檔案管理智能化系統(tǒng)

檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統(tǒng)是濟南恒大視訊按照國家檔案局《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》、《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》、《檔案庫房技術(shù)管理暫行條例》等有關(guān)檔案安全保護的管理技術(shù)要求設(shè)計完成，突出了檔案庫房檔案安全保護的“十防”（即防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體等）要求，實現(xiàn)了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理的歷史性跨越。該系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計，系統(tǒng)功能強大，便于升級維護。用戶可根據(jù)本單位實際功能需求，選擇需要的功能模塊。根據(jù)國家《檔案法》、《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010）、《檔案館建設(shè)標準》（建標103-2008）、《檔案安全保護技術(shù)管理暫行規(guī)定》及國家建筑設(shè)計施工規(guī)范等相關(guān)技術(shù)規(guī)范設(shè)計要求，檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，超差時應(yīng)及時采取措施。溫度應(yīng)控制 在 14℃～24 C，濕度控制在 40%～60%，并認真做好溫濕度記錄，溫、濕度不在控制范圍內(nèi)應(yīng)及時采取措施。注意及時通風(fēng)，注意防火、防潮、防光、防塵、防毒、防蟲、防鼠、防盜。

檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能

1) 溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng) 2）自動防盜報警系統(tǒng)3) 自動防火報警系統(tǒng) 4) 視頻監(jiān)控系統(tǒng)5) 通風(fēng)換氣系統(tǒng) 6) 漏水檢測系統(tǒng)7) 燈光照明狀態(tài)檢測系統(tǒng) 8) 自動消毒滅菌系統(tǒng)9) 智能卡門禁管理 10) 室外氣象站11）觸摸屏查詢展示系統(tǒng) 12）液晶拼接大屏系統(tǒng)1、溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)溫濕自動調(diào)控系統(tǒng)主要由溫濕度主控微機、WXK1B綜合智能控制器、溫濕度傳感器和空調(diào)、除濕機、加濕機等外圍設(shè)備組成。WXK1B綜合控制器負責(zé)實時采集各庫房內(nèi)的溫度、濕度數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)上傳到控制微機，并接收控制微機下達的各種控制指令，打開或關(guān)閉空調(diào)、除濕機、加濕機等外圍設(shè)備，實現(xiàn)對各庫房內(nèi)的溫度、濕度自動調(diào)控。溫濕度主控微機負責(zé)收集各庫房溫濕度數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)進行綜合分析，下達各種控制指令到各控制器；主控微機實時顯示、存儲各庫房溫濕度數(shù)據(jù)，還可進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印報表等功能；統(tǒng)計報表主要包括生成庫房的日報表、月報表、日曲線、月曲線等。2、自動防盜報警系統(tǒng)自動防盜報警系統(tǒng)主要由防盜報警主控微機（上位機）、防盜報警控制器、防盜探測器、電話語音模塊、聲光報警器五部分組成。在庫房的門、窗、走廊等入口處，安裝防盜探測器，綜合智能控制器內(nèi)的防盜報警管理模塊負責(zé)對現(xiàn)場防盜探測器報警信號進行數(shù)據(jù)采集，并將報警信號通過數(shù)據(jù)總線上傳到防盜報警主控微機，經(jīng)防盜報警主控微機數(shù)據(jù)綜合分析處理，判斷是否報警；當(dāng)出現(xiàn)警情時，驅(qū)動報警器發(fā)出聲、光報警，并采用語音方式電話通知相關(guān)人員。防盜報警軟件具有電子地圖功能，顯示庫房平面結(jié)構(gòu)圖，出現(xiàn)警情時，對應(yīng)庫房的人頭閃爍，可方便查找報警地點，快速響應(yīng)報警事件。3、自動防火報警系統(tǒng)防火報警系統(tǒng)由防火報警主機、煙感探測器、溫度探測器、手動報警器、聲光報警器、電話語音報警模塊組成。在庫房內(nèi)安裝不同數(shù)量的煙感探測器及溫度探測器，在走廊、樓梯出口等關(guān)鍵部位安裝手動及聲光報警器，當(dāng)出現(xiàn)警情時，防火報警主機觸發(fā)聲光報警,并通過拔號電話拔號模塊拔通相關(guān)人員電話，以語音形式報出報警類型。4、視頻監(jiān)控系統(tǒng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)采用成熟的數(shù)字硬盤錄像技術(shù)，在庫房安裝紅外攝像機，實現(xiàn)對庫房24小時不間斷圖像監(jiān)控，并可以回放查詢錄像記錄。5、通風(fēng)換氣系統(tǒng)檔案庫房自動通風(fēng)換氣功能，綜合智能控制器通過通風(fēng)控制模塊，連接通風(fēng)換氣設(shè)備實現(xiàn)開啟或關(guān)閉，達到自動通風(fēng)換氣目的?？梢栽O(shè)定時間，系統(tǒng)自動打開或關(guān)閉設(shè)備，無需人員管理。結(jié)合室外氣象站對檔案庫房外的氣象信息檢測，為檔案庫房通風(fēng)換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。6、漏水檢測功能暖氣、自來水等水管爆裂、雨季窗體漏水、空調(diào)漏水等情況，會對檔案產(chǎn)生嚴重的損壞，因此在檔案庫房的必要位置安裝漏水傳感器，實時監(jiān)測漏水情況的發(fā)生，當(dāng)出現(xiàn)漏水時立即報警，并通知相關(guān)人員采取必要措施。7、燈光照明狀態(tài)檢測燈光照明檢測功能是為了解決檔案庫房人走燈滅的問題，減少燈光對檔案卷宗的照射，在庫房安裝燈光照明檢測模塊，在控制室，通過微機可方便觀察庫房燈光開、關(guān)情況。8、自動消毒滅菌系統(tǒng)檔案卷宗表面附帶著霉菌、各種具有傳染性的病毒，以及庫房空氣中充溢著各種有毒氣體，消毒滅菌設(shè)備可有效快速殺滅各種病毒、細菌，同時低濃度的活氧對空氣具有凈化作用。綜合智能控制器連接消毒滅菌設(shè)備，通過主控室微機設(shè)定時間表實現(xiàn)定時開關(guān)消毒滅菌設(shè)備，無需人工管理。9、門禁管理功能 門禁管理系統(tǒng)，針對珍貴的、文物級的特藏檔案庫房，在庫房大門安裝電控門鎖，工作人員進入庫房,首先刷卡，然后輸入密碼，經(jīng)主控微機校驗后，方可進入庫房。系統(tǒng)同時自動記錄工作人員出入信息，為以后出現(xiàn)丟失，可以追溯查詢。10、室外氣象站功能室外氣象站主要實現(xiàn)對檔案庫房外的氣象信息檢測，為檔案庫房通風(fēng)換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。11、觸摸屏查詢展示系統(tǒng)檔案庫房多媒體觸摸屏查詢系統(tǒng)主要用于庫房溫濕度、設(shè)備運行狀態(tài)及檔案館公共信息的展示查詢?！　榱吮阌诠ぷ魅藛T實時了解庫房溫濕度、庫房設(shè)備運行情況，在檔案館的大廳、每層的走廊、庫房門外等位置，安裝觸摸屏查詢系統(tǒng)。12、液晶拼接大屏系統(tǒng)整個系統(tǒng)的控制操作可通過一臺專用控制微機完成，控制微機直接對DID LCD單元、計算機矩陣切換器、視頻矩陣切換器等設(shè)備實現(xiàn)控制?！　τ谄聊幌到y(tǒng)，通過大屏幕管理軟件DVAS對整套系統(tǒng)進行集中控制，此軟件采用全中文操作界面，使用鍵盤和鼠標就可對用戶網(wǎng)絡(luò)信息、RGB信息和視頻信息進行全部控制，同時此軟件還可完成對現(xiàn)場RGB矩陣切換器、視頻矩陣切換控制。

有什么好用的檔案管理系統(tǒng)嗎？

世紀科怡檔案管理系統(tǒng)，通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。世紀科怡公司目前擁有自主知識產(chǎn)權(quán)技術(shù)四十余項，產(chǎn)品多次獲得國家部委發(fā)文推廣和立項批準。愿以雄厚的的技術(shù)實力和豐富的軟件開發(fā)經(jīng)驗，與合作伙伴精誠合作，攜手共進，共創(chuàng)美好未來！

智能化管理在電力營銷檔案的運用

智能化管理在電力營銷檔案的運用

隨著國家電網(wǎng)公司“大營銷”體系的推廣建設(shè)，推動了營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用電子化管理的發(fā)展。通過電力營銷檔案智能化管理研究與應(yīng)用，建立電力營銷檔案智能化管理標準、應(yīng)用和配套設(shè)施，通過統(tǒng)一檔案的存儲模式，智能化識別在檔案應(yīng)用中確保了營銷客戶用電基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準確性。

引言

隨著信息科技的快速發(fā)展，電力營銷業(yè)務(wù)模式的不斷變更，對用電客戶檔案管理的日益重視，供電企業(yè)已不同程度的開展了客戶檔案管理探索，為營銷客戶檔案智能化管理提供了良好的基礎(chǔ)。營銷客戶檔案是指電力企業(yè)與客戶所發(fā)生的一切業(yè)務(wù)關(guān)系過程中所形成的各種形式的歷史記錄。包括供電咨詢、用電方案、合同、協(xié)議、各種變更用電業(yè)務(wù)、客戶電氣設(shè)備資料、用電檢查記錄、裝換表記錄、催繳電費記錄、違約用電記錄、以及相關(guān)影像、圖片、聲音資料等。它是供電企業(yè)服務(wù)客戶的基礎(chǔ)資料，同時又是公司內(nèi)部業(yè)務(wù)、責(zé)任劃分的書面依據(jù)。

但是，由于電力營銷客戶檔案產(chǎn)生于各供電公司的電力營銷網(wǎng)點，如何科學(xué)管理這些分散的、動態(tài)的客戶檔案一直是電網(wǎng)企業(yè)營銷檔案管理人員面對的難題。營銷客戶檔案管理針對用電客戶檔案的收集、整理、保管和利用開展，建立智能化檔案管理標準、營銷檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化標準體系、智能營銷檔案場館組成智能化營銷檔案管理體系，提供工作界面清晰、保管規(guī)范及利用高效提供系統(tǒng)、全面且準確的信息，提高供電可靠性的重要保障。本文分析現(xiàn)有電力行業(yè)營銷檔案檔案管理現(xiàn)狀及建設(shè)過程中的問題，利用智能化管理在檔案管理標準、檔案智能化收集、整理和歸檔、利用等方面進行了研究與分析，對在供電企業(yè)實行營銷檔案智能化管理進行了有益的探索和實踐。

1營銷檔案管理現(xiàn)狀與分析

隨著信息科技的快速發(fā)展，供電營銷業(yè)務(wù)受理模式的不斷變化，現(xiàn)有的營銷客戶檔案管理已不能滿足“大營銷”體系建設(shè)及營銷精益化管理的`需求，必須加快營銷客戶檔案管理轉(zhuǎn)變，切實為“大營銷”體系建設(shè)及營銷精益化管理提供服務(wù)支撐。目前，營銷客戶檔案管理現(xiàn)狀如下：

1.1現(xiàn)存管理模式陳舊，無法支撐營銷管理

目前，在供電企業(yè)中尚未形成合理有效的客戶檔案管理模式，缺少對現(xiàn)有的營銷資料收集人員進行系統(tǒng)化、規(guī)范化和標準化營銷檔案管理培訓(xùn)，缺少相應(yīng)系統(tǒng)服務(wù)支撐。在客戶進行業(yè)擴報裝時，按照要求對客戶進行紙質(zhì)檔案資料收集、保管，但缺少對客戶用電檢查檔案、電費收繳、計量裝置等檔案進行收集保管，一定程度上造成客戶檔案保管的不完整性，在出現(xiàn)法律糾紛時，不可避免會給企業(yè)造成損失。另外，現(xiàn)有這種檔案整理方式比較簡單粗糙，缺少系統(tǒng)化、規(guī)范化檔案整理，容易造成客戶檔案保存和利用效率低下。

1.2檔案管理人才缺失，保管利用空間有限

在供電企業(yè)中現(xiàn)有營銷客戶檔案管理工作尚未引起足夠的重視，導(dǎo)致在部分企業(yè)中尚不能有效的整合客戶檔案信息，更加缺少專業(yè)檔案管理人員進行檔案專業(yè)管理，導(dǎo)致隨意整理、存放無序等問題，引起后果是客戶檔案混淆，資料完整性缺失，不能切實保障營銷客戶檔案的真實性、有效性。部分企業(yè)隨著業(yè)務(wù)辦理及用戶檔案數(shù)量的增加，對客戶檔案保管利用空間提出了要求，導(dǎo)致了部分客戶檔案分處存放，保管地方不一定滿足檔案管理的要求。因此，專業(yè)人才及保管場地對營銷客戶檔案保管形成了一定程度的制約，如何提高檔案人員技能及建設(shè)標準化場館成為當(dāng)前營銷檔案管理的一個重點。

1.3管理標準體系缺失，檔案服務(wù)支撐有限

在電力營銷業(yè)務(wù)工作中，缺少對營銷檔案管理標準體系建設(shè)，導(dǎo)致部分企業(yè)單位雖然進行營銷檔案管理建設(shè)，在營銷客戶檔案進行資料收集、整理保管及共享利用服務(wù)不足，缺少標準體系指導(dǎo)，缺少對現(xiàn)有營銷業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)支撐，不能最大化發(fā)揮營銷客戶檔案管理價值。

2智能化管理在電力營銷檔案中的應(yīng)用策略研究

由于電力營銷業(yè)務(wù)復(fù)雜性及特殊性，傳統(tǒng)的檔案整理、管理均已不能適應(yīng)營銷檔案的發(fā)展需要。利用智能化管理，建立管理標準，指導(dǎo)供電企業(yè)營銷檔案收集、保管和利用，有效規(guī)劃營銷檔案保管建設(shè)空間;利用智能化收集、整理，有效降低檔案管理人員工作量，提高檔案整理工作效率;加強營銷檔案與營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用、移動作業(yè)等服務(wù)利用和支撐，進一步提高營銷業(yè)務(wù)辦理效率和提升客戶服務(wù)滿意度。主要從標準規(guī)范體系、智能化檔案管理、智能檔案場館及智能服務(wù)支撐進行研究與分析。

2.1加強標準規(guī)范體系建設(shè)，為營銷檔案標準化管理提供指導(dǎo)

以電力行業(yè)營銷業(yè)務(wù)的動態(tài)性、分散性及隨機性特點，制定營銷檔案的收集整理標準、數(shù)字資源體系標準、營銷檔案系統(tǒng)建設(shè)標準及智能化檔案室建設(shè)標準，為營銷檔案資料收集、電子化要求、系統(tǒng)建設(shè)和營銷智能化檔案室建設(shè)提供參考和指導(dǎo)。

2.2營銷檔案管理系統(tǒng)研發(fā)，實現(xiàn)智能化營銷檔案管理在電力營銷檔案中實現(xiàn)智能化管理，加強對營銷檔案管理系統(tǒng)研究與開發(fā)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、系統(tǒng)及設(shè)備之間智能化融合，提供檔案智能化整理、智能化服務(wù)及智能化管理。

(1)差異化檔案保管系統(tǒng)模式。在集中管理和屬地化分散管理模式的基礎(chǔ)上，進行營銷客戶檔案差異化智能管理，對于除居民客戶檔案外的營銷檔案，實行智能化集中管理模式，減少檔案管理人員，提高檔案保管利用空間;居民客戶檔案采用“全程電子化”管理模式，減少檔案管理人員重復(fù)整理紙質(zhì)檔案工作量，減少了日趨緊張的檔案保管空間。

(2)智能化檔案管理系統(tǒng)模式。在營銷檔案智能化管理中，智能化收集整理是確保檔案資料來源、降低檔案資料收集工作量，提高檔案收集整理效率。營銷檔案智能化收集，與營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用實現(xiàn)工作界面融合，采用“一鍵式”嵌入式資料提高工作效率，減少客戶等待時間。在營銷檔案完成收集后，按照預(yù)定的檔案編號規(guī)則，自動進行檔案裝盒、編目和歸檔上架，系統(tǒng)自動與智能庫房進行聯(lián)動，系統(tǒng)通過系統(tǒng)智能判斷為該客戶檔案進行檔案儲位預(yù)選擇，構(gòu)建檔案、系統(tǒng)及儲位“三位一體”的關(guān)聯(lián)關(guān)系，提高實體檔案查找和定位效率;利用系統(tǒng)與智能場館結(jié)合，實現(xiàn)營銷檔案的智能盤點和批量移位，減少檔案工作人員的工作量，提高了盤點工作效率和準確性。

(3)營銷業(yè)務(wù)支撐智能化管理模式。利用電子化設(shè)備，實現(xiàn)營銷業(yè)務(wù)營業(yè)廳辦理資料電子化管理，對于電子化后檔案資料，利用圖像識別技術(shù)自動抽取客戶用電關(guān)鍵信息，對營銷業(yè)務(wù)提供智能化服務(wù)支撐。例如供用電合同用電容量、電費計價等重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，抽取客戶營銷基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息與營銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)中該用戶信息進行自動校核，對數(shù)據(jù)不一致及時發(fā)出預(yù)警，減少企業(yè)運營風(fēng)險，規(guī)范化營銷業(yè)務(wù)管理，實現(xiàn)營銷檔案數(shù)據(jù)校核應(yīng)用，提高營銷精細化管理。

2.3構(gòu)建標準化智能檔案室建設(shè)，實現(xiàn)用戶、系統(tǒng)及設(shè)備三者聯(lián)動管理。構(gòu)建智能化營銷檔案室，采用先進的具有RFID功能的智能型密集架，建立檔案、系統(tǒng)及智能密集架之間的聯(lián)動管理，實現(xiàn)客戶檔案數(shù)據(jù)的存放、自動同步、自動定位、自動盤點等功能。營銷檔案存儲管理基本采用“按盒存放、盒位結(jié)合”管理方式，利用營銷檔案系統(tǒng)、管理控制臺及智能密集架之間聯(lián)動實現(xiàn)營銷檔案智能化管理;同時支持以時間流水和業(yè)務(wù)類型為歸檔標準，實現(xiàn)客戶檔案在物理上分散存放，在邏輯上集中統(tǒng)一管理的效果。

3營銷檔案智能化管理應(yīng)用實踐及成效

隨著國家電網(wǎng)公司“大營銷”體系的推廣建設(shè)，推動了營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用電子化管理的發(fā)展。2014年，國網(wǎng)福建省電力公司啟動了營銷檔案智能化管理應(yīng)用建設(shè)的探索工作，并選擇福州供電公司作為營銷檔案智能化管理試點單位。福州供電公司組織營銷業(yè)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)部門開展營銷檔案建設(shè)工作，主要從營銷檔案標準規(guī)范體系、系統(tǒng)建設(shè)功能及智能場館建設(shè)三個方面開展。

(1)營銷檔案資料標準規(guī)范體系研究。制定了符合福州供電公司業(yè)務(wù)實際的營銷檔案資料收集規(guī)范，把營銷檔案資料收集與營銷業(yè)務(wù)流程進行緊密耦合，實現(xiàn)業(yè)務(wù)角色、業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及資料類型進行有機關(guān)聯(lián)，確保營銷檔案資料收集及時性、規(guī)范性。

(2)營銷檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。營銷檔案管理系統(tǒng)建設(shè)符合智能化管理工作要求，協(xié)調(diào)營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用開展應(yīng)用集成工作，滿足營銷檔案智能化收集、智能化整理和智能化歸檔。

(3)智能營銷檔案室建設(shè)。按照智能檔案設(shè)建設(shè)要求，開展檔案室選址、基建裝修、設(shè)備安裝、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)及檔案室投運等工作。

福建福州供電公司經(jīng)過營銷檔案智能化管理試點建設(shè)，其成效主要表現(xiàn)如下：

(1)營銷檔案標準化管理，確?？蛻魴n案安全保管。通過電子化設(shè)備、系統(tǒng)化管理將營銷業(yè)務(wù)中重要的業(yè)務(wù)憑證及單據(jù)納入信息化管理，電子化營銷檔案在檔案查閱、利用等方面更加便利，避免了實體檔案在借閱和利用過程中造成的檔案磨損、老化、丟失及泄密等情況;通過信息化安全存儲保管策略，可實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)長期保管。

(2)解決檔案人力資源緊張及優(yōu)化檔案保管存儲空間問題。系統(tǒng)化管理有效緩解檔案集中存放的實體庫房壓力，借助信息化手段滿足按照客戶檔案類型實現(xiàn)集中和分散保管相結(jié)合保管模式，降低了人力資源緊張問題，優(yōu)化檔案保管空間利用，擴大了現(xiàn)有人員管理檔案的規(guī)模和數(shù)量，提高了檔案管理效率。

(3)支撐服務(wù)營銷業(yè)務(wù)辦理。利用電子化檔案中智能識別、抽取，有效支撐營銷業(yè)務(wù)辦理中對用戶用電基礎(chǔ)信息的完善，有效降低了營銷一線工作人員補錄、人工核對客戶用電基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息工作量，支撐營銷業(yè)務(wù)的“免填單”業(yè)務(wù)和同城營銷業(yè)務(wù)辦理，提高了營銷工作效率。

4結(jié)論

通過電力營銷檔案智能化管理研究與應(yīng)用，建立電力營銷檔案智能化管理標準、應(yīng)用和配套設(shè)施，通過統(tǒng)一檔案的存儲模式，智能化識別在檔案應(yīng)用中確保了營銷客戶用電基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準確性，提高客戶服務(wù)滿意度;檔案保管采用智能化技術(shù)與營銷檔案系統(tǒng)聯(lián)動管理，實現(xiàn)檔案庫位自動分配、檔案智能盤點，降低了檔案管理工作量，提高了查閱檔案效率;與營銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成服務(wù)，有助于進一步推動營銷業(yè)務(wù)受理無紙化，更好的支撐“大營銷”體系建設(shè)，實現(xiàn)營銷檔案管理的規(guī)范化、標準化。

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什么是檔案信息化系統(tǒng)

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。