檔案信息化建設經(jīng)驗交流

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

如何推進檔案工作規(guī)范化，標準化，信息化建設

如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化建設
企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1 轉變觀念，不斷學習
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術水平的進步中，及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質量。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強基礎設施
企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

檔案及其信息化管理工作總結

時光飛逝，如梭之日，辛苦的工作已經(jīng)告一段落了，回顧過去的工作，倍感充實，收獲良多，制定一份工作總結吧。為了讓您在寫工作總結時更加簡單方便，下面是我收集整理的檔案及其信息化管理工作總結，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

國電赤峰化工在國電蒙能有關部門的指導下，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展和工程建設中心工作任務，認真貫徹落實國家和集團有關法律和規(guī)定，著力抓好檔案管理及信息化建設的各項基礎工作，努力促使檔案管理及信息化建設工作步入科學化、規(guī)范化、制度化的管理軌道，各類檔案的管理和現(xiàn)代信息技術、信息資源的利用都取得了一定的成效，現(xiàn)將檔案管理及信息化建設工作開展情況匯報如下：

一、檔案管理及信息化建設基本現(xiàn)狀

（一）人員設施投入初具規(guī)模，基本滿足企業(yè)基建階段需要。在目前基建階段人員與辦公場地都較緊張的情況下，高度重視檔案管理與信息化建設工作。在檔案管理方面，目前設有專職檔案管理人員兩人，臨時檔案管理辦公室一間，臨時檔案庫房3間。在信息化建設方面，設有專職人員2人，建設了樹狀拓撲結構內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)光纜進戶，出口帶寬為8MB，現(xiàn)有20平米中心機房一處，機房配有華為百兆防火墻一臺，物資系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)專用服務器3臺，網(wǎng)絡終端計算機總數(shù)超過200臺，配有北京金和軟件股份OA辦公系統(tǒng)。檔案管理軟件已經(jīng)采用北京東方飛揚軟件開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，目前正在于前期培訓階段。物資系統(tǒng)軟件目前已經(jīng)完成系統(tǒng)構架的部署、基礎數(shù)據(jù)的錄入、流程測試等基礎性工作，投入試運行。

（二）及時建立完善制度體系，檔案信息管理逐步規(guī)范?；な切陆ㄆ髽I(yè)，為了盡快規(guī)范檔案及信息管理，促進工程建設進展，及時制定了《國電赤峰化工建設項目檔案歸檔辦法（暫行）》、《工程竣工檔案申報專項驗收管理辦法》，并附“基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表”。同時按集團檔案管理要求制定了《檔案保密管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案信息化建設管理辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案管理制度》、《聲像、實物檔案管理制度》、《文書檔案管理制度》、《信息管理辦法》等各項規(guī)章制度，確保檔案管理和信息化建設工作有法可依。

（三）加強基建階段檔案整理，維護企業(yè)歷史真實面貌。為了防止工程建設過程中出現(xiàn)前期資料不全和歸檔責任不清等問題，在時間緊、任務重、人員少等不利條件下，檔案管理人員及時掌握各項工程的進展情況，參加各項工程的竣工驗收會，做好設備開箱登記工作，認真搜集應當歸檔的散失在個人手中的各種文件材料，提高檔案的歸檔率。

具體做好了以下幾個方面的工作：一是對成立前期各種文件材料進行了收集、分類、整理及組卷工作；二是對已經(jīng)完成的設備及工程項目招投標文件進行了整理，裝訂及組卷，并按著蒙能的要求逐漸把招投標文件目錄標準化，規(guī)范化；三是對技術部、設備部、物資部、計劃部等部門零散歸檔的文件材料進行了登記、分類、整理及組卷；四是完成了對三修車間辦公室、設備、備件、儀表電氣庫、廠區(qū)道路、廠區(qū)臨時道路及臨建工程、倒班宿舍樓等竣工項目的竣工檔案的接收工作，并把各項工程的竣工檔案按標準進行了分類、登記、整理及組卷；五是對招投標過程中形成的電子版文件進行了分類、整理、刻錄工作。

（四）提高檔案利用效率，服務工程建設大局。檔案工作的總目的，是提供檔案信息為工程建設和中心工作任務服務。檔案工作開展以來，大力開發(fā)檔案信息資源，規(guī)范檔案利用行為，促進檔案有效地為工作建設服務，一年多來檔案室提供借閱各種檔案800多人次，復印資料20000多張。

（五）注重人員業(yè)務培訓，不斷提高管理水平。長期以來，非常重視檔案工作，今年3月份組織檔案人員赴山西天脊集團參觀考察；5月份組織人員參加了國家檔案局舉辦的第九期檔案人員業(yè)務培訓班，系統(tǒng)地學習了檔案管理學等專業(yè)課；6月份舉辦了新員工計算機應用知識培訓。

通過各種培訓使工作人員學習檔案管理和信息化建設新知識、新方法、新理念，為進一步做好檔案管理和信息化建設打下扎實基礎。

二、檔案管理及信息化建設面臨問題

（一）工程建設當中有些項目是邊設計，邊招標，邊施工工程，個別設備及工程招投標文件存在缺項及整理不規(guī)范等問題。

（二）化工行業(yè)檔案分類方案與電力企業(yè)檔案分類方案有所不同，我是國電集團的第一個化工項目，檔案分類過程中存在系統(tǒng)之間的差異，目前檔案分類是按著化工工藝流程和各工號分類，大的類別不違背電力系統(tǒng)分類方案。希望上級檔案主管部門給予指導，進一步明確工作標準。

（三）由于正處在全面建設時期，辦公樓還沒有竣工，檔案庫房是臨時的，面積較小，各項安全防護設施還不齊全，所以檔案庫房存在著一定的安全隱患。

（四）通信系統(tǒng)及計算機網(wǎng)絡維護人員專業(yè)水平較低，還不能完全滿足現(xiàn)代化煤化工企業(yè)的發(fā)展需要。

三、下一步工作思路

（一）進一步加大資金投入。下半年辦公樓將竣工，我們將按國家檔案管理的有關標準，規(guī)劃未來檔案室、庫房的布置及各項設施的配備，提前做好各種設備采購計劃，確保檔案工作盡快步入正軌。

（二）進一步重視信息安全。將認真強化內(nèi)部管理，建立建全管理制度和崗位責任制，把檔案管理和信息化建設工作責任落實到人，加強涉密檔案的管理，切實做好檔案信息系統(tǒng)安全保密工作。定期進行異機備份，做好各種數(shù)據(jù)保護，保證服務器安全，網(wǎng)絡安全，加強計算機病毒防護。

（三）加強檔案管理人員業(yè)務培訓。為進一步加強檔案的`規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應現(xiàn)代化化工企業(yè)新形勢下的檔案工作，將不斷加強各級人員的培訓，提高檔案管理和信息化專責人員綜合素質及業(yè)務能力。

（四）加強宣傳工作力度。今后我們要著力加強檔案法制和企業(yè)信息化建設意義的宣傳，不斷強化各級人員檔案意識，在日常工作中不斷積累資料，養(yǎng)成誰經(jīng)辦誰歸檔的好習慣，確保檔案的齊全、完整。

化工雖然在較短的時間內(nèi)建立起檔案管理及信息化工作基本框架，滿足了企業(yè)基建階段需求，但我們清醒地認識到，目前化工的檔案管理與信息化建設工作與國內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)相比仍有巨大差距。尤其是創(chuàng)建全國一流化工企業(yè)的戰(zhàn)略對我們檔案管理和和信息化建設工作提出了更高的要求，如何滿足企業(yè)發(fā)展的需求，如何為領導提供決策支持，如何通過信息化的應用進一步提高的管理水平等都是我們現(xiàn)在和將來要考慮解決和實施的重要工作內(nèi)容。

轉眼之間，一年的光陰又將匆匆逝去?；仨^去的一年，在xxx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理工作崗位上，我始終秉承著“在崗一分鐘，盡職六十秒”的態(tài)度努力做好檔案及其信息化管理崗位的工作，并時刻嚴格要求自己，擺正自己的工作位置和態(tài)度。在各級領導們的關心和同事們的支持幫助下，我在檔案及其信息化管理工作崗位上積極進取、勤奮學習，認真圓滿地完成今年的檔案及其信息化管理工作任務，履行好xxx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理工作崗位職責，各方面表現(xiàn)優(yōu)異，得到了領導和同事們的一致肯定?，F(xiàn)將過去一年來在檔案及其信息化管理工作崗位上的學習、工作情況作簡要總結如下：

一、思想上嚴于律己，不斷提高自身修養(yǎng)

一年來，我始終堅持正確的價值觀、人生觀、世界觀，并用以指導自己在xxx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理崗位上學習、工作實踐活動。雖然身處在檔案及其信息化管理工作崗位，但我時刻關注國際時事和中央最新的精神，不斷提高對自己故土家園、民族和文化的歸屬感、認同感和尊嚴感、榮譽感。在xxx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理工作崗位上認真貫徹執(zhí)行中央的路線、方針、政策，盡職盡責，在檔案及其信息化管理工作崗位上作出對國家力所能及的貢獻。

二、工作上加強學習，不斷提高工作效率

時代在發(fā)展，社會在進步，信息技術日新月異。xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關工作也需要與時俱進，需要不斷學習新知識、新技術、新方法，以提高檔案及其信息化管理崗位的服務水平和服務效率。特別是學習檔案及其信息化管理工作崗位相關法律知識和相關最新政策。唯有如此，才能提高xxx檔案及其信息化管理工作崗位的業(yè)務水平和個人能力。定期學習了xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作有關業(yè)務知識，并總結吸取前輩在xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作經(jīng)驗，不斷彌補和改進自身在xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作中的缺點和不足，從而使自己整體工作素質都得到較大的提高。

回顧過去一年來在xx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理工作崗位工作的點點滴滴，無論在思想上，還是工作學習上我都取得了很大的進步，但也清醒地認識到自己在xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關工作中存在的不足之處。主要是在理論學習上遠不夠深入，尤其是將思想理論運用到xxx檔案及其信息化管理工作崗位的實際工作中去的能力還比較欠缺。在以后的xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作中，我一定會揚長避短，克服不足、認真學習了xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關知識、發(fā)奮工作、積極進取，把工作做的更好，為實現(xiàn)中國夢努力奮斗。展望新的一年，在以后的xx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）工作中希望能夠再接再厲，要繼續(xù)保持著良好的工作心態(tài)，不怕苦不怕累，多付出少抱怨，做好檔案及其信息化管理崗位的本職工作。同時也需要再加強鍛煉自身的檔案及其信息化管理工作水平和業(yè)務能力，在以后的工作中我將加強與檔案及其信息化管理崗位上的同事多溝通，多探討。要繼續(xù)在自己的工作崗位上踏踏實實做事，老老實實做人，爭取為xx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）做出更大的成績。

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關鍵詞： 檔案管理;信息化;建設途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術已經(jīng)廣泛的應用于各個領域中，為了適應時代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實現(xiàn)信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設，能夠對企業(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測，對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作

加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡建設已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構筑企業(yè)信息網(wǎng)絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展，應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓，轉變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結束語

企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。

參考文獻:

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如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設，為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

如何進行檔案信息化管理

導語：在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經(jīng)濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。

檔案管理標準化包括：

檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務;它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質，實現(xiàn)檔案管理科學化

現(xiàn)代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。