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廣州檔案數(shù)字化外包公司

時(shí)間:2023-12-19 作者:中博奧 來(lái)源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  檔案數(shù)字化管理提供了便捷、高效和安全的檔案管理服務(wù),幫助組織更好地管理和利用自己的檔案資源。具體來(lái)說(shuō),中博奧檔案數(shù)字化管理可以提供以下服務(wù):

廣州檔案數(shù)字化外包公司

  1.檔案掃描和數(shù)字化:將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描儀轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式,包括文檔、照片、圖紙等。數(shù)字化檔案可以更好地存儲(chǔ)、檢索和共享。

  2.檔案索引和分類:中博奧對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行索引和分類,使其更易于定位和組織。可以通過(guò)關(guān)鍵詞、日期、類型等方式進(jìn)行檢索和過(guò)濾。

  3.檔案存儲(chǔ)和備份:將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器上,確保其安全性和可靠性。同時(shí)進(jìn)行定期備份,防止數(shù)據(jù)丟失。

  4.檔案檢索和共享:通過(guò)中博奧檔案管理系統(tǒng)提供的檢索功能,快速地找到所需檔案。同時(shí)可以將特定檔案共享給其他人員,提高工作效率和協(xié)作能力。

  5.檔案權(quán)限管理:對(duì)檔案進(jìn)行權(quán)限管理,限制不同用戶對(duì)檔案的訪問(wèn)和操作權(quán)限。確保檔案的機(jī)密性和完整性。

  6.檔案銷毀和歸檔:對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀或歸檔,釋放空間和減少管理成本。同時(shí)可以設(shè)置歸檔規(guī)則,對(duì)不再需要的檔案進(jìn)行自動(dòng)歸檔。

  7.檔案審計(jì)和追溯:通過(guò)記錄檔案的訪問(wèn)和操作日志,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案使用情況的審計(jì)和追溯。確保檔案的合規(guī)性和安全性。

  總而言之,檔案數(shù)字化服務(wù)可以提高檔案利用效率,方便管理和再利用,同時(shí)保護(hù)檔案實(shí)體不受損壞、內(nèi)容不被泄露。如果您需要開(kāi)展這項(xiàng)工作,可以選擇一家可靠的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)哦。

  廣州檔案數(shù)字化步驟

  如今,隨著檔案數(shù)字化應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛,打破了檔案利用原有的許多局限性,使得檔案管理工作更加靈活便捷。那么為了能夠給社會(huì)提供更加高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù),加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)是必經(jīng)之路。其中的步驟又是怎樣的?

  首先,建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于收集到的檔案信息,要將其內(nèi)容特征著錄、標(biāo)引出來(lái),完成前期處理后,采用數(shù)據(jù)錄入的方式將處理的檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)。然后對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善,推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開(kāi)展,得到應(yīng)有成效。

  其次,電子文件的收集和積累要到位。電子文件是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要來(lái)源,與只用移交紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)檔案不同,數(shù)字化檔案需要實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件兩套同時(shí)保存的制度,這樣既能節(jié)省工作量提高效率,又能推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

  最后,大力推廣檔案管理軟件。檔案數(shù)字化建設(shè)會(huì)將傳統(tǒng)檔案變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù),然而由于各種客觀原因的限制,各單位企業(yè)電子文件所使用的平臺(tái)有所不同,使得檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)整合工作面臨困難。因此若是使用統(tǒng)一的規(guī)范來(lái)進(jìn)行工作,會(huì)更加提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

  總之檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且需要高度專業(yè)性的工作,一定要按照步驟實(shí)施,不斷改進(jìn)優(yōu)化工作,才能得以持續(xù)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

  廣州檔案數(shù)字化掃描設(shè)備

  檔案數(shù)字化,可以說(shuō)是靠掃描儀吃飯的行業(yè),掃描儀是否規(guī)范使用直接影響著掃描成果的質(zhì)量和項(xiàng)目進(jìn)程。在檔案數(shù)字化加工過(guò)程中,常用的掃描設(shè)備有平板掃描儀、零邊距掃描儀、高速掃描儀、大幅面掃描儀、高拍儀、非接觸式掃描儀等。面對(duì)這些紛雜的掃描設(shè)備,實(shí)際工作中該如何正確選擇運(yùn)用?

  首先,我們要對(duì)檔案數(shù)字化中的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類,然后根據(jù)檔案新舊程度、裝訂方式、紙張質(zhì)量、大小、厚度等進(jìn)行判斷,最后決定選擇掃描儀的類型:

  1.檔案紙張較差,較薄、易破損,或者掃描量較少,選擇平板掃描儀。

  平板掃描儀,又稱平臺(tái)式掃描儀、臺(tái)式掃描儀,是指由CCD或CIS等光學(xué)器件來(lái)完成掃描工作的掃描設(shè)備。掃描時(shí)需要掀開(kāi)掃描儀的蓋子,檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子,鏡頭在透光玻璃下左右移動(dòng),達(dá)到掃描成像目的。普通企業(yè)日常辦公用得較多的掃描儀就是平板掃描儀,它能夠掃描A4、A3等大小的紙張。

  2.如果檔案紙張可以拆訂,質(zhì)量相對(duì)較好,沒(méi)有太多褶皺,沒(méi)有粘貼票據(jù),且掃描量相對(duì)較大的項(xiàng)目,可以選擇饋紙式掃描儀。

  高速掃描儀,將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)?,掃描儀會(huì)自動(dòng)一頁(yè)一頁(yè)地將紙張進(jìn)行掃描。相對(duì)來(lái)說(shuō),高速掃描儀,高速高效,掃描成果質(zhì)量好,但成本相對(duì)較高。

  3.在掃描的檔案中,有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況,這個(gè)時(shí)候零邊距掃描儀可以派上用場(chǎng)了。

  零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠?qū)n案進(jìn)行掃描,在掃描裝訂成冊(cè)的對(duì)象時(shí),紙張不必緊貼玻璃面板,并且掃描后的圖像能夠做到不變形,不失真。

  4.如果須對(duì)工程類的檔案或者大型圖紙進(jìn)行加工,可以選擇大幅面掃描儀。

  大幅面掃描儀能夠?qū)0、A1這類的大型工程圖紙進(jìn)行掃描,保持圖像的完整性。

  5.如果檔案紙張粘有票據(jù),或者存在特殊要求,可以選擇高拍儀。

  高拍儀可以通過(guò)拍照的方式,對(duì)圖像畫面進(jìn)行掃描。高拍儀具有OCR文字識(shí)別功能,可以將掃描的圖片識(shí)別轉(zhuǎn)換成可編輯的word文檔。

  6.對(duì)于已經(jīng)裝訂成冊(cè),不方便拆訂的書籍、卷宗等,可以選擇非接觸式掃描儀。

  非接觸式掃描儀,也稱書刊掃描儀,通常指掃描元件與被掃描物品不直接接觸,被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺(tái)上,通過(guò)線性CCD掃描對(duì)圖像進(jìn)行采集。非接觸式掃描儀具有OCR文字識(shí)別功能,是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種裝訂成冊(cè)并且不方便拆訂的紙張而設(shè)計(jì)的一種特殊的掃描儀。

  在檔案數(shù)字化的實(shí)際操作中,應(yīng)以文件內(nèi)容無(wú)損轉(zhuǎn)化為目標(biāo),靈活選擇最適掃描儀,才能高效助力項(xiàng)目。

  廣州檔案數(shù)字化外包公司的重要性

  在電子信息化飛速發(fā)展的今天,科技的發(fā)展給我們生活和工作帶來(lái)了便利。人事檔案工作,同樣緊跟時(shí)代步伐,全國(guó)各國(guó)企事業(yè)單位都在逐步落實(shí)檔案數(shù)字化進(jìn)程。那么,檔案數(shù)字化重要性體現(xiàn)在哪里呢?

  檔案數(shù)字化重要性最直觀的一點(diǎn),就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長(zhǎng)、工作量大,但是一旦所有在庫(kù)檔案都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理,這對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō),不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷,而且方便管理,大大的提高了工作效率。

  如今是信息網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不太適應(yīng)現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢(shì),所以推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè),充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)服務(wù)于檔案管理工作是有益的。加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃建設(shè)與開(kāi)發(fā)管理,離不開(kāi)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作,即對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。

  檔案材料的意義并不只是妥善保存,檔案的價(jià)值也是很重要的,所以需要我們按標(biāo)準(zhǔn)完成檔案的收集、整理工作,規(guī)范建檔。但是傳統(tǒng)載體模式下,檔案信息的應(yīng)用上其實(shí)不是很便捷,導(dǎo)致很多時(shí)候并不能很好的利用檔案資料,所以檔案數(shù)字化重要性在于強(qiáng)化檔案信息的利用。

  信息化模式對(duì)于查找檔案材料、提取“三齡”等相關(guān)信息、及時(shí)完成檔案材料添加保存等方面都是很便捷的。

  其次,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,在一定程度上也可以保護(hù)原始檔案。畢竟檔案作為紙質(zhì)材料,雖然所有檔案室都嚴(yán)格按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理,但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,上傳至特定服務(wù)器儲(chǔ)存,減少原始紙質(zhì)檔案的使用,可以起到很好的保護(hù)作用。

  最后,檔案數(shù)字化重要性還體現(xiàn)在落實(shí)國(guó)家政策上。我國(guó)檔案工作一直在倡導(dǎo)“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略,這也是大勢(shì)所趨。當(dāng)前大多存檔機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)字化率低,還是因循守舊、沒(méi)有做到檔案資源整合。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,可以很好的解決這些問(wèn)題。

  檔案數(shù)字化重要性和意義,不僅僅可以提高檔案的工作效率,也是利國(guó)利民的好事,更是國(guó)家對(duì)檔案工作支持的具體體現(xiàn)。

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