檔案數字化是將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子格式的過程，通過利用信息技術手段，將大量紙質檔案的內容進行掃描、編碼和存儲，實現信息的高效獲取和管理。隨著信息時代的到來，檔案數字化已成為提高檔案利用價值、保護文化遺產和提升行政效能的重要途徑。下面是秦皇島合同檔案數字化的過程：

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調整。將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉確率、避免出現錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數據初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數據進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質檔案封盒。

　　七、數據總審入庫。對電子檔數據進行檢查復核，確定各方面細節(jié)無誤、數據內容符合標準規(guī)則后，將電子檔數據刻作入庫，將檔案紙質材料與電子檔數據庫移交。

　　總結來看，檔案數字化的過程可以充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，提高檔案管理的效率和準確性，同時也為檔案的傳承和保護提供了更好的手段。然而，數字化檔案也面臨著信息安全、數據存儲和長期保存等方面的挑戰(zhàn)，需要綜合考慮技術、法律、經濟等因素，建立健全的檔案數字化管理體系。只有在科學規(guī)劃和有效實施下，檔案數字化才能更好地服務于社會發(fā)展，推動檔案事業(yè)的現代化進程。