在金融行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速推進(jìn)的時代背景下，檔案作為銀行經(jīng)營管理活動的原始記錄，承載著客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、風(fēng)控流程等核心資料，其規(guī)范化管理與高效利用成為銀行提升核心競爭力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。長沙銀行立足區(qū)域金融發(fā)展需求，敏銳把握數(shù)字化浪潮趨勢，積極開展檔案整理數(shù)字化工作，通過整合專業(yè)資源、引入先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建起符合現(xiàn)代金融服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系，旨在實現(xiàn)檔案資源從傳統(tǒng)存儲向智能應(yīng)用的跨越，為銀行穩(wěn)健運營與創(chuàng)新發(fā)展筑牢數(shù)據(jù)根基。

　　長沙銀行檔案整理數(shù)字化的具體程序：

　　一是對檔案信息化工作進(jìn)行頂層設(shè)計。

　　建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案管理機構(gòu)，明確檔案管理的層級關(guān)系和職責(zé)分工，通過檔案工作協(xié)調(diào)機制，尤其是電子檔案管理協(xié)同機制，深度鏈接銀行檔案管理、組織、制度、監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系。制定本行五年檔案業(yè)務(wù)提升方案，將制度建設(shè)、人員配備、實體檔案保管、檔案系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化、電子文件歸檔等規(guī)劃在內(nèi)，提綱挈領(lǐng)，為后續(xù)工作推進(jìn)提供目標(biāo)和方向。

　　二是分解檔案信息化建設(shè)具體任務(wù)。

　　企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)測評辦法對企事業(yè)單位檔案信息化工作提出具體要求，為商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)工作開展提供了思路和解決方案。商業(yè)銀行可參照數(shù)字檔案館(室)建設(shè)測評指標(biāo)分解具體任務(wù)，檔案部門協(xié)同信息部門、財務(wù)部門、核心業(yè)務(wù)部門，在技術(shù)、費用、人員方面給予具體保障。

　　三是統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)體系規(guī)范和監(jiān)督考核機制。

　　面對檔案數(shù)字資源多樣、電子檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不斷發(fā)展、檔案利用需求即時性等特點，銀行需建立科學(xué)穩(wěn)定的檔案分類體系、梳理編制各單位歸檔范圍及保管期限表、制訂全行及條線檔案辦法等管理制度，同時落實監(jiān)督考核工作制度，用科學(xué)的考核體系檢驗工作成效。

　　四是存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化。針對存量歷史檔案，銀行需進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，明確數(shù)字化加工范圍，掌握歷史檔案總量，分輕重緩急、歷史遠(yuǎn)近、重要程度，制訂數(shù)字化加工任務(wù)規(guī)劃，綜合考慮以上因素決定各類檔案采用外包服務(wù)方式還是行內(nèi)自行完成，有計劃穩(wěn)步消化歷史包袱。針對庫房容量不足造成的存量實體檔案保管問題，對于業(yè)務(wù)會計檔案等數(shù)量巨大、利用率相對較低的檔案，可考慮托管服務(wù)，緩解整體運營壓力。

　　針對現(xiàn)階段各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件歸檔問題，可從模式相對成熟的OA系統(tǒng)及重要核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)開始對接，其他系統(tǒng)逐步接入。銀行核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)并未實現(xiàn)業(yè)務(wù)全程線上辦理，重要憑證類文件仍然保留紙質(zhì)實體，因此在業(yè)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)，需將紙質(zhì)文件數(shù)字復(fù)制件上傳，通過系統(tǒng)接口，將數(shù)字復(fù)制件及業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件推送至檔案系統(tǒng)，同時紙質(zhì)原件進(jìn)行線下歸檔。商業(yè)銀行也有部分諸如消費貸款類業(yè)務(wù)已實現(xiàn)全流程線上辦理，具備開展“單套制”歸檔試點的條件，可不再打印紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔。

　　五是檔案系統(tǒng)是檔案規(guī)范化、信息化管理工作的著力點。其一，檔案分類體系、各門類檔案著錄項的構(gòu)建、檔案收管存用各環(huán)節(jié)的工作流程、檔案數(shù)據(jù)權(quán)限等，均需固化在檔案系統(tǒng)中，為檔案規(guī)范化管理提供標(biāo)準(zhǔn)模板。其二，檔案系統(tǒng)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化功能，能大大降人工歸檔工作量，提高歸檔工作效率，使檔案系統(tǒng)成為檔案管理工作自動化的重要工具。其三，存量檔案數(shù)字化成果、系統(tǒng)對接之后的電子文件歸檔成果，將高度匯聚于檔案系統(tǒng)，為提供檔案便捷精準(zhǔn)的利用服務(wù)提供保障，為充分發(fā)揮檔案資源價值提供基礎(chǔ)。

　　最后，長沙銀行檔案整理數(shù)字化工作通過全流程標(biāo)準(zhǔn)化管控與智能化技術(shù)應(yīng)用，已實現(xiàn)檔案管理效率與信息服務(wù)水平的雙重提升，有效支撐了業(yè)務(wù)合規(guī)審查、風(fēng)險防控和客戶服務(wù)優(yōu)化等工作。未來，長沙銀行將持續(xù)深化檔案數(shù)字化成果應(yīng)用，探索與大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿技術(shù)的融合創(chuàng)新，進(jìn)一步完善檔案資源價值挖掘機制，推動檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。