本文在高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化理論的基礎(chǔ)上，分析了高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化系統(tǒng)的基本組成，并提出了高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想。

　　一、高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化的動因

　　檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是時代發(fā)展的要求。首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。

　　對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。其次，檔案信息數(shù)字化使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。

　　平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中.各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可.從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。在高校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架，而計算機管理則只需對數(shù)據(jù)進行處理，無需進行大量數(shù)據(jù)的錄入。

　　2.高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應用于高校管理的必然結(jié)果。首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。

　　3.高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)基本成熟。通訊技術(shù)和計算機網(wǎng)絡迅速發(fā)展。20世紀90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)，并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Intemet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于”21l工程”和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡化建設提供了前所未有的條件。二是高校檔案館自動化建設初見成效。

　　自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)。已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

　　三是經(jīng)費緊張狀況得到初步緩解。經(jīng)費不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領(lǐng)導對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認識程度。作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領(lǐng)導和有關(guān)部門已經(jīng)初步認識到檔案館網(wǎng)絡建設的重要性和緊迫性。領(lǐng)導的重視，預示著經(jīng)費的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥?？罱o檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎(chǔ)設施建設得到了極大改觀。

　　二、目前高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化存在的問題

　　1.數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題。事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。

　　計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)一是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索。不是針對具體的檔案信息，二是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。

　　2.高校檔案館網(wǎng)絡化建設中存在的問題。首先是缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構(gòu)。由于受高校管理體制和運行機制的影響。不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡化建設和資源共享工作。

　　大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網(wǎng)絡化的進程。其次是標準化水平低。由于歷史的原因。高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準。

　　功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。第三是數(shù)據(jù)庫建設滯后。經(jīng)過多年的努力。高校檔案館大都建成了規(guī)模不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各檔案館各自為政，在建庫過程中，均存在不同程度的浮躁情緒和急功近利的傾向。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一等，且大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與cemet和IntenIet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源共享。

　　第四是經(jīng)費保障率低。目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。高校檔案館的經(jīng)費投入較少.用于檔案館網(wǎng)絡化建設的經(jīng)費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網(wǎng)絡，更談不上對設備的及時更新。