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公文歸檔整理的步驟

時間:2023-01-08 作者:老師 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

公文歸檔整理的步驟

1、整理與事件相關的所有資料,將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失,在編寫頁碼時可采用“共*頁,第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后,將統(tǒng)一事件相關的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包,在電腦里建立一個專門的文件夾,進行備份。

3、用Excel表格建立資料臺賬,包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權利義務范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序將所有資料排列好,按照單位要求的標準格式進行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中,在檔案袋的封皮上編號,注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

公文歸檔整理的步驟

檔案整理的步驟

辦公室文件該怎么歸檔?

這個的話,就有很多中的歸檔方式了,主要看你的辦公文件都是什么樣類型的辦公文件了,你可以按照文件的類型來分類了,比如每個部門的文件,都歸納放在一起,有些部門文件比較多的話,就在對部門的文件進行分類的,而且在分類的時候,注意可以進行下備注,可以在一些文件的上面,用便利貼寫上一些簡單的著名,這樣的話,以后找起來的話,也會比較快一點,甚至以后辦理離職或者轉崗交接的時候,也會比較方便的。

還有就是可以依照文件的時間來歸檔的,畢竟有些文件要是比較舊的話,可能就不常用到,如果再找的時候,還要按照一個類型的文件一個個去翻的話,就比較累了,而且很浪費時間,效率也不高的,你可以按照時間分類,每年的文件放在一起,夾張紙隔開了,而且可以時間最近的放在最上面,時間最久的放在最下來,拿起來也方便。

還有就是可以按照重要新和不重要性來歸檔,如果是一些類似很重要的合同文件的話,就需要單獨的放在一起了,甚至可以說直接放在保險箱里,避免文件的丟失造成重大的影響,其他不重要的文件,就可以采用其他的方式歸檔了,這樣的話,也能防止工作中出現(xiàn)差錯了。

公文歸檔整理的步驟

不管是你采用那種的歸檔方式,一定要注意的就是盡量規(guī)定起來,以后都用這種方式歸檔,不要隨意的更換,而且主要是自己寫一下自己采用的歸檔方式,以及放置的位置,這樣的話,也方便別人也采用這種方式,避免給你增加了工作負擔。

通常情況下文字資料整理的基本步驟是

一,文書檔案整理的步驟:1、收集—2、分年度—3、確定歸檔范圍—4、分類(歸檔方法)—5、立卷(整理成件)—6、分保管期限—7、文件排列—8、裝訂—9、編號—10、數(shù)頁碼—11、裝盒—12、編目—13、放置備考表—14、上架。

二,文書檔案整理的方法:1、收集文件材料的收集對象:反映本單位主要職能活動的,應該立卷歸檔的文件材料,包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報、各種會議文件(包括會議記錄),領導人講話稿,電話記錄、出版物原稿(附原本),各種統(tǒng)計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。2、分年度按文件所形成的年度歸檔,不同的年度的文件一般不得放在一起歸檔,但跨年度的請示與批復放在復文年歸檔,沒有復文的放在請示年歸檔。3、確定歸檔范圍(1)、文件材料歸檔范圍(2)、不歸檔的文件材料的范圍不歸檔范圍文件材料主要有兩部分:一是沒有查考價值的文件;二是重復性文件。4、分類(歸檔方法)第一種方法:直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣,絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了,每年編一個流水號。第二種方法:在同一個年度內(nèi)根據(jù)機關單位機構設置、職責分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案,將文件按分類方案進行立卷,一般采用年度—組織機構(或問題),這種方法對文件資料比較多的單位適用,如區(qū)委辦、政府辦等單位。5、立卷(整理成件)6、分保管期限按照國家新的規(guī)定,2006年起的文書檔案的保管期限劃分為永久、定期(分30、10年)兩種。7、文件排列應按其相互之間的聯(lián)系,有條理地進行排列。8、裝訂(1)按件裝訂:一般以每份文件為一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文前,被轉發(fā)文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。發(fā)文裝訂順序:正文—領導簽發(fā)單—底稿;來文裝訂順序:來文—單位處理簽(有領導重要批示才存,只是傳閱簽名的不存。)(2)去除金屬釘,換不銹鋼釘。

9、編號歸檔文件應依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。10、數(shù)頁碼可以用鉛筆標記在首頁的右下角,編目時直接錄入每件的總頁碼。11、裝盒歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫盒面及盒脊有關內(nèi)容。(盒面填寫單位名稱,盒脊填寫年度、期限、起止件號等。12、編目歸檔文件應依順序編制歸檔文件目錄,歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。(歸檔文件目錄錄入GD2000檔案軟件自動生成,無軟件的單位要手工逐件編制)。13、放置備考表每盒歸檔文件都應放置一份備考表。備考表應填寫盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期,并放置盒底。14、上架將整理完畢的檔案按一定順序排列上架進柜。

資料歸檔整理怎么做

1、將全部文件收集起來,文件歸檔工作是按一定周期進行的,可能是一年,也可能是一個季度。

2、按照相關章程進行篩選,剔除沒有當前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件。

3、劃分類別和級別,無法劃分級別的文件,可酌情與本部門文件并列歸檔。

4、確定保管期限,歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關規(guī)章制度來預留足夠的保管期限。

5、修繕文件內(nèi)容,檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事,獲取正確內(nèi)容并對文件進行修補增刪,另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

公文歸檔的方法

當然是根據(jù)國家標準好,這都是經(jīng)過實踐證明且輕質(zhì)有效,統(tǒng)一使用的方法,不過我先給您一份我寫的,后面附上國家標準,祝成功,

文件、記錄歸檔的有關規(guī)定
1. 目的
規(guī)范公司文件、資料的管理,確保公司資料完整,便于查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號歸類存放,能成冊的按月整理成冊,按年裝訂成卷,例如:信息反饋單、電話記錄、領料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項目的有關記錄按項目成套保管,項目結束時,每個項目單獨裝訂成冊,按年裝訂成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理評審系列記錄、ZHHK-JL/06的質(zhì)量計劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項目建議書一直到ZHHK-JL/11的設計和開發(fā)更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時組卷外,其余記 錄按月整理,按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負責將各類證書、證件登記編號;屬于個人的證書,復印留底后,歸還個人保管;屬于公司的證書由綜合部統(tǒng)一保管。
3.1.3. 技術資料的保管
技術材料,從立項開始,直至成果推廣應用各階段形成的文件材料,使用后交到綜合部保管,待成果推廣后,將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關性的文件整理在一起,隨時將文件歸到相應的類別,年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發(fā)布后要在綜合部登記備案,年底按文件編號的順序裝訂成卷。 有保存價值的通知按公司文件處理,附在公司文件后面,按發(fā)布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內(nèi)要有目錄
3.2.2.卷要有編號
編號規(guī)則:xx--xxx

文件類別代號:記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經(jīng)常使用,所以不用組卷,但要有目錄。證書、證件 單獨編號。

附上國家標準:

中華人民共和國檔案行業(yè)標準

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施

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1 范圍

本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。

2 定義

本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件 ,原件與復制件為一件,轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件。

3 整理原則

遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用。

4 質(zhì)量要求

4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5 整理方法

5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度-機構(問題)-保管期限或保管期限-年度-機構(問題)等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類(本項可以視情況予以取舍)。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項,并可設置機構(問題)等選擇項。(見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項,不選用時無須設置。以下同)。
5.4.1 全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,如1978。
5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號:文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號,分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內(nèi),按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構(問題):作為分類方案類目的機構(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。
5.5.1.1 件號:填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者。
5.5.1.3 文號:文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名:文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的,可自擬標題,外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期:文件的形成時間,以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日,如19990909。
5.5.1.6 頁數(shù):每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注:注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型(長×寬為297mm×210mm)。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱,填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等。(見圖A4(a))。
5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構(問題)等選擇項。其中,起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號,中間用“-”號連接;盒號即檔案盒的排列順序號,在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后,項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期(見圖A5)。
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人:負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。

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