電子版檔案整理

1.同一事件的檔案材料收集到一起，形成一個(gè)文件夾。（上級(jí)文件，校級(jí)文件，事件過(guò)程材料，結(jié)果材料）

2.沒(méi)有電子版的材料排成照片作為電子版。

3.把這些材料合并成一個(gè)word文件。做好重新命名。

插入-頁(yè)碼-頂端居中。（如果遇到頁(yè)眉中有橫線，處理方法為ctrl+a全選頁(yè)眉，ctrl+shift+n）

按照編輯好的文檔雙面打印出來(lái)整理好的這一文檔

打開(kāi)共享里面（A:)的檔案管理excel表格。

根據(jù)內(nèi)容新建一個(gè)文檔，打開(kāi)鏈接。

在錄入項(xiàng)里面錄入內(nèi)容。

舉例：石樓中心校2020年人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選

所屬工作：人事

標(biāo)題：石樓中心校2020年人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選相關(guān)材料

年度：2021年2月19日至2021年2月22日

保管期限：50年

本卷檔案共4件 12頁(yè)

（1）關(guān)于教育系統(tǒng)文明單位、人民滿意標(biāo)兵學(xué)校和* 人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選工作的 通知 1

（2）石樓中心校黨支部關(guān)于人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選工作安排 6

（3）人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選過(guò)程性資料 8

（4）人民滿意教師標(biāo)兵登記表 12-12

目錄號(hào)：看六類(lèi)中的一種 本卷為2 案卷號(hào)：接原來(lái)還編號(hào)

立卷人：范連啟

檢查人：高貴興

立卷時(shí)間：2021年2月22日

如何整理建立電子檔案并歸類(lèi)

可以買(mǎi)個(gè)檔案軟件，歸類(lèi)方式可以參照檔案局對(duì)企事業(yè)單位的一些標(biāo)準(zhǔn)。
檔案整理的方法：
一是以“案卷”為單位整理。
二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。
1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。
2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編
目的過(guò)程。
分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，
對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)；組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。
3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮
和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。
4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國(guó)家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書(shū)檔案案卷格式》
5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍
（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)
10年）的文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案一般按“卷”整理
（2）各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)
技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按
國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；?br>工程檔案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
（4）會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）
。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、
編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編
制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
或參考資料：

電子檔案的歸檔方式有哪些

電子檔案的歸檔方式有哪些

我國(guó)古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱(chēng)謂。商代稱(chēng)為“冊(cè)”，周代叫作“中”，秦漢稱(chēng)作“典籍”，漢魏以后謂之“文書(shū)”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書(shū)”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱(chēng)作“檔案”。以下是我為大家整理的電子檔案的歸檔方式有哪些相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)

由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的.系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。

由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。

計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

二、借助計(jì)算機(jī)資料管理系統(tǒng)

開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。

對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。

檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫(xiě)，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。以下是我為大家整理的電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

1、同步歸檔。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢驗(yàn)并審核所收集的紙質(zhì)文檔，切實(shí)保證紙質(zhì)文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進(jìn)行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔的具體操作來(lái)看，二者存在一定差異，應(yīng)當(dāng)注意的是，電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)將其存入計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，并進(jìn)行清晰標(biāo)記，確認(rèn)已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2、同步整理。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取可行措施對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案在編號(hào)上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的實(shí)際利用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

3、同步鑒定。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

4、同步利用。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過(guò)同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類(lèi)型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的`利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

拓展內(nèi)容：

電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的探索

1、建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)。由于電子檔案在收集時(shí)間和方式以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

2、并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)實(shí)行雙套制。鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期并存，我們可采取既簡(jiǎn)單又保險(xiǎn)的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當(dāng)然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時(shí)，電子檔案要用可脫機(jī)保存的載體備份下來(lái)。以紙質(zhì)檔案與磁盤(pán)（光盤(pán)、磁帶、，制成雙重備份，分別歸檔管理。

3、實(shí)行各種管理時(shí)都要制定一定的互通互聯(lián)方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動(dòng)、易修改問(wèn)題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時(shí)，進(jìn)行完善的著錄標(biāo)引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過(guò)彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

4、建立一套科學(xué)合理的管理制度。電子文件的可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，電子檔案的保護(hù)工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開(kāi)始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

登記電子版的檔案資料時(shí)，怎么做才能科學(xué)合理，而且便于查詢呢？

電子檔案的整理：
電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值，按照有關(guān)電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電子文件。
（一）歸檔要求
1、文件形成部門(mén)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔（邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。邏輯歸檔隨時(shí)歸檔），定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行物理歸檔（物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。物理歸檔原則上參照紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間進(jìn)行），并按檔案管理的要求進(jìn)行登記。
2、歸檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來(lái)進(jìn)行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。
3、電子文件形成部門(mén)要隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，著錄并填寫(xiě)《歸檔電子文件登記表》。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。
4、文件形成部門(mén)應(yīng)將經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)的電子文件和《歸檔電子文件登記表》保存在脫機(jī)載體上。
5、檔案館（室）應(yīng)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測(cè)試，并填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。
（二 ）歸檔方法
1、一個(gè)歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤(pán)或多盤(pán)載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤(pán)載體中。
2、推薦采用只讀光盤(pán)作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)狀態(tài)。
3、存儲(chǔ)電子文件的裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，注明電子檔案號(hào)、歸檔年度、盤(pán)號(hào)等。如下圖：
4、信息組織結(jié)構(gòu)
每盤(pán)存儲(chǔ)載體的根目錄下有說(shuō)明文件、歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件目錄。電子文件保存在相應(yīng)目錄中。各級(jí)目錄按照樹(shù)狀結(jié)構(gòu)排列。
（1）說(shuō)明文件。文件名：README。文件內(nèi)容：有關(guān)本存儲(chǔ)載體的各種信息。應(yīng)包括分類(lèi)號(hào)、立檔單位名稱(chēng)、歸檔年度、盤(pán)號(hào)、制作人、檢查人、制作時(shí)間。 文件格式：說(shuō)明文件為字符文件。每行的左邊為標(biāo)題，右邊為說(shuō)明內(nèi)容，中間用冒號(hào)分開(kāi)。
（2）．歸檔電子文件登記表。文件名：REGISTER。文件內(nèi)容：歸檔電子文件登記表的電子版本。
（3）歸檔電子文件目錄。目錄名：DATA。目錄內(nèi)容：以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一組電子文件保存在一個(gè)子目錄中。
（4）．對(duì)電子檔案的說(shuō)明性文檔一律用TXT文檔編寫(xiě)。
（三）電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)
電子文件具有對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性、非人工直接識(shí)讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對(duì)于不同信息類(lèi)型的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲(chǔ)載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性：
1、字處理文件 。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換一套XML文檔或PDF、WORD文檔同時(shí)存儲(chǔ)。對(duì)于其它類(lèi)型的文檔，如果無(wú)法轉(zhuǎn)換為XML、PDF格式則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。
2、圖像文件。TIFF、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。
由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對(duì)于普通紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)光學(xué)分辨率不低于200dpi，對(duì)于照片檔案來(lái)說(shuō)分辨率不得低于600dpi。
3、圖形文件 。圖形文件的存儲(chǔ)要求參見(jiàn)圖像文件的存儲(chǔ)要求。歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴(lài)性、易修改性等問(wèn)題，對(duì)相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息一并存檔。
4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。
5、聲音文件。WAV、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。
6、多媒體文件。多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。多媒體文件依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存檔。
7、數(shù)據(jù)庫(kù)文件。DBF格式數(shù)據(jù)庫(kù)文件可以作為電子文件直接存儲(chǔ)。對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。
8、超文本文件。超文本文件包含的信息較多，存儲(chǔ)時(shí)注意數(shù)據(jù)的完整性。信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。超文本文件依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存檔。
9、計(jì)算機(jī)程序。計(jì)算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。計(jì)算機(jī)程序依賴(lài)的軟、硬件平臺(tái)說(shuō)明應(yīng)一并歸檔。
10、數(shù)據(jù)文件 。數(shù)據(jù)文件的類(lèi)型較多，包含以上所示的多種類(lèi)型，具體類(lèi)型的存儲(chǔ)辦法參考以上各類(lèi)型的存儲(chǔ)辦法。數(shù)據(jù)文件應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行說(shuō)明并一同歸檔。
在符合軟、硬件平臺(tái)條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。電子檔案中涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說(shuō)明等應(yīng)同電子檔案一并歸檔。保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并歸檔。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中設(shè)計(jì)的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同歸檔。
（四）電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，至少一式三套，一套封存（C），一套供查閱利用（Y）。一套（S），異地保存。對(duì)于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。存儲(chǔ)電子檔案的光盤(pán)應(yīng)放入盒中存放。

簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法

1、將應(yīng)歸檔的最終版本的電子文件存入光盤(pán)，光介質(zhì)上，脫機(jī)后可存放在別處
2、采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上，但采用壓縮工具的過(guò)程必須統(tǒng)一、規(guī)范。
3、將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上，對(duì)備份系統(tǒng)歸檔一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。
4、采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式，一般適用于永杰和長(zhǎng)期保存的電子文件的歸檔，這種方法應(yīng)在兩種載體中同時(shí)保存規(guī)范的機(jī)讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯(lián)系。