近年來業(yè)務檔案數字化工作迅速推進，工作管理制度、技術手段等不斷完善，為更加科學化、規(guī)范化檔案數字化工作流程，國家檔案局及時修訂DA/T 31-2005《業(yè)務檔案數字化技術規(guī)范》，發(fā)布了《業(yè)務檔案數字化規(guī)范》（DA/T 31-2017），并于2018年1月期正式實施。

　　新標準包括組織與管理、檔案出庫、數字化前處理、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交、檔案歸還入庫等環(huán)節(jié)。

　　今天我們來熟悉一下第五章組織與管理。內容包括機構及人員、基礎設施、工作方案、管理制度、工作流程控制、工作文件管理、檔案數字化外包等，基本涵蓋了業(yè)務檔案數字化管理工作的全部內容。管理工作的實施，應達到確保檔案安全、提高檔案數字化成果質量、提高工作效率的目標。

　　原文選節(jié)

　　5組織與管理

　　5.1機構及人員

　　5.1.1應建立業(yè)務檔案數字化工作組織,對數字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等,確保數字化工作的順利開展。

　　5.1.2應配備具有相應能力的工作人員,包括熟悉檔案業(yè)務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員,熟悉相關標準規(guī)范并能夠為業(yè)務檔案數字化工作各環(huán)節(jié)提供技術支持的技術人員,掌握一定數字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規(guī)范的管理制度,對工作人員進行規(guī)范化管理。為強化數字化工作的安全性,應加強對外聘工作人員的審核。

　　5.2基礎設施

　　5.2.1應配備專用加工場地,并進行合理布局,形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等工作區(qū)域。

　　5.2.2加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理的設施設備。

　　5.2.3應合理規(guī)劃、配備和管理業(yè)務檔案數字化設施設備,確保設施設備安全、先進,能夠滿足數字化工作的需要。

　　5.3工作方案

　　5.3.1應在充分調研的基礎上,制定科學合理的工作方案,確保業(yè)務檔案數字化工作達到預期目標。

　　5.3.2業(yè)務檔案數字化工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素。

　　5.3.3宜對業(yè)務檔案數字化工作方案進行專家論證,確保其科學、規(guī)范、合理。

　　5.3.4業(yè)務檔案數字化工作方案應經審批后嚴格執(zhí)行。工作方案審批結果應與數字化工作過程中形成的其他文件一并保存。

　　5.4管理制度

　　5.4.1應制定科學化、規(guī)范化的管理制度,并在工作過程中嚴格執(zhí)行,以有效保障檔案安全和業(yè)務檔案數字化成果質量。

　　5.4.2業(yè)務檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規(guī)定數字化工作各崗位的工作目標和職責,形成明確的崗位業(yè)務流程規(guī)范、考核標準、獎懲辦法等;人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規(guī)范;場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、環(huán)境、網絡、監(jiān)控設施、現場物品、證件等的管理進行規(guī)范;設備管理制度主要對數字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設備的管理進行規(guī)范;數據管理制度主要對數字化各環(huán)節(jié)所產生的數據的管理進行規(guī)范;檔案實體管理制度主要對檔案實體在數字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)范。

　　5.5工作流程控制

　　5.5.1應依據相關的法律法規(guī)和各類技術標準,制定相關的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等,對業(yè)務檔案數字化全過程進行有效的控制,確保數字化成果質量。業(yè)務檔案數字化流程示例參見附錄A。

　　5.5.2應加強對業(yè)務檔案數字化工作的全流程安全管理。

　　5.5.3應建立完善的問題反饋機制,對業(yè)務檔案數字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現前端環(huán)節(jié)中產生的問題進行及時反饋和修正。

　　5.6工作文件管理

　　5.6.1應根據情況制定符合實際要求的業(yè)務檔案數字化工作文件,以此加強對數字化工作的管理。主要包括業(yè)務檔案數字化工作方案、業(yè)務檔案數字化審批書、業(yè)務檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、業(yè)務檔案數字化成果移交清單等,采取外包方式實施時,還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。部分工作單示例參見附錄B。

　　5.6.2應加強對業(yè)務檔案數字化工作文件的管理,明確數字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。

　　5.7檔案數字化外包

　　5.7.1業(yè)務檔案數字化工作如需外包,檔案部門應從企業(yè)性質、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業(yè)的相關資質;按照GB/T 20530—2006第5章的要求評估數字化加工企業(yè)的技術能力;從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。如需審查數字化加工企業(yè)的保密資質,檔案部門應按照《國家秘密載體印制資質管理辦法》(國保發(fā)[2012]7號)等文件的要求執(zhí)行。

　　5.7.2在項目實施過程中,應依據《檔案數字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)[2014]7號),從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求。

　　5.7.3檔案部門應指派專門人員參與業(yè)務檔案數字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導,完成質量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協調溝通等方面的工作。