檔案信息化建設衡陽市

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息化建設的主要內容包括哪些方面

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

衡陽市人民政府辦公室的辦公室簡介

根據(jù)衡陽市委、市人民政府《關于印發(fā)〈衡陽市市直機構改革方案的實施意見〉的通知》 衡發(fā)[2001]14號?和《關于市直黨政機關機構設置的通知》衡發(fā)[2001]15號精神，設置衡陽市人民政府辦公室以下簡稱市政府辦公室。市政府辦公室是協(xié)助衡陽市政府領導同志處理市人民政府日常工作的機構。 （一）劃出的職能1?原承擔工農關系和重大糾紛協(xié)調處理的職能交由市信訪局負責。2?將引進國外智力工作，來衡外國專家，國家機關和企事業(yè)單位人員的短期出國境培訓的綜合管理職能，交市人事局。（二）劃入的職能1?增加證券管理、經(jīng)濟體制改革、《衡陽經(jīng)濟》的編輯、出版和發(fā)行工作。2?增加對外事、僑務工作管理的職能。 根據(jù)以上職能調整，市政府辦公室的主要職責是：（一）負責市政府日常文書處理；協(xié)助市政府領導同志審核或組織起草以市政府、市政府辦公室名義發(fā)布的公文。（二）研究市人民政府各部門和各縣、市、區(qū)人民政府請示市人民政府的問題，提出審核意見，報市人民政府領導審批。（三）負責市人民政府會議的準備工作，協(xié)助市人民政府領導組織會議決定事項的實施。（四）根據(jù)市人民政府領導同志的指示或辦理公文的需要，對市人民政府各部門之間出現(xiàn)的爭議問題提出處理意見，報市人民政府領導同志決定。（五）負責對市人民政府文件、會議決定事項及市人民政府領導同志重要批示的執(zhí)行情況進行檢查督促，并及時向市人民政府領導同志報告。（六）協(xié)助市人民政府領導同志組織處理需由市人民政府直接處理的突發(fā)事件和重大事故。（七）起草《政府工作報告》和市人民政府領導同志的重要講話。（八）根據(jù)市人民政府領導同志的指示和市人民政府工作的部署，對涉及全市經(jīng)濟建設、社會發(fā)展和改革開放等全局性工作的重大課題進行調查研究，及時反映情況，提出建議，并聯(lián)系指導全市政府系統(tǒng)的調研工作。（九）收集、整理、傳遞政務信息，為市人民政府領導決策和指導工作提供信息服務；負責全市政府系統(tǒng)辦公自動化建設的規(guī)劃和業(yè)務指導工作；編輯出版市人民政府機關刊物《衡陽經(jīng)濟》。（十）組織辦理人大代表建議、政協(xié)委員提案。（十一）負責市人民政府值班工作，及時向市人民政府領導同志報告重要情況，并協(xié)助處理各部門和各縣?市?區(qū)向市人民政府反映的重要問題。（十二）對市直機關單位的房產(chǎn)實施管理，制訂相關制度并監(jiān)督執(zhí)行，協(xié)助有關部門做好市直機關房地產(chǎn)的監(jiān)督管理工作；會同有關部門協(xié)調解決機關后勤工作中的有關問題。（十三）負責市政府機關大院行政事務、安全保衛(wèi)和有關接待工作，指導機關事務管理工作，為市人民政府領導同志服務。（十四）對企業(yè)股份制改造進行指導、推薦、申報，會同有關綜合經(jīng)濟部門依法審核或審報股份增資擴股、股權結構調整、分配方案以及股份的合并分立等相關工作；協(xié)助上級有關部門做好有關企業(yè)的重組上市工作；負責全市經(jīng)濟體制改革試點工作；承擔經(jīng)濟體制改革重要課題調研，為領導決策當參謀。（十五）貫徹執(zhí)行我國對外工作及僑務工作的方針、政策、法規(guī)；擬定我市外事、僑務工作的規(guī)章和工作規(guī)劃，監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況；審查有關部門和縣?市?區(qū)制訂的涉及華僑華人和歸僑、僑眷的有關政策，報市人民政府審定；協(xié)調重大外事、僑務工作和涉外涉僑事務。（十六）圍繞我市經(jīng)濟建設和對外開放，進行外事和僑務情況調查研究，為市委、市政府的對外工作及僑務工作決策提供意見和建議。（十七）在省外僑辦指導下，根據(jù)“一國兩制”的原則和中央的有關方針、政策，統(tǒng)籌協(xié)調市人民政府各部門和縣、市、區(qū)人民政府與香港、澳門特別行政區(qū)的工作聯(lián)系及有關業(yè)務往來；對我市駐香港、澳門機構提出的有關事宜提供意見、建議和工作協(xié)助。（十八）審核各部門、各單位報請市委或市人民政府審批的外事文件；承辦市委、市人大、市政府和市政協(xié)領導人出訪和邀請外國相當于我國現(xiàn)職正副市級人員和現(xiàn)職國家副司長級及以上人員來訪的具體報批事宜；審報我市科級以下人員因公臨時出國和邀請外國相應人員來訪的有關事宜；審核我市正副處級人員因公臨時出國和邀請外國相應人員來訪的有關事宜并報送主管外事工作的領導審批；并為上述出國人員向外僑辦辦理出國任務批件；向省外僑辦辦理本市因公出國人員的護照、簽證和應邀來訪外國人士的簽證通知函電以及其他領事業(yè)務；負責全市因公赴香港、澳門人員的報批工作，并為上述人員向省外僑辦辦理《往來香港、澳門特別行政區(qū)通行證》；對違反規(guī)定、弄虛作假的因公出國團組和人員拒報護照申辦，拒辦簽證，并報告有關部門查處。（十九）負責與外國駐華使領館和我國駐外使領館的聯(lián)絡工作；協(xié)助有關部門管理我市駐外機構和人員；負責組織接待來我市訪問的國賓、黨賓和其它重要外賓；接待來我市進行公務活動的外國駐華外交人員；統(tǒng)籌安排市委、市人大、市政府和市政協(xié)領導人的外事活動和會見華僑華人、香港、澳門知名人士的有關事宜。（二十）了解和檢查我市因公出國團組和人員在國外活動情況，定期綜合因公出國和邀請外國人來訪的情況，定期向市委、市政府和省外僑辦提出書面報告。（二十一）管理我市與外國友好城市以及其他結好單位的交往活動，辦理對外結好的報批手續(xù)，指導全市民間對外交往工作。（二十二）管理來我市采訪的外國及香港、澳門記者；指導有關部門或單位做好外國及香港、澳門記者采訪活動的安排；按照國務院及其有關部門的規(guī)定，管理外國駐我市的新聞機構和常駐記者。（二十三）處理或協(xié)助有關單位處理涉及外國人管理工作的重要事項；負責對各縣?市?區(qū)、各部門外事僑務工作進行業(yè)務指導。（二十四）配合和協(xié)助市委宣傳部門做好對外及對香港、澳門宣傳和群眾性外事教育工作；根據(jù)黨中央和國務院及主管部門的文件和材料，向各部門提供國際形勢、對外政策和重大國際問題及香港、澳門事務的宣傳材料和對外表態(tài)、宣傳報道口徑；協(xié)同審核重要涉外報導稿和有關其他文稿。（二十五）根據(jù)中央有關方針政策，開展對華僑華人的宣傳、文化交流及聯(lián)系華僑華人文化社團并支持其工作；依法保護歸僑、僑眷的合法權益和華僑華人在國內的合法權益，開展歸僑、僑眷工作和華僑華人重點人物的聯(lián)絡工作；協(xié)助有關部門做好歸僑、僑眷代表人士的人事安排和歸僑、僑眷的其他有關服務性工作。（二十六）貫徹執(zhí)行有關華僑華人捐贈、僑匯、僑屬及僑資企業(yè)的方針、政策，協(xié)助有關部門做好華僑華人的捐贈工作；負責歸僑、僑眷的扶貧、救濟工作。（二十七）協(xié)助有關部門做好華僑回國安置和香港、澳門同胞回內地定居及其在內地眷屬工作。（二十八）貫徹執(zhí)行《涉外人員守則》，對外事干部和涉外人員進行對外政策和外事紀律教育，組織外事僑務干部的對外政策、業(yè)務培訓；配合紀檢、監(jiān)察和保密部門檢查外事紀律及保密制度的執(zhí)行情況；及時向有關部門提出違反外事紀律問題的處理意見和建議。（二十九）指導和協(xié)助管理外國（境外）駐衡機構和人員，負責選派駐外使領館外交人員和工勤人員。（三十）會同有關部門承辦全市翻譯系列中、初級技術職務任職資格的評審工作以及本市翻譯系列高級技術職務任職資格的材料申報工作。（三十一）承辦市委、市人民政府交辦的其他事項。 根據(jù)上述職責，市人民政府辦公室下設21個職能科（室）（含外僑辦）：（一）秘書一科負責文電收發(fā)運轉、擬辦、分辦，有關發(fā)文的審核或文電的起草；負責市長印章和市政府、市政府辦公室印章的使用、管理及市人民政府頒發(fā)印章的刻印與發(fā)送；負責市政府辦公室文書檔案管理、機要通信和保密工作；負責全市政府系統(tǒng)公文處理的業(yè)務指導和行政機關公文處理有關規(guī)定的貫徹落實。承辦市政府全體會議、常務會議、市政府召開的全市性重要會議的會務組織、會議紀要起草和有關決定事項的催辦落實；承辦市人民政府各部門報批的會議審批工作；負責市人民政府領導同志內事活動、安排和聯(lián)絡；負責市政府公務活動的接洽聯(lián)系；負責編寫《政府大事記》。（二）秘書二科（加掛市長值班室牌子）負責市政府辦公室值班和處理突發(fā)性事件的組織聯(lián)絡。（三）秘書三科辦理公安、國家安全、司法、監(jiān)察、信訪、人事、機構編制等方面的文電、會務、督查及綜合調研工作，聯(lián)系法院、檢察院、消防、武警等方面的工作。（四）經(jīng)濟科辦理發(fā)展計劃、經(jīng)濟、統(tǒng)計、重點工程建設、交通、電力、郵電、鐵路、石油、鹽務、煤炭、煙草、質量技術監(jiān)督、藥品監(jiān)督管理、物價、信息產(chǎn)業(yè)、勞動和社會保障等方面的文電、會務、督查及綜合調研工作；聯(lián)系總工會工作。（五）農村科辦理農村、農業(yè)、林業(yè)、水利、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、計劃生育、農科、氣象、農機、農村扶貧、民政、移民、畜牧水產(chǎn)、農業(yè)開發(fā)等方面的文電、會務、督查及綜合調研工作；聯(lián)系軍隊、殘聯(lián)、婦聯(lián)工作。（六）財貿科辦理財政、稅務、審計、商貿、糧食、供銷、物資、工商行政管理、物資、金融、保險等方面的文電、會務、督查及綜合調研工作。（七）城建科辦理城市規(guī)劃、建設、城市管理、房產(chǎn)、建工、國土資源、環(huán)境保護、人民防空等方面的文電、會務、督查及綜合調研工作。（八）涉外科辦理外經(jīng)外貿、招商、海關、進出口檢驗檢疫、旅游、臺灣事務、民族宗教等方面的文電、會務、督查和綜合調研工作。（九）社會發(fā)展科辦理科技、教育、文化、廣播電視、新聞出版、衛(wèi)生、愛國衛(wèi)生、體育、知識產(chǎn)權、檔案、市志等方面的文電、會務、督查和綜合調研工作；聯(lián)系共青團、科協(xié)等方面的工作。（十）督查室（加掛市人民政府督查室牌子）負責省人民政府、市人民政府重要決定、決策貫徹落實的督查和情況綜合；負責省人民政府、市人民政府領導同志重要批示、交辦事項的督辦及落實情況的反饋；負責組織對市人民政府系統(tǒng)各部門、各單位的年度目標管理考核工作；負責全市政府系統(tǒng)督查工作的業(yè)務指導；聯(lián)系市人大、市政協(xié)、民主黨派、工商聯(lián)等方面的工作。（十一）研究室（加掛《衡陽經(jīng)濟》編輯部牌子）收集、整理、傳遞政務信息，為領導決策和指導工作服務；負責起草《政府工作報告》、市人民政府主要領導同志重要講話、市人民政府向省委、省人民政府的重要匯報材料和重要綜合性材料；圍繞市人民政府的中心工作，根據(jù)市人民政府領導同志的指示，帶頭組織調查研究，提出意見和建議；指導和管理《衡陽經(jīng)濟》編輯部工作；負責全市政府系統(tǒng)政務信息、綜合調研工作的業(yè)務指導。（十二）信息技術科負責規(guī)劃、實施和管理市政府辦公室辦公自動化建設，為市政府領導同志及機關辦公業(yè)務信息化服務；負責全市政府系統(tǒng)辦公自動化建設的規(guī)劃及業(yè)務指導工作；負責市政府辦公室決策服務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的采集、處理和存儲工作。（十三）經(jīng)濟體制改革科對企業(yè)股份制改造進行指導、推薦和申報；會同有關職能部門依法審核或審報股份增資擴股、股權結構調整、分配方案以及股份的合并分立等相關工作；協(xié)助上級有關部門做好有關企業(yè)的重組工作（十四）人事科負責市政府辦公室機關、直屬事業(yè)單位和市政府駐外辦事處的干部人事、機構編制、檔案管理、勞動和社會保障等有關工作；負責市政府辦公室黨組會議、市政府辦公室會議的會務、會議紀要起草和有關決定事項的催辦落實；負責聯(lián)系市政府駐外辦事處的工作。（十五）行政科負責市政府機關大院建設的統(tǒng)一規(guī)劃、管理和后勤保障工作；負責管理機關辦公用品、國有資產(chǎn)；負責市政府辦公室接待工作；負責市政府領導同志和辦公室工作人員有關生活服務工作；負責市政府機關大院安全保衛(wèi)和消防安全工作，配合公安部門搞好治安聯(lián)防和綜合治理工作。歸口管理機關服務中心和幼兒園工作。（十六）老干科負責市政府、市政府辦公室離退休人員的管理、服務工作。（十七）財務科負責市政府辦公室及有關單位行政經(jīng)費預算、決算和財務開支的審核、呈報工作，檢查、督查有關單位執(zhí)行財務、財產(chǎn)管理制度情況。（十八）車管科負責機關車輛調度、管理、維修、保養(yǎng)，保證市人民政府領導及政府機關用車；負責駕駛人員的安全、作風、紀律教育，參與有關交通事故的協(xié)調處理。（十九）外事僑務綜合科負責外事僑務方面的文秘、機要、檔案、信息、保密、督查、信訪和安全保衛(wèi)、計劃生育、財務、統(tǒng)計、國有資產(chǎn)管理、勞資、人事、機關后勤服務工作；牽頭進行調查研究、組織起草地方性外事僑務法規(guī)和政策；負責聯(lián)系縣（市）區(qū)外僑辦和下屬單位外事僑務工作；選派駐外使館外交人員和工勤人員；承辦全市翻譯系列專業(yè)技術職務任職資格評審和申報工作；負責全市外事、僑務干部培訓工作；負責外事僑務機關單位的黨群工作。（二十）外事科指導和協(xié)調全市外事涉外活動及禮賓工作，負責審核呈報副市級以上領導出席的會見、會談、宴請等重大外事活動計劃；負責組織接待來衡的黨賓、國賓；負責接待上級下達的外國團組、境外重要人士及聯(lián)合國組織和其他國際組織、外國駐華使領館來衡團組與知名人士；協(xié)助有關部門處理全市重大涉外事件、事故和糾紛；協(xié)調市直單位外事工作；負責申報和辦理全市因公出國（境）的護照，赴香港、澳門通行證和簽證，檢查收繳護照；申報和承辦由外僑辦管理的因公出國（境）團組和人員出訪任務的工作；負責承辦正副市級領導同志出國（境）訪問的報批工作；負責擬訂全市友好城市發(fā)展規(guī)劃，制訂友好城市間交流計劃；負責與我市締結友好和經(jīng)貿合作伙伴關系的外國城市來訪團組和人員的接待及派出工作；負責全市友好城市工作的日常管理工作；負責管理與我市結好的國外友好城市的民間交流和各種對口交流；負責全市科研院所、學校、醫(yī)院等與外國建立友好院所、友好學校、友好醫(yī)院的審核報批工作，并對其交流活動進行指導；負責管理來衡采訪的外國及香港、澳門記者；負責與國外地方政府和民間團體開展對新聞文化交流事宜；參與組織在衡進行的大型涉外文藝演出和體育比賽等活動；負責全市新聞、文化單位因公出國（境）團組及人員的審核報批工作；組織或配合有關部門做好來衡外國新聞、文化團組織的接待管理工作；負責全市駐國（境）外機構的備案工作；負責與國外友好城市間進行的各類研修人員的選派和管理工作以及外國來衡的研修人員的接收和管理工作。（二十一）僑務科貫徹執(zhí)行國家僑務工作的方針、政策、法規(guī)，擬定地方性法規(guī)、規(guī)章，依法保護歸僑、僑眷的合法權益和華僑、華人在國內的合法權益；協(xié)助有關部門做好華僑回國安置和香港、澳門同胞回內地定居和其他在內地眷屬的工作及歸僑、僑眷知識分子工作；負責全市僑務扶貧工作；協(xié)助辦理歸僑、僑眷出入境及子女升學、就業(yè)、留學等有關手續(xù)；對各縣（市）區(qū)及各部門的僑務工作進行指導調查和掌握海外僑情；開展對華僑華人的宣傳聯(lián)絡工作；做好華僑華人重點人物和社團的團結友好工作，保護華僑華人的正當權益；負責邀請來衡華僑華人的活動安排和接待工作；承辦華僑華人、香港、澳門同胞的捐贈工作。紀檢（監(jiān)察?、機關黨委、工會組織按有關規(guī)定和章程設置。 衡陽市政府辦公室行政編制為75名（含外僑辦8名），其中市政府秘書長1名（兼辦公室主任）、副秘書長4名，辦公室副主任2名，外僑辦主任1名、副主任2名，正副科級領導職數(shù)42名（含外僑辦3名）。機關后勤服務事業(yè)編制31名（含外僑辦2名）。 衡陽市人民政府證券管理辦公室，為正科級全額撥款事業(yè)單位，定事業(yè)編制5名，其中主任1名。根據(jù)衡陽市委、市人民政府《關于印發(fā)〈衡陽市市直機構改革方案的實施意見〉的通知》

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關鍵詞： 檔案管理;信息化;建設途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術已經(jīng)廣泛的應用于各個領域中，為了適應時代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實現(xiàn)信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設，能夠對企業(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測，對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內部形成完成的網(wǎng)絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作

加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡建設已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構筑企業(yè)信息網(wǎng)絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展，應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓，轉變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結束語

企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。

參考文獻:

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如何推進檔案工作規(guī)范化，標準化，信息化建設

如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化建設
企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1 轉變觀念，不斷學習
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內容，也是企業(yè)內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術水平的進步中，及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質量。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強基礎設施
企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。