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智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領航者,讓信息價值超越期待

檔案資料室

時間:2023-01-18 作者:老師 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

檔案資料室

可以的
不過要做好防潮、防鼠等工作

檔案資料室

單位資料室是干什么的

機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位中負責管理本單位檔案的機構,國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的基層組織。大中型機關一般都設有檔案機構,管理本單位形成的檔案,但機構的名稱不盡相同。檔案室的本質特征是統(tǒng)一管理本單位檔案和主要為本單位服務。它是一個單位檔案信息存儲、加工和傳輸?shù)姆詹块T,與本單位的領導和各組織機構發(fā)生聯(lián)系,為領導決策、處理工作、組織生產、進行科研等活動提供依據(jù)和參考材料。機關檔案室工作是機關工作的組成部分,是提高行政工作效率的必要條件。企業(yè)、事業(yè)單位檔案室工作是生產管理、技術管理、科研管理不可缺少的環(huán)節(jié)。檔案室又是國家檔案事業(yè)組織系統(tǒng)中的基層組織,是檔案館工作的基礎。檔案室保存的檔案,不僅對本單位的工作、生產和科研有現(xiàn)實查考價值,而且其中具有長久保存價值的部分,是國家的檔案財富,具有歷史文化價值。因此,檔案室具有為國家檔案館積累和輸送檔案文化財富的性能,其移交檔案的完整程度、價值的高低、整理質量、保管狀況等等,都會直接影響到檔案館的館藏質量。檔案室的上述雙重性質,支配著檔案室的整個工作活動。
《地方各級人民政府機構設置和編制管理條例》
第九條地方各級人民政府行政機構的設立、撤銷、合并或者變更規(guī)格、名稱,由本級人民政府提出方案,經(jīng)上一級人《中華人民共和國政府信息公開條例》
第七條各級人民政府應當積極推進政府信息公開工作,逐步增加政府信息公開的內容。
第八條各級人民政府應當加強政府信息資源的規(guī)范化、標準化、信息化管理,加強互聯(lián)網(wǎng)政府信息公開平臺建設,推進政府信息公開平臺與政務服務平臺融合,提高政府信息公開在線辦理水平。
第九條公民、法人和其他組織有權對行政機關的政府信息公開工作進行監(jiān)督,并提出批評和建議。
民政府機構編制管理機關審核后,報上一級人民政府批準;其中,縣級以上地方各級人民政府行政機構的設立、撤銷或者合并,還應當依法報本級人民代表大會常務委員會備案。
第十條地方各級人民政府行政機構職責相同或者相近的,原則上由一個行政機構承擔。行政機構之間對職責劃分有異議的,應當主動協(xié)商解決。協(xié)商一致的,報本級人民政府機構編制管理機關備案;協(xié)商不一致的,應當提請本級人民政府機構編制管理機關提出協(xié)調意見,由機構編制管理機關報本級人民政府決定。
第十一條地方各級人民政府設立議事協(xié)調機構,應當嚴格控制;可以交由現(xiàn)有機構承擔職能的或者由現(xiàn)有機構進行協(xié)調可以解決問題的,不另設立議事協(xié)調機構。為辦理一定時期內某項特定工作設立的議事協(xié)調機構,應當明確規(guī)定其撤銷的條件和期限。
第十二條縣級以上地方各級人民政府的議事協(xié)調機構不單獨設立辦事機構,具體工作由有關的行政機構承擔。
第十三條地方各級人民政府行政機構根據(jù)工作需要和精干的原則,設立必要的內設機構??h級以上地方各級人民政府行政機構的內設機構的設立、撤銷、合并或者變更規(guī)格、名稱,由該行政機構報本級人民政府機構編制管理機關審批。

檔案資料室

如何搞好檔案資料室管理

做檔案資料工作首先要具備的一條就是細心。如果不具備其它的免談。
1、分類。把各項檔案資料先分類,按什么分由你決定或者由領導過目后決定。
2、建立檔案索引。。
3、歸檔。按不同的類型放在一處。
4、建立閱讀者或借閱者檔案資料庫,否則以后又成一鍋粥。
最好是找個細心的女孩或男孩子來管理。不要讓老太或老頭管理。

企業(yè)新建檔案室,應如何來做?

  一、對檔案文件資料進行分類

  比如管理制度、圖紙、標準、人事檔案等。也可根據(jù)需要在大類下設置小類,比如圖紙大類下設置電器圖紙、機械圖紙、建筑圖紙等。

  企業(yè)遲早要進行ISO9000的體系認證,其中就有文件管理的內容,因此,在認證之前,在對各類檔案文件資料編號時,都最好按照體系相關要求進行,以免認證時重新編號的麻煩。

  二、建立檢索系統(tǒng)

  文件預期較多的話,最好是制作與檔案文件資料對應的檢索卡,以便查閱。至少也要建立檢索目錄,這樣可以提高查閱的效率。

  三、設置存放地點及相關硬件設施

  選擇獨立的房間作為資料室,在設置必要的卷柜及書架等,其上固定同文件大類對應的標牌。

  四、電腦化

  這包括兩個方面,一是檢索系統(tǒng)的電腦化,一是檔案文件資料的電腦化。

  這樣做的目的也有兩個,一是提高文件的查閱效率,提高資料的利用率,二是為將來企業(yè)的OA建設打下基礎。

  五、防火防潮設施

  這個不用多說,相信誰都明白意義在哪。

  六、制度建設

  制度主要包括幾類:

  1、檔案文件資料的歸檔制度。

  比如合同每年裝訂歸檔,技術文件如圖紙等在項目結束就要歸檔,而且資料室簽字確認歸檔后,管理部門才可視為項目結束。

  2、資料借閱制度

  這不僅是指借閱的手續(xù),更重要的是資料的保密級別,比如生產線的員工就不應該有查閱銷售合同的權限。

  3、文件銷毀的相關規(guī)定,比如一些管理文件在失效后,就要及時銷毀,否則占用地方。而且要規(guī)定,文件的銷毀決定權歸口單位,還要規(guī)定銷毀方式,不能隨手就扔到垃圾箱里,因為那可能會造成泄密。

  七、專職人員

  檔案文件資料的管理,是公司信息管理的重要部分,貴公司既然能在建立之初就想到這個問題,我相信,貴司的相關領導是很有遠見的。既然如此,對于這項工作的重視就要考慮到專人的問題。

  要求具備的條件至少有以下幾個:

  1、具有一定的檔案管理經(jīng)驗。

  2、熟悉電腦操作。至少比較熟悉WORD、EXCEL,最好對局域網(wǎng)也有一定了解。

  3、具有嚴守企業(yè)機密的職業(yè)道德。當然,上崗之前簽訂保密合同是必須的。

檔案室都干什么

  檔案室(archives room),機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位中負責管理本單位檔案的機構,國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的基層組織。
  大中型機關一般都設有檔案機構,管理本單位形成的檔案,但機構的名稱不盡相同。在歐美一些國家稱登記室,如德國人J.von 拉明根著的《登記室及其機構和管理》(1571)、德國的早期檔案刊物《檔案館學和登記室學》(1806)、美國人T.R.謝倫伯格著的《現(xiàn)代檔案—原則與技術》(1956),都使用了登記室的概念。國際檔案理事會組織編纂的 《檔案術語詞典》 (1984)收錄了“登記室”(registry)詞條,定義為:“機關、團體、組織中負責形成、管理和保存現(xiàn)行案卷、文件和半現(xiàn)行文件的部門。” 蘇聯(lián)在各部和其他各主管部門 、組織、企業(yè),在中央和地方蘇維埃與工會委員會、合作社聯(lián)合組織及其他社會組織中,都建立有檔案室,統(tǒng)稱機關檔案室。在中國,宋代各級國家機關普遍設立架閣庫,金、元、明、清均沿襲宋制,亦設架閣庫,具有機關檔案室的性質。中華民國時期開始把管理本機關檔案的機構稱為檔案室。當代中國在大多數(shù)機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位中都設有檔案室。
  檔案室的本質特征是統(tǒng)一管理本單位檔案和主要為本單位服務。它是一個單位檔案信息存儲、加工和傳輸?shù)姆詹块T,與本單位的領導和各組織機構發(fā)生聯(lián)系,為領導決策、處理工作、組織生產、進行科研等活動提供依據(jù)和參考材料。機關檔案室工作是機關工作的組成部分,是提高行政工作效率的必要條件。企業(yè)、事業(yè)單位檔案室工作是生產管理、技術管理、科研管理不可缺少的環(huán)節(jié)。檔案室又是國家檔案事業(yè)組織系統(tǒng)中的基層組織,是檔案館工作的基礎。檔案室保存的檔案,不僅對本單位的工作、生產和科研有現(xiàn)實查考價值,而且其中具有長久保存價值的部分,是國家的檔案財富,具有歷史文化價值。因此,檔案室具有為國家檔案館積累和輸送檔案文化財富的性能,其移交檔案的完整程度、價值的高低、整理質量、保管狀況等等,都會直接影響到檔案館的館藏質量。檔案室的上述雙重性質,支配著檔案室的整個工作活動。
  檔案室的職責是:①指導、監(jiān)督本單位文件材料的歸檔工作,保證應歸檔的文件材料完整、系統(tǒng),并按時向檔案室移交;②負責管理本單位的全部檔案,對檔案進行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計,并編制必要的檢索工具、文件匯編和參考資料,積極提供利用,為本單位的工作、生產和科研服務;③為國家積累檔案財富,把具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案館;④有些中央和地方專業(yè)主管機關、大型企事業(yè)單位的檔案室,除管理本單位檔案外,還對本系統(tǒng)所屬單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
  在中國,檔案室的數(shù)量大、分布廣、類型多。可歸納為:①機關檔案室。指中央、省、地、縣、鄉(xiāng)各級機關和人民團體建立的檔案室,負責管理本機關形成的各種門類和各種載體形式的檔案。機關檔案室受本機關辦公廳(室)領導,在業(yè)務上受同級和上級檔案事業(yè)管理機關的指導、監(jiān)督和檢查。②科學技術檔案室。③綜合檔案室。指企業(yè)、事業(yè)單位建立的綜合性檔案保管機構,統(tǒng)管本單位形成的各種類型的檔案。綜合檔案室是企事業(yè)單位檔案機構設置的一個發(fā)展趨勢,它有利于加強本單位檔案工作的統(tǒng)一管理,便于綜合開發(fā)和利用檔案信息資源,也符合機構精簡原則。④檔案資料信息中心。一些大型企業(yè)、事業(yè)單位建立的統(tǒng)一管理檔案、圖書、情報、資料的機構,實行信息資源一體化管理,為本單位綜合利用信息服務。⑤聲像檔案室。專門管理電影片、電視片、錄音帶、錄像帶、唱片、照片的檔案室。在電影制片廠、電視制作中心、新聞攝影部門、圖片社、唱片公司、廣播電臺等部門,一般都設有管理某些或某一種類聲像檔案的檔案室。⑥人事檔案室。機關人事部門設立的專門管理職工的履歷、自傳、考核、獎懲、任免、職稱、學位、工資、級別、離休、退休、退職等個人材料的檔案室。至于人事部門在工作活動中形成的一般人事文件材料,歸機關檔案室管理。⑦聯(lián)合檔案室。

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