晉城市檔案整理服務公司建設項目檔案管理規(guī)范：指將同一個建設項目所形成的所有的檔案資料收集齊全，制定分類方案，并按建設項目的類別進行整理，做到排列有序，科學保管和方便利用，建設項目檔案資料必須要保持文件資料的完整和歷史聯系，以便查閱和利用。

　　在建設工程項目中，工程資料、工程檔案是直接反應工程在施工過程中的真實記錄。保管好工程項目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質量的基礎材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現。

　　建設工程檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內容，又該如何管理？晉城市檔案整理服務公司從全局的視角為您梳理工程檔案管理應用。

　　01建設工程檔案管理包括哪些內容？

　　建設工程檔案又稱為項目檔案、基建檔案，是指在建設過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　建設工程檔案形成的過程貫穿可研-立項-初設-開工準備-施工-竣工驗收全生命周期，包括建設項目從從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設計、招投標、施工、建立到竣工驗收備案等工程建設全過程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來說，工程建設檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設文件資料、施工技術資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設資料如何轉化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關文書，也包括技術文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個相對性的、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支撐價值，無論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉化為工程檔案？需要滿足以下三個條件：

　?。?）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　?。?）對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。

　?。?）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

　　03建設工程檔案都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建設工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設工程現場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　04如何管理建設工程檔案？

　　1）滿足多類型、多格式檔案存儲需求：建設工程檔案不論是從內容上，還是從載體上來看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實，要求檔案管理工具或方式能夠對工程所涉及到的檔案進行全方位的存儲與保管。

　　2）能夠將檔案進行電子化保存：在電子化檔案管理系統中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，既可以長期保護檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時效性。

　　3）滿足檔案高效搜索需求：建設工程檔案的存儲是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺，可以讓工程檔案的利用更為高效?！　?/p>

　　建設工程文件歸檔的基本規(guī)定：工程文件應隨工程建設進度同步形成，不得事后補編。

　?、倜宽椊ㄔO工程應編制一套電子檔案，隨紙質檔案一并移交城建檔案管理機構。

　　②當電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應紙質檔案。

　?、劭辈?、設計、施工、監(jiān)理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。

　?、芙ㄔO工程項目實行總承包管理的，總包單位應負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應及時向建設單位移交；

　　⑤各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位

　　⑥建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位應負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交。

　?、呓ㄔO工程檔案的驗收應納入建設工程竣工聯合驗收環(huán)節(jié)。

　?、喙こ藤Y料管理人員應經過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓

　　基建檔案整理與編目

　　基本建設檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。

　　基建檔案，按建筑對象性質的不同，可劃分為三種：

　　一是工農業(yè)生產性基建檔案，如廠房建設、礦井建設、電站建設、鐵路和公路建設、農田水利工程建設等形成的科技檔案；

　　二是國防軍事工程的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設形成的科技檔案；

　　三是民用工程的基建檔案，如機關辦公樓、學校、商店、宿舍等工程建設形成的科技檔案。

　　一、基建檔案整理

　　基本建設項目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對基本建設項目檔案進行系統排列、著錄編目和編寫形成說明書的工作。

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　　基建檔案主要按工程項目或建設項目分類。按照工程項目進行分類，就是將一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目，反映出工程項目的全貌，便于不同項目基建工程檔案的提供利用。

　?。ǘ┙M卷

　　基建工程項目檔案保管單位的組織，應當在科技檔案整理工作的基本原則下進行，必須符合以下要求：

　?、俳M卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內基建文件材料的系統聯系，并要便于檔案利用和保管。

　?、谘b具內的基建檔案材料應有一個數量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應為該裝具厚度的四分之三。

　?、垩b具內的基建檔案材料的保存價值應該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機聯系的前提下，根據檔案材料的不同價值和密級程度，適當地分別組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾，應當以保持有機聯系為主，不必硬性分開。而在保管和提供利用時，以價值低的服從價值高的、密級低的服從密級高的原則來處理。

　?、芑n案裝具的形式，主要有卷、冊、袋、盒四種。一般來說，基建檔案的文字材料以卷的形式為主，圖樣材料以袋、盒的形式為主，音像材料以冊、盒的形式為主。應該根據基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。

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　?、倩n案文字材料的排列，按基建工程項目自然形成過程進行排列。例如某卷是基建工程依據性材料，其排列順序是：項目建議書及批復→可行性研究報告→項目評估→環(huán)境預測、調查報告→設計任務書、計劃任務書。

　?、诨n案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。

　?、刍n案文字和圖樣交錯材料的排列：如果文字材料是對整個工程項目作基本的全面說明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對圖樣材料的補充或一般說明，圖樣材料應排在前面，文字材料排在后面。

　?、苎b訂

　　基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產品檔案”的裝訂。

　　⑤案卷的排列

　　基建檔案案卷的排列以一個工程項目為單位，按依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。

　　二、基建檔案編目

　　基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統整理的成果，揭示檔案的內容特征和形式特征的一種工作。具體內容參見“產品檔案整理方法”。

　?、倬庬撎枺夯n案在形成時，已經標有順序號，可以不另外編號，比如成套的基建圖樣材料、單份獨立的技術文件等。只有在基建檔案材料沒有統一順序號，或者編號順序不統一、不連貫或者編號出現錯誤時，才需要統一編制頁號。

　?、诰幹凭韮饶夸洠壕幹凭韮饶夸?，就是對卷內每一份基建檔案編制清單（電腦打印）。在編制時就已經形成目錄的基建檔案，比如成套的圖樣材料，且目錄是打印的，在編制時可以盡量利用原有的目錄清單。

　?、劬幹苽淇急恚簜淇急硎怯脕碛涊d和說明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過程的一種工具。

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　?、迿n號的編制。

　　基建檔案檔號結構為：類別號—項目號—件、頁（張）號。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。檔號結構必須與檔案的整理分類體系相適應。檔號一經確定，一般不應隨意改變。