底稿文件整理

工作底稿的管理和使用制度

第一條 為加強(qiáng)工作底稿管理工作，使之制度化、規(guī)范化，保證工作底稿質(zhì)量,根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合事務(wù)所的實(shí)際情況,特制定本辦法。
第二條 《根據(jù)中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)準(zhǔn)則第1131號(hào)——審計(jì)工作底稿》規(guī)定，事務(wù)所工作底稿實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由辦公室負(fù)責(zé)收集保管。詳細(xì)的審計(jì)工作底稿標(biāo)準(zhǔn)，請(qǐng)參見本所另行單獨(dú)制定的《審計(jì)工作底稿標(biāo)準(zhǔn)》。
第三條 工作底稿是事務(wù)所在實(shí)施各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表等歷史記錄，具有完整性、成套性，在各項(xiàng)工作中能充分發(fā)揮信息作用和憑證作用。根據(jù)其特點(diǎn)，工作底稿實(shí)行誰做業(yè)務(wù)誰立卷的原則,建立立卷工作責(zé)任制。
第四條 事務(wù)所在實(shí)施項(xiàng)目業(yè)務(wù)工作時(shí)，項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)督促項(xiàng)目實(shí)施過程中全部文件、資料的收集和工作底稿的立卷歸檔工作；項(xiàng)目組其他成員應(yīng)積極配合立卷人員整理、鑒別、取舍有關(guān)資料，并按立卷要求整理工作底稿，做到及時(shí)歸檔。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要對(duì)該項(xiàng)目歸檔的文件材料進(jìn)行認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)彌補(bǔ)，保證工作底稿質(zhì)量。對(duì)于司法鑒定文書要按照統(tǒng)一的格式制作，制定專門的司法鑒定業(yè)務(wù)編號(hào)、印制。
第五條 工作底稿要做到歸檔文件材料齊全、完整和精煉。根據(jù)具體情況，各項(xiàng)目組可根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)整理項(xiàng)目工作底稿，但要符合基本要求：
（一）每個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目所形成的文件材料，均應(yīng)收集齊全；
（二）每一卷工作底稿內(nèi)重要文件的修改稿，均應(yīng)收集齊全；
（三）在整理工作底稿過程中,對(duì)每份證明材料應(yīng)以項(xiàng)目的需要為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核實(shí),簽字手續(xù)要完備，用印要符合要求，真正具有法律效力；
（四）每份工作底稿或每組文件材料的排列必須遵循定稿在前，修改稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；匯總文件資料在前,原始資料文件在后的規(guī)則；
（五）工作底稿應(yīng)按項(xiàng)目立卷,一個(gè)項(xiàng)目可視材料多少立一個(gè)或幾個(gè)卷,不得將幾個(gè)項(xiàng)目的文件、材料合并立卷。跨年度的業(yè)務(wù)項(xiàng)目,放在項(xiàng)目終結(jié)年度立卷；
（六）業(yè)務(wù)文件材料的形成應(yīng)規(guī)范，永久性材料應(yīng)采用碳素或藍(lán)黑墨水等耐久的材料書寫，電腦打印的文件材料，應(yīng)當(dāng)采用激光打印機(jī)打印，傳真件要復(fù)印后歸檔。
第六條 工作底稿編目。
每卷工作底稿均須填寫工作底稿卷封面,卷內(nèi)文件目錄和立案說明，具體要求規(guī)范準(zhǔn)確。
（一）卷內(nèi)文件目錄。“卷內(nèi)文件目錄”置于每卷工作底稿的首頁。為體現(xiàn)業(yè)務(wù)質(zhì)量，各項(xiàng)目組可根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，編制不同的卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容全面、清晰。整理工作底稿時(shí)，“卷內(nèi)文件目錄”中的各項(xiàng)內(nèi)容均要填寫清楚，便于查找。
（二）卷內(nèi)文件材料的排列。卷內(nèi)文件材料的排列按編制好的“卷內(nèi)文件目錄”內(nèi)容順序排放，逐件用“√”表示選擇，逐件填寫頁號(hào), 重要材料不得缺少，不得私自調(diào)整位置。對(duì)于業(yè)務(wù)程序中沒有產(chǎn)生內(nèi)容，可不選擇，但不得隨意刪除。工作底稿中如出現(xiàn)沒有對(duì)應(yīng)的目錄名稱，可以填寫在預(yù)留的空格中，但要注明工作底稿名稱。
（三）工作底稿的編頁。一個(gè)項(xiàng)目無論整理幾卷工作底稿，每卷都從“1”開始編頁碼，為便于使用，原則上每卷不得超過200頁。
（四）工作底稿封面的填寫
1、客戶名稱:填寫委托單位名稱或客戶名稱。
2、業(yè)務(wù)類型: 按實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容填寫。
3、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人:填寫該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人姓名。
4、簽字注冊(cè)師:填寫該項(xiàng)目簽字注冊(cè)師姓名。
5、本項(xiàng)目共 卷 本卷為第 卷：填寫總卷數(shù)和本卷的順序號(hào)。
6、本項(xiàng)目完成時(shí)間:填寫報(bào)告出具時(shí)間。
7、保管期限: 按歸檔的材料內(nèi)容劃定保管期限，分永久和當(dāng)期。
8、本卷共 頁,從 頁至頁：按每卷實(shí)際頁數(shù)填寫。
9、歸檔號(hào):由辦公室編寫。
（五）立案說明的填寫。
“立案說明”置于卷內(nèi)末頁，填寫下列內(nèi)容，以示對(duì)歸檔的工作底稿卷質(zhì)量負(fù)責(zé)：
1、“本卷情況說明”，填寫卷內(nèi)文件材料的補(bǔ)充、修改、缺損、移出、銷毀等情況，填寫人簽名并標(biāo)注日期。
2、“立卷人”，由立卷者簽名。立卷日期，填寫完成立卷的日期。
3、復(fù)核人，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽名。復(fù)核日期，填寫完成復(fù)核的日期。
第七條　工作底稿的裝訂
（一）工作底稿裝訂前應(yīng)拆除文件上的金屬物，對(duì)已破損、褪色或字跡材料不符合要求的文件材料，應(yīng)予修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件與原件一并組卷；對(duì)小于A4紙的文件材料要裱糊在A4紙上；文件材料是外文的，應(yīng)附有中文譯本。
（二）工作底稿的裝訂必須采用三孔一線的方法裝訂，橫向閱讀的文件表格，頁頭朝左裝訂，裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。
第八條　工作底稿歸檔
（一）歸檔時(shí)間：工作底稿應(yīng)在該項(xiàng)目出具報(bào)告后三個(gè)月內(nèi)將文件材料整理立卷，移交工作底稿室歸檔。最遲應(yīng)在本年度末歸檔。跨年度的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，應(yīng)在出具報(bào)告年度立卷歸檔，要求同上。
（二）工作底稿驗(yàn)收：
1、移交工作底稿時(shí)工作底稿管理人員對(duì)各所、公司送交的每份工作底稿逐一進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有不合格或有缺少的，退回立卷人補(bǔ)充修改。正式移交時(shí)填寫“工作底稿移交登記”，以備查考。
2、各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)項(xiàng)目工作中形成的電子版應(yīng)妥善保存（加電子版保存內(nèi)容），特別要注意標(biāo)注修改時(shí)間，最后將電子版定稿隨工作底稿一同移交工作底稿室。
第九條　工作底稿管理
為便于查找利用，工作底稿按部門分類，同類工作底稿采用大流水編號(hào)，然后裝盒入柜存放。每年末,對(duì)工作底稿進(jìn)行一次清查核實(shí),以保證工作底稿安全完整。
第十條　工作底稿借閱
（一）借閱工作底稿僅限定在本所內(nèi)部,本所以外的單位不得查閱,但有特殊情況需要查閱工作底稿的,應(yīng)持介紹信經(jīng)本所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。
（二）電子工作底稿的使用：項(xiàng)目工作組如果需要以前年度的電子工作底稿，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人委托人）到工作底稿室拷貝，使用完畢，要求及時(shí)刪除。

審計(jì)工作底稿管理標(biāo)準(zhǔn)的（一）業(yè)務(wù)類底稿的填制要求

不同委托方要求的報(bào)告內(nèi)容有可能各不相同，但對(duì)各類報(bào)告的底稿的原則要求是一致的，即報(bào)告中出現(xiàn)的內(nèi)容都要有底稿支持，除管理建議外，每一個(gè)底稿都有相關(guān)的附件支持。對(duì)業(yè)務(wù)類底稿填制范圍的要求：除審計(jì)報(bào)告開頭的范圍段外，凡是審計(jì)報(bào)告中出現(xiàn)的內(nèi)容，均要有一事一議底稿。每個(gè)一事一議底稿涵蓋的范圍為審計(jì)報(bào)告中最底級(jí)的小標(biāo)題，盡量避免將多個(gè)事項(xiàng)擠在一個(gè)審計(jì)底稿中，以免太多附件擠在一起排列混亂。底稿附件可以是審計(jì)人員的測(cè)算表、被審計(jì)單位提供的有關(guān)業(yè)務(wù)方面的資料等，附件要與底稿的內(nèi)容相關(guān)。對(duì)于與一事一議底稿無關(guān)的附件，如果審計(jì)人員認(rèn)為有歸檔價(jià)值，可以另行歸集裝訂成冊(cè)后歸檔。通用一事一議底稿樣式詳見一事一議底稿模板。底稿主要內(nèi)容包括：一．審計(jì)事項(xiàng)及審計(jì)意見：（一）事實(shí)描述、（二）審計(jì)結(jié)論、（三）違反的相關(guān)規(guī)定、（四）管理建議（如果委托方有要求）；二、被審計(jì)單位（或當(dāng)事人）意見及相關(guān)說明。一事一議底稿的索引號(hào)可以為底稿序號(hào)，序號(hào)的確定以相應(yīng)事項(xiàng)在審計(jì)報(bào)告中出現(xiàn)的次序確定。對(duì)于與一事一議底稿相關(guān)的附件，要按順序排列，填列《審計(jì)意見溝通確認(rèn)函附件——問題事項(xiàng)證據(jù)資料明細(xì)表》，以方便閱讀。對(duì)于一事一議底稿，要將被審計(jì)單位、問題事項(xiàng)內(nèi)容、會(huì)計(jì)期間、編制人、復(fù)核人等內(nèi)容填列完整。對(duì)應(yīng)于報(bào)告中不同內(nèi)容，審計(jì)底稿填制舉例說明：1、被審計(jì)單位基本情況這個(gè)底稿內(nèi)容為經(jīng)審計(jì)人員整理后的企業(yè)基本情況描述，“（一）事實(shí)描述”為必要內(nèi)容，其他部分內(nèi)容不涉及，可以沒有。附件為企業(yè)提供的情況簡(jiǎn)介、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件及其他說明企業(yè)基本情況的資料。2、被審計(jì)人基本情況這個(gè)底稿內(nèi)容為經(jīng)審計(jì)人員整理后的被審計(jì)人簡(jiǎn)歷，“（一）事實(shí)描述”為必要內(nèi)容，其他部分內(nèi)容不涉及，可以沒有。附件為被審計(jì)單位人事部門提供的被審計(jì)人有關(guān)簡(jiǎn)歷資料及任免文件等。3、任期經(jīng)營(yíng)目標(biāo)完成情況這個(gè)底稿的內(nèi)容為報(bào)告中的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)完成情況及各年度收入（或成本費(fèi)用）變動(dòng)原因分析。只有“（一）事實(shí)描述”，其他部分內(nèi)容不涉及，可以沒有。每個(gè)底稿只能對(duì)應(yīng)一個(gè)科目。這個(gè)底稿的附件可以是審計(jì)人員依據(jù)經(jīng)審計(jì)后財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與被審計(jì)單位上級(jí)下達(dá)經(jīng)濟(jì)任務(wù)指標(biāo)的對(duì)比測(cè)算表、與對(duì)比測(cè)算表數(shù)據(jù)來源的有關(guān)文件，如上級(jí)單位下達(dá)的任務(wù)指標(biāo)、經(jīng)審計(jì)調(diào)整后N年的收入（或成本費(fèi)用）審定表（可采用通用審定表）、對(duì)有關(guān)科目進(jìn)行審計(jì)的檢查情況表、被審計(jì)單位說明造成收入變動(dòng)情況的有關(guān)業(yè)務(wù)變動(dòng)情況介紹及資料等。有關(guān)收入（或成本費(fèi)用）審定表中的項(xiàng)目明細(xì)要詳略得當(dāng)，充分支持審計(jì)底稿對(duì)于收入、成本、費(fèi)用等變動(dòng)原因分析。如果該科目有調(diào)整事項(xiàng)或存在重大異常，且調(diào)整事項(xiàng)或重大異常有相應(yīng)的一事一議底稿，則在審定表中說明，有關(guān)調(diào)整事項(xiàng)及調(diào)整原因、重大異常情況，詳見第*號(hào)審計(jì)底稿。審定表的一般格式見附件通用審定表。4、任期末財(cái)務(wù)狀況這個(gè)底稿的內(nèi)容一般為任期末資產(chǎn)、負(fù)債或所有者權(quán)益科目的變動(dòng)情況及變動(dòng)原因分析，“（一）事實(shí)描述”為必要內(nèi)容，其他部分內(nèi)容不涉及，可以沒有。每個(gè)底稿只能對(duì)應(yīng)一個(gè)科目。這個(gè)底稿的附件為有關(guān)科目的審定表（可采用通用審定表）、支持審定表各項(xiàng)目余額的客觀證據(jù)，包括銀行存款詢證函、往來賬詢證函、有關(guān)實(shí)物資產(chǎn)盤點(diǎn)表、借貸款項(xiàng)合同、法院判決、技術(shù)部門或有關(guān)部門出具的資產(chǎn)質(zhì)量鑒證報(bào)告及其他與科目余額有關(guān)的資料。有關(guān)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益審定表中的項(xiàng)目明細(xì)要詳略得當(dāng)，充分支持審計(jì)底稿對(duì)于各資產(chǎn)負(fù)債表項(xiàng)目變動(dòng)原因、資產(chǎn)狀況分析。如果該科目有調(diào)整事項(xiàng)或存在重大異常，且調(diào)整事項(xiàng)或重大異常有相應(yīng)的一事一議底稿，則在審定表中說明，有關(guān)調(diào)整事項(xiàng)及調(diào)整原因、重大異常情況，詳見第*號(hào)審計(jì)底稿。5、與審計(jì)中發(fā)現(xiàn)存在的問題有關(guān)的底稿這類底稿是針對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題編制的底稿，主要內(nèi)容包括如下幾個(gè)部分：一．審計(jì)事項(xiàng)及審計(jì)意見：（一）事實(shí)描述：對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)的描述。（二）審計(jì)結(jié)論：明確以上事項(xiàng)存在的主要問題，如國(guó)有資產(chǎn)流失、收入多計(jì)（少計(jì)）、某方面的管理存在控制風(fēng)險(xiǎn)等。（三）違反的相關(guān)規(guī)定：以上事項(xiàng)違反的相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定。要求明確有關(guān)法規(guī)的名稱、條款、規(guī)定的具體內(nèi)容。（四）管理建議（如果委托方有要求）：針對(duì)以上事項(xiàng)的管理建議，管理建議要明確、具體、有可操作性。二、被審計(jì)單位（或當(dāng)事人）意見及相關(guān)說明。底稿附件可以是憑證復(fù)印件、相關(guān)合同復(fù)印件、照片、影音資料等與事項(xiàng)有關(guān)的資料。、

文秘檔案整理的程序主要包括哪四個(gè)環(huán)節(jié)

文秘是指經(jīng)過學(xué)習(xí)、掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識(shí)，熟悉現(xiàn)代文書學(xué)，秘書學(xué)的原理和方法，具有較強(qiáng)的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務(wù)工作，能進(jìn)行文章寫作，文學(xué)編輯和新聞寫作，有較強(qiáng)的公關(guān)能力，并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作。最終能勝任企事業(yè)單位的文員、秘書和行政助理等文職性工作。

什么叫底稿

工作底稿(working paper) 亦稱“工作底表”。是指當(dāng)整理估息編寫正式報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，會(huì)計(jì)人員和管理人員編制的分析和非正式報(bào)告。工作底稿有各種用途，它的格式和內(nèi)容視用途而異。

由于審計(jì)工作底稿書面記錄了審計(jì)師收集的各種信息，因此，工作底稿有許多種。它們是：①審計(jì)管理類工作底稿；②試算平衡表和導(dǎo)引表；③日記賬調(diào)整分錄和重分類分錄；④輔助性明細(xì)表、分析表、調(diào)節(jié)表和計(jì)算類工作底稿；⑤佐證性文件。????? 審計(jì)工作底稿主要通過以下方式對(duì)審計(jì)師提供幫助：①提供分配和協(xié)調(diào)審計(jì)工作的方法；②幫助高級(jí)職員、經(jīng)理和合伙人監(jiān)督與復(fù)核審計(jì)工作；③為審計(jì)報(bào)告提供佐證；④證明審計(jì)師遵循了《公認(rèn)審計(jì)準(zhǔn)則》的外勤工作規(guī)定；⑤為將來計(jì)劃和實(shí)施對(duì)同一客戶的審計(jì)提供幫助。????? 此外，工作底稿還可以為執(zhí)行其他專業(yè)服務(wù)提供有用的信息，如填制所得稅申報(bào)表、提出改善內(nèi)部控制的建議，以及提供咨詢服務(wù)。審計(jì)師將獲得的大部分保密信息記入了工作底稿，因此，工作底稿具有保密性質(zhì)。