檔案信息化建設(shè)考題

秘書應(yīng)具有熟練的辦公室管理能力，從事程序性實務(wù)工作，因此需要做一些管理實務(wù)相關(guān)的試題，下面我給大家介紹關(guān)于管理秘書實務(wù)試題及答案的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。

秘書實務(wù)試題及答案

1、秘書身份特殊，工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，應(yīng)管理其他員工。錯

2、判斷下句中標(biāo)點符號使用是否正確：“既要實事求是，又要異想天開”，這本身就是一個科學(xué)加詩意的論題。 對

3、完全記錄法就是要求對講話內(nèi)容作一字不差的記錄。 對

4、根據(jù)合同法的規(guī)定，承諾須與要約的內(nèi)容保持一致，承諾的形式一般與要約形式相同。對

5、 法 規(guī)定，的經(jīng)理由董事會聘任或解聘。 對

6、企業(yè)財產(chǎn)的所有權(quán)屬于投資者，企業(yè)擁有一切出資者投資形成的全部法人財產(chǎn)權(quán)。所以，出資者所有權(quán)與法人財產(chǎn)權(quán)是不可分離的。 錯

7、朝鮮族自古就有尊老愛幼、/考·試·大/禮貌待人的優(yōu)良傳統(tǒng)。 對

8、回族信仰斯蘭教，因此形成了他們所特有的生活習(xí)俗與方式。 對

9、秘書對職責(zé)范圍以外的事項也可以表態(tài)。 錯

10、要根據(jù)來賓的要求和本單位實際情況，做好咨詢工作。對

11、任何組織機構(gòu)的檔案都應(yīng)單獨構(gòu)成全宗。 錯

12、檔案檢查工作是指存儲檔案信息的過程。 錯

13、知照類決定的特點是重在要求。 錯

14、公文文稿的正文是確定主題材主要依據(jù)。對

15、組卷后案卷內(nèi)的文書，其厚度不能超過250長，薄度不應(yīng)少到不便函翻閱的程度。 錯

16、決定正文的結(jié)構(gòu)安排應(yīng)根據(jù)決定篇幅的長短、事貢的復(fù)雜程度來確定。 對

17、從文書保密處理要求分，有：絕密、機密、秘密件。 錯

18、生產(chǎn)、經(jīng)營計劃，多采用表格與文書相結(jié)合的形式。 對

19、逐級行文也叫逐級下行文，是指上級向下級的行文。 錯

20、主題詞后用冒號，各主題詞之間空一格，不用標(biāo)點。 對

21、擬定會議議程應(yīng)詳細(xì)具體，并應(yīng)寫清時間與地點。 錯

22、代表會議的名稱是不固定的。 錯

23、會場的周邊環(huán)境是選擇會場要考慮的重要因素之一。對

24、會議所需用品可以根據(jù)需要隨時決定購買，無需開列清單。對

25、在準(zhǔn)備會議文件時，秘書應(yīng)向有關(guān)部門或個人搜集材料。 對

26、秘書應(yīng)協(xié)助會議服務(wù)人員做好會議的值班、 。 對

27、信息資料的編碼應(yīng)選擇最大值的代碼。 錯

28、加強保密 教育 主要是指要對要害單位和部門狠抓思想教育。錯

29、 依法管理就是指嚴(yán)格按照刑法和保密法進行管理。 錯

30、對于不涉及多方，或者雖涉及多方但不宜或不必以會議方式協(xié)調(diào)的問題，可以用面商協(xié)調(diào)法。對

31.檔案保密的依據(jù)是文件原定的密級。對

32.分類檔案是檔案鑒定的依據(jù)。 錯

33.檔案參考資料的最大優(yōu)點在于利用者不必翻閱大批檔案，便可簡明地得到所需的材料。對

34.利用電子計算機系統(tǒng)傳遞信息將取代其他傳遞 方法 。 錯

35.文書的分類、排列方法主要有不設(shè)類編排、單層分類編排和多層分類編排。 對

36.檔案用戶只要有合法的證件就能利用任何檔案。 錯

37.反映本單位主要職能活動的重要事件可列人大事記。 對

38.檔案部門只向有關(guān)部門提供檔案證明。 錯

39.組織機構(gòu)沿革可以采用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式。對

40.檔案閱覽室可直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱。 對

41.文書匯編中，匯編目錄應(yīng)置于編輯說明之后。 對

42.匯編內(nèi)文書的編排主要包括文書的分類、排列、編目等。對

43.科技檔案利用中可供開架閱覽的是科技檔案正本。錯

44.文書匯編選材中，初選的原則是內(nèi)外兼顧。 錯

45.提供利用是檔案工作的中心任務(wù)。 對

46.消息中的背景一般放在 文章 的結(jié)尾部分。錯

47.問題研究調(diào)查 報告 是一種專業(yè)性、業(yè)務(wù)性很強的調(diào)查報告，其目的是揭露某一領(lǐng)域的某些問題或某一現(xiàn)象。錯

48.通訊是新聞體裁中以敘述為主，并以多種手法如描寫、抒情、議論等來反映生活實踐中各種人或事的報道樣式。 對

49.事件通訊在結(jié)構(gòu)上可以縱向來寫，也可以橫向來寫。 錯

50.招標(biāo)書與投標(biāo)書都有一定的寫作規(guī)范，其中招標(biāo)書必須寫上抬頭，而投標(biāo)書則不一定寫上抬頭。錯

51.起訴狀的核心內(nèi)容包括事實與理由。對

52.擬寫通告、公告時必須注明主送機關(guān)。錯

53.講話稿最本質(zhì)的特點是針對睦。 錯

54.制發(fā)檔案證明的唯一依據(jù)是可靠的檔案原件。 錯

55.檔案編研工作就是編寫檔案參考資料。 錯

56.檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會的重要窗口。 對

57.組織沿革的編寫體例分為時序法、系統(tǒng)法和階段法三種。 錯

58.檔案信息數(shù)字化的主要任務(wù)就是對紙質(zhì)檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。對

59.內(nèi)容全面、材料翔實是專題概要的編寫要求之一。 對

60.檔案閱覽服務(wù)是一種需要嚴(yán)格控制的檔案利用形式。 錯

61.現(xiàn)代的檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的根本問題是數(shù)字化對象的價值難以確定。對

62.經(jīng)理讓秘書把一份資料復(fù)印好，下午交給他。秘書馬上復(fù)印好，并交給了經(jīng)理。有客人來訪，秘書接待?？腿俗吆竺貢鴱?fù)印其他資料。 錯

63.秘書引導(dǎo)客人進入會議室，入座時客人用手拂了拂沙發(fā)。 錯

64.秘書正在打電話，進來兩位正在爭吵的客戶，秘書對著話筒說：“對不起?！?對

65.秘書撥通電話，并對話筒說：“喂，我是初燕，你是哪位?” 錯

66.公文立卷的步驟是：編制立卷類目、平時歸卷、年終調(diào)整定卷及歸檔。 對

67.采用調(diào)查方式直接獲取第一手材料是最常見的信息收集方法。對

68.公共關(guān)系在組織經(jīng)營管理 決策過程中，發(fā)揮著咨詢、建議、參謀的作用。對

69.區(qū)別不同類型稅種的主要標(biāo)志是納稅人的不同。錯

70.“東風(fēng)來了，春的腳步近了。”這句話用的是排比修辭格。錯

71.信息傳遞可以任意選擇各種方式。錯

72.全民所有制 企業(yè) 都必須依法取得法人資格。對

73.所有案卷標(biāo)題都必須標(biāo)明時間。錯

74.辦公室的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)是指協(xié)調(diào)本系統(tǒng)、本單位與外系統(tǒng)、外單位之間的關(guān)系，創(chuàng)造良好的周邊環(huán)境。對

75.記者招待會也稱新聞發(fā)布會。對

76.根據(jù)規(guī)定，我國股份的最低注冊資本額為人民幣2000萬元。 錯

77.現(xiàn)金和銀行存款 日記 賬通常是由出納人員負(fù)責(zé)登記。對

78.任何單位和個人都可以作為經(jīng)濟合同 擔(dān)保人。錯

79.用詞不當(dāng)，屬于邏輯錯誤。錯

80.數(shù)量詞可以充當(dāng)主語、謂語。對

81.會后的工作就是做好會務(wù) 總結(jié) 工作。錯

82.人事考核的內(nèi)容是德、能、智、績。對

83.秘書的職業(yè)道德是秘書在職業(yè)活動中的行為規(guī)范。對

84.在會議工作中，分發(fā)重要文件一般要編號、登記。對

85.經(jīng)理辦公會屬工作例會，是非決策性會議。錯

86.會議的規(guī)模與主題的不同，不應(yīng)影響到會場的布局和擺放。錯

87.信息交換應(yīng)考慮本組織的利益。錯

88.安排領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動不是辦公室的一項經(jīng)常性任務(wù)。錯

89.會議期間的文書工作主要包括文件的分發(fā)和清退工作。錯

90.新時期秘書要具有創(chuàng)新精神，大膽地試，大膽地闖。如果總是考慮上級的意見和員工的要求工作，就不能有突破性的進展。錯

91.秘書沒有責(zé)任辦理會后反饋工作。錯

92.實用選留，是作為日常的信息工作而進行的一般意義的選留，要求信息有廣度，并且有長期利用價值。對

93.檔案保密的依據(jù)是文件原定的密級。對

94.分類檔案是檔案鑒定的依據(jù)。錯

95.檔案參考資料的最大優(yōu)點在于利用者不必翻閱大批檔案，便可簡明地得到所需的材料。對

96.利用電子計算機系統(tǒng)傳遞信息將取代其他傳遞方法。錯

97.文書的分類、排列方法主要有不設(shè)類編排、單層分類編排和多層分類編排。對

98.檔案用戶只要有合法的證件就能利用任何檔案。錯

99.反映本單位主要職能活動的重要事件可列入大事記。對

100.檔案部門只向有關(guān)部門提供檔案證明。錯

101.組織機構(gòu)沿革可以采用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式。對

102.檔案閱覽室可直接提供檔案原件或復(fù)印件借閱。對

103.文書匯編中，匯編目錄應(yīng)置于編輯說明之后。對

104.匯編內(nèi)文書的編排主要包括文書的分類、排列、編目等。對

105.科技檔案利用中可供開架閱覽的是科技檔案正本。錯

106.文書匯編選材中，初選的原則是內(nèi)外兼顧。錯

107.提供利用是檔案工作的中心任務(wù)。對

108.國際商務(wù)秘書工作方法中的秘書督促檢查法理論上是一種領(lǐng)導(dǎo)行為。對

109.現(xiàn)代國際 商務(wù)禮儀 帶有很濃厚的歐美 文化 的特點。錯

110.國際商務(wù)秘書工作的責(zé)任區(qū)域一般包括：個人辦公責(zé)任區(qū)、公用區(qū)域、上司的辦公區(qū)域三部分。對

111.商務(wù)文書書寫過程中稱呼上如分不清稱呼“女士”還是“小姐”，一般統(tǒng)稱“小姐”。錯

112.會議的議題必須明確，一次會議的議題只有一個。錯

113.商務(wù)檔案屬于專門檔案的范疇。對

114.溝通過程中信息傳遞的成功與否在很大程度上取決于人們接受信息的數(shù)量，而這些信息的性質(zhì)和質(zhì)量又取決于人際關(guān)系的性質(zhì)和質(zhì)量。 錯

115.中國人民銀行不對社會上的企業(yè)、單位和個人辦理存貸、結(jié)算業(yè)務(wù)。對

116.午宴(Luncheon)屬于非正式宴會。對

117.商務(wù)文書運轉(zhuǎn)終結(jié)后的處置活動主要包括：清退、銷毀。錯

118.中介性是國際商務(wù)秘書工作的基本屬性。錯

119.TOP原則指的是時間、場合和地點。對

120.封閉辦公室保護私人空間，加強對員工活動的監(jiān)督。錯

121.批辦是文書辦理的核心。錯

122.輪軸式傳閱時所有文書傳閱以秘書人員為中心進行。對

123.證卡簽到優(yōu)點是方便，缺點是不便保存查找，適合于大中型會議。對

124.會議記錄和會議紀(jì)要性質(zhì)相同。錯

125.字母分類法中不需要索引卡片。對

126.德爾菲法是一種主觀、定性的方法。對

127.消費信用成為當(dāng)今世界主要信用形式之一。錯

128.危機事件的顯著特征是“結(jié)構(gòu)不良性”。對

129.北美與拉丁美洲之間的觀念和行為方式差別不大。錯

130.商務(wù)文化包括工作態(tài)度、激勵動機、時間觀念、空間文化等多方面的內(nèi)容。對

131.電子商務(wù)文件歸檔的要求主要是真實、完整，達(dá)到檔案功能價值。對

132.會議通知的回執(zhí)對會議成功與否沒有太大影響。錯

133.復(fù)出口是外國商品進口以后沒有經(jīng)加工制造又出口。對

134.當(dāng)國際商務(wù)談判進入結(jié)束階段時談判已全部了結(jié)。錯

135.并非所有的沖突都是惡性的。對

136.溝通5要素是指：信源、信息、 渠道 、噪音、反饋。錯

137.信息分類法中的字母分類法不需要索引卡片。對

138. 商務(wù)旅行計劃要比日程安排更全面，涉及內(nèi)容更多。對

139. 時間管理 的對象是“時間”。 錯

140.政府與政府之間舉行簽字儀式時，長桌的中央擺放旗幟，依據(jù)客右主左的原則擺好袖珍國旗。對

141.護照是永久的證件。錯

142.商務(wù)合同應(yīng)從執(zhí)行期的次年起計算保管期限。錯

143.荷蘭學(xué)者霍夫施泰德通過研究發(fā)現(xiàn)，經(jīng)濟發(fā)達(dá)同家比起落后國家更加注重個人主義。對

144.任何文書的清退應(yīng)事先發(fā)出通知。錯

145.辦公管理程序制定后不得變更。錯

146.秘書部門通常采用的信息溝通方式有口頭溝通、書面溝通和身體語言溝通。對

147.秘書聽知能力的培養(yǎng)關(guān)鍵在于知，必須知其本意。錯

148.與人交談時視線接觸對方臉部的時間應(yīng)占全部談話時間的30%～60%。對

149.封閉式辦公室建筑成本高且難以監(jiān)督員工的活動。對

150.文書處理工作是以文書的準(zhǔn)確為前提的。錯

151.主人接見客人一般稱為拜見。錯

152.歸檔文件整理是將文件進行裝訂、分流、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。對

153.溝通要素中的環(huán)境是完全客觀的。錯

154.成交階段是指談判雙方就各項條件達(dá)成一致意向的過程。錯

155.從事生產(chǎn)經(jīng)營的納稅人自領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照之日起30日內(nèi)，持有關(guān)證件，向稅務(wù)機關(guān)辦理開業(yè)登記。對

156.西餐上菜中第一道是飲料。錯

157.公文立卷的步驟是：編制立卷類目、平時歸卷、年終調(diào)整定卷及歸檔。對

158.采用調(diào)查方式直接獲取第一手材料是最常見的信息收集方法。 對

159.公共關(guān)系在組織經(jīng)營管理決策過程中，發(fā)揮著咨詢、建議、參謀的作用。 對

160.區(qū)別不同類型稅種的主要標(biāo)志是納稅人的不同。 錯

161.信息傳遞可以任意選擇各種方式。 錯

162.全民所有制企業(yè)都必須依法取得法人資格。 對

163.所有案卷標(biāo)題都必須標(biāo)明時間。 錯

164.辦公室的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)是指協(xié)調(diào)本系統(tǒng)、本單位與外系統(tǒng)、外單位之間的關(guān)系，創(chuàng)造良好的周邊環(huán)境。 對

165.記者招待會也稱新聞發(fā)布會。 對

166.根據(jù)規(guī)定，我國股份的最低注冊資本額為人民幣2000萬元。 錯

167.現(xiàn)金和銀行存款日記賬通常是由出納人員負(fù)責(zé)登記。 對

168.任何單位和個人都可以作為經(jīng)濟合同擔(dān)保人。 錯

169.用詞不當(dāng)，屬于邏輯錯誤。 錯

170.數(shù)量詞可以充當(dāng)主語、謂語。 對

171.會后的工作就是做好會務(wù)總結(jié)工作。錯

172.人事考核的內(nèi)容是德、能、智、績。 對

173.符合“儀表端莊”具體要求的是飾品俏麗。錯

174.公文是機關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中，為行使職權(quán)而制作和使用的，具有規(guī)范體式的文書。對

175.損害國家利益屬于無效經(jīng)濟合同。對

176.檔案長期保管即檔案將被保存5~15年。錯

177.信息具有以下特征有償性、可塑性、依附性。對

178.同來訪者交談，要堅持一聽、二問、三記、四解答。錯

179.使檔案系統(tǒng)化、有序化的工作是檔案整理。錯

180.通用文書中指示的正文一般包括三個組成部分：指示的緣由、指示事項、執(zhí)行要求。對

181.值班室要做好值班記錄，指的是記好值班電話記錄。錯

182.秘書獨立完成任務(wù)的原則是保密、準(zhǔn)確、主動。錯

183.請柬的發(fā)送時間越早越好。錯

184.當(dāng)應(yīng)邀赴宴、受到禮品或得到對方的幫助后，為感謝對方的關(guān)懷、支持或幫助，應(yīng)盡快給對方寫 感謝信 。錯

185.文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即成定稿，可以據(jù)此生效。對

186.校對是將打印稿或謄抄稿與底稿核對 檢查 ，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯漏。對

187. 意向書 就其作用而言與合同、 協(xié)議書 是相同的。錯

188.秘書的職業(yè)道德是秘書在職業(yè)活動中的行為規(guī)范。對

189.文書的語言不采用強烈的感嘆句和反詰句。對

190.依合同法規(guī)定，合同的標(biāo)的可以是實物、貨幣、行為和智力成果等。對

191.檔案收集工作就是按要求裝訂成冊，妥善存放。錯

192.秘書沒有責(zé)任辦理會后反饋工作。錯

193.信息交換不應(yīng)考慮本組織的利益。錯

194.根據(jù)合同法規(guī)定，合同的形式可以是口頭形式、書面形式或 其它 形式。錯

195.“出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀之一。對

196.只要領(lǐng)導(dǎo)信任，不管領(lǐng)導(dǎo)安排干什么，秘書都應(yīng)該赴湯蹈火，在所不辭。錯

197.尊重各國習(xí)俗是國際交往中很重要的一項禮儀原則。對

198.國際間的交往與合作，有一個原則時刻不能忘記，這就是合法。對

199文書的借閱范圍與文書的閱讀范圍是一致的。錯

200.不同的信息性質(zhì)和內(nèi)容有不同的信息傳遞要求。對

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檔案信息化建設(shè)公益大講堂考試不顯示

網(wǎng)絡(luò)問題。檔案信息化建設(shè)公益大講堂考試不顯示，是網(wǎng)絡(luò)問題，可以關(guān)掉更換網(wǎng)絡(luò)后重新打開便可。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

如何推進檔案信息化建設(shè)

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務(wù)活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，為了適應(yīng)時代的發(fā)展需求，檔案管理應(yīng)該逐步實現(xiàn)信息化建設(shè)，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測，對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設(shè)之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術(shù)來實施，所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應(yīng)的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段，各方面的體系建設(shè)還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應(yīng)用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全，檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強基礎(chǔ)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設(shè)備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，應(yīng)該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其思想意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學(xué)習(xí)中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結(jié)束語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓(xùn)，配置齊全的硬件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r，選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn):

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[3]秦偉強.知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商業(yè),2013,1,18.

如何進行檔案信息化管理

導(dǎo)語：在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務(wù)性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經(jīng)濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：

檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。