電子信息檔案

學生電子檔案需要在學信網(wǎng)中查詢，學信網(wǎng)全稱中國高等教育學生信息網(wǎng)，是全國高等學校學生信息咨詢與就業(yè)指導中心主辦的網(wǎng)站。查詢電子檔案的具體操作方法如下：

電子檔案可以登錄學信網(wǎng)查詢。

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。

電子檔案優(yōu)點如下：

1、信息的非人工識讀性；

2、信息存儲的高密度性；

3、信息與載體之間的可分離性；

4、多種信息媒體的繼承性；

5、系統(tǒng)依賴性。

檔案的形式多種多樣，檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。

檔案的本質屬性，檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

電子檔案是什么

電子檔案是什么

電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。下面由我為大家整理出的電子檔案是什么，希望大家喜歡！

實現(xiàn)文檔一體化管理

有保存價值的電子文件將逐步做到即時歸檔，即文件信息處理結束后自動向電子文件檔案數(shù)據(jù)中心提交。這樣將大大提高文件的時效性，并減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結束后的文件信息可以及時提供利用，同時不影響文件信息的整理。

減少重復勞動，降低數(shù)據(jù)處理成本

建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，各機關單位把辦公和業(yè)務管理系統(tǒng)形成的電子文件直接歸檔到電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，避免了數(shù)據(jù)的多次輾轉錄入造成的大量重復勞動，減少了數(shù)據(jù)錯誤的幾率，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。

實現(xiàn)信息共享，集中管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島。設立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心把各單位的`文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，所有歷史文件信息均通過數(shù)據(jù)中心對外服務，當然信息共享并不意味著實體的集中管理，各個單位的檔案室、資料室仍舊發(fā)揮著保存、保管信息實體的作用。

保障數(shù)據(jù)的安全性

設立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，將由配備的專門人員進行日常的維護管理工作?？梢酝ㄟ^采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，如建立完整的權限體系、內網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機熱備份、數(shù)據(jù)備份機制等。通過這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散在各個單位管理有更強的保障。

統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范

所有政府關于電子文件信息的標準和規(guī)范均由電子文件檔案數(shù)據(jù)中心制定，各單位必須依照制定的技術標準和規(guī)范，對電子文件信息進行統(tǒng)一管理。只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立政府管理文件信息的權威，充分發(fā)揮電子文件檔案數(shù)據(jù)中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。

統(tǒng)一窗口，開放利用

社會公眾可以對已公開的非涉密性現(xiàn)行文件信息進行網(wǎng)上查詢，提高電子文件信息的利用率，增加政務工作透明度，發(fā)揮窗口作用，更好地為廣大人民群眾服務。

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

對企業(yè)的作用：

一、節(jié)省存儲空間，改善辦公環(huán)境

以往的紙質檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜，大量的文件夾。當你需求時還得一一進行尋找，不僅費勁，還會污染辦公環(huán)境，特別是對紙質盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？ 而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間，對資源有保存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔，這樣將大大提高工作的時效性，并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是，可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間！

二、隨時查找和檢索任何文件

使用電子檔案管理解決方案，只要有權限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動設備以及每個不同公司辦公地點的文檔。同時，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關鍵詞即可，搜索數(shù)百萬個文件，只需幾秒鐘內便能檢索出您所需要的檔案。

三、使用權限將始終可用

電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會因為員工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。 而利用電子檔案，不管員工如何變動，都可以輕松且立即獲得。盡管他們缺席，他們負責的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。

四、實現(xiàn)信息共享，集中管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島，無法進行統(tǒng)一管理，有時候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。 而通過電子檔案，可以把企業(yè)的相關數(shù)據(jù)檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，實現(xiàn)信息共享。 綜上所述，以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質文件系統(tǒng)，雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會的發(fā)展，企業(yè)還是應該迎和這個新趨勢才好。

有關電子檔案管理系統(tǒng)論文

檔案的收集整理占用到檔案工作中大部分的工作量,是電子檔案系統(tǒng)的核心模塊,能真正體現(xiàn)出電子檔案系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工檔案管理業(yè)務的優(yōu)勢。下面是我為大家整理的電子檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。

[摘 要]計算機技術的發(fā)展讓不再丟失文件成為可能，利用電子信息管理文件和文檔已經(jīng)是各行業(yè)、各企業(yè)的日?；竟ぷ?，信息檔案的建立更是標志著辦公自動化的完成，但是與此同時利用電子平臺進行檔案管理也存在一定的缺陷和風險。如何完善建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，針對電子信息管理的弊端來采取一定的防范 措施 是一個值得探索的問題。

[關鍵詞]電子信息;檔案;管理

中圖分類號：TU855 文獻標識碼：A 文章 編號：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 電子信息檔案數(shù)字化標準

符合規(guī)范性指的是在利用信息時，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時不應超出管理規(guī)范。嚴格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關規(guī)則目的在于提升整個電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對檔案信息進行采集、整合、存儲、傳送以及利用并進行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個管理系統(tǒng)中精準性、真實性和實時性是需要把握的關鍵，精準性和真實性保證了檔案信息的真實、可靠，實時性保證了檔案信息的價值，在管理這些信息時，按照檔案價值進行合理利用，充分遵循科學發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標準。

符合一致性和完整性指的是檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理之后要與實際的檔案信息內容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時與真實使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數(shù)字化之后具有完善的結構和內容，保障可以查詢到互聯(lián)網(wǎng)上記載的相關文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。

符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實現(xiàn)共享的同時保障數(shù)字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個可以被充分利用的平臺，方便信息間的傳遞和高效運用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經(jīng)錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲存和掃描檔案文件時做好檢測和約束工作。

二、 電子信息檔案的風險管理

(一) 電子信息檔案管理__

隨著 網(wǎng)絡技術 的不斷發(fā)展與信息化的全面推進，給電子信息__也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在對于保護電子信息檔案方面還不夠健全， 規(guī)章制度 不夠明確;其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進一步提高;再次，我國網(wǎng)絡信息保密技術相對落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。

針對以上種種問題，制定一個較為完備的措施來做好信息檔案的__是當前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對信息檔案資料的登記、查閱紀錄、復制和銷毀制度的管理，不同權限的管理員只能按照制度在自己的職權范圍內對信息檔案進行修改，不能越權執(zhí)行。為了確保機要信息不被泄漏，做好各層級的__是對信息保密的重要保障，而嚴格遵循信息檔案保密制度才能將這項管理工作落實到位。其次，從管理信息本身來說，加強對電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對紙質檔案信息進行管理整合，對于電子信息還要對磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲存的時候要注意避開有損關盤、磁盤的環(huán)境。另外，在涉密檔案管理如有必要則需要單獨設立一個檔案庫與辦公室和閱覽室分開，并對檔案庫設立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好__還需要工作人員認真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關使用制度，并對電子檔案管理系統(tǒng)知識做到及時的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權批準，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對其進行拷貝，因此要做好防復寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強__，對涉密人員的權限進行嚴格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時要將整個借閱過程紀錄下來。及時更新電子信息化知識，主要針對日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質?？梢詫_管理人員進行定期知識上的更新培訓，還可以從多 渠道 、多方式上對保密人員進行 教育 和知識的傳導。例如，加強密碼加密技術、數(shù)據(jù)保護技術、鑒別技術等等。只有擁有了高素質的__人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。

(二) 電子信息檔案管理風險控制

風險控制與__是相輔相成的，除了上述對__的闡述外，風險控制也有相應的避免措施。如果說__是事先的、全面的__，那么風險控制則顯得更加緊急、更加具有針對性。積極引進最新的信息技術以及制定一系列的規(guī)章制度是及時消除風險、預防風險、保護電子信息基礎。對風險的控制可以從緩解風險、分散風險以及評估風險三個方面著手。

緩解風險簡單來說就是將風險降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風險的措施是轉移風險，即制定應變計劃或者重新布置等手段來恢復受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時候、什么情況下在第一時間對風險情況進行及時處理才是最重要的。分散風險則是利用更改配置設置、外包給分支機構處理、購買 保險 等等方式分散風險，還可以與供應商協(xié)調優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡化風險問題。當然，外包的同時也會存在一定的風險，對這部分的風險需要嚴格審核外包人員的資質，因此分散風險的關鍵是要遵守相應的標準。評估風險有助于防范可能發(fā)生的風險，對風險進行評估其目的是為了更加科學合理地探究引起風險的因素，并了解風險發(fā)生的概率和可能帶來的危險性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風險是客觀存在的難以預測的，其危害性大，只有制定一套完善的風險防范系統(tǒng)才能有效達到控制風險的目的。

三、結語

綜上所述，建立一個完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標準上著手進行基礎性建構，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運用過程中的__和風險防范工作。__需要不僅需要對文件進行加密保護，更重要的是對涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)及時更新和教育，而在風險控制中，除了及時處理風險問題分散風險和緩解風險外，還應當對風險進行評估，防范于未然。

參考文獻

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[3]黃小玫.《電子信息檔案管理技術問題研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人們在日常生活和工作中形成的有保存價值的照片,一經(jīng)歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設計與管理實踐的角度進行探討。

關鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)

一、系統(tǒng)功能模塊設計的自動化、智能化與人性化原則

電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應將自動化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據(jù)構成規(guī)則自動生成。需要人工操作的主要是內容信息和部分管理信息,約十余項內容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、 Excel 數(shù)據(jù)著錄模板。大量內容相同的信息可通過下拉式復制拷貝完成,并可無縫導入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫。自動化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準確、規(guī)范,就會自動生成各種統(tǒng)計圖表;自動生成各種適合紙質相冊的照片說明標簽、冊內目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內設機構照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質檢人員可從多個角度觀察數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范化程度,對數(shù)據(jù)進行清洗、轉換和規(guī)范。如照片號、底片號的查重與構成規(guī)則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進行統(tǒng)計分析,如可選擇專題、機構、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數(shù)的度量值,進行單項統(tǒng)計分析或組合統(tǒng)計分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數(shù)碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺數(shù)據(jù)庫中。這些數(shù)據(jù)庫中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺,或轉成精美的照片陳列網(wǎng)頁,發(fā)布到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。

二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能

1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進行修改和重新歸檔。

2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進行設置,在不同的終端上可以有不同的設置互不干擾。在用戶權限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后,應用“退出系統(tǒng)”關閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權力。

3、統(tǒng)計報表功能統(tǒng)計報表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

4、數(shù)據(jù)轉換功能受網(wǎng)絡建設和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進行數(shù)據(jù)轉換,首先需要進行轉換關系的定義,即指定原來數(shù)據(jù)庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫字段的對應關系。

三、保障電子檔案的安全

為保證電子檔案的質量,系統(tǒng)應該提供一系列措施保障電子檔案在內容、結構上的安全,如它應該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認為應從電子檔案密級設定、保密技術使用、系統(tǒng)備份與恢復三個方面著手。

1、保密技術。保密技術主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉過程中的真實性與有效性。電子簽名技術、電子水印技術、電子印章技術都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。

2、系統(tǒng)備份與恢復。系統(tǒng)備份與恢復用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時的恢復與備份,這項功能是否運行良好直接影響到整個系統(tǒng)的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費用但是還未得到電子檔案時發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復將記錄下用戶的交費行為,并在系統(tǒng)的隨后運行中將電子檔案發(fā)送給用戶。

3、電子檔案密級設定。電子檔案密級設定的主要目的在于將用戶的權限與相應級別的電子檔案相連。根據(jù)我國國家標準DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機密級、秘密級、內部級、國內級、公開級等六個級別。筆者認為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務的,服務種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務,則相應具有哪種電子檔案的訪問權。

參考文獻:

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[3]侯衛(wèi)真、于麗娟.《電子政務系統(tǒng)建設與管理》.中國人民大學出版社,2003年

[4]范小平、徐錦林.《淺談數(shù)字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期

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電子檔案的利用特點

電子檔案的特點
　　電子檔案優(yōu)勢

　　1、信息的非人工識讀性;

　　2、信息存儲的高密度性;

　　3、信息與載體之間的可分離性;

　　4、多種信息媒體的繼承性;

　　5、系統(tǒng)依賴性。

電子檔案的要點
　　1、應該構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務所涉及的，實體和虛擬的檔案信息化管理，從而實現(xiàn)“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

　　2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件)，檔案化的電子信息(版式數(shù)據(jù)文件)，結構化的數(shù)據(jù)庫(從應用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件)等。

　　3、具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息(表證單書)，必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息;是直接形成的歷史紀錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

　　4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標準的元數(shù)據(jù)(電子封面)。

　　5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現(xiàn)實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關聯(lián)管理。