為進一步加強政府檔案工作規(guī)范化管理，切實促進機關文件材料歸檔工作常態(tài)化，全面加強政府檔案整理。成立檔案工作領導小組，設立檔案管理室，配齊設施設備，研究制定《政府辦公室檔案管理辦法》，明確專人負責檔案的收集、整理、存放、移交等工作，辦公室檔案管理邁入制度化、規(guī)范化軌道。

　　檔案管理領導責任制。政府機關將檔案收集、整理、歸檔工作作為一項重要工作來抓，由黨委副書記曲賓統(tǒng)籌安排，明確檔案管理人員職責，按照縣檔案整理要求，確保檔案整理工作有效、按時保質保量完成。

　　檔案歸檔專人負責制。為確保檔案的規(guī)范完整，明確兩名責任心強、業(yè)務知識精的工作人員做好檔案管理工作，具體負責檔案資料的收集、整理工作。按照檔案歸檔要求，對上年各類檔案進行科學規(guī)范整理，做好檔案資料整理、立卷、歸檔、裝訂等工作環(huán)節(jié)。

　　紙質檔案管理信息制。讓“紙質檔案”變成“電子信息”,是扎實做好檔案工作的動力。應永久存檔的黨委、政府文件都有電子檔保存,有查閱目錄,可供隨時調閱并做好登記。

　　精準檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計制。在做好檔案的統(tǒng)計、利用工作同時,對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統(tǒng)計,積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用,保證為各項工作開展提供真實有效數(shù)據(jù)。

　　政府檔案整理工作的主要內容

　　政府檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對象基礎。整理是檔案實體管理的核心，對整個檔案管理工作具有重要的基礎意義。其基本內容包括全宗的劃分和排列、全宗內分類、文書立卷、案卷排列與編號、編制案卷目錄等諸多業(yè)務環(huán)節(jié)。

　　一、檔案工作基本任務

　　1.基本任務

　　機關檔案工作的基本任務有八項，概括來說就是遵章建制、科學規(guī)劃、監(jiān)督指導、檔案管理、信息化建設、檔案移交、培訓宣教和獎懲建議。

　　(1)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度。將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案。

　　一般來說，機關檔案工作規(guī)章制度應當包括文件材料收集和歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定和銷毀制度、檔案保密和安全制度、機關檔案利用制度以及檔案工作人員崗位責任制度等。

　　(2)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃。機關應當根據(jù)國家和本地區(qū)檔案工作規(guī)劃或計劃，結合本單位或本系統(tǒng)工作實際，制定本單位或本系統(tǒng)檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃，并予以組織實施。

　　(3)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導。

　　機關檔案部門對本機關文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，就是要確保機關所有門類檔案的齊全和完整，確保檔案質量。具體包括對文件的書寫和制成材料、文件的格式等提出質量要求，對文件的形成與傳遞過程進行監(jiān)督，協(xié)助并指導文書或業(yè)務部門進行整理，對檔案質量進行審核把關等。

　　(4)負責管理機關的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關政府信息公開工作。

　　按照《機關檔案管理規(guī)定》，機關檔案的管理工作包括形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交等，機關要按照管理工作內容和要求做好機關的全部檔案的管理和利用工作。

　　另外，對于機關政府信息公開來說，機關檔案部門雖然不是政府信息公開工作機構，但可以借助檔案管理便利對政府信息公開工作予以協(xié)助。

　　(5)負責機關檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理。

　　(6)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。

　　(7)負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動。機關應定期組織業(yè)務交流和業(yè)務培訓，通過觀摩、交流和學習，不斷增強檔案意識，更新檔案工作知識，提升檔案業(yè)務工作技能。

　　(8)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

　　2.新要求

　　《機關檔案管理規(guī)定》在《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機關檔案工作條例》規(guī)定基礎上，對機關檔案工作基本任務進行了豐富、優(yōu)化。主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

　　(1)增加基本制度備案要求。提出機關要將“規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案”，將檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查職責前置，保證機關檔案基本制度符合法律法規(guī)和方針政策規(guī)定。

　　檔案管理的基本制度指的是各機關制定的、規(guī)定本單位或本系統(tǒng)檔案工作體制機制、機構人員、職責分工，以及基礎設施、檔案管理、信息化建設等基本內容的綜合性規(guī)范。

　　(2)優(yōu)化監(jiān)督指導職責。《機關檔案管理規(guī)定》將機關檔案部門監(jiān)督和指導范圍由文件材料的歸檔工作拓展到“形成、積累和歸檔工作”，同時將監(jiān)督和指導對象明確為“機關各種文件材料”。強化前端控制，從源頭上提高檔案資源質量，提升檔案管理水平。需要指出的是，專業(yè)主管機關對本系統(tǒng)和直屬單位的監(jiān)督、指導職責是對“統(tǒng)一領導、分級管理”體制的補充，并且不具備普遍適用意義，因此相關內容在管理體制中進行了規(guī)定，并未作為基本任務。

　　(3)創(chuàng)設年度報告制度?！稒C關檔案管理規(guī)定》明確要求機關應“接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告制度"，以保證檔案行政管理部門更好地履行對機關的監(jiān)督、指導和檢查職責，解決監(jiān)督指導周期長、覆蓋面不足等問題。

　　年度報告制度是指機關按照《機關檔案管理規(guī)定》要求，每年度向同級檔案行政管理部門和具備本系統(tǒng)監(jiān)督、指導權限的上級主管機關報送執(zhí)行檔案法律法規(guī)以及《機關檔案管理規(guī)定》情況的一項制度。

　　報告情況應當包括且不限于：檔案工作基本情況、基礎設施建設情況、檔案管理基本情況、檔案信息化建設情況等。

　　(4)新增其他基本任務?！稒C關檔案管理規(guī)定》還增加了協(xié)助做好政府信息公開工作、統(tǒng)籌協(xié)調檔案信息化工作、組織開展檔案交流培訓和宣傳教育、對部門或個人提出獎懲建議等基本任務。

　　二、任務執(zhí)行

　　1.基本原則

　　按照《機關檔案管理規(guī)定》精神，機關檔案工作基本任務應當主要由機關自主完成，政府購買服務方式只能輔助完成基本任務中特定的輔助性工作。

　　《機關檔案管理規(guī)定》要求，“機關通過政府購買服務方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業(yè)務資質，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。

　　機關檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)學化、紙質檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作?！?/p>

　　在機關檔案工作中對社會化服務做出如此規(guī)定，主要考慮有二：一是盡可能防范檔案社會化服務可能帶來的檔案管理安全風險；二是避免過度社會化服務給檔案機構、人員、庫房的設置和配備等帶來不利影響，進而影響檔案工作的長遠發(fā)展。

　　否則，由業(yè)務或文書部門進行整理的工作機制就無法維持，也會對檔案質量等帶來一系列不良的連鎖反應。

　　2.社會化服務

　　《機關檔案管理規(guī)定》要求按照嚴格范圍、嚴格監(jiān)管、嚴格標準的“三個嚴格”理念開展機關檔案業(yè)務社會化服務。