檔案信息化建設(shè)書籍

檔案管理方面的書籍有檔案學(xué)概論，文書與檔案管理基礎(chǔ)，文書工作與檔案管理/高職高專教材，檔案館信息化與檔案管理變化革，檔案管理技術(shù)實用問答， 現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)。
檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。
檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。
社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。
從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗管理到科學(xué)管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。
《中華人民共和國檔案法》第一條　 為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。
第二條 從事檔案收集、整理、保護、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。
本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案學(xué)有哪些數(shù)據(jù)庫

【編者按】：檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。精品學(xué)習(xí)網(wǎng)檔案學(xué)欄目為您提供檔案學(xué)范文參考，以及檔案學(xué)寫作指導(dǎo)和格式排版要求，解決您在寫作中的難題。
淺談數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用
[摘要]本文分析了數(shù)據(jù)庫在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足,討論了利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案進行管理的實現(xiàn)和應(yīng)用,提出了有建設(shè)性的對策和建議,提出了自己的思考。
[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)庫 檔案管理 應(yīng)用
信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢,是推動經(jīng)濟社會發(fā)展和變革的重要力量。隨著我國各單位業(yè)務(wù)的急速發(fā)展,單純的手工記錄方式已無法及時有效地對檔案材料進行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計算機技術(shù)在近十年來的迅猛發(fā)展,使得各單位利用計算機對檔案進行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進行開發(fā)、管理和提供利用等服務(wù),主要包括檔案資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。
《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》規(guī)定了我國近期檔案工作發(fā)展目標(biāo),《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略(2006年—2020年)》的審議通過,為檔案信息化提供了有力保障。計算機的介入打破了傳統(tǒng)的管理模式,使得原本松散、龐雜的檔案管理邁入了集中統(tǒng)一、信息自動化的新領(lǐng)域。雖然,利用計算機輔助管理檔案能大量減輕管理工作的強度、提高管理工作的效率,并能減少管理工作的失誤,但是由于計算機技術(shù),尤其是數(shù)據(jù)庫的發(fā)展是一個逐步開發(fā)、完善的過程,同時使用該技術(shù)的工作人員也有逐步學(xué)習(xí)、應(yīng)用的階段,因此計算機輔助管理各單位檔案中也存在著不少需要解決的問題。
一、數(shù)據(jù)庫在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足
隨著各單位業(yè)務(wù)的不斷擴大,傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法,已經(jīng)不能適應(yīng)成倍膨脹的檔案數(shù)量,也無法滿足社會對檔案的巨大利用需求,利用檔案管理軟件進行計算機管理是提高各單位檔案服務(wù)水平的必由之路。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進入網(wǎng)絡(luò),即從檔案的實態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài),檔案信息與載體分離,在這個意義上說網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是檔案信息,用戶得到的僅是復(fù)制品,而非檔案原件。使用數(shù)據(jù)庫計算機輔助管理檔案不同于以往對紙質(zhì)文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作,管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外,還需要對計算機及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用具備一定的認(rèn)識。有相當(dāng)多的檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)老化,缺乏計算機技術(shù)知識,不能準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入基本信息,導(dǎo)致基本信息錯誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時,由于一些檔案管理軟件在建立時僅考慮當(dāng)時的數(shù)據(jù)量和用戶需求,數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中只有比較有限的幾個數(shù)據(jù)字段,數(shù)據(jù)庫容量較小,不能導(dǎo)出通用格式的數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)量成倍增加,數(shù)據(jù)庫運行的速度就相應(yīng)減慢,使工作效率被迫降低。
二、數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用建議
要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全水平是個艱難的過程,涉及方面很多,需要管理部門投入人量的人力物力。有些方面,例如,設(shè)備的可靠性,火災(zāi)預(yù)防等方面,主要涉及投入力度的問題:防止人為的有意識破壞方面,如泄密監(jiān)取密碼口令、計算機病毒、黑客等,主要依靠管理制度和計算機安全專項技術(shù)。但在數(shù)據(jù)庫的一致性、完整性問題上,檔案管理部門自身起著決定性作用。主要應(yīng)關(guān)注以下幾點:
1.采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)方式
早期使用結(jié)構(gòu)化方法開發(fā)的檔案管理軟件,其穩(wěn)定性、可修改性和可重用性都比較差,用戶需求的變化往往造成系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的較大變化,并且需要花費很大代價才能實現(xiàn)這種變化。新的檔案管理軟件可采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計方法,商定一種或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式,以便數(shù)據(jù)能夠在不同軟件之間實現(xiàn)信息共享。考慮到信息網(wǎng)絡(luò)化的需要,檔案管理軟件可具備通過網(wǎng)頁進行數(shù)據(jù)查詢、交換的功能。同時還應(yīng)考慮數(shù)據(jù)量增加的速度和數(shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展的趨勢,以便今后對數(shù)據(jù)庫進行升級或更新?lián)Q代。對于管理條例的各種文件可采用數(shù)碼照相或者文本方式進行保存整理,通過公文類程序或網(wǎng)頁進行交換及查詢。
2.確保檔案的保密性和安全性
單位檔案的保密性和安全性是十分令人關(guān)注的問題。檔案一旦進入計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),網(wǎng)絡(luò)的安全將直接關(guān)系到檔案的保密性。對于計算機網(wǎng)絡(luò)與電子文件所存在的技術(shù)上的弱點只能靠技術(shù)上的發(fā)展去解決。作為計算機網(wǎng)絡(luò)的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責(zé)任關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展,也有責(zé)任采用諸如防火墻、密碼技術(shù)、網(wǎng)關(guān)、虛擬保險箱、電子印章、電子水印等最先進信息技術(shù)解決上述問題。同時通過建立符合科研檔案技術(shù)發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來保障電子文件的安全。只要工作規(guī)范,技術(shù)到位,這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。
加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控,及時備份數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)中存在的安全性問題是對檔案管理系統(tǒng)安全性最大的威脅。目前有多種網(wǎng)絡(luò)安全策略,各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護作用,其中網(wǎng)絡(luò)的訪問控制可以說是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略,它的主要任務(wù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和訪問,它也是維護網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、保護網(wǎng)絡(luò)資源的重要手段。另外,要注意建立計算機檢索查詢和提供檔案信息的主要服務(wù)方式,為使用者提供網(wǎng)狀信息組織結(jié)構(gòu),使用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進行瀏覽,而不是按照規(guī)定途徑進行檢索和查詢檔案信息。
3.關(guān)注計算機病毒的新變化
當(dāng)檔案信息系統(tǒng)擴展到局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)時,計算機病毒成為不可回避的危害,而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò)時代的新特征,例如,病毒傳播主要通過網(wǎng)絡(luò)途徑擴散,病毒與計算機入侵關(guān)系密切,Windows操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能是常見的攻擊點,等等,檔案工作者應(yīng)當(dāng)時刻注意新的技術(shù)變化,制定針對性策略,并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。
4.加強法制建設(shè)
保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的,還需要有相關(guān)法律、規(guī)章制度的約束。因此,檔案信息安全與其它社會問題一樣,是一個復(fù)雜的綜合性較強的問題,各個環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的,缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國已將信息安全列入國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略,遼寧省早在1998年就通過了《遼寧省計算機信息系統(tǒng)安全管理條例)),這些都將在檔案信息安全保障中發(fā)揮重要作用,但隨著新問題的出現(xiàn)還需要更完善的、更專業(yè)的法律、法規(guī)出臺。
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檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題及解決思路

錢毅
　　摘要:檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源管理的核心工具，目前我國檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和利用狀況還存在不少問題。作者首先解析了檔案數(shù)據(jù)庫的概念，指出應(yīng)當(dāng)從檔案業(yè)務(wù)需求的角度去考察數(shù)據(jù)庫的功能，并分析了檔案實踐的發(fā)展導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容變化的幾大因素。在檔案建設(shè)過程中存在的問題包括缺乏有效統(tǒng)籌規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫定位不準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等。要解決這些問題，作者提出應(yīng)當(dāng)加強檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)劃管理、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、建立健全質(zhì)量控制體系、培養(yǎng)人才隊伍等措施。
　　關(guān)鍵詞:檔案數(shù)據(jù)庫 概念 問題 思路
　　數(shù)據(jù)庫技術(shù)是20世紀(jì)60年代末發(fā)展起來的一門信息管理技術(shù)，是公認(rèn)的信息資源開發(fā)、管理和服務(wù)的核心手段。目前數(shù)據(jù)庫的建設(shè)規(guī)模、信息量大小和使用頻率已經(jīng)成為衡量一個國家信息化水平和綜合國力的重要尺度。在我國國家和地方各級的檔案信息化規(guī)劃中，檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息資源管理的核心工具也都得到了廣泛的重視。但檔案界一直存在著如何盤活檔案資源、提高利用效率等問題。應(yīng)該說，擁有先進的數(shù)據(jù)組織技術(shù)和靈活可靠管理手段的數(shù)據(jù)庫技術(shù)理論上可以從容面對這些挑戰(zhàn)，為檔案信息化搭建一個堅實的平臺。事實上幾乎所有的檔案信息管理系統(tǒng)的中心都由檔案數(shù)據(jù)庫來擔(dān)當(dāng)，無論其形式是檔案輔助管理系統(tǒng)還是所謂的數(shù)字檔案館。但檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和利用狀況仍然不容樂觀，還存在著數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)封閉、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，檔案信息資源尚未完全走出信息孤島的狀態(tài)。筆者擬從對檔案數(shù)據(jù)庫的概念、檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用現(xiàn)狀及建設(shè)思路幾個方面來分析這些問題。
　　一、檔案數(shù)據(jù)庫概念解析
　　檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)在我國已經(jīng)有20余年的歷史，但其理論發(fā)展卻并不充分。筆者通過期刊網(wǎng)（）進行查閱，在1994~2005年間查詢到篇名中包含“檔案數(shù)據(jù)庫”的文章僅有28篇①，內(nèi)容多局限在實際工作總結(jié)的層次上，對檔案數(shù)據(jù)庫的概念描述和理論挖掘相對較少。
　　通過文獻(xiàn)調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn)早在1987年孫淑揚就指出“檔案數(shù)據(jù)庫屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，是檔案自動化的重要內(nèi)容，它是經(jīng)過整理組織以機讀形式出現(xiàn)的檔案信息集合。②”洪漪編著的《檔案信息組織與檢索》中認(rèn)為“機讀檔案數(shù)據(jù)庫，簡稱檔案數(shù)據(jù)庫，是以一定的組織方式存儲在一起的機讀檔案數(shù)據(jù)的集合。這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、來源、頁碼、分類號、主題詞、摘要等，少數(shù)包含檔案全文。③”楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)實務(wù)》一書認(rèn)為“檔案數(shù)據(jù)庫，從廣義的角度講，就是以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為了滿足多個用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中以備使用的數(shù)據(jù)形式。④”
　　筆者無意為檔案數(shù)據(jù)庫給出一個確切的定義，因為作為支撐點的“檔案”與“數(shù)據(jù)庫”在實際應(yīng)用中本身就是發(fā)散性很強的概念，而且還在不斷發(fā)展變化之中，上述定義都符合其各自特定的信息背景，以致檔案數(shù)據(jù)庫在不同階段的發(fā)展中出現(xiàn)了許多稱謂，如機讀目錄數(shù)據(jù)庫、索引數(shù)據(jù)庫，照片檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等等。因此研究檔案數(shù)據(jù)庫，需要綜合把握數(shù)據(jù)庫和檔案實踐的發(fā)展，獲得對檔案數(shù)據(jù)庫的相對完整的認(rèn)識。
　　在研究數(shù)據(jù)庫時，除了掌握其先進的管理手段和操作方法外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點，按照需求引導(dǎo)的原則關(guān)注數(shù)據(jù)庫中可以“為我所用”的部分，而不能片面追求數(shù)據(jù)庫功能而忽視基本的檔案需求。比如為了描述日益豐富的檔案數(shù)據(jù)類型，我們要求數(shù)據(jù)庫具有完備的數(shù)據(jù)類型能夠表達(dá)音頻、視頻、全文等信息類型；為了加強檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，需要重點關(guān)注數(shù)據(jù)庫的完整性管理機制；為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，需要靈活應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的視圖功能、權(quán)限管理以及加密機制等。此外，數(shù)據(jù)庫提供的共享交換、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)倉庫等核心功能可以為檔案數(shù)據(jù)庫提升管理水平和管理層次都提供技術(shù)保障。
　　同時，我們還要關(guān)注檔案實踐活動的變化，關(guān)注這些變化可能對檔案數(shù)據(jù)庫帶來的影響。筆者認(rèn)為影響檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的主要因素有如下三個方面。
　　1．檔案實體管理。在近年的檔案管理活動中出現(xiàn)了許多新情況，比如2000年出臺的《歸檔文件整理規(guī)則》允許在文書檔案實體管理活動中取消“卷”的概念，這直接影響到檔案數(shù)據(jù)庫是否還需要“卷”這一級邏輯層次，從而影響相關(guān)表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。信息記錄技術(shù)的發(fā)展引進了許多新型載體，目前紙張、照片、膠片、縮微膠片、硬盤、軟盤、磁帶、各類光盤、圖紙等共存一室并不鮮見，不同類型的載體需要有不同的數(shù)據(jù)表來進行管理，檔案信息化規(guī)劃中還要求將這些載體的信息通過各種方式數(shù)字化后進入計算機系統(tǒng)，這也極大地豐富了檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。此外，在檔案信息利用環(huán)節(jié)，用戶全文和多媒體信息檢索需求也會促進檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)類型的拓展。
　　2．檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計活動。在多數(shù)情況下，檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并不只是純粹檔案數(shù)據(jù)的集合，還包括檔案管理活動中的其他信息，這些信息可以在數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中被納入管理。比如，在使用數(shù)據(jù)流圖等工具進行數(shù)據(jù)庫需求分析的時候，可以將許多業(yè)務(wù)流程方面的管理信息納入數(shù)據(jù)字典；數(shù)據(jù)庫的概念設(shè)計階段經(jīng)常使用的ER模型（Entity-Relation Model）要求仔細(xì)分析檔案管理域中各實體及其之間的聯(lián)系，并據(jù)此建立檔案數(shù)據(jù)庫模式，通過這種設(shè)計方法得到的數(shù)據(jù)庫通常還包括一些管理實體，比如包括各類人員庫、標(biāo)準(zhǔn)庫、組織機構(gòu)表、保管期限表、人員權(quán)限表、庫房信息等，甚至包括檔案借閱者信息，而其中相當(dāng)一部分不屬于檔案本體數(shù)據(jù)所包含的范圍。
　　3．應(yīng)用環(huán)境。不同的機構(gòu)具有不同的應(yīng)用環(huán)境，像檔案館與一般業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用環(huán)境就有很大差別，它們對于檔案數(shù)據(jù)具有不同的管理要求。比如在信息集中管理應(yīng)用環(huán)境中，為了管理方便，往往將檔案與資料、期刊、報紙、圖書等大量的非檔案成分進行集中管理；文檔一體化環(huán)境則將文件與檔案數(shù)據(jù)共存一庫，彼此依存，或者干脆就是合而為一；電子文件管理應(yīng)用環(huán)境則根據(jù)前端控制原則，要求電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不能采用事后建庫的方式，而必須深入到文件形成階段，收集電子文件生命周期的完整信息。因此可以看出，不同應(yīng)用環(huán)境下建立的檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容范圍存在較大的差異。
　　通過簡要分析檔案數(shù)據(jù)庫概念的內(nèi)涵及其變化，筆者認(rèn)為對于檔案數(shù)據(jù)庫的理解不能一刀切，而應(yīng)該立足檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)單位的實際環(huán)境和系統(tǒng)需求，將包括檔案實體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進行組織的數(shù)據(jù)集合，并以此為據(jù)來考察目前我國檔案數(shù)據(jù)庫存在的一些問題。
　　二、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題
　　在檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，軟硬件設(shè)施可以通過購買、引進而獲得，但一個行業(yè)或者部門的信息資源是買不來的，只能依靠自己建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息資源采集、處理、存儲和傳輸中心，在檔案信息資源中占有舉足輕重的作用。因而從宏觀上講，如何規(guī)劃設(shè)計檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，是關(guān)系檔案信息化進程是否能夠順利進行的關(guān)鍵因素。應(yīng)該說，我們在這方面取得了很大的進步，數(shù)據(jù)庫建設(shè)數(shù)量、分布的范圍、發(fā)展的勢頭都是可喜的，初步消除了檔案部門會淪為“信息孤島”的疑慮。但同時，許多檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的問題也浮上臺面，能否解決好這些問題是關(guān)系檔案數(shù)據(jù)庫未來發(fā)展的關(guān)鍵。
　　1．檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃
　　檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)的核心工作，但目前我國檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。在國家檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)層面上，除了明清、民國、革命歷史檔案資料三個目錄中心的建設(shè)已經(jīng)啟動外，尚未有國家級檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃安排，各地檔案部門在實際建立檔案數(shù)據(jù)庫時基本上是各自為政，在檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系尚不完善的情況下，這種局面將會導(dǎo)致數(shù)據(jù)共享困難。雖然我國就檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也提出過總體指導(dǎo)意見，比如《全國檔案信息化綱要》一文中多次提到檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)問題，提出“加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)”、“進一步加強檔案目錄中心建設(shè)”、“積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)”等，但這些意見缺乏可操作性。此外，如何將電子文件以及數(shù)字化檔案的信息納入檔案數(shù)據(jù)庫中進行管理，也需要在宏觀層面上進行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。
　　2．把握好數(shù)據(jù)庫定位
　　也就是要回答好“建設(shè)什么樣的檔案數(shù)據(jù)庫”的問題，回答這個問題需要充分了解檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)涵，明確建庫的需求和目的，確定數(shù)據(jù)庫定位，有的放矢。數(shù)據(jù)庫定位將直接影響到數(shù)據(jù)庫的建設(shè)成本、規(guī)模、效能等，是進行檔案數(shù)據(jù)庫以及信息系統(tǒng)建設(shè)的一個基本出發(fā)點。比如，是建立存儲檔案著錄信息為主的目錄數(shù)據(jù)庫，還是建立存儲檔案全文的全文數(shù)據(jù)庫；是根據(jù)館藏的特點建立具有特色的數(shù)據(jù)庫，還是基于館藏圖片、音像等資料建立綜合
　　性多媒體數(shù)據(jù)庫；是建立檔案信息管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)還是電子文檔管理系統(tǒng)；是獨立建庫還是若干機構(gòu)建立聯(lián)合目錄中心，或者是為未來的數(shù)字檔案館做數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。這些問題都需要提前論證，做好決策。而我們目前的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在定位方面做的工作還不充分，許多數(shù)據(jù)庫千篇一律，缺乏特色；或者數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)相似卻不能聯(lián)合，各自為戰(zhàn)，造成資源分散，工作量重復(fù)。
　　3．?dāng)?shù)據(jù)庫設(shè)計盲目性大，存在不科學(xué)的成分
　　數(shù)據(jù)庫設(shè)計是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)性很強的一項工程，從可行性分析開始，逐次進行數(shù)據(jù)分析，繪制數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)字典，然后運用各種工具進行概念模型設(shè)計、外模式設(shè)計和物理設(shè)計，最后才能裝載數(shù)據(jù)庫。其中的各個步驟都必須認(rèn)真對待，偏廢不得，前一階段的設(shè)計是下一階段工作的基礎(chǔ)，不適合跨越設(shè)計階段開展工作。
　　但在實際的檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中，還存在著許多不科學(xué)的問題。特別在數(shù)據(jù)庫可行性分析和數(shù)據(jù)分析階段存在的隨意現(xiàn)象比較突出。許多設(shè)計者對繁瑣的數(shù)據(jù)分析不太重視，往往一上來就開始設(shè)計庫表結(jié)構(gòu)，這種脫離詳細(xì)分析的設(shè)計方法雖然表面上速度較快，但其質(zhì)量經(jīng)不起推敲。對任何一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)而言，庫表結(jié)構(gòu)是其基石所在，基石不牢，大廈則有將傾之虞。
　　4．?dāng)?shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)缺乏規(guī)范
　　在進行數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計時，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失是造成檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計工作流于隨意的主要原因，而檔案數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)不規(guī)范的情況會引起數(shù)據(jù)庫之間轉(zhuǎn)換困難、難以共享等問題。目前正在許多單位開展的數(shù)字化工作所形成的圖像文件、視音頻文件如何建庫管理，目前尚未有相關(guān)規(guī)范出臺。電子文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范的滯后使得電子文件歸檔數(shù)據(jù)難以收集齊全，還有不少電子文件仍在進行人工著錄登記，長此以往，前端控制原則難以在應(yīng)用系統(tǒng)中得到應(yīng)用。而在字段結(jié)構(gòu)層面上，不規(guī)范的情況則更為突出。像在檔案數(shù)據(jù)庫中通常作為主鍵的“檔號”字段的表示方法就五花八門，根據(jù)浙江省綜合檔案館信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)調(diào)查報告的調(diào)查結(jié)果，在這浙江省通用的6種檔案軟件中，有的用4個字段來表示檔號；有的定義成數(shù)字形式；有的定義為字符型，甚至同一個檔案館在不同時期錄入的數(shù)據(jù)，表示形式也不統(tǒng)一。這將對日后數(shù)據(jù)庫遷移、目錄中心數(shù)據(jù)合并等工作帶來極大的困難。
　　5．?dāng)?shù)據(jù)質(zhì)量
　　檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)必須保證良好的數(shù)據(jù)質(zhì)量，“問水哪得清如許，為有源頭活水來”這句古詩啟示我們，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫信息、良好的數(shù)據(jù)管理是營造檔案數(shù)據(jù)庫“一池清水”的先決條件。作為重要的社會信息資源單位，檔案部門必須高度重視檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，在追求數(shù)據(jù)庫數(shù)量增長的同時，還要加強“污染防治”工作，防止臟數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。而根據(jù)浙江數(shù)據(jù)庫現(xiàn)狀調(diào)查報告，隨機檢查結(jié)果表明檔案數(shù)據(jù)庫質(zhì)量較好的數(shù)據(jù)誤差也在12%左右，總平均差錯率達(dá)29%，造成這種狀況的原因主要在錄入階段，同時數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量檢查制度不完善也是重要原因。
　　三、檔案數(shù)據(jù)庫發(fā)展中存在問題的解決思路
　　1．加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)劃管理
　　數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項投入非常巨大、周期很長、事關(guān)信息化成敗的基礎(chǔ)工程，應(yīng)當(dāng)由檔案事業(yè)管理部門提供宏觀的指導(dǎo)方針，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，提供本地區(qū)或本行業(yè)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的藍(lán)圖，并會同有關(guān)部門對數(shù)據(jù)庫規(guī)劃的可行性進行論證，提出檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的具體意見。地方檔案部門則根據(jù)宏觀規(guī)劃的要求進行詳細(xì)設(shè)計，以實現(xiàn)全局共享為基礎(chǔ)，突出特色數(shù)據(jù)?；谶@樣的總體思路，可以建立大范圍內(nèi)協(xié)調(diào)一致的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫框架設(shè)計、數(shù)據(jù)內(nèi)容都能得到很高的共享度，將會改善目前檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)自行一套、質(zhì)量參差不齊的總體狀況。
　　2．加強標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)
　　檔案信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)體系是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫的重要保障，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的確立和逐步完善有助于各級各類檔案數(shù)據(jù)庫需要保持必要的協(xié)調(diào)，共同為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定要本著“確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享”的原則進行。在實施過程中，應(yīng)當(dāng)積極采用國際標(biāo)準(zhǔn)和國外先進標(biāo)準(zhǔn)；一般性的信息處理標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)，如《文獻(xiàn)保密等級代碼》、《全國行政區(qū)劃代碼》等標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)直接采用國家標(biāo)準(zhǔn)，不必另行一套；對檔案領(lǐng)域內(nèi)特有的資源制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《壽險業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》。此外為了保證國家文獻(xiàn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)之間的一致性，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)盡量與圖書、情報的國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)相一致。
　　3．建立標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)庫
　　目前數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計比較混亂，雖然從各數(shù)據(jù)庫個體角度觀察，并沒有太大的差錯，但結(jié)構(gòu)的不一致、不兼容會對數(shù)據(jù)庫的共享和相互轉(zhuǎn)換帶來很大的困難，甚至難以進行。筆者認(rèn)為，這個問題的最終解決，依賴于以著錄標(biāo)準(zhǔn)化為依托的元數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
　　目前檔案數(shù)據(jù)庫的主要記錄對象是檔案文件的二次文獻(xiàn)信息，即文件的著錄信息。許多檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定其實就是將著錄卡上的項目轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)表上的字段信息。從原理上講，這個過程應(yīng)該很容易，但由于我國的《檔案著錄規(guī)則》，雖然規(guī)范了著錄項目，但并沒有規(guī)定相應(yīng)的量化指標(biāo)，離數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所要求的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的要求還有相當(dāng)距離。由于著錄標(biāo)準(zhǔn)并不是確定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的強制標(biāo)準(zhǔn)，各檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)時都可以根據(jù)自己的理解靈活應(yīng)用，著錄項目可以自行增刪，字段類型、字段長度可以自由選擇，這樣的數(shù)據(jù)庫進行互聯(lián)互通的難度就可想而知了。因此筆者建議以著錄標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，建立一定范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，此處的元數(shù)據(jù)就是關(guān)于數(shù)據(jù)庫中各數(shù)據(jù)字段的信息，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)成元數(shù)據(jù)字典。該字典提供數(shù)據(jù)項目的結(jié)構(gòu)化信息，包括數(shù)據(jù)字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、長度、默認(rèn)格式等規(guī)范，并說明字段之間的聯(lián)系。需要指出的是，這樣一個具有內(nèi)在聯(lián)系的有機的元數(shù)據(jù)字典，實質(zhì)上是為檔案數(shù)據(jù)庫提供通信格式，并不要求完全遵循，如果有特殊要求，只需要在此基礎(chǔ)上提供轉(zhuǎn)換功能即可。隨著檔案信息化的深入，元數(shù)據(jù)字典的建設(shè)還應(yīng)當(dāng)包括全文和電子文件的元數(shù)據(jù)項目，為電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計提供相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文檔的前端控制，從而在根本上解決電子文檔接口規(guī)范問題。
　　4．建立健全數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制體系
　　針對檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)質(zhì)量的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)將檔案數(shù)據(jù)庫視作檔案部門的信息產(chǎn)品，并依照生產(chǎn)產(chǎn)品的管理方式，通過質(zhì)量控制體系進行監(jiān)管。該體系以可操作的方式提供對檔案數(shù)據(jù)庫的全面質(zhì)量管理，包括數(shù)據(jù)庫設(shè)計、建設(shè)、管理活動中主要環(huán)節(jié)的控制，并制定數(shù)據(jù)庫質(zhì)量考核指標(biāo)體系。該體系要求將數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程作為單獨的項目進行管理，通過項目文檔能夠?qū)彶閿?shù)據(jù)庫設(shè)計過程是否科學(xué)、合理；能夠?qū)?shù)據(jù)庫建設(shè)過程中的人、財、物進行審計；對數(shù)據(jù)收集、錄入、備份等各環(huán)節(jié)提供質(zhì)檢措施，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整；通過質(zhì)量指標(biāo)體系對數(shù)據(jù)庫容量、響應(yīng)時間、查全率、查準(zhǔn)率、錯誤率等進行核查。依照質(zhì)量控制體系進行管理，能夠優(yōu)化數(shù)據(jù)庫管理活動，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)人員的責(zé)任感。
　　5．加強檔案數(shù)據(jù)庫隊伍建設(shè)
　　隨著檔案事業(yè)的不斷推進，對檔案信息管理人員的要求越來越高。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息化建設(shè)的中樞工程，其規(guī)劃、設(shè)計、實施、管理、維護、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等都需要相關(guān)人員具有較高的綜合素質(zhì)，不僅要熟悉館藏，了解基本檔案理論、業(yè)務(wù)流程、未來發(fā)展，還要掌握數(shù)據(jù)庫管理的基本技能，對于檔案數(shù)據(jù)庫管理員，還需要具備一定的規(guī)劃能力和標(biāo)準(zhǔn)化知識，而目前這方面的人才是比較缺乏的，需要檔案部門和教育機構(gòu)通力合作，培養(yǎng)通曉檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的全面人才，全面推進檔案信息資源的開發(fā)進程。
　　注釋：
　?、俨樵儠r間：2005年9月16日，檢索形式為“篇名”，檢索模式為“精確檢索”，數(shù)據(jù)庫來源為“電子技術(shù)及信息科學(xué)輯目錄”，特此說明。
　　②孫淑揚編著：《檔案管理與計算機》，第176頁，檔案出版社1987年3月。
　　③洪漪編著《檔案信息組織與檢索》，第146頁，武漢大學(xué)出版社，1998年1月。
　?、軛罟骶帲骸稒n案信息化建設(shè)實務(wù)》，中國檔案出版社，2003年，第103頁。
　　（原文載于《檔案學(xué)通訊》2006年第4期）

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我認(rèn)為這幾本書不錯，
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什么是檔案信息化

檔案信息化：是指將傳統(tǒng)載體（紙質(zhì)、磁帶、錄像帶等）轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別的電子文件，也就是能計算機語言二維碼表示。比如，紙質(zhì)檔案可以通過掃描、全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化成與word文檔類似的電子文件；紙質(zhì)照片可以通過掃描或數(shù)碼相機拍照等形式轉(zhuǎn)化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實現(xiàn)檔案信息的永久保存。