在信息爆炸與數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時(shí)代浪潮中，檔案作為組織運(yùn)營(yíng)、社會(huì)發(fā)展的核心信息載體，其管理方式正經(jīng)歷著深刻變革。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理面臨存儲(chǔ)空間緊張、檢索效率低下、易損難存等諸多困境，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案高效利用與長(zhǎng)期保存的需求。檔案掃描歸檔公司應(yīng)運(yùn)而生，憑借專業(yè)的掃描技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔流程和先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，將海量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為便于存儲(chǔ)、檢索和共享的數(shù)字資源，為政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及各類組織解決檔案管理難題。從政務(wù)檔案的規(guī)范化整理，到企業(yè)商業(yè)機(jī)密的安全歸檔，檔案掃描歸檔公司以技術(shù)為驅(qū)動(dòng)、以服務(wù)為核心，成為推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的關(guān)鍵力量，在數(shù)字時(shí)代的信息管理領(lǐng)域占據(jù)重要地位。

　　檔案掃描歸檔公司開展工作對(duì)客戶來說有哪些重要作用呢?

　　第一，提高工作效率，降低檔案利用成本。數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文件信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　第二，最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全。由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

　　第三，陽(yáng)光政務(wù)提升形象。庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。數(shù)字化掃描項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　檔案掃描歸檔公司可以提供的服務(wù)主要包括：

　　(一)編制檔號(hào)。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。檔號(hào)的結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門類代碼和年度-保管期限代碼-問題代碼-件號(hào)。上、下位代碼之間用“-”連接，如B1301-WS·2022-Y-0-0001。

　　(二)歸檔章。

　　1.歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

　　2.歸檔章由全宗號(hào)、年度、件號(hào)、問題、保管期限、頁(yè)數(shù)組成。全宗號(hào)填公司分配的代號(hào);年度填文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí);問題及保管期限用代碼標(biāo)識(shí);頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，填寫每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù);件號(hào)填寫歸檔文件的排列順序號(hào)，從“1”開始編制。

　　(三)檔案掃描。

　　1.掃描模式：歸檔文件掃描一般采用彩色模式。

　　2.分辨率選擇：根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率，反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少，以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn);對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決;對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　3.圖像處理：去黑邊、去污點(diǎn)、旋轉(zhuǎn)及糾偏等;粘貼折頁(yè)與表格，對(duì)于粘貼折頁(yè)，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接;處理完的圖像保存格式為PDF，長(zhǎng)期保存格式(硬盤、光盤備份)為TIF;保證圖像完整、端正、無(wú)扭區(qū)、版面無(wú)暗影、無(wú)干擾信息，以獲得最好的圖像質(zhì)量。