銷售檔案管理

法律分析：1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個(gè)合同至少應(yīng)留存兩份原件，并分別放置兩個(gè)地方獨(dú)立留存。2、合同登記的項(xiàng)目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，登記應(yīng)至少包括對(duì)方主體信息、主要項(xiàng)目?jī)?nèi)容、本企業(yè)合同負(fù)責(zé)人、對(duì)方合同負(fù)責(zé)人、主要權(quán)利義務(wù)履行期限、付款節(jié)點(diǎn)、收款節(jié)點(diǎn)、涉及資產(chǎn)購(gòu)買的還應(yīng)進(jìn)行資產(chǎn)登記。3、合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。日后非必須使用原件時(shí)，查詢電子版本即可。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應(yīng)包括客戶主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)成交過程中的重點(diǎn)注意事項(xiàng)等，為日后客戶回訪及老客戶維護(hù)提供信息支持。5、建立客戶評(píng)價(jià)系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同，請(qǐng)客戶對(duì)本企業(yè)進(jìn)行評(píng)價(jià)，以收集自身企業(yè)在合作過程中的不足，并進(jìn)行對(duì)應(yīng)的完善改進(jìn)工作。6、定期對(duì)合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對(duì)合同進(jìn)行分類、分析。

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)民法典》

第四百六十四條 合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議?；橐?、收養(yǎng)、監(jiān)護(hù)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，適用有關(guān)該身份關(guān)系的法律規(guī)定;沒有規(guī)定的，可以根據(jù)其性質(zhì)參照適用本編規(guī)定。

第四百六十五條 依法成立的合同，受法律保護(hù)。依法成立的合同，僅對(duì)當(dāng)事人具有法律約束力，但是法律另有規(guī)定的除外。

《中華人民共和國(guó)檔案法》

第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

第九條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。中央國(guó)家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。

客戶檔案應(yīng)怎么管理？

客戶是企業(yè)的財(cái)富，做好客戶檔案資料的收集整理與管理工作，將大大有助于分析，了解客戶，有助于溝通客情，穩(wěn)固合作，為此制定本管理辦法如下：

一、 本部門所有員工有責(zé)任不斷收集、完善客戶資料卡信息，并予以填制、修正。

二、 建立客戶銷售業(yè)績(jī)檔案

三、 對(duì)所有客戶（包括準(zhǔn)客戶）建立并填制客戶綜合銷售力分析表

四、 完善并保存公司與客戶簽署的所有經(jīng)銷合同與文件

五、 壹個(gè)客戶一份檔案，不得出現(xiàn)缺頁(yè)丟失

六、 客戶檔案資料作為公司最高級(jí)機(jī)密的一部分，公司所有員工有責(zé)任和義務(wù)嚴(yán)格遵守公

司保密制度，確保其安全。

如何做好銷售機(jī)械設(shè)備企業(yè)的檔案管理工作

一、設(shè)備儀器檔案管理的特點(diǎn)

1.設(shè)備儀器檔案管理的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，在設(shè)備轉(zhuǎn)移或報(bào)廢之前，設(shè)備儀器檔案隨著設(shè)備本身的變化而變化，在設(shè)備轉(zhuǎn)移或報(bào)廢之前，設(shè)備儀器檔案始終處在一種不確定狀態(tài)中。例如：一臺(tái)設(shè)備在使用過程中，必然要形成使用、檢修紀(jì)錄、更新、改造圖紙等。只要這臺(tái)設(shè)備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料，直到設(shè)備的使用期結(jié)束，設(shè)備儀器檔案才停止。

設(shè)備管理要求對(duì)設(shè)備進(jìn)行全過程管理。一臺(tái)設(shè)備從購(gòu)置、安裝到轉(zhuǎn)移、報(bào)廢，要實(shí)行全過程的跟蹤管理。設(shè)備儀器檔案管理也必須符合這一要求。因?yàn)椋旱谝唬O(shè)備儀器檔案形成單位不同，也就是來源不同。例如，一臺(tái)機(jī)械設(shè)備，隨機(jī)資料(裝箱單、說明書、易損零部件圖等)是生產(chǎn)廠家提供的：購(gòu)置合同、計(jì)劃及開箱驗(yàn)收單是企業(yè)設(shè)備管理部門形成的：而維修紀(jì)錄、改造圖紙又是由車間或設(shè)計(jì)部門產(chǎn)生的。設(shè)備儀器檔案的載體形式不同，它們后期形成的檔案內(nèi)容也就不同。在某個(gè)具體設(shè)備儀器的檔案的保管單位內(nèi)，其中有文字紀(jì)錄(如購(gòu)置報(bào)告、批復(fù)、使用說明書等)、圖紙(如原理圖、結(jié)構(gòu)圖、安裝圖、易損零部件圖)、表格(如維修記錄、月報(bào)表、年報(bào)表)以及光盤等，沒有統(tǒng)一的模式，也不可能做出統(tǒng)一的規(guī)定。所以，檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過程，抓住重點(diǎn)，才能有的放矢地做好設(shè)備儀器檔案管理工作。

2.綜合性特點(diǎn)

企業(yè)設(shè)備儀器管理的主要任務(wù)是對(duì)設(shè)備儀器進(jìn)行綜合管理。設(shè)備儀器檔案也是設(shè)備儀器綜合管理的內(nèi)容之一，所以設(shè)備儀器檔案在管理上也具有綜合性的特點(diǎn)。

(1)
它表現(xiàn)為階段的綜合性特點(diǎn)。按照設(shè)備管理的工作流程，設(shè)備從選購(gòu)到報(bào)廢可分為四個(gè)階段;第一階段是設(shè)備的規(guī)劃、選購(gòu)及安裝調(diào)試階段;第二階段是設(shè)備使用和維護(hù)階段;第三階段是設(shè)備檢修階段;第四個(gè)階段是設(shè)備的改造與更新階段。這四個(gè)階段是交替出現(xiàn)的，特別是一些老企業(yè)，需要不斷地更新設(shè)備，這種階段性表現(xiàn)更加明顯。

(2)
它表現(xiàn)為部門的綜合性特點(diǎn)，在一個(gè)企業(yè)內(nèi)，設(shè)備儀器管理工作涉及到許多部門，實(shí)行綜合性管理，才能有效地保持設(shè)備的完好率。要堅(jiān)持設(shè)計(jì)、制造與使用相結(jié)合，維護(hù)與計(jì)劃?rùn)z修相結(jié)合，修理、改造與更新相結(jié)合，專業(yè)管理與群眾相結(jié)合，技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合。

3.多樣性特點(diǎn)。

(1)
按設(shè)備的來源區(qū)分：分為自制設(shè)備和外購(gòu)設(shè)備(國(guó)內(nèi)、引進(jìn)設(shè)備)。自制設(shè)備是各單位根據(jù)本身生產(chǎn)工藝或科研、試驗(yàn)的特殊需要而自行設(shè)計(jì)、研制的;外購(gòu)設(shè)備則是各單位從國(guó)內(nèi)市場(chǎng)或國(guó)外市場(chǎng)上購(gòu)買來的。

(2)
按設(shè)備的行業(yè)特點(diǎn)區(qū)分：分為機(jī)械動(dòng)力類設(shè)備，其特點(diǎn)是以單機(jī)形式存在，獨(dú)立承擔(dān)生產(chǎn)過程中某一種作用的設(shè)備;與基建相聯(lián)系的輕化工設(shè)備，其特點(diǎn)是生產(chǎn)工藝連續(xù)性強(qiáng)，任何一個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)都不能中斷;儀器儀表設(shè)備，這主是用于檢測(cè)、檢修、計(jì)量和試驗(yàn)等方面工作。

(3) 按設(shè)備的重要程度區(qū)分;機(jī)械行業(yè)分為精、大、稀設(shè)備和一般設(shè)備，建筑行業(yè)分為主要生產(chǎn)設(shè)備和輔助生產(chǎn)設(shè)備。

(4)
按設(shè)備的使用大大性質(zhì)區(qū)分：分為通用設(shè)備和專用設(shè)備。前者是指在某個(gè)行業(yè)中都能使用的、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的設(shè)備;后者是指只能在某個(gè)行業(yè)或某個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)上使用、專業(yè)性較強(qiáng)的特種設(shè)備。

二、管好設(shè)備儀器檔案必須做好四項(xiàng)工作

1.設(shè)備檔案的收集工作

(1)
設(shè)備的規(guī)劃、選購(gòu)階段。新增設(shè)備規(guī)劃，就是根據(jù)生產(chǎn)工作發(fā)展的需要，在考慮提高現(xiàn)有設(shè)備利用率、對(duì)設(shè)備進(jìn)行技術(shù)改造等措施后，還需要增加設(shè)備的計(jì)劃。使用部門必須向有關(guān)計(jì)劃部門提出申請(qǐng)，填報(bào)“新增設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)單”，大型設(shè)備引進(jìn)設(shè)備管理、器材供應(yīng)、編制設(shè)備購(gòu)置年度計(jì)劃，器材供應(yīng)部門認(rèn)真進(jìn)行采購(gòu)。

這一階段形成的設(shè)備文件材料主要有：新增設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)單、論證報(bào)告、設(shè)備造型報(bào)告、訂貨合同、到貨通知單、提貨單、報(bào)關(guān)單(進(jìn)口設(shè)備)、發(fā)票和運(yùn)單。

(2)
設(shè)備開箱及安裝調(diào)試階段。新增設(shè)備到現(xiàn)場(chǎng)后，器材供應(yīng)部門負(fù)責(zé)通知設(shè)備管理部門、有關(guān)計(jì)劃部門、質(zhì)量管理部門、檔案館(室)等(引進(jìn)設(shè)備還須邀請(qǐng)國(guó)家離檢局)共同開箱驗(yàn)收，然后進(jìn)行安裝調(diào)試，調(diào)試由用戶、安裝單位、使用部門、職能部門共同進(jìn)行。該階段形成的設(shè)備文件材料有：設(shè)備驗(yàn)收單、裝箱單、說明書、使用手冊(cè)、安裝調(diào)試記錄、商檢證書、設(shè)備原理圖、線路圖、維修保養(yǎng)說明書。

(3) 設(shè)備使用、維護(hù)、檢修階段。該階段形成的設(shè)備文件材料有：設(shè)備使用記錄、維修記錄、技術(shù)改造紀(jì)錄等。

(4)
設(shè)備報(bào)廢處理階段。凡列人固定資產(chǎn)的設(shè)備，必須經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后才能報(bào)廢。該階段形成的的設(shè)備材料有：設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表、設(shè)備報(bào)廢鑒定與審批材料、設(shè)備報(bào)廢處理移交單等。

2.設(shè)備儀器檔案的整理工作

(1)
分類要科學(xué)。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點(diǎn)：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小，主要生產(chǎn)設(shè)備的多少，以及本企業(yè)的體制結(jié)構(gòu)，靈活地選擇合適的分類方法。簡(jiǎn)單地、機(jī)械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

(2) 組卷要遵循設(shè)備文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案保管利用。與設(shè)備關(guān)系密切的管理文件材料，如設(shè)備管理工作計(jì)劃、總結(jié)、指標(biāo)考核、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料，應(yīng)列人設(shè)備類中組卷。設(shè)備維修中形成的文件材料單獨(dú)組卷，外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。

(3)
案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列應(yīng)有機(jī)聯(lián)系。設(shè)備類案卷可按設(shè)備依據(jù)材料、外購(gòu)設(shè)備開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)，設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。

3.設(shè)備檔案的鑒定工作

設(shè)備檔案的鑒定工作就是甄別檔案的保存價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案繼續(xù)保存，剔除無需保存的檔案予以銷毀。設(shè)備檔案的價(jià)值，首先在于客觀地、具體地反映著某一歷史階段，社會(huì)生產(chǎn)力三要素之一——?jiǎng)趧?dòng)工具的規(guī)模、結(jié)構(gòu)，技術(shù)水平。反應(yīng)這一狀況的程度，決定了設(shè)備檔案保存價(jià)值的大小。利用需要決定著檔案的保存價(jià)值。鑒定檔案要根據(jù)每份或每組文件的具體情況，分析文件載體上所表現(xiàn)內(nèi)容的重要性、有效性完整性，科學(xué)地判定檔案的價(jià)值，確定其保管期限。

4.設(shè)備檔案的保管工作

存在檔案的柜架，本著自左至右，自上至下的原則，整齊系統(tǒng)地?cái)[放在庫(kù)房?jī)?nèi)。通過的方向，應(yīng)與自然采光或人工采光的方向相一致。要建立必要的檔案保管制度，例如，安全管理制度、檔案借閱制度、保密制度等。

如何做好銷售人員的檔案管理

用易度檔案管理系統(tǒng)

如何管理客戶檔案

建立顧客檔案，很多企業(yè)認(rèn)為是一件很普通的事，不就是記錄一下顧客的聯(lián)系方式、聯(lián)系人、地址嗎。其實(shí)不是這樣，顧客檔案管理也需要數(shù)據(jù)化、精細(xì)化、系統(tǒng)化，這樣的檔案才對(duì)營(yíng)銷管理工作有指導(dǎo)性。要完善每一個(gè)顧客檔案，需要對(duì)顧客進(jìn)行一次全面體檢?！　☆櫩蜋n案管理的內(nèi)容包括：顧客基礎(chǔ)資料、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力、與我方交易狀況，結(jié)合其資信能力、市場(chǎng)容量、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、客戶組織結(jié)構(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手狀況等一系列的相關(guān)資料，并進(jìn)行分析、歸類、整理、評(píng)價(jià)，有能力的企業(yè)可以建立數(shù)學(xué)模型、用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理。

以下方法僅供參考：

客戶檔案的管理原則包括哪些內(nèi)容

實(shí)踐證明，建立企業(yè)客戶檔案應(yīng)遵循集中、動(dòng)態(tài)和分類管理的原則，進(jìn)行科學(xué)管理。長(zhǎng)期以來，客戶檔案在我國(guó)企業(yè)管理實(shí)踐中沒有得到應(yīng)有的重視，客戶資料分散化，數(shù)據(jù)信息更新緩慢、滯后，缺乏恰當(dāng)?shù)目蛻舴诸惖葐栴}十分突出。這些不利因素限制了客戶檔案在企業(yè)應(yīng)收賬款管理和壞賬風(fēng)險(xiǎn)控制方面發(fā)揮應(yīng)有的作用，使企業(yè)大量本可避免壞賬損失成為現(xiàn)實(shí)?？蛻魴n案的管理原則有：
1、集中管理。
企業(yè)客戶資料分散化通常有兩種情況，一是分散在業(yè)務(wù)人員手中，二是分散在企業(yè)各個(gè)部門。如果是第一種情況，就可能導(dǎo)致客戶是業(yè)務(wù)人員的客戶而不是企業(yè)的客戶，因?yàn)槠髽I(yè)的管理層并不熟悉每一個(gè)客戶，所以當(dāng)業(yè)務(wù)人員離開企業(yè)后，客戶及業(yè)務(wù)也隨之離去，給公司造成重大的經(jīng)濟(jì)損失。如果是客戶資料分散在各個(gè)部門的情況，雖然可以杜絕個(gè)人掌握企業(yè)客戶資源的問題，但也會(huì)引出部門之間、部門與整個(gè)企業(yè)之間平衡利益關(guān)系的問題。
2、動(dòng)態(tài)管理。
所謂動(dòng)態(tài)管理，是指對(duì)于客戶檔案信息要不斷進(jìn)行更新。這是因?yàn)榭蛻舯旧淼那闆r是在不斷變化的。就客戶的資信報(bào)告來講，它是一份即期的客戶檔案，有效期一般在三個(gè)月到一年。超出這個(gè)時(shí)間，就要對(duì)客戶進(jìn)行新的調(diào)查。
3、分類管理。
對(duì)客戶檔案進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆诸?，主要是基于客戶?duì)企業(yè)的重要性和客戶檔案管理費(fèi)用進(jìn)行考慮。企業(yè)客戶規(guī)模的大小不一，對(duì)企業(yè)銷售額的貢獻(xiàn)程度也相應(yīng)不同，理應(yīng)區(qū)別對(duì)待；另一方面進(jìn)行客戶檔案管理也要考慮到成本效益原則，盡量使有限的資源發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效用?？紤]客戶對(duì)企業(yè)的重要性因素，信用管理部門可以將客戶分成普通客戶的核心客戶。劃分的標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)與客戶的年平均交易額，同時(shí)要考慮與客戶交往的時(shí)間長(zhǎng)短。