檔案管理軟件系統(tǒng)是一款適用于企事業(yè)單位、機關(guān)和公司的各類檔案資料管理軟件系統(tǒng)，包括文書檔案的收集、整理、立卷、鑒定、編目、保管、統(tǒng)計、檢索等工作管理，通過計算機實現(xiàn)組卷分錄管理及查詢和檔案借閱管理等功能。

　　檔案系統(tǒng)軟件定位

　　中博奧檔案系統(tǒng)軟件處于財務云信息系統(tǒng)中的共享核心模塊，其核心功能采取可配置化設(shè)計，具有高度可擴展性；數(shù)據(jù)以分表分庫方式存儲，提升檔案檢索性能以及響應效率。系統(tǒng)與費用報銷、會計核算、電子影像、票聯(lián)等多個前端系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)集成，全面、快捷地采集、歸檔企業(yè)各類電子信息，幫助企業(yè)建立以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的新型高效會計檔案管理模式，實現(xiàn)會計檔案全生命周期的線上流轉(zhuǎn)，為企業(yè)提升會計檔案保管利用效率奠定基礎(chǔ)。系統(tǒng)主要包含檔案采集、電子附件、檔案管理、檔案借閱、查詢統(tǒng)計、庫房管理、系統(tǒng)管理七大功能模塊。

　　檔案系統(tǒng)軟件功能全景

　　01檔案采集

　　多系統(tǒng)集成自動化采集

　　靈活定義歸檔內(nèi)容

　　系統(tǒng)提供預制檔案模板，支持新增會計檔案類型并為其配置相應模板，企業(yè)可根據(jù)自己的實際業(yè)務訴求，對會計檔案的歸檔內(nèi)容與列表展示內(nèi)容進行自定義調(diào)整。

　　檔案模板自定義配置

　　多系統(tǒng)集成自動化采集

　　通過多系統(tǒng)集成，中博奧檔案系統(tǒng)軟件實現(xiàn)了電子檔案的自動化采集，極大提高了檔案采集效率，確保了檔案的完整性。系統(tǒng)兼容會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，支持在線修改、暫存草稿、關(guān)聯(lián)歸檔附件。

　　多系統(tǒng)集成，檔案自動化采集

　　穿透查看影像信息

　　系統(tǒng)支持同步電子影像系統(tǒng)，獲取紙質(zhì)檔案的影像任務信息。系統(tǒng)以列表形式展示影像任務對應單據(jù)編號、已匹配影像任務對應檔案編號等信息，支持穿透查看影像任務詳情、單據(jù)詳情及對應檔案詳情。

　　電子發(fā)票全面支持

　　系統(tǒng)與票聯(lián)系統(tǒng)對接，獲取查重驗真后的電子發(fā)票信息，全面支持對增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專用發(fā)票、全電發(fā)票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單等多類型電子發(fā)票的歸檔，并支持手動上傳本地電子發(fā)票文件。

　　多維查詢銀行回單

　　系統(tǒng)自動同步銀企直聯(lián)系統(tǒng)，獲取電子銀行回單信息，支持通過多維組合條件，實現(xiàn)電子回單反查詢對應檔案。

　　結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)同步歸檔

　　系統(tǒng)全面響應電子憑證會計數(shù)據(jù)標準試點要求，幫助企業(yè)實現(xiàn)電子憑證版式文件及其結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的歸檔管理，支持將通過驗簽的電子憑證，包含入賬日期、認證狀態(tài)等字段的電子憑證結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件，以及入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件進行電子歸檔，助力企業(yè)實現(xiàn)電子憑證從接收、入賬到歸檔的全流程數(shù)字化、無紙化。

　　憑證自動匹配

　　系統(tǒng)支持核算系統(tǒng)中記賬單據(jù)和生成的電子憑證，根據(jù)內(nèi)部編碼一致性規(guī)則進行后臺自動匹配。對于超出規(guī)則定義的單據(jù)或無影像附件的憑證等自動匹配失敗的單據(jù)，也可手動完成匹配。

　　憑證自動匹配

　　檔案批量復審

　　系統(tǒng)完成檔案匹配后，檔案管理員可以進行復審，進一步確認電子影像和電子憑證的匹配情況，保證單據(jù)、影像、憑證的準確對應。系統(tǒng)支持單筆或批量復審通過，支持將匹配錯誤檔案退回。

　　檔案靈活分冊

　　檔案復審通過后，可進行檔案分冊，系統(tǒng)支持靈活選擇連號分冊或斷號分冊方式。同時，支持對錄入的未入庫的檔案分冊進行修改和拆分，支持按檔案編號起止范圍查詢、追加或掃描分冊條碼快速追加分冊。

　　檔案分冊管理

　　掃碼批量入庫

　　檔案管理員選擇分冊后，按照實物存放地點，選擇對應庫存地點，掃描分冊條碼或輸入檔案編號，進行檔案入庫。系統(tǒng)支持批量入庫、批量移除，支持在線查看、修改已入庫憑證所在庫房信息。

　　檔案入庫管理

　　04檔案借閱

　　在線高效借閱流轉(zhuǎn)

　　員工在線借閱申請

　　借閱人可通過檔案借閱模塊新增電子檔案或?qū)嵨餀n案借閱申請，系統(tǒng)可記錄借閱事由、內(nèi)容及狀態(tài)。其中，電子借閱為在線查看，實物借閱包括實物檔案領(lǐng)用和實物檔案歸還操作。借閱人進行借閱操作時，系統(tǒng)自動標記檔案借閱狀態(tài)，確保檔案流轉(zhuǎn)全程可控。

　　檔案借閱申請

　　檔案查看

　　領(lǐng)導線上快速審批

　　財務負責人或高級財務主管可對檔案借閱申請進行同意或駁回操作，支持批量駁回及審批。領(lǐng)導審批通過后，對于電子單據(jù)借閱，系統(tǒng)開放臨時查閱權(quán)限；對于實物單據(jù)借閱，檔案管理員將收到出庫通知，進行實物領(lǐng)出。借閱到期后，系統(tǒng)將郵件提醒借閱人歸還檔案，保障檔案歸還的及時性。管理員僅需掃描檔案身份條碼，即可實現(xiàn)檔案快速歸還。

　　3D檔案可視化管理

　　系統(tǒng)基于搭建的檔案館庫房、密集架、檔案盒、庫房設(shè)備等逐級可視的三維場景，集成電子檔案管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，打造智能可視的數(shù)字虛擬檔案館。不但實現(xiàn)了檔案館資料的有序、完整及快速識別、精確定位，也使得檔案管理更加智能化、規(guī)范化、可視化，切實提升檔案管理水平與管理效率。

　　05查詢統(tǒng)計

　　多維條件組合查詢

　　多維條件組合查詢

　　查詢?nèi)丝筛鶕?jù)憑證狀態(tài)、會計期間、單據(jù)編號等組合查詢條件查詢完整檔案信息，包括關(guān)聯(lián)影像、電子發(fā)票、銀行回單等附件以及檔案來源、檔案狀態(tài)等，支持穿透查看檔案詳情及借閱記錄，促進檔案合規(guī)管理。

　　檔案查詢

　　全方位可視化統(tǒng)計

　　系統(tǒng)通過圖表形式全方位、可視化展示檔案借閱情況統(tǒng)計分析、檔案管理分析、檔案分類統(tǒng)計、分公司檔案數(shù)量排行，為管理者提供直觀的檔案庫存情況及管理分析，便于及時發(fā)現(xiàn)自動匹配、實物借閱等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的異常情況。

　　06庫房管理

　　線上實時跟蹤管理

　　檔案調(diào)撥實時跟蹤

　　檔案調(diào)出方的檔案管理員可按需提交檔案調(diào)撥申請，按分冊編號起止范圍查詢、追加到待調(diào)撥列表，或掃描分冊條碼的方式追加分冊，選擇目的庫位發(fā)起調(diào)撥。系統(tǒng)支持批量調(diào)撥和批量移除操作，支持實時跟蹤查看檔案調(diào)撥記錄及進度。

　　檔案接收自動關(guān)聯(lián)

　　調(diào)入方檔案管理員收到調(diào)撥申請，根據(jù)實際情況，對調(diào)入檔案進行接收或退回的操作，操作接收，檔案自動關(guān)聯(lián)電子庫位；操作退回，電子庫位不發(fā)生變化。系統(tǒng)支持一鍵批量接收，支持在線查看申請調(diào)撥的檔案分冊及其調(diào)撥記錄。

　　檔案批量鑒定復核

　　管理員提交檔案銷毀申請后，財務負責人或高級財務主管等角色需填寫復核意見，選擇確認銷毀或駁回，確認銷毀檔案方可執(zhí)行銷毀。系統(tǒng)支持批量鑒定。

　　檔案銷毀實時記錄

　　系統(tǒng)提供檔案銷毀功能，可針對檔案鑒定無保管價值分冊進行檔案銷毀，執(zhí)行銷毀后在對應案卷信息上做銷毀標記，表明對應的實體檔案已被銷毀，但電子檔案數(shù)據(jù)不做刪除處理，仍可在線查看。系統(tǒng)支持批量銷毀、在線查看檔案銷毀記錄。

　　07系統(tǒng)管理

　　快速響應企業(yè)需求

　　系統(tǒng)管理主要包含企業(yè)組織架構(gòu)的搭建，檔案系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護，人員權(quán)限的配置，同企業(yè)其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)的接口管理等。通過權(quán)限的配置提升電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免企業(yè)信息外露；同時，滿足檔案外包的需求，可以針對不同的企業(yè)開放不同的權(quán)限進行數(shù)據(jù)隔離。接口管理可以實現(xiàn)從其他系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)生成檔案數(shù)據(jù)，減少電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案的過程。系統(tǒng)維護人員無需編碼或通過少量代碼就可以快速響應業(yè)務部門的需求，減少運維工作量、降低運維難度。

　　針對企業(yè)不同等級的網(wǎng)絡(luò)安全要求，電子檔案系統(tǒng)提供多種產(chǎn)品安全管理方式以及信息加密技術(shù)，為財務信息安全提供保障；系統(tǒng)具備嚴格的數(shù)據(jù)權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份、離線歸檔功能，能夠有效降低數(shù)據(jù)遺失風險。