企業(yè)員工檔案系統(tǒng)

業(yè)員工檔案管理系統(tǒng)采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫，對企業(yè)員工的信息以及跟人事相關(guān)的工作流程進(jìn)行集中管理，方便企業(yè)建立一個(gè)完善的、強(qiáng)大的員工信息數(shù)據(jù)庫，主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立（如：員工的基本信息）和系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)（如：員工信息的添加、刪除以及登陸密碼的修改及前端應(yīng)用的開發(fā)），系統(tǒng)采用的Microsoft SQL Sever2005可以為系統(tǒng)提供安全、穩(wěn)定、可靠的數(shù)據(jù)服務(wù)。而對于后者則要求應(yīng)用程序具有準(zhǔn)確、完善、易使用等特點(diǎn)。它是以Visual C++和Microsoft SQL Sever2005數(shù)據(jù)庫作為開發(fā)平臺。

公司員工檔案怎么管理

首先為每個(gè)員工建立一本個(gè)人檔案，該檔案內(nèi)應(yīng)有員工的基本情況，績效情況等等，其次制作一個(gè)總表，總表能比較簡潔員工的基本情況及職務(wù)，工種，聯(lián)系電話以及指示檔案的卷宗等等
三是要適時(shí)對個(gè)人檔案進(jìn)行信息更新

在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎么樣的？請高手指教！

一、 人事檔案資料收集要健全

人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗(yàn)一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

基本個(gè)人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息；

入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

要確?？梢哉莆諉T工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個(gè)發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。

二、 簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯(cuò)。此時(shí)，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

首先，安全性是第一要點(diǎn)。人事檔案既是員工個(gè)人的私密信息，同時(shí)也是企業(yè)的機(jī)密資源，一旦泄露會使員工個(gè)人和企業(yè)的利益受到侵害。

其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn)，這就是“好用”的重要性。

一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個(gè)特點(diǎn)。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進(jìn)行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時(shí)間進(jìn)行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進(jìn)行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。

哪個(gè)公司的檔案管理軟件最好?

會博通從1988年開發(fā)出文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。

公司電子檔案如何制作

公司電子檔案如何制作

作為人事最基本的就是關(guān)于人事檔案的建立，但是傳統(tǒng)的HR管理員工檔案總是使用紙質(zhì)版存檔，隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案越積越多，不僅占據(jù)辦公空間，有時(shí)候由于職場換HR，經(jīng)常找不到檔案也是屬于正常情況。接下來由我為大家整理出公司電子檔案如何制作，希望大家喜歡！

一、收集電子檔案的資料

在制作公司電子檔案前，需要收集所要錄入的資料，如是員工檔案，其中需要包括：

1、基本個(gè)人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

2、入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息；

3、入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

4、工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息等等。

二、錄入員工檔案資料要健全

員工檔案資料的收集和整理，是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作。所以，制作電子檔案可以根據(jù)企業(yè)建立檔案的需要，如果有必要可以先對紙質(zhì)檔案進(jìn)行重新的分類和編排，再按序錄入系統(tǒng)，這樣以免漏掉或者出現(xiàn)錯(cuò)誤。

三、電子檔案的分類和命名

由于涉及的檔案和資料種類繁多，為了方便今后的查找以及后續(xù)資料的歸檔，需要對電子檔案進(jìn)行清晰的資料分類和命名?？梢园凑漳攴荨n案類型等進(jìn)行分類，這樣會便于企業(yè)員工的查找與使用。

四、設(shè)置權(quán)限

1、設(shè)置權(quán)限可以說是制作公司電子檔案最關(guān)鍵的一步驟。因?yàn)闄n案有可能會涉及到機(jī)密文件，如員工檔案，就會涉及到員工個(gè)人的相關(guān)信息；商業(yè)文件，可能會涉及到關(guān)乎公司的商業(yè)機(jī)密等等，這些文件一旦泄露出現(xiàn)，不僅會讓企業(yè)損失人才，還有可能讓企業(yè)停滯不前，影響可持續(xù)發(fā)展。

2、其實(shí)，想要制作好電子檔案，關(guān)鍵還是需要挑選了一款好用和安全的電子檔案系統(tǒng)。而這個(gè)電子檔案系統(tǒng)的安全性應(yīng)該是首先考慮的因素。因?yàn)椋坏┐嬖诎踩[患，對企業(yè)與員工都會是“兩敗俱傷”。

再加上，利用電子檔案系統(tǒng)可以解決我們低效的.手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。還可以通過設(shè)置關(guān)鍵詞搜索檔案，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。最重要的一點(diǎn)，是可以通過電子檔案系統(tǒng)共享文件，這樣員工與員工之間也可以相互學(xué)習(xí)，相互了解哦。

【拓展】公司電子檔案作用

檔案管理信息化平臺的目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

紙質(zhì)檔案的信息化管理是：以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。

電子信息的檔案化管理是：把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來，形成與應(yīng)用無關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。

為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐環(huán)境，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：

統(tǒng)一電子檔案入口。

能夠以影像技術(shù)、條形碼技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)對不同介質(zhì)、不同類別的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。

對采集的電子資料“件”進(jìn)行統(tǒng)一管理。

根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對電子資料實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠?qū)崿F(xiàn)對流程各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢等操作。

系統(tǒng)應(yīng)提供對檔案流程的管理。

使用產(chǎn)品化的流程管理工具，實(shí)現(xiàn)流程的可維護(hù)性。用戶可自行定制工作流環(huán)節(jié)、路徑，滿足流程變化時(shí)，操作人員能夠自行通過平臺新增或修改流程，并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色。同時(shí)滿足各類業(yè)務(wù)檔案管理流程不同的需要。

支持新的業(yè)務(wù)加載。

先期以搭建統(tǒng)一的電子檔案管理平臺為主，并在其上加載較規(guī)范的檔案管理業(yè)務(wù)（如公文檔案），實(shí)現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個(gè)平臺上，對不同類別的檔案進(jìn)行管理。該平臺應(yīng)支持新類別檔案的業(yè)務(wù)加載，使業(yè)務(wù)人員能夠僅使用平臺提供的工具，就可以實(shí)現(xiàn)其它業(yè)務(wù)電子檔案（如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等）的添加及修改。

實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。

一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值。另一方面要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對電子檔案安全級別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級別和權(quán)限進(jìn)行訪問控制。

實(shí)現(xiàn)權(quán)限的靈活、方便管理。

系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶對數(shù)據(jù)訪問的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時(shí)發(fā)放等。