會議記錄檔案整理

會議記錄的原則有下面幾點：01、簡單明了；02、突出重點；03、盡量記錄詳細。

會議記錄的時候，一定要簡單明了，所謂的簡單明了就是讓人一看就明白，比如說此次開會的目的，參與對象，以及相關(guān)發(fā)言等。

這樣的會議記錄，讓人一看就明白這次開會的目的是什么，什么群體參與的，他們具體都說了些什么，開完會后要如何做。

這樣的會議記錄才是相對比較成功的會議記錄，千萬不要東西寫了一大堆，但是目的卻不明確，這樣的會議記錄也是相對比較失敗的。

做會議記錄一定要將會議重點內(nèi)容記錄下來，何為重點內(nèi)容？就是重要領(lǐng)導(dǎo)的講話，因為他們的講話往往關(guān)系著公司以后的發(fā)展方向，肯定是要重點記錄的。

這就需要做會議記錄的人，認真聽經(jīng)還要認真做記錄，因為有些領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言是比較官方的，所以做會議記錄的人，要第一時間篩選出重點內(nèi)容。

將這些重點內(nèi)容記錄下來，這樣別人看會議記錄的時候，也會了解此次會議的重點內(nèi)容是什么，從而有利于后期的執(zhí)行。

會議有時候開的會很快，但是做會議記錄的人，盡量要做得詳細一些，因為只有做得越詳細，其他看會議記錄的人，才能更加詳細了解這次會議。

這個詳細就包括說領(lǐng)導(dǎo)提到的各個建議，以及會議中提到的一些不同方案及相關(guān)的分析等，這樣更有利于其他人理解領(lǐng)導(dǎo)人的思想。

所以負責做會議記錄的人，最好是提前有所準備，對此次會議有一定的了解，做記錄的時候盡量簡單明了，突出重點，還要盡量記錄得詳細一些，只有讓人一看就明白的會議記錄，才是優(yōu)秀的會議記錄。

如何整理會議記錄程序?

會議記錄是一種實用文體，是由負責記錄的人員對會議進行情況及會上發(fā)言和決定事項所作的記載。它是會議情況的真實反映。
1、會議記錄的要求。
會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當有高度的政治責任心，以嚴肅認真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

怎樣做好會議記錄工作
（一）工作會議記錄前的準備工作
熟悉會議情況和文件
熟悉與會人員
熟悉會議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準備。如記錄工具等
（二）在會議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會議可以使用
③簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡易記錄僅限于事務(wù)性會議。

2、會議記錄的格式。
（1）會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會議內(nèi)容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成。會議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標?quot;散會"、"結(jié)束"、"完"等均可。

例：

會議名稱：
會議時間：

會議地點：
記錄人：
出席與列席會議人員：

缺席人員：

會議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發(fā)言記錄：

散會

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)

3、會議記錄使用的工具。
會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標有"da"（"檔案的拼音字頭）標記。
4、會議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

會議記錄的重點

會議記錄應(yīng)該突出的重點有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；

（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項；

（6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

會議記錄的整理
1. 會議記錄的整理原則
1）忠實于講話人、發(fā)言人的原意。
2）保持講話人、發(fā)言人的風格。
3）要整理得完整、全面，不僅會議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態(tài)如表決等都要整理上去。
4）整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標點符號、字跡清晰，避免錯別字。
5） 會議記錄整理出來后，如果是一個人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會議記錄與會議紀要的區(qū)別

二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行

會議記錄是一種實用文體，是由負責記錄的人員對會議進行情況及會上發(fā)言和決定事項所作的記載。它是會議情況的真實反映。
1、會議記錄的要求。
會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當有高度的政治責任心，以嚴肅認真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

怎樣做好會議記錄工作
（一）工作會議記錄前的準備工作
熟悉會議情況和文件
熟悉與會人員
熟悉會議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準備。如記錄工具等
（二）在會議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會議可以使用
③簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡易記錄僅限于事務(wù)性會議。

2、會議記錄的格式。
（1）會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會議內(nèi)容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成。會議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標?quot;散會"、"結(jié)束"、"完"等均可。

例：

會議名稱：
會議時間：

會議地點：
記錄人：
出席與列席會議人員：

缺席人員：

會議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發(fā)言記錄：

散會

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)

3、會議記錄使用的工具。
會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標有"da"（"檔案的拼音字頭）標記。
4、會議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

會議記錄的重點

會議記錄應(yīng)該突出的重點有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；

（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項；

（6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

會議記錄的整理
1. 會議記錄的整理原則
1）忠實于講話人、發(fā)言人的原意。
2）保持講話人、發(fā)言人的風格。
3）要整理得完整、全面，不僅會議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態(tài)如表決等都要整理上去。
4）整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標點符號、字跡清晰，避免錯別字。
5） 會議記錄整理出來后，如果是一個人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會議記錄與會議紀要的區(qū)別

二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行

會議記錄是一種實用文體，是由負責記錄的人員對會議進行情況及會上發(fā)言和決定事項所作的記載。它是會議情況的真實反映。
1、會議記錄的要求。
會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當有高度的政治責任心，以嚴肅認真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

怎樣做好會議記錄工作
（一）工作會議記錄前的準備工作
熟悉會議情況和文件
熟悉與會人員
熟悉會議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準備。如記錄工具等
（二）在會議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會議可以使用
③簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡易記錄僅限于事務(wù)性會議。

2、會議記錄的格式。
（1）會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會議內(nèi)容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成。會議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標?quot;散會"、"結(jié)束"、"完"等均可。

例：

會議名稱：
會議時間：

會議地點：
記錄人：
出席與列席會議人員：

缺席人員：

會議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發(fā)言記錄：

散會

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)

3、會議記錄使用的工具。
會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標有"da"（"檔案的拼音字頭）標記。
4、會議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

會議記錄的重點

會議記錄應(yīng)該突出的重點有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；

（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項；

（6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

會議記錄的整理
1. 會議記錄的整理原則
1）忠實于講話人、發(fā)言人的原意。
2）保持講話人、發(fā)言人的風格。
3）要整理得完整、全面，不僅會議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態(tài)如表決等都要整理上去。
4）整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標點符號、字跡清晰，避免錯別字。
5） 會議記錄整理出來后，如果是一個人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會議記錄與會議紀要的區(qū)別

二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行

會議紀要如何歸檔

會議紀要的歸檔原則：
第一，同類會議紀要，歸檔入同一文件夾；
第二，需要后續(xù)跟進和處理的，歸檔如待處理文件夾；
第三，有保留價值的，歸檔入檔案文件夾；
第四，領(lǐng)導(dǎo)特別交代留作備忘的，歸入重要會議記錄檔案；
第五，例行會議無價值內(nèi)容，可歸檔入普通文件夾；定期處理掉。

如何將會議記錄方式達到檔案管理規(guī)范

對會議記錄必須進行規(guī)范管理才能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用,主要包括以下幾個方面:
1、訂立各類正式會議必須做會議記錄并存檔 制度，我國檔案部門一直要求將重要會議的會議記錄歸檔,《中國上市公司治理準則》中也明確要求上市公司的股東大會,董事會,監(jiān)事會會議都要形成規(guī)范 的會議記錄,并將之作為公司的重要檔案妥善保存，但據(jù)了解,出于種種原因很多組織并不重視會議記 錄有關(guān)工作,根本不做會議記錄或記錄不規(guī)范的情況還是很普遍的.
業(yè)務(wù)研究"規(guī)范管理,制度先行",為了促使會議記錄工 作的正常開展,各類組織有必要訂立制度,要求組織 中的各類正式會議必須做會議記錄并存檔,必要的 話以此作為今后工作考核的一個指標.
2.統(tǒng)一會議記錄格式 會議記錄應(yīng)準確反映會議基本情況.為防止記 錄的隨意性造成記錄項目缺失,可預(yù)先制作會議記 錄模板,提供給會議記錄人.其主要項目包括:
(1)會議名稱和屆次;
(2)會議召開的日期,起止時間,地點和召集人 (主持人)姓名;
(3)出席和列席會議人員的姓名及出席和列席 情況;
(4)會議議程或主要事項;
(5)與會人員的發(fā)言;
(6)每一決議事項的表決方式和結(jié)果(上市公司 還要求表決結(jié)果應(yīng)載明對會議審議事項贊成,反對 和棄權(quán)的人姓名及意見);
(7)記錄人. 在這里需要說明的是,各類組織會議記錄所采 用的紙式有所不同,有的組織是預(yù)先印制會議記錄 本,供專門使用,方便統(tǒng)一歸檔,但這樣做也有一些 問題不好解決,如:會議時間有長有短,討論的內(nèi)容 有多有少,所以記錄本上的預(yù)留空白不好掌握,使用 不甚方便;有的組織為了保證會議記錄清晰準確,經(jīng) 常在會后對手記會議記錄進行整理,打印,由出席會 議人員履行認可手續(xù)后再存檔,其所用的會議記錄 紙往往是活頁紙.用記錄本還是用活頁并不是原則 性的問題,關(guān)鍵是規(guī)定的項目,手續(xù)要齊全,并且所 用的紙張或其它載體材料要符合檔案保管的技術(shù)要 求,慎用那些不符合要求的再生紙等.
3.采取適當?shù)挠涗浄椒?會議內(nèi)容記錄有多種方法,需要針對會議的重 要性及會議具體內(nèi)容采取相應(yīng)的記錄方法:
(1)會議全錄:就會議的全過程進行完整記錄. 要對會議過程中每一個人的講話進行如實記錄,甚 至包括停頓,鼓掌,笑聲等描繪性的詞語.
(2)會議詳錄:較為詳細地記錄會議內(nèi)容,記錄 會議所有的重要信息.要將所有發(fā)言人的講話都記 錄下來,但不是記錄原話.
(3)總結(jié)式記錄:只是記錄每個人與會議主題有 關(guān)的講話.
(4)簡要記錄:只簡要地記錄某些事情.
(5)決定記錄:只記錄會議所做出的決定,不記 錄為做出決定所進行的討論.
(6)行動記錄:只記錄與會人員會后所應(yīng)采取的 具體行動.
(7)決定,行動記錄:對會議所做出的決定及會 后應(yīng)采取的行動進行記錄.
4.確保會議內(nèi)容記錄完整準確
不論采取哪種記錄方法,都要確保會議內(nèi)容記 錄完整準確.在這方面國外一些公司的做法還是比 較值得借鑒的: (1)通常由秘書做會議的專職記錄人,但現(xiàn)在一 些公司開會時,由會議出席人如董事輪流擔當會議 記錄人,這樣做可以更好地避免由于理解和認識上 的偏差造成的誤記.
(2)為了確保記錄人能夠完整記錄,將會議記錄 人的座位位置固定在會議主持人身邊,這樣,會議主 持人可以隨時了解記錄情況,必要時停頓或要求有 關(guān)發(fā)言人就未被記下的發(fā)言進行重復(fù).
(3)每一項議題討論中,主持人都要及時進行重 復(fù)和總結(jié),并將所做記錄讀給與會人員,得到大家的 認可后,再進入下一個議題.這樣做可以確保會議記 錄的準確性.
(4)下一次會議時的第一項議題就是討論前一 次會議的會議記錄,經(jīng)全體人員認可后簽字存檔.
5.履行必要的簽字手續(xù) 會議記錄是會議情況的真實記載,在某些情況 下還具有法律效力,所以它不能只是會議記錄人一 個人的工作,必須得到有關(guān)與會人員的認可后,才可 以算做是正式有效的會議記錄.這種認可的手續(xù)一 般是會議出席人閱讀并同意會議記錄內(nèi)容后在會議 記錄上簽字.例如,《中國上市公司治理準則》中規(guī) 定,董事會,監(jiān)事會的出席人和記錄人都應(yīng)在會議記 錄上簽名,有關(guān)人員還可以要求在記錄上對其在會 議上的發(fā)言做出某種說明性記載.有些公司還規(guī)定, 董事,監(jiān)事不在會議記錄,紀要,決議上簽字,視同不 履行董事,監(jiān)事職責. 總之,會議記錄是反映一個組織重要職能活動 的可靠記錄,是檔案的重要組成部分,確實有必要通 過嚴格的制度和措施對其形成過程進行有效控制, 從而保證其歸檔質(zhì)量。

如何做好會議記錄做好會議記錄要注意什么問題

對于如何做好會議記錄以及做好會議記錄需要注意的問題，團會網(wǎng)小編做了一下幾個總結(jié)：會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會議記錄工作。整理、提供利用檔案中發(fā)現(xiàn)，某些會議記錄的質(zhì)量問題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現(xiàn)有：
一、會議記錄本內(nèi)無目錄。特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護和保密。
二、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人；有些會議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記全名；有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內(nèi)容；有些會議記錄雖有會議內(nèi)容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。

三、會議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開。如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本（聯(lián)席會議例外），給保管和利用帶來不便。

四、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了；更有甚者，每次開會時臨時找?guī)讖埜宓陀涗?，過后就不知去向了。

五、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。

為了提高檔案質(zhì)量，做會議記錄應(yīng)該注意以下問題：
一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會議記錄本，按會議性質(zhì)分別記錄并按照會議的時間順序規(guī)范、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄，包括會議日期、內(nèi)容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應(yīng)把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護。

二、按照規(guī)范格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：
1、會議基本情況。包括會議名稱、開會時間（要寫明年、月、日及會議開始時間）、會議地點、出席人（人數(shù)不多的會議要把出席者的姓名都寫上，注明其他人員全部到會；人數(shù)過多的會議可只寫出席范圍和人數(shù)）、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會議主持人宣布開會前寫好。
2、會議內(nèi)容。包括會議議題、會議發(fā)言、會議結(jié)論等。會議內(nèi)容是會議記錄的重點，　記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。

檔案整理的工作程序

檔案整理的工作程序包括收集文件材料，確定歸檔范圍，歸檔分類，立卷（整理成件），分保管期限，文件排列，放置備考表，上架等。

我們大概看看其中的幾和工序，文件材料的收集對象主要有：反映本單位主要職能活動的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報、各種會議文件（包括會議記錄），領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒有復(fù)文的放在請示年歸檔。

不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價值的文件;二是重復(fù)性文件。

分類，第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個流水號。
第二種方法：在同一個年度內(nèi)根據(jù)機關(guān)單位機構(gòu)設(shè)置、職責分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進行立卷，一般采用年度問題，這種方法對文件資料比較多的單位適用。

然后應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進行排列。

裝訂。
(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。
發(fā)文裝訂順序：正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿；來文裝訂順序：來文-單位處理簽。
(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。

歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容?？梢杂勉U筆標記在首頁的右下角，編目時直接錄入每件的總頁碼。