檔案信息化建設(shè)中保障體系

胡仲奎 辛繼升 白燕

（甘肅省國(guó)土資源信息中心，蘭州730000）

摘要 檔案是社會(huì)記憶的重要載體，保障檔案信息安全是檔案工作的生命線。本文論述了數(shù)字信息固有的軟硬件依賴(lài)性、信息環(huán)境的波動(dòng)性、數(shù)字載體的不穩(wěn)定性以及電子數(shù)據(jù)的脆弱性。分析了影響數(shù)字檔案信息安全的主要問(wèn)題，提出了保障數(shù)字檔案信息安全的對(duì)策。

關(guān)鍵詞 數(shù)字；檔案信息；安全保障

1 緒言

數(shù)字檔案文件是在信息化發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的與檔案管理相關(guān)的數(shù)字化文件，其主要特點(diǎn)在于數(shù)字化的特征和計(jì)算機(jī)軟硬件的依賴(lài)性。人們一直將檔案視作社會(huì)記憶的重要載體，長(zhǎng)期安全保存檔案信息是檔案工作的應(yīng)有之義，如何在一個(gè)“唯一不變的特點(diǎn)就是變化”的信息環(huán)境中實(shí)現(xiàn)具有依賴(lài)性的數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期安全保存，是檔案工作的生命線。研究數(shù)字檔案信息安全保障機(jī)制問(wèn)題，有利于拓寬檔案保護(hù)學(xué)的研究領(lǐng)域，發(fā)展檔案保護(hù)學(xué)理論，繁榮檔案學(xué)理論體系，指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)健康、快速與可持續(xù)發(fā)展。

數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)久安全保存已經(jīng)成為信息社會(huì)面臨的共同問(wèn)題。由于數(shù)字信息固有的軟硬件依賴(lài)性、信息環(huán)境的波動(dòng)性、數(shù)字載體的不穩(wěn)定性，加上數(shù)據(jù)管理活動(dòng)中的各種特殊要求，都給數(shù)字檔案信息長(zhǎng)久安全保存帶來(lái)困難。同時(shí)，我們還應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)久安全保存是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，需要綜合技術(shù)的、管理的、法律的各種影響因素進(jìn)行總體規(guī)劃。

數(shù)字檔案信息安全是確保檔案信息內(nèi)容在生成、存貯、處理、傳輸和利用整個(gè)過(guò)程中，保持其真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期可讀性（可用性），以及確保數(shù)字檔案信息記錄方式和記錄載體不受任何損壞的策略和過(guò)程。數(shù)字檔案信息安全保障包含了理論和實(shí)踐問(wèn)題，是一個(gè)多層次、多因素、多目標(biāo)的完整的系統(tǒng)概念。數(shù)字檔案信息安全具有綜合性、相關(guān)性、動(dòng)態(tài)性、相對(duì)性、脆弱性、智能性和可認(rèn)證性等屬性。

2 影響數(shù)字檔案信息安全的因素和問(wèn)題

影響數(shù)字檔案信息安全保障的因素既有內(nèi)部因素，也有外部因素；既有主觀原因，又有客觀原因。檔案制成材料的損壞是內(nèi)外因素、主客觀因素綜合影響的結(jié)果。具體地講，影響數(shù)字檔案信息安全的因素主要有自然因素、環(huán)境因素、技術(shù)因素、社會(huì)因素、管理因素和資金因素等。目前，在數(shù)字檔案信息安全運(yùn)行和管理方面，由于這些因素的影響，尚存在以下主要問(wèn)題。

2.1 管理意識(shí)淡薄

隨著檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案工作對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源依賴(lài)程度也不斷增強(qiáng)，涉及檔案信息安全甚至國(guó)家安全的所有重大問(wèn)題都會(huì)在網(wǎng)絡(luò)上逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，檔案信息系統(tǒng)面臨的來(lái)自方方面面的安全威脅日益劇增，呈現(xiàn)出更加頻繁、更富挑戰(zhàn)性和高科技的勢(shì)頭。然而，令人擔(dān)憂的是有一些檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息安全的重要性、緊迫性認(rèn)識(shí)不足，只注重檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用開(kāi)發(fā)，而對(duì)數(shù)字化檔案信息安全則是淡然處之。由于缺乏必要的安全教育與培訓(xùn)，導(dǎo)致系統(tǒng)操作人員缺乏安全意識(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息違規(guī)操作的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.2 管理機(jī)制不健全

目前，國(guó)家信息安全管理處于條塊分割，相互隔離，各行其職的狀況，缺乏必要的綜合協(xié)調(diào)和整體規(guī)劃，一些地方普遍缺乏統(tǒng)一的信息資源管理機(jī)構(gòu)和人員，由于信息資源的開(kāi)發(fā)、利用和管理被分割為各自孤立的領(lǐng)域，不同行業(yè)的規(guī)范難免沖突甚至矛盾，不同主體推進(jìn)檔案安全的進(jìn)程差別較大，容易出現(xiàn)行業(yè)之間、部門(mén)之間職責(zé)不清，或者出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象，其結(jié)果是既難以充分利用信息化所提供的巨大機(jī)會(huì)挖掘潛能，也難以有效地維護(hù)各級(jí)檔案信息安全。

從檔案部門(mén)來(lái)看，我國(guó)還缺少一個(gè)國(guó)家級(jí)的與國(guó)家信息化進(jìn)程相匹配的檔案信息安全工程規(guī)劃，地方檔案信息組織管理機(jī)制也不健全，管理檔案信息的機(jī)構(gòu)、人員受編制影響，未能落實(shí)到位，乃至出現(xiàn)政出多門(mén)的局面。另外，各級(jí)檔案部門(mén)信息安全制度建設(shè)雖然有了一定基礎(chǔ)，但仍很不完善，在安全管理、責(zé)任追究等方面都還存在不少漏洞；網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全的密級(jí)管理缺乏科學(xué)手段，一些地方仍把信息安全的主要精力放在傳統(tǒng)的“看家護(hù)院”的工作模式上，其主要原因就是檔案信息安全管理機(jī)制不健全，檔案信息服務(wù)方式和手段比較落后，必須要建立與之相適應(yīng)的機(jī)制與制度，否則，數(shù)字檔案信息的安全就不能得到有效保障。

2.3 系統(tǒng)自身安全隱憂

數(shù)字檔案信息是基于互聯(lián)網(wǎng)、專(zhuān)用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行的，在數(shù)字檔案信息的產(chǎn)生、管理和服務(wù)利用等過(guò)程中，都面臨著運(yùn)行系統(tǒng)自身信息安全問(wèn)題。

（1）網(wǎng)絡(luò)層安全。網(wǎng)絡(luò)層安全是支撐系統(tǒng)運(yùn)行的物理設(shè)備的安全問(wèn)題，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)布線、網(wǎng)絡(luò)鏈接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境的構(gòu)建、設(shè)備選型及其各個(gè)環(huán)節(jié)安全策略的考慮，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全還涉及系統(tǒng)所使用的大量網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，如交換機(jī)和路由器等，這些設(shè)備的自身安全將直接影響到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及其應(yīng)用的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。網(wǎng)絡(luò)安全包括網(wǎng)絡(luò)周邊環(huán)境和物理特性引起的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和通信線路的故障而造成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障，包括地震、雷擊、火災(zāi)、水災(zāi)等環(huán)境事故，電源故障、人為操作錯(cuò)誤或失誤、電磁干擾等，都可能對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成一定程度的危害。

（2）數(shù)據(jù)層安全。數(shù)字檔案信息安全系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)，主要是涉及系統(tǒng)存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類(lèi)電子文件的保管和異地存儲(chǔ)等，由于數(shù)據(jù)版本更新、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、硬件設(shè)備意外損壞、存儲(chǔ)介質(zhì)老化、失效、自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)損壞甚至是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞和癱瘓，都對(duì)檔案信息安全構(gòu)成一定危害。

（3）應(yīng)用層安全。應(yīng)用層安全是檔案管理信息系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用操作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)考慮的基本問(wèn)題。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的用戶模型分多個(gè)層次、多個(gè)角色、多種功能或多種形式混合使用，來(lái)分別定義用戶權(quán)限。由于計(jì)算機(jī)在實(shí)際運(yùn)行時(shí)，電子數(shù)據(jù)是相當(dāng)脆弱的，時(shí)刻處于各種有意或無(wú)意破壞的威脅之下，諸如操作者疏忽造成的錄入刪改和數(shù)據(jù)文件覆蓋，把過(guò)期數(shù)據(jù)當(dāng)做當(dāng)前數(shù)據(jù)引入，權(quán)限設(shè)計(jì)不合理致使一般訪問(wèn)者獲得不同級(jí)別的特權(quán)進(jìn)行越權(quán)刪改，惡意破譯者破解系統(tǒng)安全防御后入侵、竄改和刪除數(shù)據(jù)，用戶或工作人員為發(fā)泄不滿對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)或計(jì)算機(jī)進(jìn)行暴力破壞，以及計(jì)算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)、斷電等，都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成嚴(yán)重危害。

3 保障數(shù)字檔案信息安全的對(duì)策

數(shù)字檔案信息安全保障策略應(yīng)該由思想保障、技術(shù)和人才保障、法制策略保障、標(biāo)準(zhǔn)保障等要素組成。安全思想保障是數(shù)字檔案信息安全保障的前提，安全技術(shù)和人才保障是檔案信息安全保障的支撐，安全法制策略保障是檔案信息安全保障的手段與核心，安全標(biāo)準(zhǔn)保障是檔案信息安全保障的基礎(chǔ)。

3.1 安全思想保障

樹(shù)立和堅(jiān)持全面的、科學(xué)的、發(fā)展的數(shù)字檔案信息安全觀，是保障檔案信息安全的思想基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的安全觀、保密安全觀、技術(shù)安全觀、系統(tǒng)安全觀和網(wǎng)絡(luò)安全觀等缺乏動(dòng)態(tài)的、系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。科學(xué)的數(shù)字檔案信息安全觀，是對(duì)檔案信息安全主體、檔案信息安全內(nèi)容、檔案信息安全方式認(rèn)識(shí)的綜合，是對(duì)數(shù)字檔案信息記錄內(nèi)容、記錄方式和記錄載體三位一體的安全觀，為建立現(xiàn)代檔案信息安全體系和構(gòu)建檔案信息安全戰(zhàn)略，提供了明確的理論指導(dǎo)和價(jià)值取向。

培養(yǎng)和增強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全意識(shí)是檔案信息安全事故預(yù)防與控制的一個(gè)重要手段。加強(qiáng)數(shù)字檔案信息管理，最大限度地減少和降低檔案人員和檔案信息所遭受的損失，完善管理法規(guī)制度，建立管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，制定科學(xué)、合理的檔案防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，從檔案信息資產(chǎn)、檔案信息面臨的安全威脅和安全缺陷等方面，全面客觀地評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)和分析威脅，做好防災(zāi)應(yīng)急演練、培訓(xùn)、檔案異地備份等工作，健全安全決策和危機(jī)預(yù)測(cè)與反應(yīng)機(jī)制。

3.2 安全技術(shù)和人才保障

先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)研究和應(yīng)用，是保障數(shù)字檔案信息安全的技術(shù)支撐。數(shù)字檔案信息安全技術(shù)不僅涉及傳統(tǒng)的“防”和“治”的技術(shù)，而且已經(jīng)擴(kuò)展到多種現(xiàn)代信息新技術(shù)。傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代新技術(shù)相互補(bǔ)充、相互結(jié)合，從不同角度、不同層次來(lái)解決數(shù)字檔案信息安全問(wèn)題，才能構(gòu)筑檔案信息的安全屏障。

國(guó)內(nèi)外學(xué)者和檔案人員對(duì)檔案信息保護(hù)技術(shù)的研究取得了很多可喜的成果。為適應(yīng)新的形勢(shì)發(fā)展，做好檔案信息安全技術(shù)的發(fā)展與更新，加快檔案信息安全技術(shù)成果的應(yīng)用、推廣和轉(zhuǎn)化，在引進(jìn)、消化和吸收相關(guān)領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)成果的同時(shí)，堅(jiān)持自主創(chuàng)新，走國(guó)產(chǎn)化道路，開(kāi)發(fā)擁有獨(dú)立自立知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、保障檔案信息安全的核心技術(shù)和關(guān)鍵設(shè)備。

在數(shù)字檔案信息安全保障中，人才教育和培養(yǎng)是關(guān)鍵要素之一。人是檔案信息安全的最大護(hù)衛(wèi)者，也是檔案信息安全問(wèn)題的制造者，推進(jìn)數(shù)字檔案信息化，加快檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案人員的要求越來(lái)越高，應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃、有重點(diǎn)、分層次、分類(lèi)型、多形式、多途徑的加強(qiáng)檔案信息安全人才的培養(yǎng)和教育，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

另外，數(shù)字檔案信息安全的防范，還要靠有效的行業(yè)自律和職業(yè)道德教育，一方面要制定更具操作性、客觀的行業(yè)自律規(guī)范，制定《檔案工作者職業(yè)道德規(guī)范》，切實(shí)加強(qiáng)檔案工作者和信息工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)，另一方面檔案管理工作者要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，遵守行業(yè)規(guī)范，扎實(shí)細(xì)致地做好各個(gè)層面、各個(gè)環(huán)節(jié)的安全防范工作。

3.3 安全法制保障

過(guò)去，檔案違法行為比較直觀，容易察覺(jué)，手段和方法也比較簡(jiǎn)單。但在信息時(shí)代，檔案信息違法、犯罪行為不僅具有常規(guī)的違法行為的特點(diǎn)，還呈現(xiàn)出人員的智能性、方法的隱蔽性、手段的多樣性、后果的嚴(yán)重性和行為的復(fù)雜性等許多新的特點(diǎn)。針對(duì)信息時(shí)代檔案信息安全的新特點(diǎn)，要盡快建立數(shù)字檔案信息安全法制保障體系。

數(shù)字檔案信息安全法制保障體系，是檔案信息安全保障建設(shè)的重要方面。目前，我國(guó)已經(jīng)頒布的《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)保護(hù)管理辦法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)電子簽名法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》及《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》等法律法規(guī)。這些法規(guī)是檔案信息安全活動(dòng)中的基本準(zhǔn)則，有力地推動(dòng)了檔案信息安全保障工作。在實(shí)際工作中，目前我國(guó)還沒(méi)有數(shù)字檔案信息化建設(shè)方面的專(zhuān)門(mén)法規(guī)，建議建立比較完備的、具有可操作性的數(shù)字檔案信息安全法規(guī)，以健全檔案安全法規(guī)保障體系。

數(shù)字檔案信息安全保障法規(guī)，對(duì)于規(guī)范檔案信息主體的活動(dòng)、協(xié)調(diào)和解決各種矛盾、保障檔案信息資源的安全等有重要作用，具有保護(hù)數(shù)字檔案信息客體具有知識(shí)性和財(cái)產(chǎn)性、體現(xiàn)高新技術(shù)和法規(guī)規(guī)范淵源的廣泛性的特征。建立健全數(shù)字檔案信息安全法規(guī)體系，要堅(jiān)持遵循民主參與、公正平等、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、安全保護(hù)、全面協(xié)調(diào)和創(chuàng)新發(fā)展的原則，在法規(guī)制定中，要注意規(guī)范性和可操作性、系統(tǒng)性和兼容性，要注意吸收和借鑒國(guó)內(nèi)外信息安全法規(guī)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)清理和修訂現(xiàn)有法規(guī)規(guī)章，使所制定的新法規(guī)能滿足和保障數(shù)字檔案信息安全。

3.4 安全標(biāo)準(zhǔn)保障

數(shù)字檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，是檔案信息安全保障的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的重要依據(jù)。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)化與檔案信息安全保障工作關(guān)系密切，檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項(xiàng)艱巨、長(zhǎng)期的基礎(chǔ)性工作。我國(guó)檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不斷發(fā)展，《檔案法》的頒布實(shí)施使我國(guó)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作逐步納入了法制化的軌道，但是目前的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，還不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系，是由若干檔案信息安全基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成的相互聯(lián)系相互制約的一個(gè)動(dòng)態(tài)性、指導(dǎo)性的文件整體。我國(guó)檔案部門(mén)應(yīng)吸收和借鑒國(guó)外信息安全標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)外檔案工作方面的標(biāo)準(zhǔn)，研究制定適合新形勢(shì)下我國(guó)檔案信息安全現(xiàn)狀的標(biāo)準(zhǔn)化體系。在建立國(guó)家檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系中，應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)性原則、協(xié)調(diào)性原則、全面性原則、接軌性原則和前瞻性原則，力求層次清晰、結(jié)構(gòu)合理、體系明確、標(biāo)準(zhǔn)齊全。

檔案信息化工作總結(jié)

檔案信息化工作總結(jié)范文

檔案信息化建設(shè)是檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是檔案部門(mén)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，結(jié)合我館的實(shí)際，始終把加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)中的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，適時(shí)規(guī)劃，突出重點(diǎn)、有序推進(jìn)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面取得了一定的成績(jī)，現(xiàn)將一年來(lái)的工作情況匯報(bào)如下：

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。

為進(jìn)一步加強(qiáng)我縣檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)，縣檔案局成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》，積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，將檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)積極與縣委、縣政府及相關(guān)部門(mén)溝通，加強(qiáng)協(xié)作，及時(shí)將檔案信息化工作納入全縣信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全縣檔案信息化建設(shè)工作。

二、加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)。

xxxx年，我局在經(jīng)費(fèi)比較困難的情況下，通過(guò)各種途徑，增加對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網(wǎng))今年我局在原有的基礎(chǔ)上，投入近20萬(wàn)元，添置服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)版軟件、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、復(fù)印機(jī)等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的信息化硬件設(shè)施，促進(jìn)了我局檔案信息化工作的發(fā)展。在全縣各鎮(zhèn)區(qū)(街道)及縣直各部門(mén)的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我局針對(duì)各單位財(cái)力條件的不同，提出財(cái)力許可的單位一次性投入到位，財(cái)力條件有限的單位，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計(jì)算機(jī)普及率達(dá)到98%以上，鎮(zhèn)區(qū)檔案室達(dá)90%，其它基礎(chǔ)設(shè)施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設(shè)工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、分步實(shí)施，檔案數(shù)字化建設(shè)初具規(guī)模

檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的先行基礎(chǔ)工作，也是數(shù)字化檔案館(室)建設(shè)的必備條件。我們優(yōu)先突出服務(wù)重點(diǎn)，為了使老百姓能及時(shí)享受到黨和國(guó)家出臺(tái)的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項(xiàng)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，重點(diǎn)把館藏的民生檔案目錄先行數(shù)字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級(jí)52536條、文件級(jí)812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，今年我局投入16萬(wàn)元資金，通過(guò)招投標(biāo)的方式，對(duì)館藏部分利用率較高的紙質(zhì)檔案及珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁(yè)，為建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)打下了基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)檔案館、檔案室在業(yè)務(wù)上相互銜接，便于機(jī)讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財(cái)政局等檔案工作硬件設(shè)施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統(tǒng)，并取得了良好的效果。

四、加快步伐，推進(jìn)檔案信息網(wǎng)站及政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所建設(shè)

xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)網(wǎng)站版面內(nèi)容進(jìn)行增加，目前我局檔案信息網(wǎng)站分別整合了政府公開(kāi)信息查詢、現(xiàn)行文件查詢及檔案館館藏檔案查詢?nèi)齻€(gè)利用版塊，這樣我們就可以通過(guò)檔案信息網(wǎng)將檔案信息資源集聚和整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。

五、加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)

我局歷來(lái)重視對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的的培訓(xùn)工作。xxxx年我局積極開(kāi)展省、市、縣電子政務(wù)和檔案信息化知識(shí)培訓(xùn)共3次，定期對(duì)各單位專(zhuān)(兼)職檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法等方面的培訓(xùn)，努力提高其掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力。并針對(duì)新形勢(shì)、提出新要求，要求各單位的專(zhuān)(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書(shū)》和《江蘇省計(jì)算機(jī)能力二級(jí)證書(shū)》)上崗，努力把我縣檔案隊(duì)伍建設(shè)成既會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

回顧xxxx年我局檔案信息化建設(shè)工作，雖取得了一定成績(jī)，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：思想觀念、管理水平、服務(wù)手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應(yīng)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的能力還有待不斷增強(qiáng)。今后，我局將不斷加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)開(kāi)放檔案政府信息公開(kāi)服務(wù)體系建設(shè)，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過(guò)網(wǎng)上快速查詢，更好服務(wù)社會(huì)大眾。

20xx年，棲霞區(qū)檔案局適應(yīng)國(guó)家檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求，依據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)》和《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)南京市檔案信息化建設(shè)若干意見(jiàn)》等相關(guān)文件要求，以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)、以全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)攬、以為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)為主線、以省市要求為目標(biāo)，搶抓機(jī)遇、開(kāi)拓創(chuàng)新，在全區(qū)電子政務(wù)建設(shè)的總體框架內(nèi)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以檔案信息資源建設(shè)為核心、以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、檔案信息工作法制化，努力構(gòu)建棲霞特色的檔案信息服務(wù)多元體系。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、部門(mén)支持，完善檔案信息化建設(shè)制度保障

棲霞區(qū)檔案信息化建設(shè)從啟動(dòng)開(kāi)始，便得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。2002年新館建設(shè)工程中，區(qū)委、區(qū)政府審時(shí)度勢(shì)，同步開(kāi)展了數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，為檔案信息化建設(shè)配備設(shè)施、預(yù)留條件。近年來(lái)，區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財(cái)力等多方面給予支持，投入資金160余萬(wàn)元，用于區(qū)檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級(jí)，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，區(qū)政府信息中心辟出專(zhuān)門(mén)IP地址，用于區(qū)檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)敷設(shè)。成立了棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，區(qū)委副書(shū)記親自擔(dān)任中心主任，區(qū)委常委、宣傳部長(zhǎng)以及分管副區(qū)長(zhǎng)擔(dān)任中心副主任，足見(jiàn)區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。面向全區(qū)各街道、部門(mén)及企事業(yè)單位轉(zhuǎn)發(fā)了區(qū)檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)》，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了制度保障。與此同時(shí)，全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門(mén)、街道、企事業(yè)單位，也積極響應(yīng)區(qū)委、區(qū)政府檔案信息化建設(shè)的號(hào)召，做到資金到位、人員到位、設(shè)備到位、場(chǎng)所到位,實(shí)現(xiàn)自身檔案室與區(qū)檔案館信息化建設(shè)同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施、同步達(dá)標(biāo)。

二、購(gòu)置設(shè)施、搭建網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，棲霞區(qū)檔案局著重從硬件與軟件建設(shè)兩個(gè)方面著手。

1、加大硬件設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化。目前共購(gòu)置服務(wù)器3臺(tái)、計(jì)算機(jī)43臺(tái)、投影儀1臺(tái)、交換機(jī)1臺(tái)、顯示屏1臺(tái)、觸摸屏1臺(tái)、刻錄機(jī)3臺(tái)、掃描儀2臺(tái)、打印機(jī)4臺(tái)、復(fù)印機(jī)2臺(tái)、計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制溫濕度記錄設(shè)備1套，以及攝像機(jī)、照相機(jī)、電視機(jī)、錄音機(jī)等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門(mén)、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購(gòu)置計(jì)算機(jī)100余臺(tái)，棲霞區(qū)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率達(dá)100%。

2、強(qiáng)化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。棲霞區(qū)檔案局借創(chuàng)建江蘇省特二級(jí)國(guó)家綜合檔案館和國(guó)家二級(jí)館的有利契機(jī)，先后投入經(jīng)費(fèi)160多萬(wàn)元，為檔案局(館)設(shè)立獨(dú)立門(mén)戶網(wǎng)站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構(gòu)建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)。全區(qū)各街道、部門(mén)、企事業(yè)單位也同步建立檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)專(zhuān)有網(wǎng)絡(luò)與區(qū)檔案館通聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。

三、需求出發(fā)、穩(wěn)步前進(jìn)，注重檔案信息資源建設(shè)

棲霞區(qū)檔案館建館以來(lái)，已累計(jì)入藏各類(lèi)檔案103個(gè)全宗97萬(wàn)條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會(huì)檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點(diǎn)。為適應(yīng)新形勢(shì)所帶來(lái)的新變化，棲霞區(qū)檔案局打破舊有的條塊結(jié)合體系，一切從需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的.基礎(chǔ)上嘗試構(gòu)建檔案信息資源復(fù)合動(dòng)態(tài)模式。

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的先導(dǎo)，完備的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將為未來(lái)的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供優(yōu)良的元知識(shí)元與元網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，是優(yōu)良檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的必備條件?；诖耍瑮紖^(qū)檔案館完成館藏的103個(gè)全宗的97萬(wàn)條案卷目錄和文件級(jí)目錄的數(shù)據(jù)錄入，實(shí)現(xiàn)全館文件目錄100%數(shù)字化。同時(shí)，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進(jìn)館、目錄實(shí)時(shí)入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)管理，基本完成文件級(jí)目錄庫(kù)建設(shè)。

2、推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局長(zhǎng)期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺(tái)、服務(wù)器3臺(tái)、計(jì)算機(jī)43臺(tái)以及相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，組建檔案數(shù)字化加工線，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)館藏檔案以及全區(qū)照片、錄音、錄像等多媒體資料的數(shù)字化工作。本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開(kāi)展對(duì)查檔利用率最高的、關(guān)系民生的檔案資源全文數(shù)字化工作。2009年，完成區(qū)委辦、區(qū)政府辦等26個(gè)全宗的文書(shū)檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計(jì)97萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，并通過(guò)全區(qū)電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檢索與查閱的網(wǎng)絡(luò)化。

四、依托平臺(tái)、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，努力開(kāi)創(chuàng)檔案資源的全社會(huì)共享之路。從宏觀上，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對(duì)管理理念的變革，樹(shù)立前端控制、知識(shí)化管理與集成管理的理念;在具體實(shí)踐中，致力于構(gòu)建一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的立體檔案資源管理系統(tǒng)。目前，棲霞區(qū)檔案局(館)的主要是依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機(jī)構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，并將檔案資源建設(shè)納入全區(qū)電子政務(wù)發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)溝通，促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局(館)開(kāi)通網(wǎng)上“現(xiàn)行文件利用中心”，通過(guò)定期收集區(qū)機(jī)關(guān)各部門(mén)可公開(kāi)的政務(wù)文件，建成動(dòng)態(tài)文件數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)絡(luò)上嘗試提供現(xiàn)行文件分類(lèi)檢索查詢服務(wù)。與軟件合作開(kāi)發(fā)“棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)”，利用自動(dòng)采集與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過(guò)與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)區(qū)電子公文網(wǎng)入網(wǎng)單位網(wǎng)內(nèi)收文、發(fā)文自動(dòng)記錄、自動(dòng)分類(lèi)、自動(dòng)歸檔，初步建構(gòu)起基于棲霞區(qū)電子政務(wù)平臺(tái)的電子文件中心。

2、建立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，創(chuàng)新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內(nèi)的聲像檔案的收集、儲(chǔ)存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)聲像檔案的利用越來(lái)越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區(qū)有線電視臺(tái)、《棲霞簡(jiǎn)報(bào)》在內(nèi)的區(qū)內(nèi)新聞媒體及各街道、部門(mén)產(chǎn)生的數(shù)量愈發(fā)龐大的聲像檔案資源，使其發(fā)揮更大社會(huì)效用，成為棲霞區(qū)檔案局(館)在檔案信息化建設(shè)中又一個(gè)工作的重點(diǎn)。在棲霞區(qū)檔案局(館)的積極推動(dòng)下，棲霞區(qū)委、區(qū)政府成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區(qū)委、區(qū)政府牽頭，區(qū)四大辦公室、區(qū)委宣傳部、區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)工委、區(qū)文化局等部門(mén)以及區(qū)屬各街道工委參與，區(qū)檔案局具體負(fù)責(zé)。管理中心成立以來(lái)，共收集、整理、數(shù)字化黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)區(qū)視察、考察的各類(lèi)照片以及反映全區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、衛(wèi)生、工業(yè)、農(nóng)業(yè)和社會(huì)事業(yè)等方面的照片1萬(wàn)余張，以及從區(qū)有線電視臺(tái)收集歷年節(jié)目影像資料，并在此基礎(chǔ)上建立“數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)”與“音頻、視頻檔案管理系統(tǒng)”兩個(gè)子系統(tǒng)。

3、開(kāi)通棲霞區(qū)檔案門(mén)戶網(wǎng)，拓展檔案信息化服務(wù)新渠道。棲霞區(qū)檔案局開(kāi)通自己的門(mén)戶網(wǎng)站──棲霞檔案網(wǎng).網(wǎng)站基于JS技術(shù)搭建，使用智能化后臺(tái)管理系統(tǒng)，做到操作簡(jiǎn)便、權(quán)責(zé)明確、內(nèi)容豐富，既適應(yīng)政府機(jī)關(guān)工作又符合群眾瀏覽查詢需要。網(wǎng)站設(shè)置14大板塊，內(nèi)容囊括局(館)介紹、政務(wù)公開(kāi)、檔案查詢、現(xiàn)行文件查詢、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作動(dòng)態(tài)、網(wǎng)上展廳、棲霞區(qū)大事記、政府信息公開(kāi)等內(nèi)容。網(wǎng)站充分利用網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、開(kāi)放性、動(dòng)態(tài)性和非線性等特點(diǎn)，在網(wǎng)上公布館藏指南和檢索目錄，定期進(jìn)行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯(lián)網(wǎng)上開(kāi)辟了一個(gè)為社會(huì)各界服務(wù)的新渠道。目前網(wǎng)站上載開(kāi)放檔案目錄4000多條，訪問(wèn)人數(shù)與日俱增，初步顯現(xiàn)檔案門(mén)戶網(wǎng)站社會(huì)效益。

五、踐行標(biāo)準(zhǔn)、制定規(guī)范，嘗試檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。棲霞區(qū)自檔案信息化建設(shè)啟動(dòng)伊始，棲霞區(qū)檔案局(館)便十分注重標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。一方面認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟我國(guó)已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并努力踐行這些標(biāo)準(zhǔn);另一方面依據(jù)具體實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，評(píng)價(jià)并修訂現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立適應(yīng)棲霞區(qū)自身特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、《南京市檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合棲霞區(qū)的實(shí)際情況，經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府同意，棲霞區(qū)檔案局(館)制定了《棲霞區(qū)電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的操作進(jìn)行嚴(yán)格的控制，提出具體要求。依據(jù)“辦法”，全區(qū)近70家單位的檔案室實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件實(shí)施入庫(kù)，每個(gè)季度向區(qū)檔案館報(bào)送一次聲像檔案，進(jìn)一步規(guī)范了全區(qū)檔案信息化建設(shè)工作。

六、加強(qiáng)培訓(xùn)、提高能力，重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化人才是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的動(dòng)力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng),提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能,是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)。棲霞區(qū)檔案局在全區(qū)檔案人員計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)整體水平不高的情況下，加大了對(duì)檔案人員計(jì)算機(jī)技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準(zhǔn)備。一是積極參加各級(jí)舉辦的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，經(jīng)培訓(xùn)絕大多數(shù)人都通過(guò)了公務(wù)員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能考試，掌握了檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)，大部分檔案人員都能夠獨(dú)立開(kāi)展文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和基本維護(hù)工作;二是積極組織部分從事計(jì)算機(jī)應(yīng)用的人員參加政府信息化領(lǐng)導(dǎo)小組舉辦的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)、協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓(xùn)及信息安全培訓(xùn)等;三是定期對(duì)本區(qū)檔案人員開(kāi)展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運(yùn)行等方面的知識(shí)與技能。在工作中，棲霞區(qū)檔案局還安排人員定期到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行信息化指導(dǎo)，遇到有關(guān)信息化方面的疑問(wèn)，始終做到有求必應(yīng)、不厭其煩、耐心指導(dǎo)。經(jīng)過(guò)努力，全區(qū)檔案人員信息化技能水平大大提高。

七、嚴(yán)格紀(jì)律、落實(shí)規(guī)定，確保檔案信息安全保障體系建設(shè)

信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案信息安全問(wèn)題成為檔案信息化建設(shè)成敗與否的關(guān)鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩(wěn)定性、檔案信息內(nèi)容服務(wù)安全、檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及涉密檔案安全保密等方面內(nèi)容。棲霞區(qū)檔案局(館)切實(shí)落實(shí)國(guó)家及省、市相關(guān)部門(mén)對(duì)加強(qiáng)信息安全保障工作的各項(xiàng)規(guī)定和要求，構(gòu)建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環(huán)境，確保檔案信息安全。

1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)局(館)24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控;加強(qiáng)對(duì)檔案館計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的監(jiān)管，每臺(tái)計(jì)算機(jī)實(shí)行定人定崗制度，其他人員未經(jīng)同意不得隨意使用，微機(jī)房工作人員不得將與工作無(wú)關(guān)的光盤(pán)、磁盤(pán)上機(jī)使用，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全;加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整和有效;檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別運(yùn)行在兩臺(tái)服務(wù)器上，并在外網(wǎng)上加了硬件防火墻，外網(wǎng)主要運(yùn)行檔案門(mén)戶網(wǎng)站，內(nèi)網(wǎng)主要運(yùn)行館內(nèi)的0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)軟件，并與政務(wù)網(wǎng)相連;加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰等管理，使用網(wǎng)絡(luò)行為控制系統(tǒng)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。在“棲霞區(qū)檔案管理系統(tǒng)”軟件制作及檔案全文數(shù)字化過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，杜絕檔案資料外泄情況的發(fā)生。建成后的“棲霞檔案管理系統(tǒng)”設(shè)置嚴(yán)格的身份鑒別、訪問(wèn)控制和加密存儲(chǔ)等安全保密措施。同時(shí)，棲霞區(qū)檔案局還制定《棲霞區(qū)檔案局保密制度》、《棲霞區(qū)檔案局微機(jī)房管理制度》等一系列規(guī)章制度，要求全局人員提高保密意識(shí)，嚴(yán)格按照保密制度執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)信息化條件下的保密工作，提高防范高技術(shù)竊密的能力。外網(wǎng)信息發(fā)布方面，實(shí)行定人定責(zé)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，非開(kāi)放的檔案信息一律不上外網(wǎng)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的劃控和鑒定，確保所有上網(wǎng)信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。

八、檔案信息化建設(shè)中面臨的困難和問(wèn)題

1、檔案信息化建設(shè)的持續(xù)快速發(fā)展急需專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)人員和專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)操作人員,目前檔案局人員結(jié)構(gòu)老化，專(zhuān)業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，急需專(zhuān)業(yè)人員來(lái)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理。

2、檔案工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標(biāo)還不十分明確，資源共建與共享意識(shí)不強(qiáng)，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，局限于檔案庫(kù)收藏資料、貯存檔案的一般性水平。

3、檔案門(mén)戶網(wǎng)站建設(shè)還處在低層次的起步階段。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案網(wǎng)站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內(nèi)容還不能體現(xiàn)檔案工作的特色，無(wú)法滿足社會(huì)各方面利用檔案網(wǎng)站查閱利用檔案信息的需要。

2xxx年棲霞區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，取得了一定成績(jī)，發(fā)揮了較好服務(wù)功能，產(chǎn)生了一定社會(huì)效應(yīng)，但同時(shí)也深刻體悟到信息技術(shù)的日新月異與廣大檔案利用者對(duì)數(shù)字檔案需求的多元化、復(fù)雜化、個(gè)性化。在新的起點(diǎn)上，棲霞區(qū)檔案局檔案信息化建設(shè)將從所肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任出發(fā)，通過(guò)有效履行服務(wù)職責(zé)來(lái)完善自身發(fā)展所需的外部社會(huì)環(huán)境,并從社會(huì)中獲取自身發(fā)展的不竭動(dòng)力。同時(shí)，本著求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，加大檔案信息化建設(shè)資金投入，加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)，完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，強(qiáng)化檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，保障檔案信息化數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)一步整體推進(jìn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程。我們堅(jiān)信，唯有充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的關(guān)系,努力構(gòu)建全新的多元檔案信息服務(wù)體系，才是檔案信息化建設(shè)的最終目的，才能真正推動(dòng)棲霞檔案工作更好更快發(fā)展。

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是什么

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對(duì)不斷加強(qiáng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障。
電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國(guó)家檔案主管部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國(guó)檔案法》
第三十五條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門(mén)依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對(duì)檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進(jìn)行檢查：
（一）檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況；
（二）檔案庫(kù)房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；
（六）對(duì)所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。

地質(zhì)檔案的信息化管理

閆巧玲

（山西省煤炭地質(zhì) 115 勘查院）

摘 要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體。伴隨著信息技術(shù)的更新和發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化高速發(fā)展對(duì)于地質(zhì)檔案的全新需求。目前，地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴(yán)重?fù)p失。雖然地質(zhì)檔案信息化管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)，但同時(shí)，也和機(jī)遇并存，特別是信息技術(shù)的快速發(fā)展給地質(zhì)檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展模式和成長(zhǎng)動(dòng)力。只要充分發(fā)揮地質(zhì)檔案管理人員的積極性，努力開(kāi)發(fā)新的地質(zhì)檔案信息管理系統(tǒng)，完善地質(zhì)檔案的管理方式，地質(zhì)檔案管理將揭開(kāi)新的篇章。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，一個(gè)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代來(lái)到了。在新的歷史時(shí)期，地質(zhì)資料檔案事業(yè)作為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地為社會(huì)各行各業(yè)提供地質(zhì)資料檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)資料檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)事業(yè)中的作用。因此，如何在紙質(zhì)地質(zhì)資料檔案與電子地質(zhì)資料檔案的變革中，建立起與之相適應(yīng)的管理與服務(wù)模式，是每一位地質(zhì)資料檔案工作者必須考慮的問(wèn)題。

1 地質(zhì)檔案部門(mén)實(shí)施管理信息化的重要性

地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與檔案是密不可分的。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。它既是野外勘測(cè)過(guò)程的真實(shí)反映和記錄、地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項(xiàng)目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實(shí)性、專(zhuān)業(yè)性要求。而一個(gè)完整的地質(zhì)項(xiàng)目，要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，要經(jīng)過(guò)上級(jí)部門(mén)的審批和驗(yàn)收，因此收集整理符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)文件顯得尤為重要。

1.1 檔案信息化是發(fā)展的趨勢(shì)

檔案信息化是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，是一個(gè)信息數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過(guò)程。它給地質(zhì)部門(mén)傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展和研究課題?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫(kù)建設(shè)，開(kāi)展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)。因此，檔案信息化建設(shè)是地質(zhì)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2 檔案信息化拓展了檔案工作更大的服務(wù)空間

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開(kāi)發(fā)利用，開(kāi)發(fā)利用的效果取決于開(kāi)發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息，更便于利用和開(kāi)發(fā)，也能產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。

2 科學(xué)認(rèn)識(shí)地質(zhì)檔案信息化的內(nèi)涵

資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對(duì)信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地勘單位與其他企業(yè)一樣面臨市場(chǎng)化和國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì)，推動(dòng)地勘單位的改革與發(fā)展，充分利用好信息化這個(gè)武器，走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。

2.1 地質(zhì)檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體實(shí)現(xiàn)

國(guó)家信息化戰(zhàn)略是一項(xiàng)規(guī)模浩大的系統(tǒng)工程，涉及農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科技、國(guó)防等各行各業(yè)和社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面。信息資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息化人才、信息化法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)家信息化體系的基本要素，地區(qū)信息化、行業(yè)信息化則是國(guó)家信息化全局的有機(jī)組成部分。地質(zhì)檔案信息化作為國(guó)家信息化在檔案領(lǐng)域的具體實(shí)現(xiàn)，服從國(guó)家信息化全局，在整個(gè)戰(zhàn)略規(guī)劃框架下系統(tǒng)、有序地展開(kāi)。地質(zhì)檔案信息化的目標(biāo)、任務(wù)、內(nèi)容取決于國(guó)家信息化全局的發(fā)展需要，具有明顯的時(shí)代性和社會(huì)性特征。

2.2 檔案信息化的實(shí)質(zhì)是檔案工作目標(biāo)與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合

地質(zhì)檔案工作的根本目標(biāo)是滿足社會(huì)對(duì)地質(zhì)檔案的管理、利用需求。傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)模式是在原有檔案工作手段的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，其合理性基于使用已有手段最大限度地滿足社會(huì)檔案需求。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段的引入，極大地改變了檔案業(yè)務(wù)的程序和模式，但并未因此改變檔案工作的社會(huì)使命。信息化只是手段的變化，而非目標(biāo)方向的革命。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標(biāo)，依然是最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作的根本目標(biāo)。從這個(gè)意義上說(shuō)，檔案信息化的實(shí)質(zhì)是檔案工作目標(biāo)與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合，是傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移。

2.3 檔案信息化是一個(gè)不斷發(fā)展的動(dòng)態(tài)過(guò)程

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)手段和技術(shù)環(huán)境不斷變化，不同時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和要求是不同的。但在某一時(shí)期特定的社會(huì)環(huán)境下，受制于技術(shù)、經(jīng)濟(jì)條件和人文基礎(chǔ)，我們?cè)O(shè)定的檔案信息化目標(biāo)，確立的檔案信息化建設(shè)任務(wù)卻是現(xiàn)實(shí)的、具體的，并相對(duì)穩(wěn)定的。在動(dòng)態(tài)變化的背景下，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)不可能一步到位。

2.4 檔案信息化涉及信息技術(shù)和人文環(huán)境兩個(gè)層面，具有十分豐富的內(nèi)涵

如前所述，檔案信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)管理目標(biāo)的支持，因此，技術(shù)、管理以及作為其社會(huì)基礎(chǔ)的人文環(huán)境在檔案信息化過(guò)程中始終交織在一起，使檔案信息化建設(shè)具有了不同于傳統(tǒng)檔案工作的新的內(nèi)涵，這從上述對(duì)檔案信息化的種種界定中可見(jiàn)一斑。

地質(zhì)科技檔案信息包含了礦產(chǎn)資料的重要信息，也是人們對(duì)礦產(chǎn)分布以及地殼運(yùn)動(dòng)的探索研究成果。它是重要的信息資源，具有重要的戰(zhàn)略地位。當(dāng)今社會(huì)，誰(shuí)擁有了更多的信息，誰(shuí)就掌握了主動(dòng)權(quán)。地質(zhì)科技檔案信息作為一項(xiàng)囊括了豐富的礦產(chǎn)能源信息的載體，是世界的關(guān)注焦點(diǎn)。

信息社會(huì)把地質(zhì)部門(mén)檔案管理推進(jìn)到一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。而對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案管理應(yīng)真正實(shí)現(xiàn)信息化。總之，只要樹(shù)立牢固的服務(wù)意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就能為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

3 對(duì)信息化地質(zhì)檔案部門(mén)的要求

地質(zhì)檔案資料是前輩在不斷地探索與汗水中取得的重要成果。每個(gè)地勘單位對(duì)檔案室投入成本情況不一，多數(shù)勘查部門(mén)的檔案室連一臺(tái)電腦都沒(méi)有，更不要說(shuō)進(jìn)行數(shù)字化檢索和管理了。這與當(dāng)前電腦飛速發(fā)展的時(shí)代是不相適應(yīng)的。現(xiàn)今地質(zhì)報(bào)告，包括測(cè)量、物探、水文、工程、地質(zhì)礦產(chǎn)等各專(zhuān)業(yè)地質(zhì)報(bào)告，按上級(jí)規(guī)定均以數(shù)字化形式上交評(píng)審，否則不予受理。但評(píng)審備案證明獲得后，地勘單位并未將有關(guān)報(bào)告的電子文檔部分歸檔管理，只是將復(fù)制的數(shù)字化報(bào)告和原始地質(zhì)資料存檔。這是不正常和不應(yīng)出現(xiàn)的脫節(jié)現(xiàn)象，也是當(dāng)前檔案管理的漏洞。

3.1 加強(qiáng)管理，加大資金投入

由于有關(guān)部門(mén)以及管理工作者對(duì)于地質(zhì)科技檔案的認(rèn)識(shí)不足，未能充分認(rèn)識(shí)到資料的重要性，也沒(méi)有將其納入日常工作的流程范圍內(nèi)，這就使得地質(zhì)檔案資料的管理工作發(fā)展滯后。相對(duì)而言，管理資金也投入不足，嚴(yán)重影響了現(xiàn)代化管理工作的順利實(shí)施。在加強(qiáng)管理的同時(shí)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，制定切實(shí)的條例規(guī)范來(lái)保證管理工作的順利進(jìn)行。要加大資金投入，配備現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，根據(jù)檔案室人員配制一定比例的電腦，并進(jìn)行培訓(xùn)，使他們緊跟時(shí)代步伐，將實(shí)現(xiàn)本單位地質(zhì)檔案電子化落到實(shí)處。

3.2 提高地質(zhì)資料檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)

地質(zhì)資料檔案工作人員的自身素質(zhì)高低，直接決定了其業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱。要提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)道德，要求他們具有較高的法律、政策的理念，專(zhuān)業(yè)的知識(shí)以及良好的職業(yè)道德。提高地質(zhì)資料檔案工作者素質(zhì)，是加速地質(zhì)資料檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)地質(zhì)資料檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在信息時(shí)代，地質(zhì)資料檔案工作人員在思想意識(shí)上要更新服務(wù)理念，跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用地質(zhì)資料檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)，指導(dǎo)和改進(jìn)地質(zhì)資料檔案工作，努力培養(yǎng)適合地質(zhì)資料檔案館數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才，既科學(xué)地鉆研理論與知識(shí)，又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等專(zhuān)業(yè)技能。

3.3 建立檢索系統(tǒng)

對(duì)于浩如煙海的地質(zhì)資料，建立檢索系統(tǒng)更為快捷、方便。檢索內(nèi)容包括：資料的專(zhuān)業(yè)門(mén)類(lèi)、工作方法分類(lèi)、礦種不同分類(lèi)、勘查時(shí)限分類(lèi)、地區(qū)分類(lèi)以及歸檔時(shí)間分類(lèi)等。

3.4 建立電子資料庫(kù)

無(wú)論新、舊資料都要?dú)w入總電子資料庫(kù)，這是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。包括所有專(zhuān)業(yè)報(bào)告的原始資料和報(bào)告審批文、圖、表，以及備案證明等附件。原始資料可以掃描件形式一并存檔，每一份資料必須刻制完整光盤(pán)，以防電腦病毒造成資料丟失和損毀。

3.5 電子文檔的保密

勘查單位的地質(zhì)資料包括電子文檔均需要保密。因而電子資料庫(kù)的保密工作必須加強(qiáng)。配制電腦須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，其他人按指令存取檔案，不得進(jìn)入主電腦。主電腦資料庫(kù)編制“雙密鑰碼”，做到人到開(kāi)機(jī)，人走關(guān)機(jī)，保密到位。

4 實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理的途徑

4.1 創(chuàng)新工作方式

4.1.1 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)越來(lái)越離不開(kāi)地質(zhì)資料信息服務(wù)?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，使地質(zhì)資料檔案信息檢索在手段、途徑、范圍和檢索的效率上都發(fā)生著根本的變化，這就要求我們地質(zhì)資料檔案工作者樹(shù)立為社會(huì)廣大利用者服務(wù)的思想，加強(qiáng)服務(wù)宣傳，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，改善服務(wù)場(chǎng)所環(huán)境。建立地質(zhì)資料檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，這是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的基本條件。

4.1.2 建立地質(zhì)資料檔案服務(wù)網(wǎng)站，開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)

這將成為地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)的一種重要形式。地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

4.2 拓展服務(wù)領(lǐng)域

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)都越來(lái)越離不開(kāi)地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)。積極開(kāi)展地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)的社會(huì)化，由主要為地勘內(nèi)部的服務(wù)轉(zhuǎn)化為向社會(huì)全方位服務(wù)。

積極主動(dòng)服務(wù)，嚴(yán)格規(guī)范管理，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高辦事效率，加強(qiáng)對(duì)拉動(dòng)內(nèi)需項(xiàng)目，更加及時(shí)主動(dòng)地提供服務(wù)。主動(dòng)到有關(guān)項(xiàng)目主管單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位上門(mén)調(diào)查研究、了解用戶需求，有針對(duì)性地提供服務(wù)。主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)和項(xiàng)目承擔(dān)單位溝通聯(lián)系，積極為各類(lèi)環(huán)境保護(hù)工程建設(shè)項(xiàng)目提供地質(zhì)資料服務(wù)。

4.3 檔案信息電子化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化

所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文件數(shù)據(jù)提供利用的過(guò)程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于存儲(chǔ)查找和利用，既是地質(zhì)工作的現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然走向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動(dòng)其他各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

如何進(jìn)行檔案信息化管理

導(dǎo)語(yǔ)：在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務(wù)性特點(diǎn)，人們對(duì)于檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍，隨著社會(huì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的全覆蓋。

要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門(mén)面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：

檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。

信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門(mén)不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì);再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門(mén)要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。

如何做好機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門(mén)面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。