整理檔案技巧

資料檔案排列存放方法技巧

檔案排列有序，是保證檔案完整與安全、利用存取迅速便捷的基本條件，因此必須建立科學(xué)合理的存放秩序，并使這一秩序得到維護(hù)。那么，下面是由我為大家整理的資料檔案排列存放方法技巧，歡迎大家閱讀瀏覽。

(一)檔案裝具的排放要求

1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應(yīng)適當(dāng)分類(lèi)，盡可能做到整齊劃一。

2.避光通風(fēng)。有窗庫(kù)房，檔案裝具排列應(yīng)與窗戶(hù)垂直，以避免陽(yáng)光直射;無(wú)窗庫(kù)房，檔案裝具縱橫均可，但應(yīng)注意不能有礙通風(fēng)。

3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過(guò)道寬度一般1 米至1.2 米，一般過(guò)道寬度0.8 米左右為宜。所有裝具均不應(yīng)緊靠墻壁。

為了便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的管理和迅速存取，所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號(hào)(排號(hào))、欄架號(hào)、格層號(hào)(箱號(hào))，其號(hào)碼一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號(hào)原則是：自檔案庫(kù)(室)門(mén)口起從左至右編箱、架、柜號(hào)，每個(gè)架(柜)的欄也從左向右編號(hào)，每欄的格自上而下編號(hào)(如果沒(méi)有欄，則自上而下編格號(hào))。

(二)檔案存放方式

存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

1.豎放保管

豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優(yōu)點(diǎn)是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊(cè))、盒裝檔案和照片檔案，一般應(yīng)采用豎放方式。

2.平放保管

平放雖然取放不太方便，但對(duì)保護(hù)檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過(guò)的，經(jīng)過(guò)曬圖機(jī)的高溫影響，其機(jī)械強(qiáng)度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長(zhǎng)其壽命和使底圖在復(fù)制藍(lán)圖時(shí)準(zhǔn)確、清晰，應(yīng)采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴(yán)禁折疊，因?yàn)檎郫B會(huì)使底圖出現(xiàn)折痕，影響其壽命。

3.卷放保管

卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類(lèi)排列次序，卷成圓筒，放進(jìn)特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫(huà)、底圖等。

4.折疊保管

折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機(jī)械強(qiáng)度較高、幅面較寬的.圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)折疊(裝訂或不裝訂)，放進(jìn)卷盒、夾內(nèi)或柜中。 例如藍(lán)圖，藍(lán)圖一般采用優(yōu)質(zhì)紙張，機(jī)械強(qiáng)度較好，可以折疊保管。 藍(lán)圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)，左邊留出裝訂線(xiàn)，向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標(biāo)標(biāo)題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關(guān)系，每個(gè)卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時(shí)要加進(jìn)一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規(guī)格一致。如果案卷不裝訂，折疊時(shí)不必留裝訂線(xiàn)，圖紙折疊后便可直接放進(jìn)卷盒或夾內(nèi)。

(三)檔案排列方法

檔案一般是按全宗進(jìn)行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號(hào)排列，這種方法對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便;二是全宗分類(lèi)排列法，這種方法對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

對(duì)于特殊載體的檔案，可根據(jù)檔案制成材料的不同，將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫(kù)存放、排列或排架。在同一種載體內(nèi)，通常按全宗排架，即一個(gè)全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說(shuō)明中有所交待，并在全宗末尾放置參見(jiàn)卡片，指明存放地點(diǎn)，以保持應(yīng)有的聯(lián)系。

辦公室文件資料的整理分類(lèi)技巧有哪些？

1.存放有序，固定位置

在辦公室內(nèi)，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內(nèi)，貼上標(biāo)簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內(nèi)的相應(yīng)位置。

2.要?jiǎng)h的文件暫時(shí)先留著

在桌面建一個(gè)“臨時(shí)文件夾”，暫時(shí)沒(méi)用的都扔進(jìn)去，一段時(shí)間(一個(gè)月)后集中處理；

若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

3.隨時(shí)做好PlanB

列出已有物品的清單，存于某個(gè)地方(如備忘錄)。

4.將經(jīng)常使用的文件夾放到桌面

在桌面創(chuàng)建快捷方式。

5.電子文件建檔

選擇一個(gè)常用的電腦盤(pán)（如D盤(pán)、E盤(pán)等），建立文件夾，對(duì)每一電子文件進(jìn)行詳細(xì)命名，之后按照自己的分類(lèi)習(xí)慣（如時(shí)間、用途、部門(mén)等）歸檔同一類(lèi)型文件。

6.定期備份資料

每周或每月及時(shí)備份，備份途徑為云備份或移動(dòng)硬盤(pán)備份。

7.在名片上寫(xiě)清詳細(xì)信息

在名片背后(微信的備注描述頁(yè))寫(xiě)清楚對(duì)方的詳細(xì)信息，如認(rèn)識(shí)日期、接觸場(chǎng)所、對(duì)方特征、介紹人等。

8.手機(jī)號(hào)碼備注要詳細(xì)

以公司名稱(chēng)/職位+姓名的方式作為備注名稱(chēng)。

9.活用手賬的兩個(gè)重點(diǎn):及時(shí)寫(xiě)，多次看

一有約定就立刻寫(xiě)上，每天多次查看任務(wù)完成情況。

10.客戶(hù)的名稱(chēng)要加上職稱(chēng)、稱(chēng)謂

在名稱(chēng)后注明“XX總”，表示尊重。寫(xiě)郵件也一樣。

11.手賬上方注明日期和主題

給每個(gè)記錄注明時(shí)間和主題，查找時(shí)就多了兩個(gè)關(guān)鍵變量。

12.所有的信息注明來(lái)源

為每條從外部獲取的信息注明來(lái)源。

13.勤于找出問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

提前15分鐘到約定的地點(diǎn)，聯(lián)系好招商，提前熟悉目標(biāo)樓盤(pán)，準(zhǔn)備好自己稍后要陳述的資料，然后等待客戶(hù)的到來(lái)。

14.記下經(jīng)常去的餐館

用你熟悉的APP記下附近適合還不錯(cuò)的餐館。

15.組織商談的注意事項(xiàng)

打電話(huà)時(shí)一定要確認(rèn)好：對(duì)方負(fù)責(zé)人的姓名/商談的內(nèi)容時(shí)間地點(diǎn)/出席的人員名單/商談需要準(zhǔn)備的資料，對(duì)方的聯(lián)系方式。

特別重要的會(huì)議一定要之后發(fā)一封郵件再次確認(rèn)。

16.準(zhǔn)備2個(gè)筆記本

只要兩個(gè)筆記本，一本做重要任務(wù)制定，一本做各種記錄。

17.給用過(guò)的筆記本制作索引

在筆記本第二頁(yè)記下寫(xiě)筆記的時(shí)間，重要主題。

18.給筆記本足夠的留白

開(kāi)始就在筆記本上劃出一條直線(xiàn)，右邊的空白不能現(xiàn)在寫(xiě)，隨時(shí)空出一行。

19.以金字塔原理記筆記

做完筆記后，在筆記頂部寫(xiě)下結(jié)論。

20.利用“5W2H”整理重點(diǎn)內(nèi)容

做筆記要有框架：誰(shuí)(WHO)-因?yàn)樯?WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時(shí)間(WHEN)?-地點(diǎn)(WHERE)??用了多少錢(qián)(HOW MUCH)?

21.將工作的“PDCA”記下來(lái)

按照Plan (計(jì)劃) →Do (執(zhí)行) →Check (回顧)→Action (改善)去記下來(lái)，用心去總結(jié)，找提升方法。

會(huì)計(jì)檔案的整理方法

會(huì)計(jì)檔案的整理方法

一、決算報(bào)表

1、按“卷”整理。一冊(cè)(本)為一卷，編制一個(gè)檔號(hào)，檔號(hào)構(gòu)成：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

2、編頁(yè)號(hào)：以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在其右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

3、填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案盒的封面及盒脊

(1) 全宗名稱(chēng)：全宗名稱(chēng)相當(dāng)于立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)和會(huì)計(jì)憑證盒正面上的“單位名稱(chēng)”要求一致。

(2)案卷題名：由整理會(huì)計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類(lèi)別。

(3)起止時(shí)間：填寫(xiě)形成本盒會(huì)計(jì)檔案的起止年月日。

(4)卷數(shù)、張數(shù)：填寫(xiě)本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。

(5 )保管期限：按照《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》填寫(xiě)該盒會(huì)計(jì)檔案的保管期限。

(6)全宗號(hào)、目錄號(hào)

(7)案卷號(hào)：填寫(xiě)本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的案卷號(hào)或案卷起止號(hào)，在案卷起號(hào)和止號(hào)之間用“一”隔開(kāi)。

(8)盒號(hào)：暫不填。

(9)填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” 點(diǎn)“添加” 檔案類(lèi)別“會(huì)計(jì)檔案” 二級(jí)類(lèi)目“財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)” 保管期限“永久” 年度“2016” 題名2016年決算報(bào)表” 文件開(kāi)始時(shí)間文件截止時(shí)間件數(shù)(該卷盒內(nèi)文件份數(shù))載體數(shù)量(最后一個(gè)頁(yè)號(hào))點(diǎn)保存。

二、會(huì)計(jì)賬簿

1、有頁(yè)號(hào)的可不再另編頁(yè)號(hào)。

2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號(hào)不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號(hào)，案卷號(hào)連續(xù)編。

3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的，則用完后歸檔。(最多兩年使用一冊(cè)賬簿)

4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號(hào)不同。

5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類(lèi)目選“會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)”.

三、會(huì)計(jì)憑證

1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。

2、會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)：

每本憑證一個(gè)檔號(hào),全部編完,年度與年度之間拉通編。會(huì)計(jì)憑證封面有檔號(hào)的填在檔號(hào)處，沒(méi)有檔號(hào)的填在會(huì)計(jì)憑證封面左上角空白處。

3、裝盒并填寫(xiě)：

編號(hào)完成后，按順序裝入會(huì)計(jì)檔案憑證盒，裝滿(mǎn)一盒再裝下一盒。填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會(huì)計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫(xiě)，填寫(xiě)方法與會(huì)計(jì)憑證封面一致。

(1)單位名稱(chēng)：填寫(xiě)形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱(chēng)，必須用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。

(2)會(huì)計(jì)憑證名稱(chēng)：填寫(xiě)能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱(chēng)，如：“收款會(huì)計(jì)憑證”、“付款會(huì)計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會(huì)計(jì)憑證”或“基建會(huì)計(jì)憑證”、“工會(huì)會(huì)計(jì)憑證”、“預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證”等。

(3) 時(shí)間：填寫(xiě)本盒會(huì)計(jì)憑證所屬年月。

(4) 起止時(shí)間：填寫(xiě)本盒會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。

(5) 歸檔時(shí)間：填寫(xiě)單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門(mén)向檔案部門(mén)移交會(huì)計(jì)檔案的年月。

(6) 立卷人：填寫(xiě)整理本盒會(huì)計(jì)憑證的人員姓名。

(7) 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國(guó)家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》確定填寫(xiě)該案卷的保管期限。

(9)全宗號(hào)：填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

(10) 目錄號(hào)：填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。

(11)案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄(或分類(lèi)體系的最低一級(jí)類(lèi)目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。

(12) 會(huì)計(jì)憑證盒盒脊填寫(xiě)方法

盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫(xiě)。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類(lèi)目選“會(huì)計(jì)憑證類(lèi)”，并錄入憑證起止號(hào)。

會(huì)計(jì)檔案的整理技巧

對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。

(1)會(huì)計(jì)憑證的整理。

會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類(lèi)。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類(lèi)五種。根據(jù)不同的種類(lèi)，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書(shū)針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。

(2)會(huì)計(jì)憑證的歸檔。

首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫(xiě)上“20xx年xx月憑證”和案卷號(hào)。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。

(3)會(huì)計(jì)賬簿的整理。

年度終了，各種賬簿(包括倉(cāng)庫(kù)的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類(lèi)賬)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)賬簿)封面。會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫(xiě)全。

(4)會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。

會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專(zhuān)人(一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月(季)度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)報(bào)表)目錄，逐項(xiàng)寫(xiě)明報(bào)表名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。

(5)其他會(huì)計(jì)資料的整理。

其他財(cái)會(huì)資料，包括年(季)度成本、利潤(rùn)計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門(mén)，有的在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會(huì)部門(mén)保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門(mén)保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門(mén)。

會(huì)計(jì)檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫(xiě)。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類(lèi)。永久檔案即長(zhǎng)期保管，不可以銷(xiāo)毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了中國(guó)企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會(huì)計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，具體規(guī)定如下：

1、需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有：

年度決算財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告; 資本金、股金及股權(quán)明細(xì); 開(kāi)銷(xiāo)戶(hù)登記簿; 客戶(hù)掛失申請(qǐng)書(shū)、掛失登記簿、補(bǔ)發(fā)憑單(卡)收據(jù); 賬銷(xiāo)案存的清單或資料。 會(huì)計(jì)檔案保管登記簿、銷(xiāo)毀清冊(cè); 7有價(jià)單證、業(yè)務(wù)公章銷(xiāo)毀清冊(cè); 機(jī)構(gòu)變動(dòng)交接清冊(cè); 有權(quán)機(jī)關(guān)查詢(xún)、凍結(jié)及扣劃書(shū); 己用憑證、賬簿登記簿; 會(huì)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)移植日的所有會(huì)計(jì)檔案; 會(huì)計(jì)初始環(huán)境文本、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)修改有關(guān)記錄、 文件; 其他需要永久保管的檔案。

2、保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有：

現(xiàn)金和銀行存款日記賬;稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類(lèi)出納賬。

3、保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有：

會(huì)計(jì)憑證類(lèi);總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款);會(huì)計(jì)移交清冊(cè);行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證;各種完稅憑證和繳退庫(kù)憑證;財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證;會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。

4、保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有：

國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表;財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國(guó)家金庫(kù)年報(bào)、基本建設(shè)撥貨款年報(bào);稅收會(huì)計(jì)報(bào)表(包括票證報(bào)表)。

5、保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有：

下級(jí)行上報(bào)的中期財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告(月度、季度、半年度 報(bào)表及附件、說(shuō)明);聯(lián)行往來(lái)清單及查詢(xún)查復(fù)書(shū); 密押代號(hào)表使用保管登記簿; 存、貸款單位余額對(duì)賬回單; 固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后卡片;客戶(hù)申請(qǐng)辦理電子支付業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議; 其他需要保管五年的會(huì)計(jì)檔案。

6、保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有：

各級(jí)行本身及匯總?cè)牭娜沼?jì)表;會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行日志; 不定期報(bào)表;會(huì)計(jì)檢查工作底稿、檢查報(bào)告、整改情況等檢查資料;流水賬; 其他需要保管三年的會(huì)計(jì)檔案。

會(huì)計(jì)檔案工作職責(zé)

1、貿(mào)易公司總帳工作的統(tǒng)籌及匯報(bào)；

2、負(fù)責(zé)審核出納現(xiàn)金及銀行存款余額是否賬實(shí)相符，并與ERP系統(tǒng)相核對(duì)；

3、負(fù)責(zé)公司費(fèi)用的核算，認(rèn)真審核相關(guān)費(fèi)用單據(jù)。并按部門(mén)歸集、分配各項(xiàng)管理費(fèi)用，編制各部門(mén)費(fèi)用明細(xì)表，定期進(jìn)行縱向分析；

4、負(fù)責(zé)公司往來(lái)債權(quán)債務(wù)賬目的定期檢查，包括總分公司往來(lái)賬務(wù)的檢查核對(duì)，按時(shí)與往來(lái)應(yīng)付、應(yīng)收會(huì)計(jì)核對(duì)明細(xì)賬目；

5、負(fù)責(zé)公司的'成本結(jié)算及管理；

6、負(fù)責(zé)公司的稅務(wù)審計(jì)工作；

7、完成會(huì)計(jì)經(jīng)理安排的其它工作。

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)之會(huì)計(jì)檔案

1、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

(1)會(huì)計(jì)憑證

(2)會(huì)計(jì)賬簿

(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)

(4)其他會(huì)計(jì)資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

2、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管1年。期滿(mǎn)之后，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部門(mén)保管;未設(shè)立檔案部門(mén)的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。

移交單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆裝的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，分清責(zé)任。

3、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，應(yīng)按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。注意掌握會(huì)計(jì)檔案保管期限表

永久保管期限：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè);會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

保管3年的：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告

保管25年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬

保管5年的：銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對(duì)賬單;固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的固定資產(chǎn)卡片

其余為15年。

08多選：企業(yè)應(yīng)永久保存的是( )。

A、年度財(cái)務(wù)報(bào)告

B、現(xiàn)金日記賬

C、原始憑證

D、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

答案：AD

4、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制

各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。

5、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定和審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

對(duì)于保管期滿(mǎn)但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷。由檔案管理部門(mén)保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

人事檔案整理步驟

人事檔案整理步驟

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

第一步：分類(lèi)

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類(lèi)。第一類(lèi)：履歷材料。這一類(lèi)主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級(jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸入第一類(lèi)。

第二類(lèi)：自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫(xiě)自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述。自傳材料的歸類(lèi)，應(yīng)該以?xún)?nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱(chēng)歸類(lèi)，如以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表也應(yīng)該歸在第二類(lèi)。

第三類(lèi)：考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。這一類(lèi)主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門(mén)通過(guò)各種途徑，對(duì)干部德能勤績(jī)廉進(jìn)行考察和評(píng)價(jià)的材料。歸入本類(lèi)的材料，必須是經(jīng)過(guò)組織研究認(rèn)可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實(shí)際需要，“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類(lèi)”。

第四類(lèi)：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。這一類(lèi)主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意，過(guò)去學(xué)生登記表歸第一類(lèi)，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第三類(lèi)，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類(lèi)。

第五類(lèi)：政審材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類(lèi)主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過(guò)去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類(lèi)的，此次調(diào)整到了第五類(lèi)；“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類(lèi)。

第六類(lèi)：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類(lèi)主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意，此類(lèi)包括民主黨派的入黨材料。

第七類(lèi)：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。這一類(lèi)主要包括對(duì)干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類(lèi)，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類(lèi)。

第八類(lèi)：涉法違紀(jì)材料。問(wèn)責(zé)材料、處分材料、上級(jí)決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書(shū)、法院裁定書(shū)以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

第九類(lèi)：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國(guó)（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議；民主黨派代表會(huì)議形成的材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)（單位）工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類(lèi)。

第十類(lèi)：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料；其他材料。第十類(lèi)包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘?jiān)\斷書(shū)，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。干部檔案報(bào)送單，干部檔案有關(guān)情況說(shuō)明等材料也入此類(lèi)。

檔案材料的分類(lèi)有兩點(diǎn)說(shuō)明：（一）第四類(lèi)、第九類(lèi)材料的二級(jí)分類(lèi)第四類(lèi)、第九類(lèi)材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，都處于動(dòng)態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級(jí)分類(lèi)法，即對(duì)這兩類(lèi)中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類(lèi)，具體來(lái)說(shuō)：

第四類(lèi)材料二級(jí)分類(lèi)分為：

1、學(xué)歷學(xué)位材料；

2、職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料；

3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

4、培訓(xùn)材料等。

第九類(lèi)材料二級(jí)分類(lèi)分為：

1、工資材料；

2、任免材料；

3、出國(guó)（境）材料；

4、參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。

今后，報(bào)送的新任市管干部檔案，第四類(lèi)、第九類(lèi)材料必須進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。

（二）內(nèi)容交叉材料的分類(lèi)

1、以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸第二類(lèi)。

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類(lèi)。

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類(lèi)。

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類(lèi)。

5、中央和地方各級(jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸第一類(lèi)。

第二步，排序

排序是指將每一類(lèi)別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過(guò)編寫(xiě)類(lèi)號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼固定下來(lái)。

具體方法有：按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類(lèi)材料。

第四類(lèi)、第九類(lèi)材料排序時(shí)，在采用二級(jí)分類(lèi)后的各小類(lèi)中分別按時(shí)間排序。

2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類(lèi)材料。

其中，第五類(lèi)和第八類(lèi)材料的排列順序一般為：上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn)，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

第六類(lèi)材料，入團(tuán)志愿書(shū)應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書(shū)應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類(lèi)別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁(yè)的右上角編上類(lèi)號(hào)和順序號(hào)，并在其右下角逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼。頁(yè)碼的編寫(xiě)方法為，凡有圖文的頁(yè)面，每面作為一頁(yè)，有封面的材料從封面開(kāi)始編寫(xiě)。空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁(yè)數(shù)；復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫(xiě)頁(yè)數(shù)。

第三步，編目

修訂后的目錄與舊目錄的不同：

一是“類(lèi)號(hào)”改為“序號(hào)”；

二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”；

三是刪除“份數(shù)”欄。

編目的具體要求是：

1、檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫(xiě)準(zhǔn)確。書(shū)寫(xiě)目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。檔案目錄不能粘貼涂改。

2、每類(lèi)目錄之前應(yīng)注明材料類(lèi)號(hào)和類(lèi)別名稱(chēng)。

3、“序號(hào)”填寫(xiě)材料類(lèi)號(hào)和排列順序號(hào)。序號(hào)欄的規(guī)范填寫(xiě)方法是：材料類(lèi)號(hào)用漢字的“一”至‘十’，二級(jí)分類(lèi)的類(lèi)號(hào)用（一）至（四），序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4、“材料名稱(chēng)”根據(jù)材料題目填寫(xiě)。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過(guò)長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

5、“材料形成時(shí)間”填寫(xiě)材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫(xiě)要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫(xiě)齊全。

6、“頁(yè)數(shù)”填寫(xiě)材料的頁(yè)數(shù)。按編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫(xiě)。

7、“備注”填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。

8、每類(lèi)目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

特別是第三、四、九類(lèi)等，不能在同一頁(yè)中填寫(xiě)其它類(lèi)別材料的條目。不要求大類(lèi)空四行，小類(lèi)空三行。

第四步：技術(shù)加工

技術(shù)加工對(duì)紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

1、對(duì)紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

2、幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護(hù)檔案原貌，簡(jiǎn)化整理的目的出發(fā)，不要對(duì)檔案材料進(jìn)行過(guò)度裁剪。

3、幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過(guò)窄或裝訂線(xiàn)內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無(wú)法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

4、檔案材料上的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

第五步：裝訂

檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動(dòng)登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對(duì)刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類(lèi)材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，報(bào)送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書(shū)寫(xiě)干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等；書(shū)寫(xiě)姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

檔案管理的方法和技巧

(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，堅(jiān)持依法治檔，確保“集中統(tǒng)一管理”。

“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專(zhuān)業(yè)老師前來(lái)舉辦檔案管理培訓(xùn)，對(duì)部門(mén)及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作，培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)各兼職檔案員所在部門(mén)形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解，授課內(nèi)容分別為：文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案等基本知識(shí)，培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為單位檔案管理達(dá)國(guó)家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

(二)要求無(wú)紙化辦公，每個(gè)崗位都形成電子文檔。

這就要求每個(gè)員工懂得文書(shū)處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類(lèi)文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門(mén)對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門(mén)要發(fā)揮信息中心的作用，對(duì)信息的利用和保密等問(wèn)題，通過(guò)新的管理制度和管理方法來(lái)解決。

(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。

為了規(guī)范檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)?？傊?，企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，敢于創(chuàng)新、敢于開(kāi)拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

(四)服務(wù)創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面，都要對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先，要對(duì)信息服務(wù)理念進(jìn)行樹(shù)立，在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過(guò)程中，大量?jī)?yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來(lái)越多的信息系統(tǒng)用戶(hù)，使信息服務(wù)工作面臨著越來(lái)越廣、越來(lái)越多的服務(wù)要求。因此，有關(guān)人員要對(duì)信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹(shù)立。其次，還要強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)，在對(duì)用戶(hù)潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上，對(duì)不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

檔案管理的方法和技巧

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開(kāi)辟市場(chǎng)，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級(jí)路面建設(shè)，轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，承建一級(jí)路面的建設(shè)任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類(lèi)科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線(xiàn)，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對(duì)各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

在企業(yè)無(wú)論是科技、還是文書(shū)、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工，無(wú)不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無(wú)不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外，還具有專(zhuān)有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后，就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，就會(huì)下決心做好檔案工作。

(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。

在當(dāng)今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開(kāi)，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。

無(wú)論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢(shì)，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過(guò)去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類(lèi)檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)和資源共享，真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運(yùn)行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅(jiān)持沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，回顧多年來(lái)的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動(dòng)的開(kāi)展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

目前看來(lái)，適合各類(lèi)性質(zhì)、各類(lèi)機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門(mén)、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評(píng)。職責(zé)明確，獎(jiǎng)罰分明，從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作。