涉密檔案管理系統(tǒng)

這個價格恐怕要看具體配置了，而且各家市場策略并不一致，這也會影響價格。
另外，在國家保密科技測評中心網(wǎng)站上，并沒有涉密檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的資質(zhì)證書，業(yè)許是因為這個算應(yīng)用系統(tǒng)吧，建議慎重考慮公司有關(guān)資質(zhì)問題

有關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)論文

檔案的收集整理占用到檔案工作中大部分的工作量,是電子檔案系統(tǒng)的核心模塊,能真正體現(xiàn)出電子檔案系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工檔案管理業(yè)務(wù)的優(yōu)勢。下面是我為大家整理的電子檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。

[摘 要]計算機技術(shù)的發(fā)展讓不再丟失文件成為可能，利用電子信息管理文件和文檔已經(jīng)是各行業(yè)、各企業(yè)的日?；竟ぷ鳎畔n案的建立更是標志著辦公自動化的完成，但是與此同時利用電子平臺進行檔案管理也存在一定的缺陷和風(fēng)險。如何完善建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，針對電子信息管理的弊端來采取一定的防范 措施 是一個值得探索的問題。

[關(guān)鍵詞]電子信息;檔案;管理

中圖分類號：TU855 文獻標識碼：A 文章 編號：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 電子信息檔案數(shù)字化標準

符合規(guī)范性指的是在利用信息時，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時不應(yīng)超出管理規(guī)范。嚴格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關(guān)規(guī)則目的在于提升整個電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對檔案信息進行采集、整合、存儲、傳送以及利用并進行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個管理系統(tǒng)中精準性、真實性和實時性是需要把握的關(guān)鍵，精準性和真實性保證了檔案信息的真實、可靠，實時性保證了檔案信息的價值，在管理這些信息時，按照檔案價值進行合理利用，充分遵循科學(xué)發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標準。

符合一致性和完整性指的是檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理之后要與實際的檔案信息內(nèi)容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時與真實使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數(shù)字化之后具有完善的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，保障可以查詢到互聯(lián)網(wǎng)上記載的相關(guān)文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。

符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實現(xiàn)共享的同時保障數(shù)字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個可以被充分利用的平臺，方便信息間的傳遞和高效運用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經(jīng)錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲存和掃描檔案文件時做好檢測和約束工作。

二、 電子信息檔案的風(fēng)險管理

(一) 電子信息檔案管理__

隨著 網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 的不斷發(fā)展與信息化的全面推進，給電子信息__也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在對于保護電子信息檔案方面還不夠健全， 規(guī)章制度 不夠明確;其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進一步提高;再次，我國網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)相對落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。

針對以上種種問題，制定一個較為完備的措施來做好信息檔案的__是當前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對信息檔案資料的登記、查閱紀錄、復(fù)制和銷毀制度的管理，不同權(quán)限的管理員只能按照制度在自己的職權(quán)范圍內(nèi)對信息檔案進行修改，不能越權(quán)執(zhí)行。為了確保機要信息不被泄漏，做好各層級的__是對信息保密的重要保障，而嚴格遵循信息檔案保密制度才能將這項管理工作落實到位。其次，從管理信息本身來說，加強對電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對紙質(zhì)檔案信息進行管理整合，對于電子信息還要對磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲存的時候要注意避開有損關(guān)盤、磁盤的環(huán)境。另外，在涉密檔案管理如有必要則需要單獨設(shè)立一個檔案庫與辦公室和閱覽室分開，并對檔案庫設(shè)立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好__還需要工作人員認真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關(guān)使用制度，并對電子檔案管理系統(tǒng)知識做到及時的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權(quán)批準，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對其進行拷貝，因此要做好防復(fù)寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強__，對涉密人員的權(quán)限進行嚴格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時要將整個借閱過程紀錄下來。及時更新電子信息化知識，主要針對日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。可以對__管理人員進行定期知識上的更新培訓(xùn)，還可以從多 渠道 、多方式上對保密人員進行 教育 和知識的傳導(dǎo)。例如，加強密碼加密技術(shù)、數(shù)據(jù)保護技術(shù)、鑒別技術(shù)等等。只有擁有了高素質(zhì)的__人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。

(二) 電子信息檔案管理風(fēng)險控制

風(fēng)險控制與__是相輔相成的，除了上述對__的闡述外，風(fēng)險控制也有相應(yīng)的避免措施。如果說__是事先的、全面的__，那么風(fēng)險控制則顯得更加緊急、更加具有針對性。積極引進最新的信息技術(shù)以及制定一系列的規(guī)章制度是及時消除風(fēng)險、預(yù)防風(fēng)險、保護電子信息基礎(chǔ)。對風(fēng)險的控制可以從緩解風(fēng)險、分散風(fēng)險以及評估風(fēng)險三個方面著手。

緩解風(fēng)險簡單來說就是將風(fēng)險降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風(fēng)險的措施是轉(zhuǎn)移風(fēng)險，即制定應(yīng)變計劃或者重新布置等手段來恢復(fù)受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時候、什么情況下在第一時間對風(fēng)險情況進行及時處理才是最重要的。分散風(fēng)險則是利用更改配置設(shè)置、外包給分支機構(gòu)處理、購買 保險 等等方式分散風(fēng)險，還可以與供應(yīng)商協(xié)調(diào)優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡化風(fēng)險問題。當然，外包的同時也會存在一定的風(fēng)險，對這部分的風(fēng)險需要嚴格審核外包人員的資質(zhì)，因此分散風(fēng)險的關(guān)鍵是要遵守相應(yīng)的標準。評估風(fēng)險有助于防范可能發(fā)生的風(fēng)險，對風(fēng)險進行評估其目的是為了更加科學(xué)合理地探究引起風(fēng)險的因素，并了解風(fēng)險發(fā)生的概率和可能帶來的危險性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風(fēng)險是客觀存在的難以預(yù)測的，其危害性大，只有制定一套完善的風(fēng)險防范系統(tǒng)才能有效達到控制風(fēng)險的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，建立一個完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標準上著手進行基礎(chǔ)性建構(gòu)，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運用過程中的__和風(fēng)險防范工作。__需要不僅需要對文件進行加密保護，更重要的是對涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)及時更新和教育，而在風(fēng)險控制中，除了及時處理風(fēng)險問題分散風(fēng)險和緩解風(fēng)險外，還應(yīng)當對風(fēng)險進行評估，防范于未然。

參考文獻

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[3]黃小玫.《電子信息檔案管理技術(shù)問題研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人們在日常生活和工作中形成的有保存價值的照片,一經(jīng)歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學(xué)、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設(shè)計與管理實踐的角度進行探討。

關(guān)鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)

一、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計的自動化、智能化與人性化原則

電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應(yīng)將自動化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據(jù)構(gòu)成規(guī)則自動生成。需要人工操作的主要是內(nèi)容信息和部分管理信息,約十余項內(nèi)容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應(yīng)提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、 Excel 數(shù)據(jù)著錄模板。大量內(nèi)容相同的信息可通過下拉式復(fù)制拷貝完成,并可無縫導(dǎo)入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫。自動化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準確、規(guī)范,就會自動生成各種統(tǒng)計圖表;自動生成各種適合紙質(zhì)相冊的照片說明標簽、冊內(nèi)目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內(nèi)設(shè)機構(gòu)照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員可從多個角度觀察數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范化程度,對數(shù)據(jù)進行清洗、轉(zhuǎn)換和規(guī)范。如照片號、底片號的查重與構(gòu)成規(guī)則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內(nèi)容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進行統(tǒng)計分析,如可選擇專題、機構(gòu)、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數(shù)的度量值,進行單項統(tǒng)計分析或組合統(tǒng)計分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設(shè)計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復(fù)制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數(shù)碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺數(shù)據(jù)庫中。這些數(shù)據(jù)庫中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺,或轉(zhuǎn)成精美的照片陳列網(wǎng)頁,發(fā)布到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。

二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能

1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進行修改和重新歸檔。

2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進行設(shè)置,在不同的終端上可以有不同的設(shè)置互不干擾。在用戶權(quán)限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后,應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。

3、統(tǒng)計報表功能統(tǒng)計報表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

4、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,首先需要進行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義,即指定原來數(shù)據(jù)庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫字段的對應(yīng)關(guān)系。

三、保障電子檔案的安全

為保證電子檔案的質(zhì)量,系統(tǒng)應(yīng)該提供一系列措施保障電子檔案在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上的安全,如它應(yīng)該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認為應(yīng)從電子檔案密級設(shè)定、保密技術(shù)使用、系統(tǒng)備份與恢復(fù)三個方面著手。

1、保密技術(shù)。保密技術(shù)主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中的真實性與有效性。電子簽名技術(shù)、電子水印技術(shù)、電子印章技術(shù)都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術(shù)。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。

2、系統(tǒng)備份與恢復(fù)。系統(tǒng)備份與恢復(fù)用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時的恢復(fù)與備份,這項功能是否運行良好直接影響到整個系統(tǒng)的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費用但是還未得到電子檔案時發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復(fù)將記錄下用戶的交費行為,并在系統(tǒng)的隨后運行中將電子檔案發(fā)送給用戶。

3、電子檔案密級設(shè)定。電子檔案密級設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級別的電子檔案相連。根據(jù)我國國家標準DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機密級、秘密級、內(nèi)部級、國內(nèi)級、公開級等六個級別。筆者認為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務(wù)的,服務(wù)種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務(wù)的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務(wù),則相應(yīng)具有哪種電子檔案的訪問權(quán)。

參考文獻:

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[2]安小米.《城市建設(shè)文件、檔案信息集成管理與集成服務(wù)的理論框架》.《檔案學(xué)通訊》,2004年第2期

[3]侯衛(wèi)真、于麗娟.《電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)與管理》.中國人民大學(xué)出版社,2003年

[4]范小平、徐錦林.《淺談數(shù)字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期

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中國石油檔案管理系統(tǒng)桌面版不能打印

涉密。中國石油檔案管理系統(tǒng)是中國石油集中統(tǒng)一的檔案管理平臺和檔案資源共享平臺，集中保管了全系統(tǒng)管理類，勘探開發(fā)類，建設(shè)項目類，會計類等十一大類檔案，目前電子檔案數(shù)據(jù)存儲總量近200TB。查詢官網(wǎng)了解到中國石油檔案屬于公司機密，只能看，不可打印。

企業(yè)檔案工作規(guī)范的信息化原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。 8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB/T18894第6章。8.2.4 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T 17678.1和GB/T 18894。8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。8.2.6 文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。 8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。 8.4.1 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。8.4.2 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA/T 32的附錄C，保管要求見GB/T 18894的9.4。8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB/T 18894中9.8的相關(guān)規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 8.5.1 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。8.5.6 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。 8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

淺析怎樣做好涉密檔案的管理工作

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檔案信息涉及國家利益和安全、社會秩序、個人穩(wěn)私等內(nèi)容，檔案保密工作也就顯得尤為重要。然而在如今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展如此迅速的信息時代，如何既能充分發(fā)揮各類檔案的效能，使其為社會主義建設(shè)服務(wù)，又確保不發(fā)生失泄密問題，是一個值得思考的課題。下面就如何在新時期下，做好檔案管理的保密工作談幾點認識。 一、正確處理檔案保密與使用的關(guān)系 檔案的保密是為了更好的使用，但在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作中普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。人們在查閱涉密檔案時通常會有這樣的顧慮“這些材料是涉密的，我能引用嗎，會不會出什么問題呢，保險起見，我還是不用了吧”，甚至有些管理者也認為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長期下來，大量甚至是很有價值的檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對于檔案資源來說是一種浪費，檔案管理人員的價值也無法在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。事實上，涉密檔案當然應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。因此，在理清檔案保密與使用的關(guān)系的基礎(chǔ)上，要改變傳統(tǒng)的保密觀念，在嚴格做好保密工作的同時，做到檔案的科學(xué)使用，切實完善工作職能。對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。 二、加強對電子檔案的科學(xué)管理 隨著計算機技術(shù)及信息化的發(fā)展，檔案形式已不再只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，取而代之的是各種電子表格，電子文檔，檔案材料的修改、定稿、整理、歸檔也不再是以手工抄寫為主，而是計算機工具的運用。電子計算機的使用在給檔案管理工作帶來快捷、方便的同時也帶來了安全的隱患。目前對電子檔案的管理還存在許多不盡人意的地方，如存儲在磁盤、光盤上的電子檔案沒有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導(dǎo)致不能正常的使用；存有電子檔案的計算機沒有做到內(nèi)外網(wǎng)的分離，沒有對內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻，導(dǎo)致電子檔案信息在網(wǎng)上的泄露；沒有對電子檔案的使用權(quán)限做好控制，導(dǎo)致內(nèi)部人員可以隨意更改、編輯電子檔案等等。因此，要加強電子檔案的科學(xué)管理，根據(jù)電子檔案的秘密等級進行有效管理，明確借閱制度，使用權(quán)限，規(guī)范借閱手續(xù)，同時對存有涉密檔案信息的計算機，存儲載體與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，這樣才能保證對電子檔案的安全管理與正常使用。 三、從發(fā)展的角度做好檔案密級的調(diào)整工作 由于各個檔案的特殊性及所涉及的內(nèi)容不一樣，而且隨著時間的推移和文件貫徹情況的變化，檔案保管過程中的密級常常會發(fā)生變化，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進行管理。因此我們要根據(jù)實際情況從發(fā)展的角度定時調(diào)整檔案的秘密等級，以方便檔案的借閱與使用。密級的變化通常有三種，即升密、降密和解密。調(diào)整密級的標準主要是解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，在調(diào)整密級的同時要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，切實搞好涉密檔案的清查鑒定，做好密級調(diào)整工作。 四、以人為本，做好開放檔案的保密工作 堅持以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心，也是做好檔案工作的一個指導(dǎo)方針。檔案的管理是為了更好的使用，要根據(jù)不同檔案的性質(zhì)、內(nèi)容及實際的使用情況，確定可以開放的檔案。比如：人事檔案的部分信息可以向個人開放。雖說我國目前的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個人都不能查閱自己的人事檔案。但是在實際工作中經(jīng)常遇到當事人需要查閱自己檔案的事例，這按照人事檔案的利用制度是絕對不允許的。然而，這種利用制度與公開、透明的現(xiàn)代法治精神不相符合。我們應(yīng)當以人為本，對于只要不屬于保密范圍的信息，個人應(yīng)該享有對自己檔案的知情權(quán)，當然，知情權(quán)只是意味著個人可以查閱檔案，并不具有修改權(quán)。因此，對于不同性質(zhì)的檔案，我們應(yīng)該有不同的檔案開放制度，有不同的檔案開放人群，但無論怎樣，以人為本是要放在第一位的，即檔案工作是為了更好的為人服務(wù)，為我國改革開放和新時期社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。對檔案的合理開放，也有利于增強人們的檔案意識，增強對檔案工作的監(jiān)督，對檔案管理人員價值的肯定。當然，在檔案開放之前，要做好檔案開放前的各項工作，如對開放檔案做嚴格的審查，確定哪些檔案是可以開放的，哪些是絕對需要控制的。提高開放檔案案卷內(nèi)的質(zhì)量，達到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求等等。 黨的十七大提出要加強黨的執(zhí)政能力建設(shè)和先進性建設(shè)，貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，構(gòu)建社會主義和諧社會。

數(shù)字化檔案室的軟件系統(tǒng)建設(shè)

電子文件歸檔管理系統(tǒng)是單位辦公自動化系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)按照GB/T 18894和有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定設(shè)計開發(fā)，逐步實現(xiàn)電子文件實時歸檔，網(wǎng)上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報送等功能。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。主要應(yīng)包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、庫房管理等功能。檔案進館和報送管理系統(tǒng)按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求，整理應(yīng)進館的檔案、資料及現(xiàn)行文件，形成報送數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。檔案查詢利用系統(tǒng)在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用?！?shù)據(jù)庫建設(shè)包括檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫。