(xiàn)象。二是研判少。大多數(shù)單位編研成果只是對原始檔案材料進行簡單的匯總，片面追求數(shù)量,忽視了在匯編的基礎上加以分析研究，編研成果往往質(zhì)量不高，過于簡單化，檔案管理員的工作只限于在網(wǎng)上瀏覽各種網(wǎng)頁和簡單的業(yè)務查詢，利用各系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)關聯(lián)比對，對各類違法犯罪信息的篩選比對不夠，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。三是用得少。有的單位只注重檔案文書的收集管理，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為偵查破案尋找線索，為治安管理提供服務，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，因此造成大量信息資源的閑置。

二、產(chǎn)生問題的主要原因

縣級公安機關檔案信息化管理普遍存在的上述四個方面的問題外，有歷史的原因，也有現(xiàn)實的原因;有隊伍管理方面的原因，也有檔案管理員個體素質(zhì)的原因。大致可歸納為以下幾個方面：

(一)認識上存在誤區(qū)。少數(shù)單位領導對檔案工作重視不夠，認為檔案部門是養(yǎng)老的地方，檔案工作者是“倉庫保管員”，檔案管理人員工作再努力，也比不上業(yè)務人員破獲案件、抓獲人頭，用時想到了，不用時淡忘了，導致公安基層單位的檔案管理人員缺乏工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

(二)管理上存在偏差。在基層派出所，檔案管理人員基本上由內(nèi)勤兼任且變動頻繁，難以形成專業(yè)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的專門力量，派出所內(nèi)勤要面對上級各個部門的十幾種業(yè)務工作，往往是疲于多頭應付，很難全身心地投入檔案管理工作，當前基層派出所檔案管理仍以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量低，查找速度慢，使用效率低。

(三)經(jīng)費上缺乏保障。公安機關尤其是基層派出所辦公經(jīng)費本來就捉襟見肘，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，多數(shù)基層派出所還沒有配備檔案密集架、保密計算機、掃描儀、刻錄機、防磁柜等現(xiàn)代化設備，多數(shù)縣級公安機關檔案管理還普遍停留在落后的觀念和管理模式上，未完全統(tǒng)一使用檔案管理軟件進行管理，還是以“整理憑經(jīng)驗、利用提案卷、查閱翻檔案”為主要方式，這必然影響檔案資料的利用時效，也不利于檔案信息優(yōu)勢在各項工作中發(fā)揮應有的作用。

(四)機制上不夠配套。有的單位在檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機制，但卻沒有一個統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的、規(guī)劃性的機制，管理與服務存在脫節(jié)現(xiàn)象，有的基層派出所只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視了聲像、實物檔案以及與公安業(yè)務有關的資料收集，影響了基層派出所檔案的系統(tǒng)性和完整性，由于歷史或保管不善等原因，個別基層派出所檔案還存在斷代現(xiàn)象，少數(shù)民警認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

三、加強縣級公安機關檔案信息化管理的幾點淺見

加強檔案信息化管理，必須緊密結合公安工作實際，研究、找準結合點、切入點和著力點，從警務運作、公安執(zhí)法，到隊伍管理，將信息化應用深入到公安檔案管理工作的方方面面。

(一)轉變觀念，變“不愿用”為“主動用”。一要強化正面引導。充分利用會議、談心等各種場合，向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認識到警務信息化是形勢發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實增強廣大檔案管理員的危機感和緊迫感，切實提高其工作的主動性。

二要強化管理責任。要根據(jù)檔案管理的各項要求，結合實際、因地制宜制定各項管理制度和操作規(guī)范，要嚴格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責任落實，以此促進檔案信息化管理工作。

三要強化習慣養(yǎng)成。要求檔案管理部門在日常下發(fā)通知、簡報以及上報材料等辦公業(yè)務一律通過電子郵件、網(wǎng)站等形式進行，日常工作信息要及時錄入信息平臺，做到日清月結，逼使檔案管理員養(yǎng)成“上班先開機，工作先上網(wǎng)”的日常習慣，從中切實感受到信息化管理帶來的好處和便利，逐步從心理上、行動上接受和支持信息化。

四要強化日?？己恕Ｒ芯拷⒁惶讬n案信息化管理與應用的激勵機制，定期對檔案管理員的信息采集、應用情況進行排名和網(wǎng)上通報，其工作成效與年終績效考核、評優(yōu)、評先掛鉤，以考核調(diào)動檔案管理員應用信息化的主動性和積極性。

(二)加強培訓，變“不會用”為“精通用”。

一要強化專題培訓。對不懂得專業(yè)知識的檔案管理人員，要創(chuàng)造條件讓他們接受專業(yè)教育，系統(tǒng)地學習檔案專業(yè)知識、學習計算機的基礎知識、基本原理，學習文字處理技術，學習常用檔案管理軟件的應用，通過專題培訓和實際操作，使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者，掃除現(xiàn)代文盲，使之上崗后就了解紙質(zhì)文件、電子文件的管理，個個成為檔案管理工作的行家里手。

二要強化崗位培訓。要使在職檔案管理人員能適應當前新形勢的需要，就必須有針對性地進行與本職崗位密切相關的公安業(yè)務知識、檔案業(yè)務知識和現(xiàn)代科技知識的培訓，以達到“懂公安業(yè)務、懂檔案工作、懂信息技術”的要求。

三要強化交流互補。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學習，實地考察，取長補短，拓寬視野，使檔案人員自覺地進行業(yè)務交流、研究活動，以便更好地適應新形勢下檔案信息化管理的需要。

(三)科學建設，變“不能用”為“高效用”。

一要擴容網(wǎng)絡，保持高速暢通。現(xiàn)在接入公安網(wǎng)絡的計算機越來越多，上網(wǎng)操作越來越頻繁，要結合本地實際，適當增強網(wǎng)絡帶寬，確保網(wǎng)絡高速暢通，讓全體民警真正體會到網(wǎng)絡帶來的快捷高效，以提高檔案信息化管理應用的實效性。

二要改進質(zhì)量，提升應用實效。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個時期公安中心工作，抓住公安工作的熱點、難點問題開展檔案基礎編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”，更好地為公安工作服務。

三要創(chuàng)新手段，增強服務后勁。要充分利用警務信息綜合應用平臺和公安檔案管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新公安檔案管理手段，加強電子文檔、網(wǎng)上信息與紙質(zhì)文檔一體化管理，全面實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上著錄、管理和查詢，以充分利用網(wǎng)上檔案信息服務實戰(zhàn)，促進社會和諧穩(wěn)定。

四是打破壁壘，保證高度共享。在條件成熟時，要逐步將各業(yè)務部門建設的信息系統(tǒng)整合進檔案管理應用平臺，實現(xiàn)檔案基礎信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實戰(zhàn)應用提供更大的便利和信息支持。

(四)完善機制，變“用不好”為“用得好”。

一要進一步完善檔案信息的采集錄入機制。要建立檔案信息日常更新維護機制，將檔案信息的采集錄入指標按不同警種、不同工作崗位，細化分解到每一個單位和檔案管理員，結合日常走訪、巡邏、行業(yè)管理、集中清查等工作，主動深入社區(qū)搜集敵情、社情、民情，及時錄入工作對象的相片、指紋、活動情況和各種不安定因素信息，積累大量原始檔案信息資料，為偵查破案服務。同時，要落實信息采集錄入責任，落實檔案管理員、科所隊長、業(yè)務部門“三級把關”制度，確保采集錄入的信息“能用”、辦案民警“敢用”。

二要進一步完善檔案信息的分析研判機制。縣級公安機關要建立檔案研判網(wǎng)頁，以此為平臺，建立以分級分類研判、成果集中展示、單位選擇應用為主要內(nèi)容的日常檔案研判機制，確保檔案信息研判常態(tài)化。各基層單位要建立檔案信息研判工作小組，依托檔案信息管理平臺，切實加強對各類基礎信息的梳理、比對、關聯(lián)查詢和動態(tài)分析，不斷提高信息研判的質(zhì)量和水平，形成有價值的實戰(zhàn)檔案，真正指導服務于各實戰(zhàn)單位。

三要進一步完善檔案信息的實戰(zhàn)應用機制。在檔案信息的指導下，要及時對轄區(qū)警情信息進行研判，確保及時準確掌握轄區(qū)的治安態(tài)勢，并采取有針性地開展防范部署，對轄區(qū)突出治安問題和突出犯罪，通過集中整治、組建專業(yè)隊等形式實施精確打擊、定點清除，切實提高防控工作的針對性和實效性。

四要進一步規(guī)范檔案信息的應用管理流程。要經(jīng)常組織基層派出所深入出租屋、流動人口、高危人員、重點行業(yè)等進行信息采集，及時將其錄入檔案信息管理平臺，使基層派出所檔案管理員從繁瑣的統(tǒng)計報表中解決出來，形成“走訪—錄入—流動查詢”的動態(tài)化信息管理模式，真正做到底數(shù)清、情況明、管得住、不失控，真正突出檔案信息化管理實效。

檔案工作的問題與不足