電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一章　總 則第一條　為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市機關、團體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。第三條　本辦法所稱電子文件是指機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，以及實體檔案經數字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條　電子文件管理與歸檔應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持“分級管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密”的原則。第五條　市、縣（市）區(qū)人民政府應當加強電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機構，明確人員編制，將所需經費納入同級財政預算，并建立責任追究、目標管理制度。第二章　機構與職責第六條　市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負責組織、協調行政機關電子文件管理與歸檔工作。第七條　市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門應當為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統一電子文件數據標準，指導制定檔案信息化建設規(guī)劃，做好檔案信息化項目立項管理、組織協調、技術論證和項目建設評估工作。第八條　市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門應當會同相關部門，按照國家、省有關規(guī)定和業(yè)務規(guī)范，統一電子檔案的有關數據標準，建立檔案信息資源共享平臺，對電子文件歸檔進行監(jiān)督管理。同時，加強對企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導。第九條　保密行政主管部門對全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進行指導、協調、監(jiān)督和檢查。第十條　市、縣（市）區(qū)國家綜合檔案館負責接收和保管其接收范圍內各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專業(yè)檔案館和部門檔案館按行業(yè)標準負責本專業(yè)、部門電子檔案的接收、管理、利用。第十一條　電子文件形成單位負責屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。第三章　收集與歸檔第十二條　電子文件形成單位應當實時收集電子文件，并即時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實、有效。第十三條　電子文件形成單位的檔案管理機構對符合下列歸檔范圍的電子文件，應當進行收集：

　?。ㄒ唬┓从潮緳C關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的；

　?。ǘC關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的；

　　（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級、同級機關的文件材料，下級機關的重要報送件；

　?。ㄋ模┍締挝还ぷ骰顒又行纬傻恼诫娮游募半娮游募男纬蛇^程稿；

　　（五）其他對本機關工作具有查考價值的。

　　電子文件在收集時，應當同時收集相應的背景信息和元數據。第十四條　收集的電子文件類型包括：

　　（一）文本文件：用文字處理技術形成的文字文件、表格文件；

　?。ǘ﹫D像文件：用掃描儀、數碼相機等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　?。ㄈ﹫D形文件：用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　?。ㄋ模┯跋裎募河靡曨l設備獲得并經計算機處理的動態(tài)影像文件；

　?。ㄎ澹┮纛l文件：用音頻設備獲得并經計算機處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復合信息形式；

　　（七）數據文件（數據庫文件）：用計算機軟、硬件系統進行信息處理過程中形成的各種管理數據、參數等；

　?。ò耍┢渌麘斒占瘹w檔的電子文件。第十五條　電子文件形成單位應當實時將符合歸檔條件的電子文件進行歸檔整理，整理以“件”為單位進行。第十六條　電子文件歸檔應當符合以下要求：

　?。ㄒ唬w檔的電子文件應當齊全、完整，能夠有效表現所載內容并可供調取查用；

　?。ǘ┓媳臼须娮游募碗娮訖n案數據格式標準，能夠長期有效讀取；

　?。ㄈ┚哂杏谰帽４鎯r值或者其他重要價值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應當制成紙質檔案或者縮微膠卷同時歸檔，并建立互聯；

　?。ㄋ模┘用軅魉汀⒋鎯Φ碾娮游募诮饷芎筮M行歸檔，壓縮電子文件應在解壓縮后進行歸檔；

　　（五）歸檔電子文件應當設置成禁止改寫狀態(tài)；

　?。┮?guī)定電子文件、電子檔案的開放級別。

　　前款第（二）項所稱電子文件和電子檔案數據格式標準，由市檔案行政主管部門會同質監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門，依據國家、省的相關標準制定，報市人民政府批準后，向社會公布執(zhí)行；專業(yè)檔案館、部門檔案館的主管部門可以按照行業(yè)標準和規(guī)范，制定專業(yè)電子檔案的數據標準，報市檔案行政主管部門備案。

電子文件歸檔與電子檔案管理辦法的總 則

1．1 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。1．2 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監(jiān)督。1．3 電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協助和支持。 1．4 應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。1．5 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。1．6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。1．7 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

國家檔案局關于修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》的決定(2018)

一、將第七條修改為：“符合國家有關規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！倍?、將第十三條修改為：“電子公文形成單位應在電子公文歸檔時按照國家有關要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查?！?br>　　本決定自公布之日起施行。

電子文件的歸檔管理有哪些具體要求

電子文件的歸檔管理有哪些具體要求

　　目前學術界關于檔案的定義還不統一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下我為大家整理了電子文件的歸檔管理有哪些具體要求的詳細內容，希望對大家有所幫助！

　　電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。具體要求：

　?。?）凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔；

　?。?）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后在制作拷貝；

　　（3）推薦采用的`載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；

　?。?）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)；

　?。?）特殊格式的電子文件，應存儲載體中同時存在相應的查看軟件；

　?。?）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應以盤為單位填寫；

　?。?）對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄；

　?。?）歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。 ;

電子文件的歸檔管理有哪些具體要求？

電子文件的歸檔管理具體要求
電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。具體要求：
（1）凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔；
（2）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝；
（3）推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；
（4）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)；
（5）特殊格式的電子文件，應存儲載體中同時存在相應的查看軟件；
（6）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應以盤為單位填寫；
（7）對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄；
（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

電子檔案與紙質檔案的整合管理

電子檔案與紙質檔案的整合管理

個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。以下是我為大家整理的電子檔案與紙質檔案的整合管理相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家。

電子檔案與紙質檔案的整合管理

1、同步歸檔。在電子檔案與紙質檔案整合管理過程中，應當認真檢驗并審核所收集的紙質文檔，切實保證紙質文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應及時進行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質檔案歸檔的具體操作來看，二者存在一定差異，應當注意的是，電子檔案歸檔時應當將其存入計算機硬盤中，并進行清晰標記，確認已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2、同步整理。在電子檔案與紙質檔案整合管理工作中，檔案管理人員應當采取可行措施對電子檔案和紙質檔案進行同步整理，確保電子檔案與紙質檔案在編號上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進電子檔案與紙質檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質檔案的實際利用價值得到最大程度的發(fā)揮。

3、同步鑒定。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

4、同步利用。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的`利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

拓展內容：

電子檔案與紙質檔案整合管理的探索

1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統。由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業(yè)務處理上協調一致，方便利用。

2、并存期間應根據自身特點實行雙套制。鑒于電子檔案與紙質檔案各自的特點，電子檔案和紙質檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質檔案與磁盤（光盤、磁帶、，制成雙重備份，分別歸檔管理。

3、實行各種管理時都要制定一定的互通互聯方式。電子檔案與紙質檔案的管理內容是互通互聯的：一是，利用紙質檔案將電子檔案的內容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質檔案轉換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數據，可以互通互聯，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯。

4、建立一套科學合理的管理制度。電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。