現(xiàn)如今，隨著檔案數(shù)量的激增以及社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸不能適應(yīng)發(fā)展需要。再加之社會(huì)大眾的文化程度不斷提高，對(duì)于各類歷史檔案、文書檔案或者人事檔案的利用需求擴(kuò)大升級(jí)，傳統(tǒng)的檔案管理模式智能將檔案信息存放在特定的線下檔案館或者檔案室里，很難滿足社會(huì)大眾不斷升級(jí)的多樣化檔案需求。因此，我國(guó)檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)的重要性，積極探索檔案管理與先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合的發(fā)展道路，衍生出了檔案數(shù)字化的新型檔案信息形態(tài)。

　　具體來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化指的是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案、銀鹽感光材料照片檔案、以模擬型號(hào)為記錄形式(錄音帶、錄像帶)的錄音、錄像檔案等介質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。近些年來(lái)，企事業(yè)單位等各類社會(huì)組織對(duì)于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求不斷增大，檔案數(shù)字化服務(wù)也逐漸趨于完善，并更加專業(yè)化。

　　檔案數(shù)字化服務(wù)的具體服務(wù)流程：

　　第一，檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備

　　1. 檔案出庫(kù)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工之前，檔案保管機(jī)構(gòu)需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有序整理，就是要按照檔案信息化建設(shè)的要求，在進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換之前，對(duì)檔案信息普遍、全面地進(jìn)行一次鑒定和加工整理。

　　2. 檔案的交接。檔案保管機(jī)構(gòu)將需數(shù)字化處理的檔案移交給業(yè)務(wù)承包方，承包方應(yīng)當(dāng)對(duì)照檔案保管機(jī)構(gòu)提供的檔案目錄認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案的卷數(shù)，在檔案保管機(jī)構(gòu)和承包方確認(rèn)無(wú)誤的情況下，簽訂《紙質(zhì)檔案數(shù)字化原件交付單》。

　　第二，檔案數(shù)字化過(guò)程

　　1. 設(shè)備選擇。檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　掃描儀是進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所必需的設(shè)備，常用的紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)備有平板掃描儀、高速掃描儀、寬幅掃描儀、零邊距掃描儀、數(shù)碼翻拍儀等。不同的設(shè)備有不同的使用范圍。

　　2. 參數(shù)設(shè)置。在掃描前使用專用硬件設(shè)備交驗(yàn)顯示器參數(shù)，使之與掃描儀的對(duì)應(yīng)參數(shù)保持一致，防止掃描結(jié)果在顯示器上顯示時(shí)產(chǎn)生亮度和色彩的偏差。

　　3. 數(shù)字化操作。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為電子文件，采用專業(yè)掃描儀或者數(shù)碼翻拍儀等設(shè)備完成，保證掃描質(zhì)量和準(zhǔn)確度?！皰呙琛辈僮魍瓿珊?，接下來(lái)為圖像文件命名就可以按設(shè)置好的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)。

　　第三，檔案數(shù)字化后的處理步驟

　　1. 圖像處理。掃描完成后，需要對(duì)圖像進(jìn)行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉(zhuǎn)和增強(qiáng)等操作。圖像校正消除了因掃描時(shí)出現(xiàn)的傾斜或偏移導(dǎo)致的問(wèn)題，確保圖像的水平和垂直對(duì)齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉(zhuǎn)功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強(qiáng)則是通過(guò)調(diào)整亮度、對(duì)比度和色彩來(lái)改善圖像質(zhì)量。

　　2. 光學(xué)字符識(shí)別(OCR)。為了增強(qiáng)數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性，通常需要進(jìn)行光學(xué)字符識(shí)別(OCR)。OCR軟件能夠自動(dòng)識(shí)別掃描圖像中的文本，并將其轉(zhuǎn)換為可編輯文本格式。這樣，用戶可以方便地使用關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容，而不必逐頁(yè)查找。

　　3. 數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)掛接是將經(jīng)過(guò)質(zhì)檢的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像，掛接到檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中去，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)，以便于利用者通過(guò)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)直接調(diào)閱檔案全文。數(shù)據(jù)掛接應(yīng)借助相關(guān)軟件。掛接后應(yīng)逐條檢查掛接結(jié)果的準(zhǔn)確性。

　　以上就是檔案數(shù)字化服務(wù)的具體流程和步驟，雖然較為繁瑣，但嚴(yán)謹(jǐn)遵守流程進(jìn)行操作，一方面有利于保障客戶檔案信息和檔案實(shí)體原件的安全性，另一方面有利于確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，為后續(xù)數(shù)字化檔案的利用和管理奠定良好的基礎(chǔ)。

　　最后，從社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，檔案數(shù)字化抓緊成為我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的主流方向。未來(lái)，檔案數(shù)字化將會(huì)更加完善，檔案數(shù)字化外包機(jī)構(gòu)可以為客戶提供高效、專業(yè)、個(gè)性化的檔案數(shù)字化服務(wù)。