檔案電子化掃描是指檔案管理人員利用計算機硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網絡技術的手段，對檔案資源實行計算機現代化管理的過程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現代科學技術結合的產物。太原作為我國山西省的省會經濟較為發(fā)達，科技發(fā)展也較為迅速，很早就開始了檔案電子化掃描轉型工作。

　　太遠檔案電子化掃描的重大意義：

　　第一，檔案電子化可以對原始檔案形成有效保護。首先，電子化檔案可以代替原件使用，使得原始檔案能受到妥善保管，有利于其保存期限的有效延長。在實際使用過程中，對傳統(tǒng)檔案的提調和查閱，都是接觸式使用，這樣既不利于原件資源的廣泛利用，又影響其保存壽命。而通過電子化處理后，我們可以通過制作它們的電子副本，提供利用和交流，從而可以把原件妥善地保存起來，有效延長原件的保存時間。其次，檔案電子化可以實現分地保存。對那些需要長期或永久保存的重要檔案，可以用數據備份的方法制成多份電子化副本的備份分地保存，這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不至遭到毀滅性的破壞。再次，檔案電子化可以對原始檔案進行復原處理。實際使用過程中，有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素，文字出現了模糊褪變，在檔案電子化處理的過程中，可以利用計算機圖像處理技術實現復原。

　　第二，檔案電子化能有效提高和改善檔案的利用方式。紙質檔案原件的電子化副本以其積極的、動態(tài)的特性改變了長久以來對檔案的利用方式。首先，電子化檔案不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。其次、電子化檔案可以通過計算機網絡進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間，讓更多的人來了解檔案、利用檔案。再次，電子化檔案的使用不再受“時間”限制，將電子檔案通過網絡發(fā)布，這樣所有利用者就可以上網查閱檔案信息資源，利用者可以隨時使用自己需要的文件。

　　第三，檔案電子化管理是加強檔案工作的必然選擇。檔案信息的電子化管理是順應時代成長的新動向、滿足社會需求的新舉措。首先，通過檔案電子化，能打破檔案操作的各種局限，使檔案管理部門從檔案的保管和操作本能機能向信息采集、處事本能機能改變，實現檔案信息資本的合理設置、科學管理。其次，檔案電子化是順應形勢的需求。數以百萬計的檔案文件形成了海量的原始數據資源，如果不能有效共享利用，就失去了留存的意義。再次，社會公眾對電子化檔案需求強烈。當今，人們的知識結構越來越豐富，對基礎信息的需求越來越大，對檔案工作的要求也越來越高，這就迫使檔案信息管理部門必須盡快改變傳統(tǒng)工作方式，盡可能地將檔案信息實時、便利地供給各方面的需求者。

　　太原檔案電子化掃描的大致流程：

　　(一)檔案整理與預處理。在掃描之前，檔案需要進行嚴格的整理和預處理。這包括對檔案的分類、排序、編號以及去除裝訂物等，確保檔案在掃描過程中不受損壞。

　　(二)高精度掃描。太原檔案電子化掃描采用高分辨率掃描儀，確保圖像清晰、完整、不失真。掃描過程中，技術人員會根據檔案的紙張質量和文字清晰度，調整掃描參數，以達到最佳效果。

　　(三)圖像處理和光學字符識別(OCR)。掃描后的圖像文件會經過專業(yè)的圖像處理軟件進行優(yōu)化，包括去噪、糾偏、裁邊等操作，提升圖像質量。同時，通過OCR技術，將圖像中的文字轉化為可編輯、可搜索的文本，便于后續(xù)檔案信息的快速檢索和定位。

　　(四)數據掛接與存儲。數字化后的檔案信息會被導入檔案管理系統(tǒng)，實現數據的掛接和存儲。通過建立索引和數據庫，檔案信息可以實現快速檢索和分類管理。

　　最后，通過檔案電子化掃描，不僅可以大大提高檔案管理效率，提升檔案查詢和利用服務水平，還能促進組織檔案管理事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。