基建工程監(jiān)理檔案管理

　　首先，基建工程監(jiān)理檔案管理的宗旨是：以嚴格的管理要求，為基建工程的管理和監(jiān)督提供有力的支持。其次，基建工程監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容包括：

　?。?）工程建設項目概況：包括項目名稱、建設地點、建設單位、建設資金、建設計劃、工程類型等；

　?。?）工程建設進度：包括工程開工、中期檢查、竣工驗收等；

　　（3）工程監(jiān)理報告：包括監(jiān)理報告、安全報告、質(zhì)量報告、工期報告等；

　?。?）工程經(jīng)費支出：包括設備采購、施工報價、工程結(jié)算等；

　?。?）工程建設現(xiàn)場記錄：包括施工現(xiàn)場照片、設備安裝情況、施工記錄等；

　?。?）工程建設合同：包括施工合同、監(jiān)理合同、結(jié)算合同等；

　?。?）工程竣工驗收文件：包括竣工報告、竣工驗收文件等。

　　最后，基建工程監(jiān)理檔案管理的重點是：要建立完善的工程監(jiān)理檔案管理制度，做到規(guī)范管理、準確記錄，以保證基建工程的順利完成。

　　如何做好基建檔案管理工作

　　1基建檔案的作用

　　1.1基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監(jiān)理文件、設備文件、竣工驗收文件等內(nèi)容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。

　　基建工程建設是單位不斷發(fā)展的一項基礎工作，按照基建工程建設規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術人員在工程項目建設活動中創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強單位基礎設施建設力度，增強單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

　　1.2基建工程項目是指在同一個計劃任務書和總體設計內(nèi)進行施工，由一個或幾個單項工程組成，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上有獨立的組織形式的基礎設施或建筑物，工程項目的特點，決定了基建檔案具有技術含量強、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用、等工作提供依據(jù)和憑證，是單位維權的依據(jù)，是工程項目的寶貴財富。

　　基建檔案工作是基建工程建設的組成部分，按照基建工程文件材料形成規(guī)律進行收集、分類、整理、鑒定、保存的基建檔案資料，實行集中統(tǒng)一管理原則，為工程項目的實施提供檔案利用服務，如在籌建一項工程項目的前期工作中，需要進行項目可行性研究、上報建議書、選址、土地規(guī)劃等工作，必須查閱大量的過去和現(xiàn)在的檔案資料，作為申報和編報材料的科學依據(jù)，在工程竣工驗收階段，更是需要工程全部檔案資料作為驗收工程質(zhì)量的必備條件。所以，需加強基建工程檔案管理工作，為提高基建工程管理水平發(fā)揮檔案作用。

　　1.3基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規(guī)范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據(jù)，如有時單位部門需要工程管線的具體位置，就到檔案室查找相關工程竣工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準確的服務功能。

　　基建檔案是工程質(zhì)量的反映，工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中，工程質(zhì)量關系到人員安全、財產(chǎn)保障、使用保證等方面，在工程建設中形成、積累的基建檔案質(zhì)量好壞控制了工程項目質(zhì)量，工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改進方法提供技術依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項目質(zhì)量，隨著國家經(jīng)濟建設快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，齊抓共管，是新形勢下基建檔案管理的重要任務。

　　2基建檔案管理存在的問題

　　2.1面對發(fā)展機遇，國家工程項目建設管理體制改革進一步深化，也頒布了一系列工程項目管理和工程檔案管理法規(guī)、標準，在傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時產(chǎn)生了問題和困難。

　　基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協(xié)調(diào)開展，造成了基建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位經(jīng)濟和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

　　2.2檔案管理意識不強，領導和檔案人員對基建檔案重要性的思想認識不夠，基建檔案工作的學習宣傳力度不強，基建工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責沒有落實到具體人員。

　　由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。對基建檔案管理的觀念和認識是做好基建檔案工作的前提和保證，目前，隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，在適應基建檔案管理新要求方面存在一定的問題。

　　2.3傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標準的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標準得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門帶來一定的負擔。基建檔案管理工作程序不規(guī)范，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導等職能，基建檔案管理措施不完善，對當前的改革形式和現(xiàn)代管理方法缺乏研究和思考。

　　2.4基建檔案管理體制不完善，由于工程建設單位人員和經(jīng)費的原因，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網(wǎng)絡不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。

　　基建檔案管理設施設備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，基建檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應單位和工程建設快速發(fā)展的需要，計算機應用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟效益。

　　3基建檔案管理的對策

　　3.1增強檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學理念。基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發(fā)展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。

　　基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

　　3.2完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網(wǎng)絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。

　　應規(guī)范化、標準化、科學化管理，基建檔案工作涵蓋了工程項目的立項、勘察、測繪、初步設計、施工、竣工驗收、評優(yōu)選優(yōu)等階段，基建檔案業(yè)務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內(nèi)容，細化各項制度并真正落實到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

　　3.3做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機制。基建檔案業(yè)務工作是基建檔案管理的基礎工作之一，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。

　　3.3.1加強基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個環(huán)節(jié)連著一個環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時間等規(guī)定的具體分解圖表，抓住工程關鍵階段進行收集，檔案部門要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法和態(tài)度，貫徹落實基建檔案工作的規(guī)定和措施，采取業(yè)主負責制、獎懲制、崗位責任制等工作機制，分工明確，責任到人，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責任。

　　3.3.2基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。

　　建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項，并規(guī)定工程款的百分之五作為基建檔案歸檔的準備金，不提交齊全完整的基建檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。

　　采取基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步。保證基建檔案歸檔工作順利進行，從而保證了基建工程質(zhì)量。

　　3.3.3基建檔案整理立卷質(zhì)量是基建檔案管理和利用工作的保證，各參建單位應嚴格做好職責范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機聯(lián)系，單項工程又相互獨立，便于利用的原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項目技術會議、技術交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成工作會議紀要、檔案工作總結(jié)、簡報等文件，得到有效的溝通和效果，采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務咨詢等方式，對基建檔案業(yè)務工作進行指導，規(guī)范基建檔案整理立卷工作，統(tǒng)一基建檔案管理標準、操作方法。

　　3.3.4基建檔案基礎設施建設是基建檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，檔案人員應主動匯報基建檔案工作情況，及時就當前檔案工作出現(xiàn)的問題向領導說明配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持，設置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的“八防”設備，提高基建檔案工作環(huán)境條件。

　　3.3.5做好基建檔案開發(fā)利用工作，探索檔案服務機制?；n案利用工作是基建檔案管理的目的和歸宿，“今世賴之以知古，后世賴之以知今”，緊緊圍繞單位和社會中心任務，挖掘基建檔案服務潛能，編制檔案檢索工具和編研材料，提高檔案利用率，充分發(fā)揮基建檔案的作用，為單位和基建工程各部門提供檔案服務。

　　3.3.6做好基建檔案驗收、報送工作。國家檔案局頒布了《建設項目（工程）檔案驗收辦法》，加強基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預驗收步驟，基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗收合格后，才可進行基建工程的竣工驗收，工程竣工驗收后3個月內(nèi)做好基建檔案的移交工作，通過基建檔案驗收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平。

　　3.4加強檔案人員的業(yè)務培訓工作，增強檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì)。組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務培訓，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，使工程人員了解基建檔案管理知識，檔案人員了解基建工程建設程序和基建專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面。與時俱進，學習基建檔案業(yè)務、管理理論和方法、網(wǎng)絡和計算機知識，培養(yǎng)現(xiàn)代復合型人才。檔案人員應樹立服務第一的意識，找準途徑，扎實工作，己所不欲，勿施于人，提高檔案工作的自豪感、責任感，為單位發(fā)展做出更大的貢獻。

　　3.5信息化時代，給基建檔案工作帶來了新的課題，基建檔案管理應推行計算機管理技術，適應基建工程項目現(xiàn)代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據(jù)基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建檔案網(wǎng)絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基建檔案管理效率。

　　總之，基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術、發(fā)展的新要求，檔案人員應具有愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟建設提供檔案服務，提升單位管理水平和基建工程建設水平。

　　建筑類檔案管理怎么分類??？

　　一、基建工程項目檔案管理的基本概念

　　二、基建檔案收集范圍及保管期限

　　三、工程項目建設各階段文件收集與各方責任

　　四、基建工程文件和檔案的整理

　　五、基建工程文件管理要求

　　一、基建工程項目檔案管理的基本概念

　　1、定義：從項目立項、可行性研究、勘察設計、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)的全過程中形成的，應當歸檔的各種形式和載體的文件材料

　　2、分類：（1）前期管理文件；（2）監(jiān)理文件；（3）施工技術文件及竣工圖

　　二、基建檔案收集范圍及保管期限

　　1、基建文件：（1）決策立項文件；（2）建設用地征地、拆遷文件；（3）勘察、測繪、設計文件；（4）工程招投標及合同文件；

　　（5）開工文件；（6）商務文件；（7）竣工驗收及備案文件

　　2、監(jiān)理文件：（1）監(jiān)理管理文件；（2）監(jiān)理工作記錄；（3）竣工驗收文件

　　3、施工文件：（1）施工管理與驗收文件；（2）施工管理資料；（3）施工技術資料；（4）施工測量記錄；（5）施工物資資料；（6）施工記錄；（7）施工試驗記錄；（8）施工質(zhì)量驗收記錄

　　4、竣工圖：（1）綜合竣工圖（包括市政、管綜、地下構(gòu)筑物等）；（2）建筑竣工圖；（3）結(jié)構(gòu)竣工圖；（4）暖衛(wèi)、燃氣竣工圖；（5）電氣竣工圖；（6）通風、空調(diào)竣工圖；（7）電梯竣工圖；（8）工藝竣工圖（工業(yè)項目）

　　三、工程項目建設各階段文件收集與各方責任

　　1、工程項目準備階段形成的前期文件

　　▲由建設單位收集積累（立項、規(guī)劃、征地、批復等）

　　▲勘察設計單位負責勘察、設計文件的收集、積累，并按規(guī)定向建設單位移交有關設計基礎資料/文件

　　2、工程項目施工階段形成的文件

　　（1）項目實行總承包的由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理并提交總承包單位匯總

　?。?）由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件

　?。?）項目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累

　　3、項目試運行階段形成的文件

　　由試運行單位負責收集、積累在該階段產(chǎn)生的各種文件

　　四、基建工程文件和檔案的整理

　　1、關于圖紙的折疊方法

　　根據(jù)規(guī)定，統(tǒng)一幅面為A4（297mm*210mm）

　?。?）需裝訂成冊

　?。?）不需裝訂成冊

　　**由上而下折，從右往左折，標題欄留在外面**

　　圖框格式標準是在圖樣邊緣處繪制的一種邊框線，它對圖樣的使用和圖樣的繪制起著規(guī)定性的作用。

　　25mm

　　10(5)mm

　　10(5)mm

　　圖樣區(qū)

　　標題欄區(qū)

　　10(5)mm

　　外框為細實線，內(nèi)框為粗實線

　　標題欄內(nèi)標明圖樣的內(nèi)容及圖樣所反映零、部件的名稱、代號、使用材料、繪制圖樣的單位，負責人簽字并注明圖樣的更改標記和變化情況等內(nèi)容。

　　2、檔案分類組卷

　　（1）一般要求

　　群體建筑物按單項工程組卷；單項工程按先文字材料后圖紙，文字材料和圖紙均再按專業(yè)分類組卷；幾個工程共用一個文字材料的可單獨組卷

　?。?）具體要求

　　①組卷前要檢查每一項目的施工技術文件、基建前期文件、竣工圖是否收集齊全，圖物相符。

　　②文字性材料底稿一律使用檔案要求的書寫材料，字跡工整，易于長期保存。

　?、圻厱目⒐D應是新藍圖、圖面整潔、字跡清楚，修改竣工圖要符合規(guī)范要求。(底圖卷放)

　　3、組卷具體方法

　　（1）一般的單項工程原則上文字材料和圖紙要分開立卷。

　　（2）綜合性大型工程按下列方法組卷：

　?、倩ㄇ捌谖淖植牧习雌浞从车牟煌瑔栴}或名稱分別組成一卷或若干卷。

　?、谑┕ぜ夹g文件、監(jiān)理文件立卷按反映的不同專業(yè)和問題分別組成若干案卷。

　?、劭⒐D按其反映的不同專業(yè)組成若干案卷。

　　★★基建前期文件內(nèi)容/問題組卷

　　第一卷：基建計劃任務書等重要文件（項目建議書及批復、會議紀要、領導講話等）

　　第二卷：建設用地征地、拆遷文件（用地許可證、地形圖、選址報告及批準、拆遷協(xié)議書、報告等）

　　第三卷：地址勘探、測繪、設計招投標文件（地勘報告、測繪成果報告、初步設計、規(guī)劃方案、招投標/設計、施工、監(jiān)理文件）

　　第四卷：工程竣工總結(jié)

　　第五卷：工程概算、預算、決算

　　第六卷：工程監(jiān)理文件

　　第七卷：其它文件

　　★★施工技術文件

　　（1）土建專業(yè)：①建設工程規(guī)劃許可證、開工證；②施工組織設計及技術交底；③地基勘探、驗槽及處理記錄；④圖紙會審、設計變更、洽商記錄；⑤原材料實驗報告；⑥施工試驗報告；⑦施工記錄；⑧預檢記錄（定位測量等）；⑨隱檢記錄；⑩工程質(zhì)量事故處理記錄；?驗收記錄；?新材料、新技術、新工藝；?其它

　?。?）暖衛(wèi)、燃氣（設備）專業(yè)：①圖紙會審、設計變更、洽商記錄；②預檢記錄；③隱蔽工程驗收記錄；④主要設備明細表及安裝記錄；⑤功能實驗記錄；⑥室外管線測量記錄；⑦技術交底、施工日志；⑧竣工驗收；⑨其它

　?。?）電氣專業(yè)：①圖紙會審、設計變更、洽商記錄；②預檢記錄；

　?、垭[蔽工程驗收記錄；④主要設備文件；⑤電氣調(diào)試記錄；⑥技術交底、施工日志；⑦發(fā)電、變電、供配電有關記錄；⑧竣工驗收

　　（4）通風、空調(diào)專業(yè)：①圖紙會審、設計變更、洽商記錄；②隱蔽工程驗收記錄；③主要設備文件；④實驗記錄；⑤設備調(diào)試記錄；⑥竣工驗收

　?。?）電梯專業(yè)：①合同、設備文件；②設計變更、洽商記錄；③隱蔽工程驗收記錄；④主要設備明細表、檢驗證書等；⑤設備調(diào)試記錄；⑥技術交底、施工日志；⑦竣工驗收

　?。?）工藝專業(yè)（工業(yè)項目）：生產(chǎn)、機械設備安裝、調(diào)試記錄

　　★★竣工圖

　?、倬C合竣工圖：總平面圖、豎向布置、室外管網(wǎng)綜合、設計總說明等；

　?、诮ㄖ⒐D：建筑設計說明、總平面圖、各層平面圖、大樣圖、地下工程、電梯、樓梯、井道、防水、防火、門窗、廚衛(wèi)等

　?、劢Y(jié)構(gòu)竣工圖：△結(jié)構(gòu)說明書、平剖面圖、各層大樣；△樓梯、電梯、預制梁、柱、板有關大樣圖、鋼結(jié)構(gòu)平剖面圖；△模板圖、鋼筋數(shù)量配比、連接件大樣圖

　?、芘l(wèi)、燃氣竣工圖：△設計說明書；△設備平、剖面及大樣圖；△鍋爐、泵房、熱力點、調(diào)壓站等輔助工程

　?、蓦姎鈱I(yè)：△設計說明書；△相關的平、剖面及大樣圖；△變電站、鍋爐房、空調(diào)機房、熱交換站圖紙

　?、尥L、空調(diào)專業(yè)：△設計說明書；△相關的平、剖面及大樣圖

　　⑦電梯專業(yè)：△設計說明書；△部件安裝圖；△電氣原理及布置圖、設備相關表格

　?、喙に噷I(yè)：△工藝流程圖；△設備平面布置圖；△生產(chǎn)設備相關圖紙；△設備安裝施工圖

　　4、卷內(nèi)文件排列

　?。?）圖紙排列

　　按圖紙目錄順序，按專業(yè)分別排列（建筑、結(jié)構(gòu)、水暖電氣、設備（隨主體工程配套設施，如中央空調(diào)等））

　　無目錄的，按整體→局部順序排列

　?。?）文字材料排列

　　①按重要程度

　　批復在前、請示在后；正文在前、底稿在后

　　②按時間順序

　　5、案卷編目

　?。?）編頁號

　　①卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面一律編寫頁號

　?、陧撎柧帉懳恢?/p>

　　單面書寫的在右下角；雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角

　?、垌撎柧帉懛椒?/p>

　　△案卷裝訂的以每卷為單位，按順序編寫頁號

　　△案卷不裝訂的以每份文件為單位，從1起按順序編號

　?。?）填寫卷內(nèi)目錄（卷內(nèi)文件明細表）

　　序號、文件編號（文件號或圖號）、責任者（文件直接編制部門、署名者）、文件材料題名（每份文件標題全稱）、日期、頁號（如案卷裝訂填寫每份文件首頁頁號，最后一份文件首尾頁號都填；如案卷不裝訂填寫每份文件頁數(shù)）、備注（對文件的特殊情況說明）

　　（3）填寫卷內(nèi)備考表

　　記載歸檔前后卷內(nèi)文件變化情況、基本情況，放在每一案卷最后一頁）

　　填寫內(nèi)容：

　?、俦揪砉病良另?/p>

　?、诹⒕砣?、檢查人、日期

　?、刍ヒ娞枺ǚ从惩粌?nèi)容而載體形式不同，并另行保存的檔案案卷的編號，應注明檔案載體的形式）

　?。?）案卷封面編制

　?、侔妇眍}名：項目名稱（代字或代號）、項目專業(yè)/階段名稱、文件名稱

　?、诹⒕韱挝唬ň幹茊挝唬禾顚懾撠熚募M卷部門或項目負責部門

　?、燮鹬谷掌冢禾顚懓妇韮?nèi)文件的起止日期。應注意不要把形成日期誤認為歸檔日期。

　?、鼙９芷谙蓿阂罁?jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限

　?、菝芗墸阂罁?jù)保密規(guī)定填寫劃定的等級

　?、迿n號：檔案案卷編號：分類號＋順序號

　　歸檔章：檔號件號J.1--11

　　6、案卷裝訂

　?。?）圖紙可不裝訂，文字材料裝訂

　?。?）永久保存的文件去掉金屬釘

　?。?）采用不裝訂形式的要在每份文件右上角加蓋檔號章

　　7、編制檢索工具(抄寫案卷目錄)

　　五、基建工程文件管理要求：

　　1、實行“三納入”和“四同步”管理：將其形成、積累納入科技、生產(chǎn)、基建工作計劃，納入科技、生產(chǎn)等工作程序、納入有關部門和有關人員的職責范圍。實行“四同步”：下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求；

　　檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果同時驗收鑒定文件材料的完整、準確、系統(tǒng)情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核時，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。

　　2、將其形成、積累列入經(jīng)濟責任制考核范圍

　　3、檔案部門要參加各項生產(chǎn)、技術的鑒定、驗收、創(chuàng)優(yōu)評獎活動，以確保科技文件的完整、準確、系統(tǒng)。