概念與背景

2020年6月19日，國家檔案局舉辦區(qū)塊鏈技術視頻專題講座，中央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強要求，要加快厘清運用新一代信息技術實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路舉措。在“十四五”時期實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化必須取得突破。因此，數(shù)字化轉型是“十四五”時期企業(yè)檔案工作的重點任務。

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型是指企業(yè)將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉變及依此提升檔案管理水平和效益的過程。這個概念包含如下含義：一是檔案工作數(shù)字化轉型的主體是企業(yè)，而不是企業(yè)檔案部門或是檔案人員。二是檔案工作數(shù)字化轉型包括管理對象、管理手段和效果3方面，3個方面互相聯(lián)系互相依存，又互相影響，因此這里的“數(shù)字化”不僅是指傳統(tǒng)載體檔案的掃描。三是檔案工作數(shù)字化是一個過程，它不是一蹴而就的。四是轉型既包括管理能力的轉變，也包括管理效果和效益的轉變。

轉型內(nèi)容

1.基礎業(yè)務規(guī)范和完善

主要內(nèi)容包括健全或完善檔案管理制度、理順檔案管理體制機制、實現(xiàn)檔案管理的集中統(tǒng)一、規(guī)范檔案管理業(yè)務流程及各類卷夾、表格、單據(jù)等。這是開展檔案工作數(shù)字化轉型各項工作的基礎。檔案管理制度不健全、體制機制不科學、業(yè)務流程混亂、編號不科學等，將使檔案工作的數(shù)字化轉型不能順利進行。

2.存量檔案數(shù)字化

存量檔案數(shù)字化是指對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像、結構化數(shù)據(jù)等關聯(lián)關系的處理過程。存量檔案數(shù)字化屬于管理對象數(shù)字化轉型范圍，是檔案管理過程數(shù)字化能否發(fā)揮作用的關鍵。

3.增量檔案電子化

增量檔案電子化是指新增電子文件通過電子文件歸檔形成電子檔案，即業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔。其作用在于以下幾個方面：一是放大檔案管理過程數(shù)字化轉型的效果。如果管理對象沒有實現(xiàn)數(shù)字化，即使檔案管理過程實現(xiàn)了數(shù)字化，數(shù)字化轉型的效果也會大打折扣。二是能夠解決業(yè)務信息化過程中的難題。不少企業(yè)由于業(yè)務信息發(fā)展太快，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)長期保存存在問題，或是新舊系統(tǒng)集成存在問題，使得信息化可持續(xù)發(fā)展存在困難。但通過電子文件歸檔能夠很好地解決這些問題，從而通過檔案工作數(shù)字化轉型促進業(yè)務信息化的發(fā)展。增量檔案電子化既屬于管理對象數(shù)字化轉型范圍，也涉及檔案管理過程數(shù)字化，是轉型工作的關鍵。

4.管理過程數(shù)字化

即將檔案管理過程由傳統(tǒng)手工向數(shù)字化轉變，其主要工作是電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與實施。電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與實施就是將檔案管理流程通過軟件開發(fā)工作固化在系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)檔案工作的流程驅(qū)動（盡管有的領域已實現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動，但在檔案領域應該仍處于流程驅(qū)動階段——作者注）。

5.服務能力提升

一是檔案信息開發(fā)利用實現(xiàn)由被動服務向主動服務轉變。這就要求檔案工作識別檔案利用者的需求，運用大數(shù)據(jù)、知識管理等的理念和技術，對檔案數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)等進行相應的改造。二是檔案信息服務內(nèi)容實現(xiàn)由提供初級檔案信息服務向深加工檔案信息轉變。三是提高檔案信息服務效率。如通過對電子檔案管理系統(tǒng)的改造，使檢索界面更加友好，進一步提高檢索速度，或是通過移動端的應用，擴大檔案信息服務的空間。四是服務范圍進一步擴大。即通過對檔案數(shù)據(jù)的加工或是電子檔案管理系統(tǒng)的改造，進一步擴大檔案利用者的范圍，或?qū)崿F(xiàn)服務范圍由企業(yè)內(nèi)部擴大到企業(yè)外部，實現(xiàn)服務范圍由本地擴大到外地等。

6.促進主營業(yè)務轉型或發(fā)展

一是通過有目的提供更高水平更高質(zhì)量檔案信息的利用，促進企業(yè)某方面業(yè)務的提升，解決企業(yè)當前某一方面的難題。如某企業(yè)通過開展檔案知識管理，提供系統(tǒng)化的知識服務，促進企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)工作。二是通過數(shù)字化轉型加強某一類檔案或檔案工作某一個環(huán)節(jié)的工作來促進主營業(yè)務的發(fā)展。如某企業(yè)通過電子文件歸檔騰退50多套老舊系統(tǒng)，是檔案工作數(shù)字化轉型工作促進企業(yè)信息化發(fā)展的體現(xiàn)。這也是一個尋找著力點發(fā)揮企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型作用的過程。

轉型路徑選擇原則

1.規(guī)劃先行原則

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型工作是依托信息化技術實現(xiàn)檔案工作轉型升級的過程，其本質(zhì)是信息化工作，需要一定的時間，耗費相應的資金和人力，并具有一定的技術難度，尤其是比較高級的轉型工作，是一項多工作交叉的工程，因此必須提前規(guī)劃，明確建設的方向，調(diào)動有關人員的積極性，合理分配資源。

2.對象與手段并行原則

檔案資源是檔案工作的對象，基礎設施、電子檔案管理系統(tǒng)等是管理手段。從客觀世界運行來說，管理對象依靠管理手段來進行管理，而管理手段必須通過對管理對象的管理來發(fā)揮作用。因此，管理對象和手段的數(shù)字化必須同時進行。

3.從易到難原則

即在檔案工作數(shù)字化轉型時應先從比較容易實現(xiàn)的內(nèi)容著手，然后嘗試難度更高的內(nèi)容。從易到難可以從容易內(nèi)容實施的過程中獲取經(jīng)驗，鍛煉能力。如果反其道則有可能挫傷積極性，或是浪費資源，事倍功半。

4.需求牽引效益優(yōu)先原則

即企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型要立足于企業(yè)業(yè)務發(fā)展的需求，將企業(yè)最需要的檔案信息或最需檔案工作的業(yè)務作為檔案工作轉型的重點或著力點。為此，要對企業(yè)的需求進行深入調(diào)研分析，找準企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作對檔案信息和檔案工作的需求，以此作為立足點和著力點。

5.從模仿到創(chuàng)新原則

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型中，部分工作需要較少的新思想、新方法和新技術，甚至不需要，僅靠模仿就可以，而有些內(nèi)容則需要較多的新思想、新方法和新技術。為了保證數(shù)字化轉型的成功率，可遵循從模仿到創(chuàng)新的遞進原則，條件不具備時千萬不可一步登天。

6.前端控制原則

前端控制原則是指企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型中的電子文件歸檔工作倡導的“文件尚未產(chǎn)生之時采取措施”，即從文件的生成開始就提前介入。這個思想必須貫徹在企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉型中。

轉型路徑

1.做好檔案工作數(shù)字化轉型規(guī)劃

這是遵循規(guī)劃先行原則選擇的路徑。檔案工作數(shù)字化轉型規(guī)劃包含的內(nèi)容豐富，涉及面廣，絕不僅是“花錢買機器”的一個簡單規(guī)劃。它涉及企業(yè)的總目標、各部門的分目標、各部門的政策與計劃、信息部門的活動、信息化的發(fā)展等。一個好的規(guī)劃在內(nèi)容上應包括：數(shù)字化轉型目標、約束條件和計劃指標的分析，電子檔案管理系統(tǒng)的功能結構，系統(tǒng)開發(fā)實施工作的組織，所需人員及系統(tǒng)的管理和運行，以及檔案工作數(shù)字化轉型的效益分析和實施計劃等。

2.資源數(shù)字化與電子檔案管理系統(tǒng)并行推進

實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的同時實現(xiàn)管理手續(xù)的數(shù)字化，即在實施電子檔案管理系統(tǒng)的同時，要么同時著手存量檔案數(shù)字化工作，要么著手開展電子文件歸檔工作。

3.從存量檔案數(shù)字化到增量檔案電子化

這是遵循從易到難的原則而形成的一條路徑。當企業(yè)經(jīng)費有限，要對檔案資源數(shù)字化轉型時而應選擇的路徑。這是因為存量檔案數(shù)字化比較容易，有的僅通過外包就能實施，見效快。而增量檔案電子化則需要較復雜的工作，難度比較大，且見效慢。數(shù)字化轉型工作快速見效有利于后續(xù)工作的開展。

4.從檔案管理個別環(huán)節(jié)數(shù)字化到數(shù)字檔案館（室）建設

這也是在企業(yè)資源有限、檔案人才不足的情況下遵循從易到難而設計的一條路徑。數(shù)字檔案館（室）建設是企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的綜合，工作內(nèi)容較多，涉及面廣，復雜程度較高，需要較多的人、財、物等資源。在某一個階段，如企業(yè)資源并不能支持數(shù)字檔案館（室）的建設，此時可從個別環(huán)節(jié)的數(shù)字化轉型著手，如先將目錄數(shù)字化以提高檢索效率，或是利用計算機進行輔助分類和排列，從而實現(xiàn)部分整理工作的數(shù)字化等。待資源允許并取得一定經(jīng)驗后，開展數(shù)字檔案館（室）的建設。

5.在管理對象與管理手段轉型基礎上實現(xiàn)檔案工作的提質(zhì)增效

這是遵循從易到難、需求牽引等原則設計的一條路徑。提質(zhì)增效是檔案工作數(shù)字化轉型的目標，沒有提質(zhì)增效的檔案工作數(shù)字化轉型，企業(yè)是不會支持或?qū)嵤┑?。但是，提質(zhì)增效必須以管理對象與管理手段轉型為基礎，否則提質(zhì)增效就無法實現(xiàn)。

6.大力開展業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔

這是遵循需求牽引原則設計的一條路徑。當前，各企業(yè)都應用了大量的業(yè)務系統(tǒng)，積累了大量的電子數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)有的處于不安全或是使服務器超負荷運行狀態(tài)，業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔是當前各企業(yè)對檔案工作數(shù)字化轉型最大的需求。從另一個方面來看，業(yè)務系統(tǒng)的穩(wěn)定運行是企業(yè)經(jīng)營管理的大局和信息化工作的中心，做好業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔，就是檔案工作圍繞中心服務大局的最好體現(xiàn)。

7.積極融入業(yè)務系統(tǒng)實施工作中

這是遵循前端控制原則設計的一條路徑。在系統(tǒng)實施完成后進行業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔有許多的困難，反之，如果在系統(tǒng)實施時就提出電子文件歸檔要求，則會容易得多。因此，企業(yè)應把融入業(yè)務系統(tǒng)實施工作作為檔案工作數(shù)字化轉型的一項重要內(nèi)容。主要工作就是參與業(yè)務系統(tǒng)需求分析、詳細設計、測試、上線等工作，及時提出歸檔需求，確保歸檔功能的實現(xiàn)，確保歸檔的電子文件符合檔案管理的要求。