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1、檔案管理系統(tǒng)門(mén)戶(hù)
檔案管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)不同的角色崗位,提供個(gè)性化的崗位工作門(mén)戶(hù),將崗位所需要的相關(guān)的信息、從各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來(lái),集中匯總,再根據(jù)角色進(jìn)行推送展示。
2、檔案接收:
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式,能夠保存處理過(guò)程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù),保存接收的處理記錄。
3、檔案管理庫(kù)
檔案管理庫(kù)中數(shù)據(jù)是來(lái)自接收庫(kù)中著錄信息完整的檔案文件,支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫(kù)的操作。
4、檔案分類(lèi)
可以按照不同維度下面不同分類(lèi)樹(shù)結(jié)構(gòu)查看檔案數(shù)據(jù)。比如、全宗維度、檔案分類(lèi)維度、檔案保管期限維度、檔案開(kāi)放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫(kù),重新進(jìn)行整理。
5、檔案密級(jí)鑒定
檔案密級(jí)鑒定是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進(jìn)行密級(jí)重新分配的過(guò)程,支持通過(guò)審核流程對(duì)檔案對(duì)密級(jí)重新調(diào)整。
6、檔案利用
針對(duì)系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供多種檢索方式,比如全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索等功能來(lái)定位目標(biāo)檔案。提供在線電子借閱,紙質(zhì)檔案借用申請(qǐng),利用登記、檔案編研等功能。
7、檔案統(tǒng)計(jì)
檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀體現(xiàn),能夠統(tǒng)計(jì)檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實(shí)時(shí)的、全面掌握檔案系統(tǒng)當(dāng)前的使用狀況。
電子檔案管理系統(tǒng)功能眾多,文書(shū)定專(zhuān)注于檔案管理系統(tǒng),幫助實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類(lèi)系統(tǒng),滿(mǎn)足各類(lèi)組織檔案管理需求,全面優(yōu)化檔案管理成本,保證組織檔案安全可信。
1、電子檔案管理系統(tǒng),是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對(duì)電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要,它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率,并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng),是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并把各種檔案信息在電腦頁(yè)面中顯示,以訪便用戶(hù)的查詢(xún)和借閱,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理, 為用戶(hù)提供高效率的檔案利用服務(wù)。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過(guò)建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理,包括:采集移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的優(yōu)勢(shì)有以下5個(gè)方面:
1.強(qiáng)調(diào)管理的整體性系統(tǒng)工程方法強(qiáng)調(diào)把研究對(duì)象和研究過(guò)程作為
個(gè)有機(jī)整體,這樣才能達(dá)到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過(guò)程的復(fù)雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對(duì)象在規(guī)模、結(jié)構(gòu)、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復(fù)雜,其管理不僅涉及計(jì)算機(jī)工程技術(shù),且包括檔案數(shù)字化過(guò)程中的很多問(wèn)題,如數(shù)字化文件的格式標(biāo)準(zhǔn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等,還牽涉到和”電子檔案工程”項(xiàng)目以及電子政務(wù)大系統(tǒng)的關(guān)系,甚至投資預(yù)算等方面,各方面之間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜。
3.重視組織管理的科學(xué)化
個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)的研制有兩個(gè)并行的過(guò)程,即工程技術(shù)過(guò)程和管理控制過(guò)程,有時(shí)管理控制過(guò)程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、涉及面廣,且影響投資建設(shè)的因素較多,其管理中的經(jīng)濟(jì)計(jì)算所采用數(shù)據(jù)大部分來(lái)自預(yù)測(cè)和估計(jì)。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱(chēng)電子檔案管理系統(tǒng),是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要,它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率,并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng),是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并把各種檔案信息在電腦頁(yè)面中顯示,以訪便用戶(hù)的查詢(xún)和借閱,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理, 為用戶(hù)提供高效率的檔案利用服務(wù)。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過(guò)建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理,包括:采集移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng),是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對(duì)電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能,對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
2、系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能,支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證,賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能,對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能,支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證,賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動(dòng)歸類(lèi)與排序等功能,支持分類(lèi)與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能,形成電子檔案目錄,并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能,生成符合國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長(zhǎng)期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫(kù)功能,并保存入庫(kù)處理過(guò)程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能,設(shè)置備份與恢復(fù)策略,制作備份數(shù)據(jù),對(duì)備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測(cè)與管理,使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理,記錄備份恢復(fù)過(guò)程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能,對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲(chǔ)空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問(wèn)和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告,跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過(guò)程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能,保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除,記錄長(zhǎng)期保存過(guò)程中的變動(dòng)信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫(kù)的功能,支持電子檔案的檢索、篩選和輸出,能夠?yàn)槔谜咛峁┓蠂?guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能,支持跨全宗、跨門(mén)類(lèi)和遞進(jìn)檢索,檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能,支持在線申請(qǐng)、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理,并記錄用戶(hù)使用電子檔案的意見(jiàn)和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能,對(duì)檔案編研成果進(jìn)行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能,保存檔案利用者信息,并采取技術(shù)手段確保利用過(guò)程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能,按照電子檔案的處置規(guī)則,建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程,支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能,支持密級(jí)、價(jià)值和開(kāi)放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過(guò)程信息,記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見(jiàn)和時(shí)間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷(xiāo)毀管理功能,對(duì)實(shí)施銷(xiāo)毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀,留存已銷(xiāo)毀的電子檔案的目錄信息和銷(xiāo)毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計(jì)
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能,可按照檔案的全宗、門(mén)類(lèi)、文件格式、開(kāi)放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表制作工具,支持用戶(hù)自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類(lèi)方案的定義與維護(hù)功能,支持電子檔案類(lèi)目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理;系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書(shū)、科技、音像等檔案門(mén)類(lèi)的分類(lèi)方案;系統(tǒng)應(yīng)支持對(duì)會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)類(lèi)等專(zhuān)門(mén)檔案分類(lèi)體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能,內(nèi)置常見(jiàn)種類(lèi)的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)信息管理的功能,支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計(jì)員的三員分立的安全控制功能,支持電子檔案管理用戶(hù)的分組、分類(lèi)管理,以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類(lèi)管理功能,記錄用戶(hù)訪問(wèn)、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問(wèn)等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能,記錄發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。
電子檔案系統(tǒng)應(yīng)包括哪些功能
檔案管理系統(tǒng)主要功能:檔案流水化采集功能實(shí)現(xiàn)多人多客戶(hù)端對(duì)多本檔案同時(shí)進(jìn)行掃描采集功能,并按操作角色進(jìn)行分工及權(quán)限管理。以下我為大家整理了電子檔案系統(tǒng)的功能,希望對(duì)大家有所幫助!
1、檔案類(lèi)型管理:
可自由定義檔案的管理類(lèi)型及其架構(gòu),符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
2、檔案屬性管理:
屬性分為系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)屬性與可由用戶(hù)自定義的附加屬性,并可根據(jù)分類(lèi)進(jìn)行繼承,并且可以調(diào)整自由匹配列表顯示屬性,實(shí)現(xiàn)客戶(hù)對(duì)于不同類(lèi)型檔案(如實(shí)物檔案和照片檔案)屬性管理的需要。
3、檔案信息的采集:
提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁(yè)新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導(dǎo)入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號(hào)、順序號(hào)等對(duì)應(yīng)信息批量對(duì)應(yīng)上傳的功能。
4、歸檔編輯功能:
文件歸檔編輯功能,綜合檔案的錄入、紙質(zhì)掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等,在一個(gè)界面上,即可實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的全過(guò)程。
不同的用戶(hù)可根據(jù)被授予的權(quán)限,在不同的文件管理分類(lèi)中分散進(jìn)行整理工作,亦可利用歸檔編輯功能實(shí)施集中整理,甚至根據(jù)管理需要,采用混合模式對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理,大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。
5、權(quán)限管理:
針對(duì)不同管理對(duì)象(如不同的電子案卷)可采取不同的權(quán)限控制,提供使用權(quán)限以及接觸密級(jí)權(quán)限的二維權(quán)限管理。
6、編號(hào)管理:
檔案注冊(cè)可自動(dòng)生成歸檔編號(hào)、統(tǒng)計(jì)文件數(shù)及頁(yè)數(shù),完成檔案歸檔
7、檔案借閱申請(qǐng):
當(dāng)只有條目閱讀權(quán),但需要查看信息的內(nèi)容時(shí),可向該條信息的管理員申請(qǐng)借閱電子文檔。
8、檔案利用統(tǒng)計(jì):
有權(quán)限的用戶(hù)可隨時(shí)對(duì)文檔的利用情況、利用明細(xì)以及利用排名等信息進(jìn)行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計(jì)。不僅掌握文檔資料的利用情況,還能統(tǒng)計(jì)文檔的使用熱度。
9、檔案檢索:
持按關(guān)鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。
10、過(guò)期檔案管理:
根據(jù)國(guó)家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章,檔案都是有保管期限的,超過(guò)保管期限的檔案實(shí)體可以銷(xiāo)毀。對(duì)于電子檔案,超過(guò)保管期限時(shí),可以注銷(xiāo),也可以刪除,但如果存儲(chǔ)空間許可,注銷(xiāo)或轉(zhuǎn)移保存更為可取。
電子檔案存儲(chǔ)管理制度
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)電子文件的存儲(chǔ)管理,保障電子檔案的安全保管,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件存儲(chǔ)與管理規(guī)范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》和有關(guān)法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)章,結(jié)合重慶市實(shí)際制訂本制度。
第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第三條 本制度以維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性為原則,保證電子檔案的安全性和可利用性。
第四條 基本術(shù)語(yǔ)解釋
(一)電子文件是指法人、其他組織和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件,用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn),通過(guò)編碼和解碼來(lái)輸入和輸出。
(二)電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成,經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值,按照有關(guān)電子文件存儲(chǔ)管理規(guī)定處理并且已經(jīng)存儲(chǔ)的電子文件。
第二章 電子檔案的存儲(chǔ)
第五條 電子文件具有對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性、非人工直接識(shí)讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性,并且對(duì)于不同信息類(lèi)型的電子文件,由于其技術(shù)特點(diǎn)不同,存儲(chǔ)載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同,所以電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性:
(一)字處理文件
1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。
2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。
3、對(duì)于其它類(lèi)型的文檔,如果無(wú)法轉(zhuǎn)換為XML或TXT格式,則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。
(二)圖像文件
1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ),有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。
2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ),有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。
3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種,有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。
4、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。
5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案,對(duì)于普通紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)光學(xué)分辨率不低于200dpi,對(duì)于照片檔案來(lái)說(shuō)分辨率不得低于600dpi。
6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案,對(duì)于16mm膠片來(lái)說(shuō)分辨率不低于200 dpi,對(duì)于35mm膠片來(lái)說(shuō)分辨率不低于600dpi。
(三)圖形文件
1、圖形文件的存儲(chǔ)要求參見(jiàn)圖像文件的存儲(chǔ)要求。
2、存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴(lài)性、易修改性等問(wèn)題,對(duì)相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。
(四)影像文件
1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。
2、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。
(五)聲音文件
1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。
2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。
3、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。
(六)多媒體文件
1、多媒體文件包含多種信息形式,信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。
2、多媒體文件依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存儲(chǔ)。
(七)數(shù)據(jù)庫(kù)文件
1、數(shù)據(jù)庫(kù)文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲(chǔ)。
2、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。
(八)超文本文件
1、超文本文件包含的信息較多,存儲(chǔ)時(shí)注意數(shù)據(jù)的完整性。
2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。
3、超文本文件依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。
(九)計(jì)算機(jī)程序
1、計(jì)算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。
2、計(jì)算機(jī)程序依賴(lài)的軟、硬件平臺(tái)說(shuō)明應(yīng)一并存儲(chǔ)。
(十)數(shù)據(jù)文件
1、數(shù)據(jù)文件的類(lèi)型較多,包含以上所示的多種類(lèi)型,具體類(lèi)型的存儲(chǔ)辦法參考以上各類(lèi)型的存儲(chǔ)辦法。
2、數(shù)據(jù)文件應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行說(shuō)明并一同存儲(chǔ)。
第六條 對(duì)電子檔案的說(shuō)明性文檔一律用TXT文檔編寫(xiě)。
第七條 在符合軟、硬件平臺(tái)條件下,應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行,并能準(zhǔn)確輸出。
第八條 電子檔案中涉及的`口令、密匙、權(quán)限管理說(shuō)明等應(yīng)同電子檔案一并存儲(chǔ)。
第九條 保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并存儲(chǔ)。
第十一條 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中設(shè)計(jì)的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同存儲(chǔ)。
第十二條 電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上,一式3套,一套封存(A),一套供查閱利用(B),一套異地保存(C)。對(duì)于加密的電子文件,則應(yīng)在解密后再完成上述工作。
第十三條 在相同條件下,電子檔案的存儲(chǔ)載體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。本標(biāo)準(zhǔn)推薦的存儲(chǔ)載體是:只讀光盤(pán)、磁帶等。禁止使用軟磁盤(pán)作為電子檔案的長(zhǎng)期保存載體。
第十四條 對(duì)于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位具體要求:
1、電子檔案應(yīng)存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上,服務(wù)器必須采取磁盤(pán)鏡像、雙機(jī)容錯(cuò)等備份措施。
2、內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度,系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法,確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。
第十五條 電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外,還應(yīng)符合下列條件:
1、存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,作到防塵、防變形,避免陽(yáng)光直接照射。
2、環(huán)境溫度選定范圍:17---20℃,相對(duì)濕度選定范圍:35%--45%。
3、存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),并與有害氣體隔離,遠(yuǎn)離熱源。
第十六條 電子文件存儲(chǔ)時(shí)必須檢查病毒及其他危害計(jì)算機(jī)的隱患,對(duì)于不能清除隱患的電子文件不得存儲(chǔ)。
第十七條 存儲(chǔ)電子檔案的光盤(pán)應(yīng)放入盒中存放,A、B兩套電子檔案應(yīng)分開(kāi)保管。
第十八條 電子檔案的有效性保證:
(一) 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展,存儲(chǔ)載體或電子檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)兼容性問(wèn)題。
1、存儲(chǔ)載體出現(xiàn)兼容性問(wèn)題時(shí)應(yīng)更換先進(jìn)、可靠的存儲(chǔ)載體進(jìn)行復(fù)制。
2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問(wèn)題時(shí)應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行升級(jí)轉(zhuǎn)換并進(jìn)行復(fù)制。
3、復(fù)制后舊版存儲(chǔ)載體應(yīng)至少保留四年。
(二)刻錄光盤(pán)時(shí)采用整盤(pán)刻錄(disk-at-once recording)方式,不得使用多段刻錄(multiseion recording)等方式。推薦使用的刻錄軟件為: NERO BURNING6、WINONCD6以上版本。
(三)對(duì)磁性載體每2年、光盤(pán)每4年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查,對(duì)存儲(chǔ)載體的壽命、存儲(chǔ)載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問(wèn)題進(jìn)行抽查,抽檢率不得低于30%,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)補(bǔ)救。
(四)存儲(chǔ)在磁帶上的電子檔案,每年應(yīng)倒帶一次,五年轉(zhuǎn)存一次。
(五)檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要做好登記。
嗯,現(xiàn)在很多辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入,資料上傳等工作,如手工操作肯定是很麻煩的。推薦你可以試試‘無(wú)敵點(diǎn)擊狗’軟件來(lái)解決,通過(guò)腳本化自動(dòng)錄入,不僅高效而且簡(jiǎn)單。當(dāng)然了,使用無(wú)敵點(diǎn)擊狗軟件,不需要你會(huì)什么代碼編程的,你只要把每次錄入和點(diǎn)擊的動(dòng)作添加到軟件里,再設(shè)置個(gè)循環(huán)次數(shù),無(wú)敵點(diǎn)擊狗就能自動(dòng)化幫你批量運(yùn)行,自動(dòng)循環(huán)了。
集中存儲(chǔ):為企事業(yè)單位搭建海量文檔集中存儲(chǔ)的平臺(tái),實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文檔共享。目錄結(jié)構(gòu):支持樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu),可無(wú)限創(chuàng)建文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)??勺远x目錄排序。組織內(nèi)部所有成員可輕松的實(shí)現(xiàn)文件的安全共享與查看。文檔排序:支持根據(jù)文檔的標(biāo)題、大小、日期、上傳人等屬性進(jìn)行排序。顯示模式:支持目錄以列表模式或縮略圖模式顯示。全文搜索:E6全文搜索及高級(jí)搜索引擎幫您快速?gòu)暮A抠Y料中精準(zhǔn)查找所需文件。文檔編輯器:可直接在系統(tǒng)瀏覽器中創(chuàng)建、閱讀和編輯Office文件,無(wú)須改變現(xiàn)有的任何操作習(xí)慣,無(wú)需下載或安裝軟件。多文件上傳:E6支持文件的批量上傳及壓縮包導(dǎo)入,實(shí)現(xiàn)文檔資料的快速輕松存儲(chǔ)管理,支持Office文檔、PDF、圖像、音視頻和圖紙等各類(lèi)型文件。版本管理:E6強(qiáng)大的版本管理功能,文檔關(guān)聯(lián)多版本,避免錯(cuò)誤版本的使用,同時(shí)支持歷史版本的查看、回退與下載。自動(dòng)編號(hào):系統(tǒng)提供25種變量,可自由組合設(shè)計(jì)編號(hào)規(guī)則。配合規(guī)則進(jìn)行條件匹配可實(shí)現(xiàn)靈活的編號(hào)效果。文檔審計(jì):文檔審計(jì)信息描述了文檔生命周期全過(guò)程中的每一個(gè)動(dòng)作,包括操作人、動(dòng)作、日期時(shí)間等信息,通過(guò)審計(jì)跟蹤您可以全局掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況。Office集成:E6與Office無(wú)縫集成,可直接在系統(tǒng)中新建、閱讀、編輯各類(lèi)Office文件,包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。摘要及縮略圖:系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為上傳的Office文檔、txt、pdf等類(lèi)型文件生成摘要;系統(tǒng)支持為圖片、音頻、視頻類(lèi)文件增加摘要及縮略圖,便于預(yù)覽查看。摘要及縮略圖功能簡(jiǎn)化了操作,用戶(hù)無(wú)需逐個(gè)打開(kāi)文檔即可快速預(yù)覽文檔內(nèi)容。鎖定保護(hù):E6除了提供權(quán)限控制保護(hù)外,還提供鎖定保護(hù)機(jī)制,文檔作者和管理權(quán)用戶(hù)可將文檔鎖定,確保文檔不被隨意修改。當(dāng)文檔需要修改或刪除時(shí),可以解鎖,保證文檔的正常操作。文檔鏈接:支持將文檔發(fā)送至常用文檔,用戶(hù)無(wú)需每次在打開(kāi)各個(gè)目錄中查找; 支持將文檔發(fā)送至目錄,方便其他部門(mén)查閱;支持將文檔發(fā)送至指定用戶(hù)從而協(xié)同完成工作; E6與電子郵件集成,支持直接將文檔發(fā)送至Email,無(wú)需登錄郵箱及手動(dòng)上傳附件,操作簡(jiǎn)便、非常實(shí)用。關(guān)聯(lián)文檔:文檔新建或上傳后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)或手動(dòng)為文件生成唯一編號(hào),支持文檔的批量關(guān)聯(lián)。E6支持通過(guò)文件唯一編號(hào),實(shí)現(xiàn)文檔與相關(guān)文檔、圖紙、圖片及其它格式附件進(jìn)行關(guān)聯(lián),點(diǎn)擊鏈接即可一鍵快速查看。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為上傳的Office文檔、txt、pdf等類(lèi)型文件生成摘要;系統(tǒng)支持為圖片、音、視頻類(lèi)文件增加摘要及縮略圖,便于預(yù)覽查看。摘要及縮略圖功能簡(jiǎn)化了操作,用戶(hù)無(wú)需逐個(gè)打開(kāi)文檔即可快速預(yù)覽文檔內(nèi)容。規(guī)則應(yīng)用:系統(tǒng)支持為目錄設(shè)定規(guī)則,指定動(dòng)作、條件和操作,當(dāng)動(dòng)作觸發(fā)符合設(shè)定的條件,系統(tǒng)則自動(dòng)執(zhí)行規(guī)則的操作。規(guī)則兩個(gè)主要功能:一是將文檔自動(dòng)歸檔到規(guī)則指定的目錄下,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理;二是:文檔自動(dòng)發(fā)起審批進(jìn)入流程,實(shí)現(xiàn)文檔審批自動(dòng)化。權(quán)限管理:提供權(quán)限控制機(jī)制,可針對(duì)用戶(hù)、部門(mén)及崗位進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制,控制用戶(hù)的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作,實(shí)現(xiàn)文檔安全共享。存儲(chǔ)加密:文件采用加密存儲(chǔ),防止文件擴(kuò)散,全面保證企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。模板管理:支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建大量Office模板文件,授權(quán)給用戶(hù)使用。用戶(hù)在新建文檔時(shí),可調(diào)用授權(quán)的模板。系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)一規(guī)則命名文檔,實(shí)現(xiàn)文件名標(biāo)準(zhǔn)化管理。文檔借閱:E6支持將公共文檔和個(gè)人文檔進(jìn)行借閱管理,借出過(guò)程中可控制用戶(hù)訪問(wèn)權(quán)限。被借閱用戶(hù)會(huì)收到系統(tǒng)發(fā)送的即時(shí)消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時(shí)間對(duì)借出的文檔自動(dòng)進(jìn)行收回處理。多媒體查看器:E6除了管理文檔外,還支持多媒體數(shù)字資產(chǎn)的存儲(chǔ)及管理。您可以直接在系統(tǒng)中預(yù)覽圖片、播放視頻、音頻。支持的格式包含:gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。CAD圖紙管理:E6為了滿(mǎn)足工程建筑、房地產(chǎn)等行業(yè)的需求,支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種文件格式的在線預(yù)覽及管理,減少等待預(yù)覽及審核圖紙的時(shí)間。紙質(zhì)文檔電子化管理:E6除了可以管理電子文檔、多媒體文件、CAD圖紙外,還支持紙質(zhì)文檔電子化管理。通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子的圖片或者PDF存儲(chǔ)至系統(tǒng)。Office無(wú)縫集成:E6與Office無(wú)縫集成,系統(tǒng)操作與本地操作無(wú)異,無(wú)需改變?nèi)魏瘟?xí)慣,即可快速上手熟練使用系統(tǒng),可多人協(xié)同編輯文檔,多版本管理,提高工作效率。掃描儀集成:與掃描儀緊密集成,通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子的圖片或PDF文件存儲(chǔ)。減少通過(guò)文件柜或抽屜查找紙質(zhì)文檔所花費(fèi)的時(shí)間,降低紙質(zhì)文檔可能被損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)或正在被另一用戶(hù)使用而重復(fù)復(fù)印造成大量紙質(zhì)成本的浪費(fèi)。
數(shù)字檔案管理系統(tǒng)一般指數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),隨著時(shí)代發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到挑戰(zhàn),在這時(shí)期,要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式,加快電子檔案建設(shè),完善檔案管理系統(tǒng),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。
會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等全生命周期的自動(dòng)化管理。
(全國(guó)總部)河南省鄭州市鄭東新區(qū)龍子湖修業(yè)街與明理路博雅廣場(chǎng)4號(hào)樓1104房
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