南京檔案掃描公司的數字化加工過程常用到的設備及軟件有服務器、計算機、零邊距掃描儀、平板掃描儀、高速掃描儀、大幅面掃描儀、打印機、數字化加工管理系統、掃描軟件、圖像處理軟件、OCR識別轉換軟件、PDF批量合成工具。

　　我們先從服務器講起，服務器大家應該容易理解，服務器其實就是對數據或者說加工后的電子檔案信息進行存儲的，雖然電腦也能存儲，

　　但電腦使用于少量的數據存儲，而大批量的數據存儲就需要用到服務器，服務器對于數據的保護是電腦所不具備的，所以重要的數據會用服務器進行存儲。

　　再講計算機，計算器大家應該不能理解，既然有這么多軟件要用，那肯定少不了計算機了，所以計算機也是必備的。

　　在掃描的檔案中，有些是難以拆卷或者不允許拆卷的情況，那么這個時候零邊距掃描儀就派上用場了，它可以不用拆卷就能夠對檔案進行掃描。

　　平板掃描儀，大家很常見了，我們使用比較多的掃描儀就是平板掃描儀了，他能夠對于A3或者A4紙張進行掃描，是我們辦公常用的小助手。

　　高速掃描儀，顧名思義，它能夠快速的進行掃描，但前提的是拆訂過的檔案。

　　常用于工程類的檔案加工，或者其他類型加工，它能夠對A0、A1這類的大型圖紙進行掃描。

　　打印機用于檔案目錄進行打印，也是我們加工必不可少的設備。

　　數字化加工管理系統能夠用于文件目錄錄入、掃描文件上傳比對、圖像處理文件下載、上傳比對、電子文件質量檢查、成品電子文件預附件、光盤制作等處理程序的管理。

　　掃描軟件是能夠實現批量掃描，圖像處理軟件是負責對圖像數字化處理，如果大家有看過我之前的文章，相信對OCR非常了解了，其實就是文字識別技術。

　　PDF批量合成工具可以將單頁PDF自動批量合并成單件多頁PDF，從而能夠快捷的實現數字化加工，同時也為加工人員減少了重復操作。

　　南京檔案掃描公司的數字化流程

　　紙質檔案的存放可能會因為年限過程而產生長霉發(fā)黃或者是字跡退化等問題。為了避免這些問題，我們就需要把進行檔案數字化，讓材料以網絡化的形式有限延長原件的保存時間，實現檔案的永久保存。

　　那么什么是檔案數字化呢？檔案數字化就是指把檔案通過計算機掃描的方法把檔案紙質原件進行數字網絡化。一般情況下，我們需要先把檔案按照十大類要求進行整理分類、排序、編目、著錄，然后再進行數字化。

　　在進行數字化時我們需要先對原紙質材料進行掃描，上傳到相應的系統；然后對已經上傳數字化的材料進行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等；接著會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗，只有通過兩次校驗都沒有問題，我們才能接著對檔案進行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應的檔案條目；掛接完成之后我們還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對；接下來進行對紙質檔案進行分類和裝訂。最后在光盤或者硬盤中進行數字化的備份。數字化完成之后我們還需要對光盤進行檢查、數字化數據進行整體驗收，由技術人員將加工完并審核無誤的數據進行數據倒入相應的庫中。

　　南京檔案掃描公司怎樣解決漏掃、重掃、多掃現象

　　檔案數字化工作的開展是為了減少紙質檔案的利用，最大限度的保護實體檔案。數字化工作開展的過程中，需要盡可能的保持檔案的原貌，做到準確無誤，而實際工作開展的過程中，漏掃、重掃、多掃現象時有發(fā)生，如何避免上述問題的產生？

　　一.完善規(guī)章制度，建立崗位責任制

　　完善的規(guī)章制度，嚴格的責任落實，是做好各項工作的基礎，制度和落實兩者缺一不可，協調統一。檔案數字化表面上是流水線作業(yè)，實質上是一項規(guī)范化、系統化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務公司需要按照相關規(guī)定，制定完善的工作方案，明確每個環(huán)節(jié)、崗位的工作職責，做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術保障。

　　二.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié)，找準問題根源

　　1、掃描設備問題

　　使用高速掃描儀的時候容易出現漏掃現象，新采購設備需要調試正常使用，或者設備使用時間過長，部分配件老化，滾軸在高速旋轉過程中連帶兩張或兩張以上紙張進行掃描，要么第二張紙不被掃描，要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個檔案圖像頁。

　　2、檔案紙張問題

　　部分檔案由于紙張比較薄、脆、具有吸附性，兩張以上的檔案紙張黏合在一起，數字化過程中容易漏掃。

　　3、操作人員的問題

　　檔案整理的工作人員在編制頁碼的過程中，由于疏忽，漏編、重復編、跳編頁碼，而造成漏掃、重掃；

　　操作人員在拿檔案頁的過程中，將不屬于本卷/件的紙張進行了掃描，或者掃描了空白頁等情況，從而造成多掃。

　　通過上述的分析，設備的老化容易產生漏掃情況，而其他原因造成漏掃、重掃、多掃現象基本上都是操作人員的問題。

　　對應措施，解決問題：

　　1、加強設備維護，更換易損設備的部件：

　　2、加強操作人員的業(yè)務知識培訓，了解掌握這個數字化工作流程：

　　做好制度監(jiān)督，每個環(huán)節(jié)的質量管理，確保工序質量達標。做好、做細、做實每一個工作環(huán)節(jié)，才能做出合格的檔案數字化成品，才能成為優(yōu)秀的檔案數字化項目，才能更好的保護檔案實體安全。

　　南京檔案掃描公司的掃描軟件用途

　　檔案數字化掃描加工軟件是做什么用的？檔案數字化掃描加工軟件是在技術進步和需求驅動的雙重作用下產生的，是一種用于處理檔案數字化掃描的計算機程序，以滿足紙質檔案轉化為數字形式、數字化檔案管理和利用的需求，并推動著檔案工作的現代化和數字化發(fā)展。

　　1.檔案檢索和查閱：數字化檔案可以實現快速、方便的檢索和查閱。使用檔案數字化掃描加工軟件進行文字識別，可以將掃描的圖像轉換為可編輯和搜索的文本格式，用戶可以通過關鍵詞搜索需要的檔案信息，提高檔案利用效率。

　　2.檔案保護和備份：通過將紙質檔案掃描并轉換為數字形式，可以避免紙質檔案受損、丟失或災害破壞的風險。數字化檔案可以進行多次備份和存儲，確保檔案的長期保存和安全性。

　　3.檔案共享與傳輸：數字化檔案可以通過網絡和云平臺進行共享和傳輸。不同部門、機構或地區(qū)之間可以方便地共享檔案資源，促進信息共享和協同工作。

　　4.空間節(jié)約和成本降低：紙質檔案需要大量的存儲空間，并需要維護和保管。將檔案數字化后，可以減少物理空間的占用，并降低檔案管理和維護的成本。

　　5.檔案安全與隱私保護：檔案數字化掃描加工軟件通常提供數據加密、權限管理和審計等安全機制，保護數字化檔案的安全性和隱私，確保合法授權的用戶才能訪問和修改檔案內容。

　　綜上，我們了解專久智能檔案數字化掃描加工軟件具有保護檔案、提高檔案利用效率、保護安全與隱私、節(jié)約空間和降低成本、促進共享與傳輸、以及文化遺產保護的功能。檔案數字化掃描加工軟件為檔案管理和利用帶來了便利和效益，推動了檔案工作的現代化和數字化發(fā)展。