檔案信息化建設(shè)規(guī)劃表

第一章　總 則第一條　為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。第三條　本辦法所稱(chēng)電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱(chēng)電子檔案是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件，以及實(shí)體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條　電子文件管理與歸檔應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持“分級(jí)管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的原則。第五條　市、縣（市）區(qū)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機(jī)構(gòu)，明確人員編制，將所需經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，并建立責(zé)任追究、目標(biāo)管理制度。第二章　機(jī)構(gòu)與職責(zé)第六條　市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)行政機(jī)關(guān)電子文件管理與歸檔工作。第七條　市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，做好檔案信息化項(xiàng)目立項(xiàng)管理、組織協(xié)調(diào)、技術(shù)論證和項(xiàng)目建設(shè)評(píng)估工作。第八條　市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)，按照國(guó)家、省有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息資源共享平臺(tái)，對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行監(jiān)督管理。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。第九條　保密行政主管部門(mén)對(duì)全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查。第十條　市、縣（市）區(qū)國(guó)家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管其接收范圍內(nèi)各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專(zhuān)業(yè)檔案館和部門(mén)檔案館按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)本專(zhuān)業(yè)、部門(mén)電子檔案的接收、管理、利用。第十一條　電子文件形成單位負(fù)責(zé)屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。第三章　收集與歸檔第十二條　電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)收集電子文件，并即時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實(shí)、有效。第十三條　電子文件形成單位的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)符合下列歸檔范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行收集：

　?。ㄒ唬┓从潮緳C(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的；

　?。ǘC(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的；

　　（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)的重要報(bào)送件；

　　（四）本單位工作活動(dòng)中形成的正式電子文件及電子文件的形成過(guò)程稿；

　?。ㄎ澹┢渌麑?duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的。

　　電子文件在收集時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)收集相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十四條　收集的電子文件類(lèi)型包括：

　?。ㄒ唬┪谋疚募河梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的文字文件、表格文件；

　?。ǘ﹫D像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　?。ㄈ﹫D形文件：用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　?。ㄋ模┯跋裎募河靡曨l設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件；

　?。ㄎ澹┮纛l文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式；

　　（七）數(shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)庫(kù)文件）：用計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等；

　　（八）其他應(yīng)當(dāng)收集歸檔的電子文件。第十五條　電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)將符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行歸檔整理，整理以“件”為單位進(jìn)行。第十六條　電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

　?。ㄒ唬w檔的電子文件應(yīng)當(dāng)齊全、完整，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

　?。ǘ┓媳臼须娮游募碗娮訖n案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，能夠長(zhǎng)期有效讀??；

　　（三）具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應(yīng)當(dāng)制成紙質(zhì)檔案或者縮微膠卷同時(shí)歸檔，并建立互聯(lián)；

　?。ㄋ模┘用軅魉?、存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)在解密后進(jìn)行歸檔，壓縮電子文件應(yīng)在解壓縮后進(jìn)行歸檔；

　?。ㄎ澹w檔電子文件應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止改寫(xiě)狀態(tài)；

　?。┮?guī)定電子文件、電子檔案的開(kāi)放級(jí)別。

　　前款第（二）項(xiàng)所稱(chēng)電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，由市檔案行政主管部門(mén)會(huì)同質(zhì)監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門(mén)，依據(jù)國(guó)家、省的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)后，向社會(huì)公布執(zhí)行；專(zhuān)業(yè)檔案館、部門(mén)檔案館的主管部門(mén)可以按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，制定專(zhuān)業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)市檔案行政主管部門(mén)備案。

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息化和管理自動(dòng)化目標(biāo)。其一，實(shí)現(xiàn)了編目整理的自動(dòng)化，對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類(lèi)，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計(jì)更加自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對(duì)不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，加快了檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)度。其三，檢索更加自動(dòng)化，同時(shí)，檢索達(dá)到全面、準(zhǔn)確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識(shí)素養(yǎng)、技術(shù)能力、專(zhuān)業(yè)背景的影響，使得工作過(guò)程中對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開(kāi)展，也無(wú)法對(duì)用戶需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無(wú)法進(jìn)行交流，用戶的眾多需求無(wú)法在系統(tǒng)建設(shè)期間實(shí)現(xiàn)。這一問(wèn)題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專(zhuān)業(yè)性和復(fù)合型人才，對(duì)現(xiàn)有人才也沒(méi)有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無(wú)法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過(guò)程中，無(wú)法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對(duì)信息的加工和信息的處理。同時(shí)，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無(wú)法與各個(gè)圖書(shū)館建立聯(lián)系，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲(chǔ)備人才。檔案管理工作是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求工作人員熱愛(ài)自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛(ài)崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論知識(shí)和科學(xué)知識(shí)，具有實(shí)際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識(shí)和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對(duì)自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識(shí)素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進(jìn)的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個(gè)檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺(tái)。
3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個(gè)企業(yè)單位管理水平和業(yè)績(jī)的主要指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo)，信息文件在立卷后及時(shí)歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點(diǎn)，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實(shí)現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是什么

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對(duì)不斷加強(qiáng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障。
電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國(guó)家檔案主管部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國(guó)檔案法》
第三十五條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門(mén)依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對(duì)檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進(jìn)行檢查：
（一）檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況；
（二）檔案庫(kù)房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；
（六）對(duì)所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入什么規(guī)劃

法律分析：各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)檔案法》 第三十五條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。

檔案規(guī)劃主要特點(diǎn)有

檔案規(guī)劃主要有以下特點(diǎn)。 1 無(wú)限的擴(kuò)展能力。系統(tǒng)內(nèi)置文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等標(biāo)準(zhǔn)的檔案類(lèi)型。同時(shí)支持自定義檔案。 2 與辦公信息管理系統(tǒng)無(wú)縫連接。辦公信息管理系統(tǒng)中含有歸檔模塊,可以對(duì)公文等流程內(nèi)的文檔無(wú)損地歸檔。而檔案系統(tǒng)中含有公文解析模塊,可以將公文數(shù)據(jù)完整還原。 3 緊貼檔案實(shí)務(wù),符合最新國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。集成了檔案專(zhuān)家和一線檔案工作者多年的豐富經(jīng)驗(yàn)。功能全面,流程規(guī)范。遵循檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),包括著錄標(biāo)準(zhǔn)、信息分類(lèi)和主題詞標(biāo)引規(guī)則、整理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)等。 4 豐富的搜索手段,快捷的檢索效率。檔案分類(lèi)檢索。用戶可存儲(chǔ)查詢條件,將檔案信息在邏輯上進(jìn)行分類(lèi)管理。可跨庫(kù)檢索,提供元數(shù)據(jù)檢索、全文檢索,檢索方式可訂制,檢索結(jié)果可保存修改。