消防檔案整理

消防檔案管理要用科學的原則及方法進行，建立和完善管理過程的工作制度，才能使其最大限度地發(fā)揮服務作用。

（1）統(tǒng)一保管、備查。根據《單位消防安全管理規(guī)定》第四十一條的規(guī)定：“單位應當對消防檔案統(tǒng)一保管、備查?！眴挝坏南罊n案，采用集中統(tǒng)一保管、備查的方法管理。這樣管理，便于材料集中，維護消防檔案的完整及安全，有利于保密，方便查閱，也有利于使消防檔案更好地發(fā)揮作用。

在日常的管理中要做好下列的幾個方面工作：

①經常收集檔案材料，并加以整理，保管檔案；

②建立消防檔案登記簿或者檔案索引；

③認真辦理消防檔案材料的收發(fā)、轉遞以及借閱登記工作；

④填寫、排列和變動消防檔案登記簿及卡片。

（2）材料收集制度。消防檔案材料，就是要求消防安全管理人員把通過日常的消防安全管理已經形成的分散的檔案材料收集起來，匯集成為消防檔案。

收集工作同消防檔案工作的其他環(huán)節(jié)有著密切的關系。消防檔案材料的整理、補充、保管以及利用等工作都必須在收集工作的基礎上進行。若消防檔案材料收集不齊全或者不完整，就會給整理、補充工作帶來很大的困難，影響到集中統(tǒng)一保管、備查工作的正常開展。需要的檔案查閱不到，從而使消防檔案工作失去了根本意義。

收集工作是一項艱苦細致的工作，不將消防檔案材料收集的途徑搞清，不將收集工作的方法問題解決，收集工作是難以做好的。

①收集工作的途徑

a.建立經常性檔案材料的收集制度。建立制度，強化管理，對加強消防檔案管理，確保收集工作的正常開展具有重要意義。

b.建立專人負責的涉及消防安全管理的各種文件、資料的收發(fā)、轉遞以及借閱制度。

c.定期做好布置填寫、整理、報送檔案材料的工作，補充消防檔案的內容，保證消防檔案內容的完整。

d.廣辟檔案材料來源。與本單位所有能夠形成消防檔案材料的有關部門建立起報送檔案材料的關系，使所有的部門在日常的消防檢查、巡查時形成的材料及時地報送至單位消防安全管理部門。

②消防檔案材料的收集方法

a.定向收集。所謂定向收集，就是向一定的單位、部門收集。具體說，就是依據形成消防檔案材料的特點和搜集的途徑，與本單位涉及辦公、黨務、行政、治安、消防、安全生產等重要部門聯(lián)系，收集可能形成的檔案材料。為了不遺漏、可以根據本單位的實際情況、進行調查了解，列出有關單位、部門的名單，逐一收集。

b.按時收集。檔案工作就是一項經常性的工作。收集消防檔案材料不是一次、兩次突擊便可了事的。按時收集，是對收集時間的總要求。它包括隨時收集、定期收集以及不定期收集等多種形式。隨時收集是根據形成消防檔案材料的時間性特點及所掌握的信息，及時收集。定期收集是按照實際情況，確定一個固定時間、收集一定階段形成的消防檔案材料。不定期收集是依據實際工作需要而進行的不定時間的收集，它有比較大的靈活性，但是時間不能相隔太久。

c.追蹤收集。追蹤收集是依據形成消防檔案材料相互聯(lián)系的特點，沿著在清理、核對檔案材料中或者從其他消防安全管理等方面發(fā)現(xiàn)的線索、蹤跡進行收集的一種方法。

消防檔案材料的收集方法多種多樣，為了使各種方法行之有效，必須通過制度加以固定，使之制度化、經常化，保證消防檔案材料的收集工作經常有效地開展。

③收集工作的要求。收集工作是細致繁瑣的，消防安全管理人員必須有積極主動的態(tài)度及吃苦耐勞的精神，不能坐等有關單位或有關員工送材料上門，而是要做到手勤、腿勤、嘴勤、主動工作。如果沒有這種態(tài)度和精神，收集工作就不能做好。

a.準確。準確，是消防檔案材料收集的范圍、內容要準確。從數量上，要嚴格按歸檔范圍去收集材料；從質量上，收集的材料內容必須真實可靠，不得收集無中生有、虛假不實或弄虛造假的材料。

b.及時。及時指的是消防檔案材料的收集要有時間觀念，及時收集歸檔，使消防檔案的內容經常保持完整狀態(tài)。若收集工作拖拖拉拉，就會使檔案經常處理老化及短缺的狀態(tài)，從而影響對消防安全管理的全面了解。

c.細致。要細致，必須認真。不認真，就難以細致。認真細致是一個工作態(tài)度及工作作風問題，它要求消防安全管理人員在收集工作中要認真負責，一絲不茍，不允許粗枝大葉、馬馬虎虎，否則，就會造成消防檔案的錯漏和混雜，使收集工作不準確，從而影響整個消防檔案工作。

（4）材料鑒定制度。消防檔案材料的鑒定，是對收集上來的檔案材料，進行歸檔之前的最后一次檢查、判斷，從而作出取舍的決定，或轉遞有關部門處理。

鑒別消防檔案材料是決定材料取舍的關鍵。收集到消防檔案的材料有些是零散而復雜的，有些屬于有保存使用價值的檔案材料內容，有的無保存使用價值。而對這些材料，只有通過認真細致的審查及鑒別，才能了解每份材料的真?zhèn)巍r值和內容，知道哪些材料應該歸檔，哪些材料應當銷毀。同時，通過鑒別，使歸檔材料更加精練、真實，便于保管及利用。若忽視了這個環(huán)節(jié)，把所有文件、材料統(tǒng)統(tǒng)歸檔，不僅使消防檔案內容龐雜，還會給保管及備查帶來不便。為了確保消防檔案的精練和實用，認真細致地材料鑒別是十分重要的。

a.鑒別材料的原則。鑒別消防檔案材料是一項復雜的、政策性很強的工作，應遵循下列原則：

ⅰ.堅持實事求是的原則。在消防檔案材料鑒別工作中，堅持這一原則，要求判定材料的價值，確定材料的取舍，要以消防管理的法律、法規(guī)以及各種規(guī)章制度為依據。要充分體現(xiàn)出對消防安全管理高度負責的精神，確定材料的取舍，均有充分的依據、理由，不得隨心所欲，任意杜撰。

ⅱ.堅持具體情況具體分析的原則。為了客觀地評價及鑒別消防檔案材料，消防安全管理人員要對收集到的文件資料作出符合實際的分析和評價。避免出現(xiàn)片面的、形而上學。尤其是在不同時期、不同環(huán)境、不同人員的條件下，記述和反映的情況，會有很大的差別。所以，在材料的鑒別工作中，必須堅持具體情況具體分析的原則，客觀的去分析及評價材料的內容。

b.鑒別材料的方法。鑒別消防檔案材料的方法：

ⅰ.判斷材料是否屬于消防檔案內容。在消防檔案工作中，因為制度不健全和其他原因，收集到的消防檔案的內容材料，有的屬于消防檔案材料，而有的則不屬于消防檔案材料。鑒別工作的任務之一，就是將二者加以區(qū)別，屬于消防檔案的材料、及時歸檔；不屬于消防檔案的材料及時剔除，或者轉有關部門處理。

ⅱ.核對材料是否屬于同一的檔案材料。消防檔案要分類進行立卷歸檔，歸檔的每一份材料都必須是同類，必須是一個獨立的個案，防止發(fā)生張冠李戴的錯誤，屬于同類，但時間不相同的都應分別立卷，不能并卷，尤其是涉及人員的材料，不能與人事檔案相混淆。

ⅲ.查明材料是否應歸檔。凡是歸入檔案的材料，應該是處理完畢的。涉及到重大問題和其他正在工作中的文件材料以及待查材料，均應視為不應歸檔材料，應在工作完畢之后或轉有關部門查清后再行歸檔。一些問題很難查清的，應從消防檔案中撤出，并立待查問題專卷，以備查考。

ⅳ.檢查材料是否完整。歸入檔案的材料應該是完整的，否則即會降低消防檔案的使用價值。檢查材料完整與否的目的，是為了發(fā)現(xiàn)問題，及時補救，以維護消防檔案的完整性。

在檢查過程中，要注重材料之間的內在聯(lián)系，不能割裂。若在鑒別中發(fā)現(xiàn)材料不全，應及時補齊，以確保檔案材料的完整。對每一分單行文件材料，要注重其完整性。發(fā)現(xiàn)內容不全、缺頁以及殘頁等情況，要及時處置。

ⅴ.判定材料是否有保存價值。歸入檔案的材料一定要真實地反映本單位消防安全管理的基本情況及現(xiàn)實表現(xiàn)，對沒有價值的材料以及不準確的不能說明問題，起不到證明作用的材料，應及時予以剔除，不予歸檔。

（5）材料整理制度。消防檔案材料的整理，就是把收集到的并經過鑒別的檔案材料，按一定的規(guī)則、方法和程序，以獨立的單位進行分類、排列、登記目錄、技術加工以及裝訂，使之轉化為消防檔案。

①檔案材料整理的意義

a.它是使消防檔案材料化為消防檔案的重要條件之一。沒有經過整理的、零散的消防檔案材料，只能為構成消防檔案的因素，而不是科學意義的檔案。

b.收集到消防檔案材料，經過鑒別加以整理，在利用、取放、查閱以及傳遞過程中，才不易搞亂和丟失。

c.經過整理立卷，才能為保管及利用檔案創(chuàng)造方便的條件。

d.經過整理，可以了解和檢查收集工作有無遺漏和重復，鑒別工作準確與否，從而促進收集工作，提高鑒別工作的質量。

e.經過整理，才能適應消防檔案現(xiàn)代化科學管理的要求。消防檔案不進行科學的分類及排列，就難以編制各種檢索工具，也不利于計算機的存貯及檢索。

②檔案材料整理工作的程序

a.鑒別。是對收集上來的檔案材料，進行歸檔之前的最后一次檢查及判斷，從而作出取舍決定。鑒別時，首先要看材料是否屬于消防檔案材料，是否對今后工作有參考使用價值。其次是判斷是否完整及準確，符合歸檔條件。對于材料不完整，或者手續(xù)、證明據不齊全的都要重新進行收集、確保消防檔案材料的完整及準確。

b.分類。是將消防檔案的全部材料有條理的劃分成統(tǒng)一的若干類別，并且系統(tǒng)地組織起來，從而能夠全面地反映消防安全管理的情況。類別劃分后，還要把各類中的材料按一定的順序排列起來，以便有條理、系統(tǒng)地反映各類內容。排列可以按照時間順序排列，也就是以材料形成的時間先后順序排列；也可以按問題結合時間排列。在一個類中有幾個問題的材料，按照不同的問題類別分別排列。

c.登記目錄和復核。登記目錄及復核是歸檔前的最后一個程序。登記時，首先應填寫類屬號，也就是按這些目錄屬于哪一類內容，并按照檔案材料順序，編出序號。然后填寫材料名稱，在必要時，還可以選擇材料標題，也可概括出材料的內容文字要簡練。最后要寫上材料的形成時間、頁數以及份數。

目錄登記完后，還必須進行一次全面的復查及審核。復核時主要檢查項目包括：鑒別材料是否準確；有無各種佐證材料；歸檔材料是否符合有關立卷歸檔要求；材料分類、排列合理與否；目錄登記等工作是否符合規(guī)范要求。

③檔案整理工作的要求。整理工作的要求，總的說就是使檔案達到完整、真實、精練以及實用。

a.完整。包括三層意思：一是要反映消防安全管理的基本情況材料，要完整無缺地歸入消防檔案；二是每項材料要求完整，不能缺項、漏項以及出現(xiàn)差錯；三是所有檔案材料要完好無損。

b.真實。指的是消防檔案材料的內容符合消防安全管理工作的實際情況，不得弄虛作假。

c.精練。是在完整真實的基礎上剔除那些沒有歸檔價值或者與消防安全管理工作無關的材料，力求內容精于、簡潔以及集中。

d.實用。是指檔案材料的分類、排列以及目錄登記等應該科學、規(guī)范，方便使用，能夠提高查準率和查找速度。

（6）檔案的保管制度。消防檔案保管為消防檔案工作的重要任務之一。檔案是物質的東西，任何物質的東西，都有產生、發(fā)展、變化以及消亡的過程。消防檔案，隨著時間的推移和各種不利因素的影響，也會不斷地損毀，做好消防檔案保管工作，可以防止及限制檔案的損壞、丟失，最大限度地延長檔案的壽命。

①消防檔案保管工作的內容

a.根據有關部門規(guī)定的范圍及原則，進行消防檔案保管，并編號、排列、存放以及建立底賬。

b.負責檔案的收轉和登記。

c.經常或定期對消防檔案進行檢查，根據檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，保證檔案完整安全。

d.根據消防檔案的保護要求。將消防檔案置放在一個安全可靠有保障的環(huán)境中，避免人為因素和自然因素的損害。

e.嚴格執(zhí)行保管、保密制止、防止丟失、泄密，保證消防檔案的機密安全。

f.編制各種類檢索工具，為及時有效地使用消防檔案提供方便。

②消防檔案保管工作的要求。消防檔案出現(xiàn)損毀的原因主要有人為因素與自然因素兩個方面。人為因素指的是由于消防檔案工作制度不健全，消防檔案管理人員的疏忽以及有關使用者的不愛護等原因，造成消防檔案材料丟失、玷污以及撕裂。對這種人為因素造成的損害要采取措施加以杜絕。

a.要建立健全各項規(guī)章制度，明確消防檔案管理人員的職責，凡保管的消防檔案，均應在登記冊上逐個進行登記。

b.檔案管理人員每半年要核對一次本單位所管轄的消防檔案，發(fā)現(xiàn)損毀，及時修補；發(fā)現(xiàn)缺少，及時查找。

對于由自然因素導致的損毀也應采取相應的措施控制溫度、濕度，經常檢查防火、防曬、防潮的設施及安全措施。

（7）檔案的使用制度。消防檔案工作的宗旨，就是開發(fā)消防檔案的信息資源，提供檔案信息為消防安全管理服務。

①查閱。查閱就是使用者在消防檔案管理機關或者指定的地點查閱所需要了解、消防檔案內容。查閱前，要注意審核借閱者的身份情況，尋問閱檔的理由，從而確定該不該提供或提供消防檔案的哪一部分內容。查閱后，要把使用完畢的消防檔案收回、清點以及檢查后送回原存放處。同時，做好借閱登記工作。

②借用。在特殊情況，消防管理部門或上級主管部門，可借出消防檔案查閱。凡屬以下情況之一，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)后，可借出使用。

a.消防安全管理部門對于本單位消防安全管理的某些活動進行審核時需要借用消防檔案的；

b.公安機關對火災事故查處過程需要了解消防檔案內容，借用消防檔案的；

c.上級主管部門或分管治安及消防工作的職能部門，需要借用消防檔案的；

d.本單位的組織或者部門，需要借用消防檔案的；

e.其他一些特殊情況，需要借用消防檔案的。消防檔案的使用，是一項政策性很強的工作，在使用過程中要遵守以下要求：

第一，查閱或借閱消防檔案的單位或個人應按單位查閱檔案的辦法及規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。

第二，查閱或借閱檔案時，要嚴禁涂改、圈點以及撤換檔案材料。

第三，查閱或借閱檔案，要遵守查閱制度和保密制度，查閱人員不得向無關人員傳播或者向外公布消防檔案的內容。

第四，查閱者必須在消防檔案室或者指定的地方查閱，確保檔案材料不受損壞。

單位消防檔案包括消防安全基本情況和什么?

消防檔案主要包括兩個方面的內容及消防安全基本情況和消防安全管理情況。

消防安全基本情況的內容包括單位基本概況和消防安全重點部位情況；建筑物或者場所施工使用或者開業(yè)前的消防設計審核消防驗收以及消防安全檢查的文件資料；消防管理組織機構和各級消防安全責任人。

消防安全制度；消防設施、滅火器材情況；專職消防隊義務消防人員及其消防裝備配備情況；與消防安全有關的重點工種人員情況；新增消防產品防火材料的合格證明材料；滅火和應急疏散預案。

消防安全管理情況主要有兩項內容：一是公安機關消防機構依法填寫制作的各類法律文書，主要有消防設施定期檢查記錄，自動消防設施檢查檢測報告以及維護保養(yǎng)的記錄；火災隱患及其整改情況記錄；防火檢測巡查記錄；有關燃氣電氣設備檢測等記錄。

消防安全培訓記錄；滅火和應急疏散預案的演練記錄；有關燃氣電氣設備檢測等記錄；消防安全培訓記錄；滅火和應急疏散預案的演練記錄；火災情況記錄；消防獎懲情況記錄。

上述記錄要填寫檢查人員的姓名，時間，部位。內容發(fā)現(xiàn)的火災隱患以及處理措施等；填寫培訓的時間，參加人員，內容等；填寫演練的時間，地點，內容，參加部門以及人員等。

物業(yè)公司消防日常管理檔案需要整理哪些資料？

一、消防安全基本情況應當包括以下內容：
（一）單位基本概況和消防安全重點部位情況；
（二）建筑物或者場所施工、使用或者開業(yè)前的消防設計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
（三）消防管理組織機構和各級消防安全責任人；
（四）消防安全制度；
（五）消防設施、滅火器材情況；
（六）專職消防隊、義務消防隊人員及其消防裝備配備情況；
（七）與消防安全有關的重點工種人員情況；
（八）新增消防產品、防火材料的合格證明材料；
（九）滅火和應急疏散預案。
二、消防安全管理情況應當包括以下內容：
（一）公安消防機構填發(fā)的各種法律文書；
（二）消防設施定期檢查記錄、自動消防設施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄；
（三）火災隱患及其整改情況記錄；
（四）防火檢查、巡查記錄；
（五）有關燃氣、電氣設備檢測（包括防雷、防靜電）等記錄資料；
（六）消防安全培訓記錄；
（七）滅火和應急疏散預案的演練記錄；
（八）火災情況記錄；
（九）消防獎懲情況記錄。

消防檔案怎么建立

整理消防資料，建立消防檔案。
任職資格：

消防檔案的建檔日期需要每年改嗎

需要。消防檔案是消防安全重點單位的戶口簿，檔案中各項數據從每年1月1日起連續(xù)記載，每年12月31日對本年度消防檔案整理歸檔，然后第二點重復前一年的操作，所以是需要每年都更改的。