檔案數(shù)字化成效

蔣洪明 田 爽 王 純

（江蘇省地質資料館）

摘 要 館藏電子地質資料是江蘇地質資料館館藏紙質地質資料掃描數(shù)字化工作的重要成果，也是解決館藏地質資料檔案長期保存、集約保存所依托的重要載體形式。因此，如何確保地質資料數(shù)字化成果數(shù)據真實可靠、完整安全并實現(xiàn)長期可讀，具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文重點闡述了館藏地質資料數(shù)字化成果數(shù)據備份流程，以及數(shù)字化成果備份工作的實踐體會。

關鍵詞 地質資料 數(shù)據備份 載體

隨著信息技術的快速發(fā)展，長期以紙質為主要載體的館藏地質資料，已經遠遠不能滿足社會發(fā)展的需求。紙質地質資料經數(shù)字化掃描后所形成的地質資料成果數(shù)據，將是今后為社會提供利用的主要載體形式，也是社會信息化發(fā)展的必然趨勢。館藏地質資料數(shù)字化成果數(shù)據的安全備份，不僅將推進地質資料信息化的發(fā)展，保障地質資料數(shù)據的信息安全，而且使地質資料為全社會提供更廣泛、更方便、更快捷的服務，奠定了強有力的數(shù)據保障基礎。

1 地質資料數(shù)字化成果數(shù)據概述

地質資料是地質工作成果的主要表現(xiàn)形式，是地質工作服務社會的主要載體，也是地質檔案信息資源的重要組成部分。為了解決館藏地質資料檔案長期保存、集約保存問題，我省于 1998 年初開展了館藏地質資料檔案數(shù)字化實踐探索工作。通過近十年的持續(xù)努力，江蘇地質資料館完成了全部館藏地質資料檔案數(shù)字化工作。大部分數(shù)字化成果數(shù)據已導入館藏地質資料檔案電子閱覽室系統(tǒng)，為地質資料檔案利用者提供查閱利用，部分公益性、基礎性非涉密地質資料成果數(shù)據已發(fā)布在館網站上，為社會公眾查閱利用。

館藏地質資料檔案掃描數(shù)字化成果是館藏檔案資源的重要組成部分，安全保管好這些電子數(shù)據是踐行“對歷史負責，為現(xiàn)在服務，替未來著想”的舉措之一，有著極其重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

2 館藏地質資料成果數(shù)據備份載體

隨著信息化時代發(fā)展的突飛猛進，地質資料成果電子數(shù)據的備份是一項長期持續(xù)發(fā)展的重要任務工作。地質資料成果電子數(shù)據是館藏無形資產，數(shù)據備份已深入人心。光盤具有存儲適量，壽命長、價格低、查找方便等特點，因此，它是電子數(shù)據備份長期安全保存的有效載體。

2.1 建立備份管理體制

根據地質資料館藏的工作實際情況，制定適合的《光盤備份工作規(guī)范》是一項重要工作。因為合理的工作規(guī)范、制度可以對整個項目施行全程的管理與監(jiān)控，它是保證館藏電子資料數(shù)據備份工作規(guī)范化、確保電子數(shù)據長期保存的有效途徑。通過明確的管理制度，規(guī)范執(zhí)行方法和技術手段，實現(xiàn)長期保存的長遠規(guī)劃。

2.2 光盤選擇特點

光盤記錄方式有多種，分為只讀光盤、一次寫入光盤、可重寫（多次寫）光盤。備份的數(shù)據可以劃分為兩類：一類是可恢復性數(shù)據，一類是憑證性數(shù)據。用于記錄恢復性數(shù)據可采用重寫光盤，而我們在地質資料成果數(shù)據備份中，選用憑證性數(shù)據的記錄方式，一次性寫入光盤。

在數(shù)據備份中，選用光盤的記錄格式也很重要。通常有 CD、DVD。格式的選用，是與數(shù)據信息總量有直接關系的。CD 光盤容量為 700MB，DVD 光盤的容量為 4.7GB?？梢愿鶕攫^實際數(shù)據量，選擇合適的光盤記錄格式。

2.3 數(shù)據備份制作要求

在進行館藏地質資料數(shù)字化成果備份過程中，光盤制作的實質就是將數(shù)據遷移，將原數(shù)字化掃描形成的數(shù)據完整、準確、有效地遷移到光盤上。在光盤刻錄倍速的選擇上，對 CD/DVD 刻錄最佳倍速選擇應該是該光盤最高倍速的 0.6 倍左右。CD—R 的最高倍速選擇，刻錄應在采用 24 ～ 30 倍速，DV—R 的最高倍速應采用 8 ～ 12 倍速。倍速太低會影響工作效率，倍速太高影響刻錄的質量。

2.4 數(shù)據保存載體管理的必要性

在制作完成數(shù)據備份后，光盤的規(guī)范保存是數(shù)據安全性保證的重要環(huán)節(jié)。因此，必須將光盤置于－ 5℃，5% ～ 95%RH（標準：4℃～ 20℃，20% ～ 50%RH）環(huán)境下保存。禁止將光盤裸露在陽光或長時間在強光下照射，避免光盤接觸灰塵，非使用狀態(tài)應置于光盤盒中，禁止交光盤長期平入或疊壓。在刻制完成時，應盒裝豎立碼放，并保存在專用設備中。

3 江蘇館地質資料數(shù)字化成果備份工作實踐

為做好館藏地質資料成果數(shù)據的安全保存與備份工作，我館制定了嚴格規(guī)范的管理制度與工作方法。

3.1 建立館藏地質資料成果數(shù)據備份管理制度

參照國家相關規(guī)范、規(guī)定，我們研究制定了適合于本館的《電子地質資料檔案數(shù)據備份工作規(guī)定》、《光盤備份工作規(guī)范》。從工作計劃、質量監(jiān)督、資料安全管理等方面作出明確要求，為規(guī)范、有序、高效、高質量地開展電子地質資料成果數(shù)據安全備份工作，提供了強有力的制度保障。

3.2 館藏地質資料成果數(shù)據備份內容

鑒于因快速推進數(shù)字化進展等客觀原因，初期完成的數(shù)字化成果數(shù)據，未能嚴格按照檔案號由小到大順序進行光盤組盤。為了便于今后成果電子數(shù)據的檢索與管理，現(xiàn)將已完成的數(shù)字化地質資料檔案數(shù)據，按照地質資料檔案檔號由小到大的順序，以 1 ～ 100 檔為一組，建立工作文件夾，轉移數(shù)據至專用服務器內，從而為后期開展數(shù)據備份工作提供數(shù)據源。同時，在每一組文件夾中建立相應文本文件加以備注說明，以便于數(shù)據轉存?zhèn)浞葸^程中，可查詢參照利用。

3.2.1 數(shù)據核查及情況登記

每一檔資料進行光盤瀏覽檢查，是地質資料成果數(shù)據備份的重要內容。在對地質資料檔案電子文檔檢查過程中，必須嚴格按照《地質資料檔案電子文檔光盤原盤轉存情況登記情況表》、《地質資料檔案電子文檔光盤重組盤轉存情況登記情況表》的相關要求，做好詳細的工作記錄，完整填寫每一檔地質資料檔案的檔號、容量、電子文件個數(shù)。在計算機瀏覽檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)電子文件有損壞現(xiàn)象的，必須從庫房中借出原始紙質地質資料，進行嚴格核實對照，并按照成果地質資料制作的相關要求，用紙質資料重新掃描、整飾，從而使發(fā)生損壞的地質資料成果數(shù)據補充完整。

3.2.2 光盤數(shù)據備份

將完成光盤瀏覽檢查的合格電子文件數(shù)據，采用 4×（5.540kB/s）的速度進行刻錄備份。每刻錄完成一份光盤內容的備份，工作人員必須認真細致地對形成的光盤數(shù)據信息進行再次檢查及核對，保證數(shù)據不丟失、不遺漏、不重復。在地質資料成果數(shù)據光盤中，電子文件個數(shù)，電子文件的容量及電子瀏覽復核檢查情況，都必須做好相應的記錄。在光盤的外盒上，要求貼上光盤目錄標簽，光盤目錄標簽內容包括光盤號、地質資料檔號、資料名稱、電子文件個數(shù)、盤容量大小、刻盤日期等基本信息。

3.3 館藏完成工作情況

我館按照工作部署要求，通過精心組織數(shù)字化項目組工作人員，歷時約 7 個月，完成了館藏地質資料檔案數(shù)字化成果轉存?zhèn)浞萑蝿?。累計完成電子?shù)據備份 5699 檔，形成 7637213 個電子文件，數(shù)據容量達 569.88GB，制作完成 DVD 光盤三套（計 141×3=432 張）。一套為館中留存，一套提供社會利用，一套實行異地保存。從而實現(xiàn)了館藏地質資料檔案數(shù)字化成果提供利用、原地保存和異地保存三同步目標，也奠定了館藏地質資料檔案長期保存、集約保存的堅實基礎。

紙質歷史檔案的數(shù)字化加工成果是什么

利用生產設備完成對產品的加工。紙質歷史檔案內容顯示，數(shù)字化加工成果是利用生產設備完成對產品的加工。數(shù)字化加工主要針對報紙、書刊、雜志、圖冊、表單、公文等形式的紙介數(shù)據，通過專業(yè)化的解決方案，加工成PDF、Html、Txt、Doc、Xls等多種可編輯的電子文件格式。

干貨：檔案數(shù)字化加工，核心7大步驟，檔案管理人必備！

本期主編：橙子

話不多說，進入正題了！

（1）紙質檔案數(shù)字化需要相應的設備和場所，數(shù)字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、 備份設備、數(shù)碼相機等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數(shù)字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設置。

掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據需要和檔案的紙張質量進行選擇。

顏色常常又和圖像存儲格式相關聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據以上參數(shù)的確定，再進行亮度、對比度的微調。

標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門 的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠實現(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質文件數(shù)字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應達到100%。

檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字 復印一一對應，檢查合格率應為100%，發(fā)現(xiàn)問題時，必須重新修改完善。

將通過檢查的數(shù)據可以離線保存。應根據數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并 盡可能完整地描述相關文檔 。

包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規(guī)定。

交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時經雙方蓋章確認后方才生效。

這期就說到這里，歡迎在評論區(qū)留下你的看法，覺得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見。

江門：“一標三片區(qū)”模式為全省提供樣板

在進行農村土地承包經營權確權登記頒證的過程中，工作人員通過航拍、定位、實測、繪圖等，留存了海量的檔案記錄，這些檔案記錄經規(guī)范整理后將成為永久性的檔案資料。
這些資料大有用途：是農村土地承包經營權確權工作的真實反映和歷史見證，是維護農民合法權益的原始依據，是穩(wěn)定農村土地承包制度的重要保證。
然而，這些檔案資料如何管理是土地確權真正發(fā)揮作用重要的一環(huán)。
為此，2014年11月底，原農業(yè)部、國家檔案館就印發(fā)了《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理辦法》，2017年，《廣東省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理實施辦法》也正式出臺，均對農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理作出規(guī)范。
隨著數(shù)字農業(yè)農村的發(fā)展，土地承包經營權確權登記頒證檔案的電子化已然成為一個重要的趨勢，江門順勢而為，創(chuàng)新“一標三片區(qū)”模式，全力推進確權檔案數(shù)字化。
成效
掃描超1729萬頁，約占總量80%
確權檔案數(shù)字化加工是確權檔案進館移交的基礎工作之一，江門市農村土地確權工作涉及鎮(zhèn)（街）71個、農戶（承包方）566267戶、經濟合作社（發(fā)包方）11980個。
只有全面做好土地確權檔案的收集整理、數(shù)字化及安全保管工作，才能確保土地確權檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。
為此，江門市在完成農村土地承包經營權確權登記頒證工作的基礎上，創(chuàng)新“一標三片區(qū)”模式，投入465萬元，整市推進農村土地承包經營權確權檔案數(shù)字化加工工作。
2019年，江門市農業(yè)農村局通過公開招標采購的方式，選定3家確權檔案數(shù)字化加工服務供應商，按照《廣東省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理實施辦法》和《廣東省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案整理與移交工作要求》的標準，分片區(qū)負責全市農村土地承包經營權確權檔案數(shù)字化加工工作。
截至2020年5月，已完成掃描約1729萬多頁，約占總量的80%。其中蓬江區(qū)、江海區(qū)、臺山市已基本完成檔案掃描，待圖片質檢無誤后，開展編號、數(shù)據存儲及數(shù)據掛接等工作，其他市（區(qū)）的掃描工作正在有序進行中?？梢哉f，全市基本完成紙質檔案整理、掃描等基礎工作，正籌備檔案數(shù)字化加工成果驗收及檔案后續(xù)移交進館等工作。
舉措??
做好統(tǒng)籌協(xié)調，明確責任
在推進農村土地承包經營權確權檔案數(shù)字化工作時，江門首先做到統(tǒng)籌協(xié)調，明確責任。全市加強統(tǒng)籌，以政府購買服務形式實施農村土地承包經營權確權檔案數(shù)字化加工項目。
市、縣級農業(yè)農村部門負責統(tǒng)籌協(xié)調確權實體檔案歸檔、檔案數(shù)字化加工服務項目采購、工作進度檢查督導及成果驗收等工作，確保中標服務商順利完成檔案數(shù)字化加工各項工作；市、縣級檔案管理部門和檔案館負責檔案實體與數(shù)字化加工標準制定、技術指導及確權檔案管理的監(jiān)督和培訓，協(xié)同推進實體檔案歸檔和數(shù)字化加工、成果驗收，及后續(xù)移交進館等工作。各鎮(zhèn)（街）做好確權原始材料收集、歸檔與保存，加強與檔案數(shù)字化加工服務商溝通協(xié)作。
同時，全市協(xié)調資金，優(yōu)化配置。2014年，全市各級財政編制的農村土地確權工作專項經費預算中未包含檔案數(shù)字化工作費用，也未納入確權技術服務采購內容。結合江門市確權工作專項經費實際結余情況，經請示市政府，同意調整江門市農村土地確權工作專項資金用于確權檔案數(shù)字化加工工作，所需采購資金由各市（區(qū)）在農村土地確權頒證經費中統(tǒng)籌安排解決，按照確權補助經費管理辦法實行總額包干。充分做到了資金的優(yōu)化配置，為確權檔案數(shù)字化工作提供了資金保障。
在此基礎上，江門全市壓實責任，加強督導。聯(lián)合印發(fā)《關于加快農村土地確權檔案數(shù)字化加工工作的通知》，明確協(xié)調機制與進度安排，要求縣級農業(yè)農村部門加強對農村土地確權檔案歸檔、數(shù)字化加工與驗收及移交進館等工作的統(tǒng)籌協(xié)調，督促各鎮(zhèn)（街）完善原始材料的收集，督促測繪公司加快整理并移交檔案，督促檔案數(shù)字化加工中標公司加快完成檔案數(shù)字化加工等工作；要求縣級檔案部門和檔案館加強對農村土地確權檔案的監(jiān)督指導和培訓，協(xié)同推進確權檔案實體和數(shù)字化加工、成果驗收及后續(xù)移交進館等工作。
創(chuàng)新??
完善機制，總結經驗模式
江門建立健全工作協(xié)調、檢查督導、情況通報、信息報送等工作機制，明確檔案數(shù)字化加工成果縣級驗收、市級聯(lián)合檢查審定、實體檔案和數(shù)字化成果移交進館等具體工作節(jié)點，倒逼各市（區(qū)）克服困難、因地制宜、創(chuàng)新方式方法，加快推動各項工作。同時，及時交流、總結工作中形成的經驗模式，努力形成農村土地承包經營權確權檔案數(shù)字化的“江門探索”，供全省有關工作推進作參考。
這種“江門探索”中一大創(chuàng)新就是形成了“一標三片區(qū)”模式，按照確權工作實際及檔案預估掃描量，將轄下7個市（區(qū)）按工作需求情況分為A、B、C三個片區(qū)，以市級名義統(tǒng)一進行招標采購，并分類督導推進各項工作。
目前，全市確定3家檔案數(shù)字化加工服務商，分別負責三個片區(qū)的檔案數(shù)字化加工工作。同時，各市（區(qū)）作為檔案數(shù)字化加工實施主體，做好與各檔案數(shù)字化加工服務商、各鎮(zhèn)（街）的溝通協(xié)作，充分保障檔案數(shù)字化加工場所、設備運行及檔案保存等工作條件；各鎮(zhèn)（街）積極配合，按要求將紙質檔案移交檔案數(shù)字化加工服務商進行數(shù)字化加工。全市形成市級統(tǒng)籌、縣級實施、鎮(zhèn)級配合、分類推進的良好工作格局。
江門還在實踐中總結經驗。各市（區(qū)）在數(shù)字化工作中積極克服困難，組織數(shù)字化服務供應商與確權測繪公司進行溝通，針對確權檔案缺頁、漏頁和順序錯誤等問題，與雙方公司協(xié)商整改方案，充分發(fā)揮主觀能動性，形成了一套“數(shù)字化公司反饋問題，測繪公司將問題轉包至數(shù)字化公司整改”的模式。通過數(shù)字化發(fā)現(xiàn)并由測繪公司委托數(shù)字化公司解決問題的方式，提高了工作效率解決了現(xiàn)實問題，加快了數(shù)字化項目進程。目前，相關合作細節(jié)正在進一步溝通中。
臺山：所有檔案已移交數(shù)字化公司進行掃描
臺山市承包地經營權確權工作涉及農戶多、范圍廣，在江門市委、市政府的高度重視下，克服財政緊張的困難，每年積極爭取檔案存放工作經費接近20萬元，為當?shù)卮_權檔案存放工作提供財政保障。
同時，2018年起，臺山市已于新寧體育館二樓租賃兩間386平方米辦公室用于臨時存放確權檔案及數(shù)字化加工辦公。同時，按照相關檔案管理要求配備檔案柜200套，安裝了鐵窗、鐵門、空調抽濕，配置有監(jiān)控設備和實行24小時值班人員巡邏，確保檔案資料安全。
為督促各鎮(zhèn)（街）、中標技術公司扎實做好自查、核查，認真組織做好驗收工作，臺山市農業(yè)農村局結合實際，于2018年12月21日轉發(fā)《江門市檔案局 江門市農業(yè)局〈江門市農村土地承包經營權確權登記頒證檔案整理及移交實施方案〉的通知》，組織不少于10次培訓會議下鄉(xiāng)指導鎮(zhèn)（街）、中標技術公司做好入盒、裝訂、資料存放等工作，制作標準模板和整理規(guī)范。
從2019年8月15日開始，臺山市農業(yè)農村局聯(lián)合市檔案局、市自然資源局分期分批開展檔案驗收，做到成熟一批驗收一批、檔案不完善經整改再驗收，確保檔案資料真實完整，符合移交標準。
截至2020年6月，已組織開展5次驗收，5次整改工作，完成17個鎮(zhèn)（街）（鎮(zhèn)級634件、84盒；村級10947件、835盒）、4個中標技術公司（村級281盒、村小組3919盒；發(fā)包方4791盒；承包方17858盒）確權檔案的驗收并移交數(shù)字化掃描公司。
為確保年內全面完成土地確權檔案數(shù)字化加工工作，根據江門市農業(yè)農村局、江門市檔案局《關于加快農村土地確權檔案數(shù)字化加工工作的通知》要求，現(xiàn)臺山市所有檔案已移交數(shù)字化公司進行掃描。
目前，完成617萬頁電子化數(shù)據加工，占總進度93%，計劃6月底全面完成數(shù)字化加工工作。接下來，將聯(lián)合市檔案館協(xié)同推進確權檔案實體和數(shù)字化加工、成果驗收及后續(xù)移交進館等工作。