監(jiān)理檔案的要求

　　對監(jiān)理檔案的四個重要要求是

　　一、監(jiān)理檔案的分類

　　按施工階段監(jiān)理檔案來源大致可以分為三大類：

　　第一類，即建設工程的基本文件。

　　第二類，即施工單位報審的各類報表及附件。

　　第三類，即項目監(jiān)理機構在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。

　　第一類檔案主要來源于建設單位。主要包括：各類合同;勘察設計文件及圖紙等。這些檔案主要是原件，項目監(jiān)理機構要及時收集并妥善保存.

　　第二類主要來自施工單位報審的各類報表及附件。主要包括：質量、安全驗收以及進度、費用審核表格。這些檔案由施工單位提供，檔案員要根據(jù)施工進度督促監(jiān)理人員及時簽審歸檔。

　　第三類主要是現(xiàn)場項目監(jiān)理機構在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。主要包括：監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理實施細則;旁站方案;安全監(jiān)理方案;監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單;旁站記錄;實測實量;會議紀要;監(jiān)理月報;工程質量評估報告;專題報告;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結等。此外，還有上級主管部門以及制度規(guī)定要求提供的一些臺帳等。這部分檔案由項目部編寫、紀錄、傳遞、整理歸檔。

　　二、監(jiān)理檔案員基本要求

　　應掌握以下的知識：

　　(1)了解建設工程的基本建設程序，加深對工程建設的理解，從而知道自己處理的是什么檔案，有什么用處，檔案之間有什么關系，以便清楚掌握檔案管理工作。

　　(2)了解監(jiān)理檔案、施工技術檔案、基建檔案;掌握檔案分類的基本方法;熟悉《建設工程文件歸檔規(guī)范》關于工程文件的立卷、歸檔、驗收與移交的規(guī)定及建設工程文件歸檔范圍，以便能指導施工承包單位的施工技術檔案技術整理工作。

　　(3)掌握《建筑工程施工質量統(tǒng)一驗收標準》的基本內(nèi)容，理解工程驗收的幾個驗收層次的概念及其關系;掌握各個層次質量驗收地的合格條件;掌握分項、分部工程的劃分標準和質量驗收的程序。

　　(4)了解與《統(tǒng)一標準》配套的專業(yè)工程施工質量驗收規(guī)范的有關內(nèi)容，材料、構配件驗收試驗、工程檢測等的有關規(guī)定。

　　(5)掌握一定的文秘知識，具備一定的文字能力;熟悉電腦操作和有關軟件;對信息化管理有一定的理解;有一定的組織能力和協(xié)調(diào)技能。

　　三、監(jiān)理檔案的管理要求

　　(一)項目監(jiān)理機構應建立完善監(jiān)理文件檔案管理制度，宜設專人管理文件檔案，做到“明確責任，專人負責”。

　　(二)項目監(jiān)理機構應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件檔案。監(jiān)理人員應及時分類整理自己負責文件檔案，并移交由總監(jiān)理工程師指定的專人進行管理，監(jiān)理文件檔案應準確、完整。

　　(三)項目監(jiān)理機構收集歸檔的監(jiān)理文件檔案應為原件，若為復印件，應加蓋報送單位印章，并由經(jīng)手人簽字，注明日期和原件存放處。

　　(四).監(jiān)理文件檔案涉及的有關表格應采用統(tǒng)一表式，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(五).項目監(jiān)理機構宜采用信息技術進行監(jiān)理文件檔案管理。

　　四、監(jiān)理檔案的分冊管理依據(jù)

　　1、《河北省建設工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》把監(jiān)理檔案按六冊分類整理。

　　2、建設工程監(jiān)理規(guī)范GB/T50319--2013

　　發(fā)布:2013年5月13日實施：2014年3月1日

　　3、建設工程監(jiān)理工作標準DB13(J)/T161--2014

　　發(fā)布:2014-06-25實施：2014-08-01

　　第一冊(共7項內(nèi)容)

　　1、委托監(jiān)理合同(實行監(jiān)理招標的應附監(jiān)理中標通知書);工程監(jiān)理單位營業(yè)執(zhí)照及資質證書復印件蓋監(jiān)理單位公章。

　　2、施工合同(含各類合同，如分包合同等)

　　3、建設工程監(jiān)理備案表

　　4、施工許可證

　　5、項目監(jiān)理機構組織形式、總監(jiān)理工程師任命書(A.0.1)及監(jiān)理機構監(jiān)理人員資格證書。證書復印件加蓋監(jiān)理單位公章。

　　6、合同爭議處理意見

　　7、合同變更檔案

　　第二冊(共8項內(nèi)容)

　　l、勘察設計文件

　　2、設計交底與圖紙會審會議紀要

　　3、工程變更單(C.0.2)

　　4、工程開工報審表(B.0.2)工程開工令(A.0.2)工程暫停令(A.0.6)工程復工報審表(B.0.3)

　　5、施工組織設計/(專項)施工方案報審表(B.0.1)

　　6、分包單位資格報審表(B.0.4)

　　7、施工機械和設施/計量設備報審表(B.0.8)

　　8、試驗室報審表(B.0.6)

　　第三冊(共14項內(nèi)容)

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理實施細則

　　3、監(jiān)理月報

　　4、單位工程竣工驗收報審單(B.0.12)

　　5、工程質量評估報告

　　6、監(jiān)理工作總結

　　7、第一次工地會議及第一次工地會議印模簽名字樣留存表(C.0.4)、監(jiān)理例會

　　8、工程質量事故報告單

　　9、工程質量事故處理方案報審

　　10、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C.0.1)

　　11、監(jiān)理通知單(A.0.3)監(jiān)理通知/工程質量整改通知回復單(B.0.11)

　　12、工程質量整改通知單(A.0.4)監(jiān)理通知/工程質量整改通知回復單(B.0.11)

　　13、施工單位申請表

　　14、監(jiān)理日志

　　第四冊(共5項內(nèi)容)

　　l、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

　　2、工程材料、構配件、設備報審(B.0.7)

　　(有見證取樣送檢檔案的附在相應的報審表后)

　　3、報審、報驗單(B.0.9)

　　4、分部工程報驗單(B.0.10)

　　5、旁站記錄(A.0.7)

　　第五冊(共6項內(nèi)容)

　　l、工程款支付報審表(B.0.13)

　　2、工程款支付證書(A.0.9)

　　3、索賠意向通知書(C.0.4)

　　4、費用索賠報審表(B.0.15)

　　5、施工進度計劃報審表(B.0.14)

　　6、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

　　第六冊(共5項內(nèi)容)

　　l、監(jiān)理臺帳

　　2、收、發(fā)文登記表

　　3、工程檔案的照片及聲像檔案

　　4、其它監(jiān)理檔案(含工程質量保修期的監(jiān)理檔案)

　　5、D類表(項目監(jiān)理機構考核評價用表)(建設工程監(jiān)理工作標準DB13(J)/T161-2014)

　　五、監(jiān)理檔案的移交

　　依據(jù)：《河北省建設工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》

　　需向檔案部門提交歸檔的監(jiān)理檔案

　　1、工程開工報審表(B.0.2)

　　2、工程復工報審表(B.0.3)

　　3、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

　　4、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

　　5、工程材料、構配件、設備報審(B.0.7)

　　6、工程質量事故報告單;

　　7、工程質量事故處理方案報審表;

　　8、工程暫停令(A.0.6)

　　9、工程質量整改通知單(A.0.4)

　　10、監(jiān)理規(guī)劃

　　11、監(jiān)理實施細則

　　12、合同爭議處理意見

　　13、合同變更檔案

　　14、工程質量評估報告

　　15、監(jiān)理工程總結

　　16、工程變更單(C.0.2)

　　17、法律、法規(guī)所規(guī)定的歸檔檔案

　　建設監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學地管理我所的建設監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》的有關規(guī)定，結合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術文件的總稱。是我所全體工程技術人員和管理人員的.勞動成果和智慧結晶，也是我所對監(jiān)理的建設項目實施專業(yè)化管理和科學控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務拓展和進一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監(jiān)理機構將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項目監(jiān)理機構將監(jiān)理過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應在項目竣工驗收后的一個月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“檔案”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎設施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示。“1”代表工程準備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯數(shù)字編碼。編制人按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結論性文件，均應屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項目監(jiān)理機構及負責人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設計文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設計交底及圖紙會審會議紀要；

　　8施工組織設計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設計報審表；

　　9工程開工/復工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗檔案；

　　11工程進度計劃及控制檔案；

　　12工程材料、購配件、設備的質量證明文件及檢查、試驗檔案；

　　13施工試驗檔案；

　　14設計變更和工程變更檔案；

　　15隱蔽工程驗收記錄；

　　16工程計量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀要、往來函件；

　　18各種報驗申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；

　　20質量缺陷和質量事故的處理文件；

　　21檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收檔案；

　　22索賠文件檔案；

　　23竣工結算審核意見書；

　　24工程項目施工質量評估報告等專題報告；

　　25監(jiān)理工作總結；

　　26鑒于每個項目具體情況不同，歸檔檔案不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領導批準并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復印檔案檔案，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領導批準。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經(jīng)所主管領導批準。

　　監(jiān)理需要做哪些檔案

　　監(jiān)理檔案（又叫做建筑工程檔案）包括：監(jiān)理檔案概述，監(jiān)理投標文件，監(jiān)理管理檔案，監(jiān)理工作記錄，竣工驗收檔案，監(jiān)理工作其他檔案，監(jiān)理檔案的管理辦法，安全監(jiān)理檔案等內(nèi)容。

　　項目監(jiān)理部行政文秘負責工程施工有關信息收集、管理、保管?？偙O(jiān)理工程師或總監(jiān)代表組織定期工地會議或監(jiān)理工作會議，并整理會議紀要。專業(yè)監(jiān)理工程師定期或不定期檢查施工單位材料、構配件、設備的狀況以及工程質量的驗收簽認，并將有關信息收集后，向總監(jiān)理工程師或總監(jiān)代表匯報。

　　擴展檔案：

　　一、監(jiān)理檔案的作用：

　　監(jiān)理檔案的要求

　　1、監(jiān)理檔案是反映工程質量和工作質量的重要依據(jù)；

　　2、監(jiān)理檔案是工程質量竣工驗收的必備條件；

　　3、監(jiān)理檔案是城建檔案館的重要組成部分；

　　4、監(jiān)理檔案是建筑交付使用后維修、改建、擴建的重要依據(jù)。

　　二、監(jiān)理檔案的要求：

　　1、工程的參見各方應該把工程檔案的形成和積累納入工程管理的各個環(huán)節(jié)和相關人員的職責范圍；

　　2、工程檔案檔案應該實行分級管理，由建設、勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位的主管（技術）負責人組織各自單位的工程檔案管理的全過程工作。在工程建設過程中工程檔案的收集、整理和審核工作應有熟悉業(yè)務的專業(yè)技術人員負責；

　　3、工程檔案應隨著工程進度同步收集、整理和立卷，并按照有關規(guī)定進行移交；

　　4、工程各參加單位應該確保各自檔案的真實、準確、有效、完整、齊全，字跡清楚，無未了事項。所用表格應按相關規(guī)定統(tǒng)一格式，若有特殊要求需要增加表格時，應按有關規(guī)定統(tǒng)一歸類。

　　監(jiān)理檔案都有哪些？

　　1、勘察設計文件、建設工程監(jiān)理合同及其他合同文件。

　　2、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則。

　　3、設計交底和圖紙會審會議紀要。

　　4、施工組織設計、（專項）施工方案、施工進度計劃報審文件檔案。

　　5、分包單位資格報審文件檔案。

　　6、施工控制測量成果報驗文件檔案。

　　7、總監(jiān)理工程師任命書，開工令、暫停令、復工令，工程開工或復工報審文件檔案。

　　8、工程材料、構配件、設備報驗文件檔案。

　　9、見證取樣和平行檢驗文件檔案。

　　10、工程質量檢查報驗檔案及工程有關驗收檔案。

　　擴展檔案：

　　注意事項

　　1、監(jiān)理檔案必須及時整理、真實完整、分類有序。

　　2、監(jiān)理檔案的管理應由總監(jiān)理工程師負責，并指定專人具體實施。

　　3、監(jiān)理檔案應在各階段監(jiān)理工作結束后及時整理歸檔。

　　4、監(jiān)理檔案的編制及保存應按有關規(guī)定執(zhí)行。