專門檔案館是指專門從事專門檔案管理工作的機(jī)構(gòu)，他所管理的檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣，有文書檔案，科技檔案，影像檔案等多種類別。

　　全宗內(nèi)檔案進(jìn)館范圍

　　進(jìn)館的檔案資料主要包括：

　　1．文書檔案(永久、長期、30年)；

　　2．專門檔案管理（檔案館與移交單位協(xié)商確定）；

　　3．特殊載體檔案，包括照片、錄音錄像、實(shí)物等檔案（檔案館與移交單位協(xié)商確定）；

　　4．各類編研材料，包括公開或內(nèi)部發(fā)行的各類出版物、年鑒、重要文件匯編等。

　　5、全宗卷

　　接收標(biāo)準(zhǔn)

　　總體要求：進(jìn)館檔案應(yīng)當(dāng)保持全宗的完整性，一個(gè)立檔單位形成的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案作為一個(gè)整體，不得割裂分散。全宗內(nèi)所有文件材料應(yīng)收集齊全，分類科學(xué)，整理規(guī)范。

　　1、文書檔案

　　文件材料應(yīng)當(dāng)收集齊全完整，立卷改革前文件材料的分類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背項(xiàng)目填寫，應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》要求；立卷改革后歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等，應(yīng)當(dāng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》要求。

　　齊全完整：

　　著重檢查以下材料是否歸檔：業(yè)務(wù)上級(jí)的文件、本機(jī)關(guān)各部門形成的反映本單位職能活動(dòng)的材料、會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)材料（包括黨員、干部、勞資、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)決算年報(bào)和工會(huì)、老干部、團(tuán)的工作形成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表）、介紹信及存根（包括黨組織關(guān)系、行政關(guān)系、工資關(guān)系介紹信及存根）、出版物、簡報(bào)、信息等。

　　整理規(guī)范：

　　1.以“卷”為單位整理的文書檔案

　?、啪韮?nèi)文件目錄：需用耐久材料書寫或計(jì)算機(jī)打印。責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目填寫應(yīng)完整、準(zhǔn)確，項(xiàng)目內(nèi)容不明確的應(yīng)考證清楚后填寫。

　?、儇?zé)任者：全稱或通用簡稱。

　　②文號(hào)：包括發(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文序號(hào)。

　?、垲}名：完整、準(zhǔn)確，沒有題名或不能反映文件內(nèi)容應(yīng)另行編寫，用“[]”括起。

　?、苋掌冢骸澳暝氯铡碧顚懲暾?，如19871021

　　⑵頁號(hào)編寫：卷內(nèi)材料應(yīng)在有文字的每頁材料正面右上角、反面左上角用鉛筆阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁號(hào)。

　?、蔷韮?nèi)備考表：卷尾應(yīng)附上卷內(nèi)備考表（備考表印在封底可不再另附），填寫需要說明的問題和立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。

　?、劝妇矸饷妫喉?xiàng)目填寫需用耐久材料書寫準(zhǔn)確、規(guī)范，字跡工整清晰。

　?、偃诿Q欄目用手填寫立檔單位全稱或蓋章（耐久紅印章）；

　?、陬悇e欄目暫空；

　　③案卷題名：要簡明、確切地概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、問題、名稱三部分，字?jǐn)?shù)一般不超過50個(gè)漢字；

　?、芷鹬鼓暝拢河冒⒗?dāng)?shù)字填寫。

　?、菁?shù)、頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

　?、逇w檔號(hào)：不填寫。

　　⑦封面右下角檔號(hào)欄目：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，如沒有上述項(xiàng)目需要刻章蓋上填寫。

　?、砂妇硌b訂：案卷采用“三孔一線”方法裝訂，右下齊；16開和A4混合可左下齊。裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。卷內(nèi)應(yīng)剔除易銹蝕的金屬物。

　?、拾妇砭幪?hào)：永久、長期分別從“1”開始編制。

　　2.以“件”為單位整理的文書檔案

　　⑴備考表：每盒應(yīng)附上備考表，置于盒尾，填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況和整理人、檢查人、日期。

　?、茩n案盒封面：刻章（使用耐久紅印臺(tái)）將立檔單位名稱（全稱或通用簡稱）蓋在檔案盒封面雙橫線上方。

　?、菣n案盒盒脊：項(xiàng)目填寫需用紅色印泥蓋章或用耐久材料書寫準(zhǔn)確、規(guī)范，字跡工整清晰。其中全宗號(hào)、年度、起止件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字自左至右填寫；保管期限永久、長期用漢字填寫，30年用阿拉伯?dāng)?shù)字；盒號(hào)用鉛筆一個(gè)保管期限內(nèi)編寫一個(gè)流水號(hào)（阿拉伯?dāng)?shù)字）。

　　⑷文件裝訂：歸檔文件材料應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行裝訂，裝訂采用“不銹鋼裝釘”或“三孔一線”方法，“不銹鋼裝釘”放在文件左上方。裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

　?、蓺w檔章：歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁上端的空白居中位置，用紅色印泥蓋章，填寫應(yīng)當(dāng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》要求。

　　2、專門檔案管理

　　按專門檔案管理規(guī)范及國家相關(guān)要求進(jìn)行整理。

　　⑴專門檔案管理一般以“卷”為單位整理，特殊檔案也可以“件”為單位整理。

　?、茖ｉT檔案管理的裝具應(yīng)符合規(guī)范要求。

　?、菣n號(hào)的編制應(yīng)符合規(guī)范要求。

　?、扔嘘P(guān)項(xiàng)目的填寫同文書檔案，需要調(diào)整的應(yīng)與管理科協(xié)商后再調(diào)整。

　　3、照片檔案

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》有關(guān)要求整理編目。

　?、耪掌幪?hào)：一冊（卷）照片從“1”順編流水號(hào)。

　?、莆淖终f明：一組照片要有總說明和分說明，總說明在一組照片第一張文字說明處填寫，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物（姓名、單位、職務(wù)）、事由、背景、攝影者。每張照片要分別擬寫分說明，其中人物要注明在照片中的位置。

　?、蔷韮?nèi)目錄：一組照片作為一份文件擬寫題名，格式為“關(guān)于***（事由）的照片”。

　　⑷照片檔案封面：使用耐久書寫材料規(guī)范、準(zhǔn)確填寫；案卷題名擬寫格式“立檔單位+關(guān)于+起止年度+類別名稱+照片”，其他項(xiàng)目填寫同以卷為整理單位的文書檔案。

　　⑸案卷脊背：同以卷為整理單位的文書檔案。

　　4、實(shí)物檔案

　?、艑?shí)物檔案分榮譽(yù)、印鑒、禮品（含紀(jì)念品、宣傳品）三類。

　?、泼恳活悓?shí)物按時(shí)間先后順序排列，分別從“1”開始編制流水件號(hào)。

　　⑶在實(shí)物的統(tǒng)一位置粘貼檔號(hào)標(biāo)簽，使用耐久書寫材料填寫。

　　⑷案卷目錄編制：

　?、侔妇硖?hào)：每件實(shí)物的編號(hào)。

　?、谑塥?jiǎng)單位：填寫立檔單位。

　?、垲}名：填寫實(shí)物名稱。

　?、苁讵?jiǎng)單位：填寫實(shí)物制作、頒發(fā)單位。

　?、菔讵?jiǎng)年度：填寫實(shí)物制作、頒發(fā)年度。

　?、奁谙蓿翰惶顚?。

　　⑦類別：填寫?yīng)勁?、?jiǎng)杯、錦旗、印鑒、禮品等。

　　⑧備注：填寫需要說明的事項(xiàng)。

　　5、錄像、錄音、光盤檔案

　?、配浵駧А浺魩?、光盤按歸檔時(shí)間排列，分別從“1”開始編寫流水盤號(hào)。

　?、其浵駧А浺魩?、光盤的包裝盒上應(yīng)加貼封面，封面題名填寫格式為“全宗名稱+關(guān)于+問題+的錄像（音）”。

　　⑶錄像帶、錄音帶、光盤封面內(nèi)容應(yīng)打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫，光盤題名填寫格式為“全宗名稱+關(guān)于+問題+的錄像”；光盤封面格式見日照檔案信息網(wǎng)。

　?、扔跋窆獗P背面用光盤標(biāo)記筆填寫光盤的檔號(hào)，檔號(hào)填寫格式為“全宗號(hào)-目錄號(hào)-盤號(hào)”。

　?、缮鲜鰴n案進(jìn)館單位應(yīng)向市檔案館移交兩套。

　　6、檢索工具

　　檔案進(jìn)館時(shí)需同時(shí)移交兩套與檔案相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)目錄，文書檔案目錄包括案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄。其他檔案需移交案卷級(jí)目錄或其他檢索必需的目錄。進(jìn)館目錄統(tǒng)一用A4紙打印，打印封面，封面注明目錄種類、保管期限、起止年度，并按保管期限、年度分別裝訂整齊。

　　7、全宗卷

　　按《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012整理，內(nèi)容包括組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗介紹、大事記、交接文據(jù)、檔案分類方案、保管期限表、檔案管理制度、利用檔案典型事例等。