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對于一家企業(yè)或一段歷史,會涉及到相關的資料,把分散的資料通過匯總編號形成一系列的完整檔案,這一過程可稱為檔案整理。那么檔案整理的目的是什么?其包含的意義又是什么呢?
首先來說目的,檔案整理具有三大特性:準確性、完整性、方便性。其一,保存了原始資料,以便核對資料準確性及查證需要;其二,便于建立人事或者項目履歷;第三,在于資料保存的完整性和連續(xù)性;最后,就是保證資料真實,以利于后續(xù)借鑒。
檔案整理的目的和意義呢?其意義可歸為六點。
一、準確反映企業(yè)的成長歷程。
檔案記錄著企業(yè)成長的全過程,從何時開業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰,何時盈利,到何時擴張,戰(zhàn)略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。
二、決策制訂的參謀和幫手。
企業(yè)做決策、出方案,需要查找歷史數(shù)據(jù),進行同比分析或方案對比。檔案整理良好的企業(yè),死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
三、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄。
企業(yè)檔案涉及商業(yè)機密,如果沒有統(tǒng)一整理,任憑管理人員個人處置,勢必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一整理,而且還有要保密意識。
四、企業(yè)宣傳的資料庫
檔案整理好的企業(yè)需要進行宣傳時,只需在檔案室調取資料就行了,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作。檔案整理好的企業(yè),宣傳資料真實可信,對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。
五、企業(yè)文化的活標本
企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。做好檔案整理的企業(yè),在完善企業(yè)文化時,不需要編造,只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善,企業(yè)文化的基本內容就有了。
六、員工成長的斷代史
很多企業(yè)員工進來時一張表,出去時還是一張表。人事部門對于已經離職的員工檔案應定期移交檔案管理部門。人事部門應該加強員工檔案管理,每年補充、更新員工檔案內容,準確及時記錄員工成長的腳步,企業(yè)人事檔案應該成為員工成長的斷代史。
通過解析,可以了解到檔案整理的目的和意義,對檔案整理有了全新的認識,檔案整理不僅帶來方便,科學規(guī)范的檔案整理更是可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平,是為經濟發(fā)展和社會進步提供發(fā)展動力的主要措施。