檔案管理的方式

導語：要做好檔案管理工作，必須從多方面入手。爭取領導重視是做好檔案工作的前提，實施現(xiàn)代化管理是加做好檔案工作的途徑，提高檔案管理人員的素質是做好檔案工作的保證。

一、 檔案管理人員要具備較良好的專業(yè)素質

(一)良好的政治素質

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)、維護檔案真實和歷史真實是檔案工作者義不容辭的職責。檔案工作的政治性、服務性，決定了檔案專業(yè)人員必須具有較好的政治素質。要想成為一名合格的檔案專業(yè)人員，必須做到以下幾點：

1、要有強烈的事業(yè)心

事業(yè)心是一種堅定的職業(yè)信念，對自己從事職業(yè)執(zhí)著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中。檔案專業(yè)和其他各種事業(yè)一樣，在發(fā)展過程中會遇到許多困難和挫折。有強烈的事業(yè)心，才能使檔案專業(yè)人員有知難而進的信心和決心。

2、要有高度的責任心

檔案專業(yè)人員的責任心就在于把黨和國家的寶貴文化財富自覺的管理好、利用好、維護好檔案的完整和安全。“嚴謹求實、一絲不茍、實事求是、嚴守國家機密”等工作作風和思想道德情操都來源于檔案工作者高度的責任感。

3、要有勇于創(chuàng)新精神

樹立勇于創(chuàng)新的進取心，才能使檔案工作者在工作中大膽開拓，勇于嘗試，進一步加強檔案管理，改善檔案管理條件，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

(二)良好的職業(yè)道德素質

檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德素質是職業(yè)道德在檔案工作領域中的具體體現(xiàn)。

1、不為名利，甘為人梯，熱心服務

檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到的為利用者提供優(yōu)質的服務，是檔案專業(yè)人員最基本的要求。

2、尊重檔案，尊重歷史

檔案職業(yè)道德要求檔案專業(yè)人員必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不能主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。

3、遵紀守法，嚴守黨和國家秘密

由于檔案工作是不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”。必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案專業(yè)技術人員必需具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發(fā)利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。

4、工作作風要嚴謹細致

檔案工作是一項科技性、服務性和技術性很強的工作。也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，它要求我們在區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內容、利用檔案咨詢及信息反饋等各個工作環(huán)節(jié)中，都必須做到準確無誤。

(三)良好的科學文化知識素質

檔案專業(yè)人員的知識素質指的是一個檔案專業(yè)人員從事本職工作應該具有一定廣度和深度的知識面。檔案工作是一項系統(tǒng)工程，涉及工作面廣，知識門類繁多，特別是在各門學科相互滲透的今天，僅有檔案專業(yè)知識是遠遠不夠的，還要有比較全面系統(tǒng)的文史知識、科學技術知識，才能更好的勝任檔案工作。

1、掌握文史知識

語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好的熟悉、管理和開發(fā)檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環(huán)節(jié)，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發(fā)揮。

2、 掌握相關學科知識

現(xiàn)代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案專業(yè)人員應有重點的學習和掌握相關學科知識。如現(xiàn)代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。

3、掌握現(xiàn)代化管理知識

隨著檔案管理現(xiàn)代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案專業(yè)人員必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現(xiàn)代化技術知識，才能適應檔案工作發(fā)展的需要。

二、拓寬知識層面，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

(一)加強管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。

(二)掌握現(xiàn)代化管理技能

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的'同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力成為信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

(三)利用現(xiàn)代化技術，整理檔案

利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

三、 創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

(一)加強編研工作

要搞好檔案編研就要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統(tǒng)、更精練。

(二)積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面

檔案管理人員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

(三)要努力練好基本功，熟悉業(yè)務，當好活字典

檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。

綜上所述，檔案專業(yè)人員的素質是多方面的，這是由檔案工作的性質和特點決定的。為了發(fā)展檔案事業(yè)，提高檔案管理水平，必須提高檔案專業(yè)人員的素質，為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。

檔案怎么管理

檔案要這樣管理:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用六方面工作。

1.檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學地歸類、排列、編目，每一卷都要建立一個完整的宗卷，記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位，按不同保管期限排列，做到排出整齊。注冊統(tǒng)計規(guī)范：規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計制度，對檔案的接收、轉移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細的記錄，數字要準確，案卷與目錄數字相符。

2.檔案收集工作的意義：檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比，處于一種特殊的地位，做好檔案的收集工作，對整個檔案工作都有重要意義。

收繳是檔案工作的起點，是做好檔案業(yè)務基礎工作的基礎，收集工作是整個檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國家檔案工作的組織而言，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內容和首要的具體措施。就采集工作質量高低的影響而言，直接關系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

3.收集檔案工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。歸檔工作：歸檔工作是指從零散到系統(tǒng)的過程，這是檔案工作的基礎。識別：檔案數量日益增加，有的檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些喪失了保存價值的檔案，而對檔案不同的保存價值進行區(qū)分，以使檔案能分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用。

保管：由于自然的、人為的各種因素，為解決檔案的不斷破壞和長期利用的矛盾，采取各種保護措施，保證其完整、完備，盡可能延長其壽命，從而形成檔案的保管工作。對于檔案、檔案工作狀況的統(tǒng)計、分析、研究，形成檔案工作的統(tǒng)計工作。

使用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

檔案管理的有效方法

導語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。

一、檔案管理標準化

檔案管理，要嚴格按照國家檔案部門制定的標準執(zhí)行，高機制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執(zhí)行標準上。

檔案管理人員都應承擔起所負責任，要明確責任范圍。以國家檔案管理工作目標作為標的物、嚴格要求自己，評定自身工作好壞，實行目標管理最大化，根據標的物的管理工作要求制定自己的具體目標及工作計劃，力求使檔案管理工作達到具體化、規(guī)范化、標準化并落實到自身所負其責。

二、建立健全檔案的管理制度，保證檔案的安全運行

1.加強檔案安全管理現(xiàn)代化

利用先進的技術手段，解決檔案信息安全管理中遇到的問題。檔案種類繁多，形式各異，要加強檔案管理系統(tǒng)的建設，科學規(guī)范化的管理。要有專門的庫房置放保存檔案，專人負責管理。分類專柜，排列整齊，做好檔案區(qū)域劃分，健全檔案檢索工具，科學高效管理。做好庫房通風工作，衛(wèi)生整潔。庫房管理要配備防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光等安全設施和措施以保護檔案，絕不可輕視形式化。

2.建立檔案工作管理和查詢

調閱網絡，在領導的統(tǒng)一負責指揮下，提出檔案工作的具體要求，包括業(yè)務檔案在內，一定要切合實際，具體制定檔案管理的各項規(guī)章制度，做好檔案調閱權限和保密工作，對檔案管理進行層級監(jiān)督管理、指導，提出合理規(guī)范化的意見，檔案室人員應深入各科室，了解各科室主要業(yè)務活動，以便對各科室的業(yè)務檔案提出統(tǒng)一的立卷，資料檔案歸集要求，統(tǒng)一安全存放置歸檔，保證各業(yè)務科室具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。最后要嚴格有關的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂置，防止破損、分散流失。

3.集中化管理檔案

加強領導、分級集中、各負其責。通過統(tǒng)一的領導、達到檔案的管理安全和有效的利用。

三、檔案管理人員應愛崗敬業(yè)

檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責;因各科室檔案歸集類別不同，調閱方向曲集，所以檔案管理人員應根據檔案材料來源廣，使用范圍大的特點：

1.把握文件收集的主動權，不留余力應做到腿勤、嘴勤、手勤，主動上門跟蹤收集零散的文件資料，做到隨時收集隨時整理，做到不怠慢，不懶散，力求檔案管理工作順利開展。

2.加強與各部門的聯(lián)系溝通，各科室部門設置檔案接口人員，方便與檔案管理人員進行交接，避免借閱歸檔時錯記、遺漏。同時階段工作結束或年度工作結束，檔案管理人員應主動上門將形成的文件材料收集，力使檔案資料及時有效的歸置入檔。

3.應加強宣傳檔案管理工作的重要性，以多種形式宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識，不僅增強檔案管理員的檔案意識，也要普及至各科室員工，相互配合文件資料的收集和歸檔工作，促進檔案工作的開展。

四、加強檔案管理人員的業(yè)務能力和素質

在當今的科技信息網絡發(fā)達時代， 隨著社會經濟的不斷提高發(fā)展，科學技術的進步創(chuàng)新，檔案管理工作的重要性也越顯突出。檔案管理人員更應掌握專業(yè)知識，開拓進取，優(yōu)化知識結構，要積極參加教育培訓，全面提高業(yè)務能力和素質培養(yǎng)，才能更好地做好檔案管理工作。要結合工作實際情況，拓寬并更新知識面，不斷學習掌握現(xiàn)代技術網絡系統(tǒng)檔案管理平臺，尤其是計算機知識和信息知識，努力使自己成為綜合型檔案管理人才，提高業(yè)務水平。

五、增新檔案資料整合收錄工作、加強檔案現(xiàn)代信息化管理

要想切實提高檔案的有效管理，就必須實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使企業(yè)的設備技術現(xiàn)代化、管理標準化、資料輸出的`合理化。雖然大家熟知標準性的現(xiàn)代化技術包括：微機檢索技術和網絡技術等，可是能夠充分利用這些技術來作為保護好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進一步開發(fā)資源，收集和整合更多有價值的資料，來滿足當今企業(yè)對檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開發(fā)與利用作為重點工作，作為目標工作，檔案信息量的多少局限了企業(yè)的發(fā)展所汲取的營養(yǎng)資源，所以定期存儲檔案內容，增新有價值的信息儲存量，發(fā)揮檔案信息的最大利用功能。

檔案如何管理？

法律分析：檔案的管理應當遵循《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定。

法律依據：《中華人民共和國檔案法實施辦法》

第十二條 按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據為己有或者拒絕歸檔。

第十三條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規(guī)定，定期向有關的國家檔案館移交檔案。

屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。

經同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關檔案館移交的期限；已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關檔案館移交。

第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的，檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復件、復制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同編輯出版有關史料或者進行史料研究。

第十五條 各級國家檔案館應當對所保管的檔案采取下列管理措施：（一）建立科學的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標準化；（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施；（三）根據檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理；（四）根據需要和可能，配備適應檔案現(xiàn)代化管理需要的技術設備。

機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管，根據需要，參照前款規(guī)定辦理。

第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級的變更和解密，依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法的規(guī)定辦理。

第十七條 屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。

國有企業(yè)事業(yè)單位因資產轉讓需要轉讓有關檔案的，按照國家有關規(guī)定辦理。

各級各類檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進行國際文化交流，以及適應經濟建設、科學研究和科技成果推廣等的需要，經國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據職權審查批準，可以向國內外的單位或者個人贈送、交換、出賣檔案的復制件。

第十八條 各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。

各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關憑批準文件查驗放行。