人事檔案電子化管理應(yīng)當(dāng)符合的要求包括電子檔案的材料必須完整，所以資料掃描也要清晰。還有就是檔案的掃描件一定要在確認(rèn)無(wú)誤的情況下再設(shè)置電子檔案。因?yàn)?a href="http://lacsohyd.com/tags/81.html" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">電子檔案只有在審核沒(méi)有問(wèn)題以后才可以建立，當(dāng)符合上述要求后才可以建立電子檔案。

　　檔案電子化是按照國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么人事檔案電子化的過(guò)程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫(kù)。需要對(duì)每一本檔案材料做出庫(kù)登記、入庫(kù)盤(pán)點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。

　　二、整理編碼、核對(duì)。對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁(yè)上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號(hào)和頁(yè)號(hào)，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯(cuò)編。

　　三、電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄，對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì)，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁(yè)數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對(duì)原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì)，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁(yè)紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁(yè)號(hào)是否填寫(xiě)缺漏、文件是否有錯(cuò)裝、漏裝，核查無(wú)誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫(kù)。對(duì)電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無(wú)誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫(kù)，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫(kù)移交。

　　檔案電子化系統(tǒng)

　　前不久，國(guó)家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《功能規(guī)定》），并于公布之日起正式實(shí)施。2001年6月5日國(guó)家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。

　　當(dāng)前，各行各業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件歸檔形成的電子檔案都會(huì)移交到檔案部門進(jìn)行管理和長(zhǎng)期保存，并提供利用。而此項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，注定離不開(kāi)檔案電子化系統(tǒng)。

　　2001年6月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，但伴隨信息技術(shù)的發(fā)展與新業(yè)態(tài)的不斷產(chǎn)生，該規(guī)定已經(jīng)無(wú)法適用于今后電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，迫切需要新的規(guī)范出臺(tái)。

　　2016年底，國(guó)家檔案局技術(shù)部牽頭啟動(dòng)了《功能規(guī)定》文稿的起草工作，先后組織了10余次研討會(huì)，邀請(qǐng)了國(guó)家檔案局相關(guān)部門、北京市檔案局、天津市檔案局、清華大學(xué)、人民大學(xué)和部分技術(shù)企業(yè)的專家，對(duì)文稿的體例、框架、文字以及內(nèi)容等進(jìn)行了全面討論。經(jīng)反復(fù)論證和廣泛征求意見(jiàn)，最終形成了正式公布的《功能規(guī)定》。

　　《功能規(guī)定》秉承開(kāi)放、適用原則，要求系統(tǒng)具有開(kāi)放和可擴(kuò)展的體系架構(gòu)，滿足各級(jí)各類檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)應(yīng)用和未來(lái)發(fā)展的需求?！豆δ芤?guī)定》的框架結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)以國(guó)家各級(jí)各類檔案館開(kāi)展電子檔案管理職能為基準(zhǔn)，以電子檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程為主線，包含了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理和附則共10章內(nèi)容。

　　《功能規(guī)定》中的條款內(nèi)容突出了基本業(yè)務(wù)特點(diǎn)，規(guī)定了檔案電子化系統(tǒng)應(yīng)滿足電子檔案移交接收、長(zhǎng)期保存、共享利用和安全可靠等業(yè)務(wù)需求的基本功能，能有效促進(jìn)各級(jí)各類檔案館開(kāi)發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。

　　《功能規(guī)定》中的每一項(xiàng)要求，都是電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的必要功能。技術(shù)公司必須遵循《功能規(guī)定》的各項(xiàng)要求來(lái)開(kāi)發(fā)此類系統(tǒng)。《功能規(guī)定》的出臺(tái)，有利于電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)電子檔案更好地共享及利用，使檔案業(yè)務(wù)人員可以利用電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的科學(xué)、高效和安全管理。