機關檔案整理

法律分析：機關檔案整理應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則。

法律依據(jù)：《機關檔案管理規(guī)定》第四條，機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。

國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。

地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

中央、地方專業(yè)主管機關應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。

中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則。

如何做好機關檔案管理工作

如何做好機關檔案管理工作
一、檔案保管工作的內(nèi)容
檔案保管工作是指根據(jù)檔案的狀況所采取的存放和安全防護措施。這是特指檔案科學管理的一項專門業(yè)務工作，具有特定的含義。檔案保管工作的內(nèi)容主要包括以下3個方面：
(一)檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學管理的日常工作。
(二)檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中的―般的安全防護。
(三)檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術處理。
二、檔案保管工作的意義
檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
第一，檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環(huán)節(jié)。它具有自己的特點，負有具體的工作任務。所以，許多檔案館設有保管部、處、科等內(nèi)部組織機構，專司其職；有些檔案館、室則配有專職或兼職專門人員，負責檔案的保管工作；第二，檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。維護檔案的完整和安全是檔案工作基本原則的重要內(nèi)容之一，是做好檔案工作的起碼要求。它需要檔案的收集、整理和提供利用等各工作環(huán)節(jié)共同承擔和完成，而保管工作乃是實現(xiàn)這一任務和要求的重要環(huán)節(jié)，具有決定性的影響，因為檔案壽命的長短與檔案保管的好壞有著直接關系；第三，檔案保管工作質(zhì)量的高低對提高檔案管理水平具有重大影響。檔案保管的好，就為整個檔案工作的順利進行提供了物質(zhì)對象和最基本的前提；反之，整個檔案工作就要受到影響，甚至失去其存在和進行的基礎。
三、保管檔案的基本要求
第一，以防為主，防治結合。保護檔案的方法很多，概括起來主要有兩個方面：一方面是“防”；二是“治”?！胺馈奔慈绾晤A防檔案文件的損毀。“治”即檔案損毀之后，要進行相應的處治；第二，相互協(xié)調(diào)，密切配合。檔案保管工作是整個檔案工作的有機組成部分，它與檔案工作其他工作環(huán)節(jié)有著密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等過程中，也可能遭到某些不利因素的損害。因此，要想做好檔案保管工作，就必須掌握檔案工作各環(huán)節(jié)對保管工作的促進和制約作用，并在進行其他各個環(huán)節(jié)工作中注意保護檔案；同時，還必須關心文書部門對文件載體和書寫材料的選用，在可能的條件下，根據(jù)文件的重要程度和保管年限，選用不同等級、不同性能的載體和書寫材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延長壽命。

機關檔案如何整理歸類

機關檔案如何整理歸類
1.技術創(chuàng)新，提升電子檔案“安全系數(shù)”
　　在創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的時代背景下，機關單位電子檔案人員需要具備一定的創(chuàng)新能力，在實踐過程中通過學習來解決目前遇到的相對棘手的安全隱患問題，從而能夠提供良好的解決方案，為快速發(fā)展提供應對措施，或在具體學習實踐中結合問題進行分析思考，提煉出新方法、新觀點、新技術等，從而對現(xiàn)有技術??現(xiàn)創(chuàng)新，來提高機關單位電子檔案人員的運行穩(wěn)定性。同時，技術水平的提升才是保障機關單位電子檔案安全管理的根基。要在機關內(nèi)部進行責任明晰，將具體職責落實到人，制定工作細則，要求安全管理工作嚴格按照規(guī)范開展。同時針對遇到的安全故障，應不定期地開展專項培訓，使得技術水平不斷提升， “安全系數(shù)”匹配時代發(fā)展。
2. 建立健全電子檔案管理機制
　　新時期下，應充分明晰大數(shù)據(jù)平臺的核心技術特征，按照機關單位的實際運維特點，對電子檔案進行優(yōu)化設計。首先，要強化責任主體的意識，要求機關單位檔案負責部門應盡快制定電子檔案的管理機制，采用量化的指標將工作進行細化，制定檔案責任關聯(lián)機制，確保保密制度落實，制定工作開展的細則文件，使檔案管理工作有條不紊的進行。其次，要加強資金及技術投入，確保電子檔案的管理機制切實發(fā)揮價值，為機關單位信息化的開展扮演了重要的角色效應。最后，在完善機制的過程中，機關單位要充分運用大數(shù)據(jù)信息平臺，實現(xiàn)了對電子檔案的優(yōu)化管理及匯總分析，在一定程度上避免了傳統(tǒng)模式下人工進行檔案管理的無序性、低精確度等多重問題，從而提升機關單位電子化信息檔案管理的便捷性及可靠性。與此同時，機關單位通過運用大數(shù)據(jù)信息平臺，基于算法分析完成對平臺的推廣性及判斷性，強化數(shù)據(jù)融合的效率，保證數(shù)據(jù)在傳輸中的一致性和可靠性，使得資源實現(xiàn)了優(yōu)化布置。將機關單位檔案管理與大數(shù)據(jù)發(fā)展相互融合，強化了對檔案管理的規(guī)劃性及有效性，明晰了資源規(guī)劃的特點、來源及分類，在很大程度上提升了檔案管理的綜合質(zhì)量，同時也便捷了檔案的處理及不同部門之間的有效交流。
3.強化人才隊伍建設
　　機關單位電子檔案管理人員專業(yè)能力的高低，將直接影響著電子檔案管理工作的質(zhì)量，因此，要從多重角度來強化人才隊伍的建設。首先，機關單位電子檔案信息化的開展涉及多個運行學科及領域，主要包含網(wǎng)絡搭建、硬件設計、軟件設計部署、信息安全、數(shù)據(jù)融合、信息規(guī)范、數(shù)據(jù)邏輯處理等。因此在新時代下，應構建階梯化的機關單位信息化的人才隊伍建設，對現(xiàn)有管理模式實行“破冰”，通過不定期開展專業(yè)技能培訓來增強相關人員的業(yè)務素質(zhì)及專業(yè)技能，創(chuàng)新培訓方式，分層次、有重點的進行電子檔案的系統(tǒng)化培訓，提升其信息化的運用能力及水平，使得電子檔案管理人員在培訓中互相探討、互相學習，實現(xiàn)共同進步。其次，充分調(diào)動電子檔案管理人員的積極性，深化人員對檔案管理的認識，提高檔案管理的服務質(zhì)量及運行效率；最后，健全的基礎設施是保障機關單位信息化“提質(zhì)增效”的動力源泉，因此應根據(jù)實踐需求，健全機關單位信息化的基礎設施建設，實現(xiàn)電子檔案管理設備的升級。

機關檔案管理規(guī)定

法律分析：為了進一步提高機關檔案工作水平，逐步實現(xiàn)機關檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化，需要制定并實施相應的管理制度。檔案立卷歸檔制度：立卷原則：文書檔案實行以卷為單位裝訂(即案卷級整理方法)的原則，其他會計、聲像按國家相關規(guī)定執(zhí)行。立卷歸檔范圍和文書檔案保管期限：按照我委編制并經(jīng)縣檔案局審批同意的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》執(zhí)行。立卷歸檔時間：⑴機關文書檔案應堅持做好平時收集，把已處理完畢的文件按流水號收集齊全，于第二年初進行整理、歸檔，六月底前完成歸檔工作。(2)機關會計檔案在年終立卷后由財務部門暫時保存一年，第二年六月底前移交綜合檔案室。(3)聲像檔案在每項活動結束后，及時交綜合檔案室歸檔。(4)其他門類和載體的檔案應按有關規(guī)定向綜合檔案室移交歸檔。
法律依據(jù)：《中華人民共和國機關檔案工作條例》
第四條 機關檔案部門的基本任務是：
（一）對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；
（二）負責管理本機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料；
（三）中央和地方專業(yè)主管機關的檔案部門，應根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負責對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督與檢查。
第五條 機關檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機密的安全。