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化州位于廣東省西南部、茂名市西部,又稱“橘洲”。依托于優(yōu)越的地理位置和自然資源,化州市構建了以現(xiàn)代服務業(yè)為主體的現(xiàn)代產業(yè)體系,形成了農副產品加工、醫(yī)藥健康、金屬制品、礦產資源加工等產業(yè)體系。因此,該地的檔案資源十分豐富。為了更好地保管這些檔案資源,化州檔案服務掃描逐漸流行。
化州檔案服務掃描的重要意義:
1. 提高經濟效益,節(jié)約庫房和成本,查閱更加方便迅速,避免反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
2. 提高辦公效率,傳輸檔案數據資料便捷快速。實現(xiàn)檔案管理無紙化,網絡化。檔案數字化管理可提供詳細、即時的數據信息,為領導決策提供服務。
3. 檔案的使用更加安全,尤其對歷史久遠的檔案材料,數字化處理后無疑是對其更好的保護;另外,通過檔案數字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。另一方面,檔案掃描還可以在一定程度上保障檔案原件的安全。經過掃描后,檔案的查詢利用不在需要頻繁翻閱實體檔案原件,有利于妥善保管檔案原件。
化州檔案服務掃描的主要流程:
第一,檔案掃描前期準備
1. 檔案出庫。檔案保管部門應按照紙質檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作,并提交檔案出庫申請,經相關責任人批準后,嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數字化對象辦理出庫相關手續(xù),并與數字化部門共同清點無誤后,對檔案進行交接出庫。
2. 檔案預處理。在進行數字化掃描之前,需要對檔案進行預處理。這包括清潔、整理和分類檔案文件。清潔過程涉及清除灰塵、污漬、膠帶等雜質,以確保掃描結果的質量。整理和分類階段則是對檔案進行排序和歸檔,以方便后續(xù)的掃描和管理工作。
第二,檔案數字化過程
1. 檔案掃描。檔案掃描是紙質檔案轉化數字檔案的關鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成,例如:平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數量,以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準進行,對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。
2. 圖像處理。經過掃描后,并非全部圖像都符合要求。檔案服務掃描機構還會對圖像進行一一檢查,篩選出不符合要求的檔案,派遣專業(yè)的檔案掃描人員對其進行圖像處理,包括糾偏、裁剪、校正、增強等操作。個別時候還會需要對該頁檔案重新進行掃描。
3. 光學字符識別。經過掃描和圖像處理后,檔案服務掃描相關機構還會使用光學字符識別設備對圖像進行自動識別,將其中的文字內容轉換為可編輯的文本形式,便于后續(xù)的檔案信息檢索和查詢利用服務。
第三,檔案掃描的后期管理與利用
1. 數據掛接與驗收。在檔案掃描質量檢查合格后,需要借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接。這一步驟實現(xiàn)了目錄數據與數字圖像的關聯(lián),為后續(xù)的檢索和利用提供了便利。完成數據掛接后,還需要對整個數字化成果進行驗收。這包括對數字化成果的完整性、準確性、可用性等方面進行綜合評估,確保數字化工作達到預期目標。
2. 檔案的保管與利用。檔案掃描完成后,并不意味著紙質檔案就可以被丟棄或忽視。相反,紙質檔案仍然需要妥善保管,并作為數字檔案的法律憑證和備份存在。而對于數字檔案,則可以通過檔案管理系統(tǒng)或網絡平臺進行高效的檢索和利用。這不僅大大提高了檔案的利用效率,還減少了工作人員的勞動負擔。同時,數字檔案還可以實現(xiàn)遠程訪問和共享,為檔案資源的共享和利用提供了更廣闊的空間。
最后,隨著信息技術水平的不斷提升,未來,化州檔案服務掃描加工將會與智能化、綠色化和區(qū)塊鏈技術深度融合,為檔案管理帶來更多發(fā)展機遇,推動檔案管理邁向更高的發(fā)展水平,全面促進我國檔案管理行業(yè)的現(xiàn)代化、智能化、信息化發(fā)展。