扶貧辦檔案整理歸檔解決方案（三）
時(shí)間:2022-04-01
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歸檔文件的蓋章、編號(hào)、填寫頁(yè)數(shù)
其規(guī)格為長(zhǎng)80mm，寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設(shè)置的項(xiàng)目主要為編號(hào)項(xiàng)目中的必備項(xiàng)。
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| | 全宗號(hào)由同級(jí)檔案館給立檔單位編制，如果暫時(shí)未有全宗號(hào)，可暫時(shí)不填。 |
| 一個(gè)立檔單位不同門類檔案的代號(hào)。 | |
| 即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長(zhǎng)期”和“永久”。 | 具體檔案保管期限劃分參照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。 |
| 填寫文件內(nèi)容針對(duì)的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。 | 歸檔文件根據(jù)實(shí)際歸檔年度標(biāo)注。文件針對(duì)年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2006。 |
| 填寫文件形成或主辦部門的簡(jiǎn)稱或代號(hào)，不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可空。 | |
| 以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。 | 其編制方法是：依據(jù)歸檔文件的排列順序，每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標(biāo)注。 |
歸檔章一般應(yīng)用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆填寫內(nèi)容，如果領(lǐng)導(dǎo)批示和或收文章占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁(yè)的其他空白位置，但以上端為宜。如果機(jī)關(guān)發(fā)文有簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁(yè)，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護(hù)文件正本的原始面貌。文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。
3.扶貧辦檔案歸檔按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號(hào)。以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。4.每“件”文件的頁(yè)數(shù)填寫該件的實(shí)際有效頁(yè)數(shù)。（注意不要用鉛筆填寫頁(yè)號(hào)，要用鋼筆、碳素或藍(lán)黑墨水筆填寫或用號(hào)碼機(jī)編頁(yè)碼）單面印刷的文件在正面右上角處填寫實(shí)際頁(yè)數(shù)；雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實(shí)際頁(yè)數(shù)；文件中出現(xiàn)與本文無(wú)關(guān)的頁(yè)面（如：有些單位為了節(jié)省紙張，用已經(jīng)用過(guò)的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆批“Ⅹ”。上報(bào)等表格沒(méi)有填寫內(nèi)容的頁(yè)批“Ⅹ”（如已蓋“此頁(yè)空白”章的則不用“Ⅹ”），但要編頁(yè)號(hào)，并計(jì)算頁(yè)數(shù)。
